Process mining pro auditory

Process mining pro auditory: zjistěte, co se skutečně stalo

Porovnejte data událostí z dokončených případů se schváleným modelem procesu. Najděte odchylky, prohlédněte si historii příslušných případů a exportujte podklady k posouzení. Analýza podpoří vaši auditní práci, nenahradí však váš úsudek ani nepotvrdí shodu.

Jaké podklady poskytuje process mining?

Test shody porovnává zaznamenaný průběh procesu s vámi stanoveným standardem. Výsledky ukážou, které případy proběhly podle očekávání a v čem se lišily. Tyto podklady využijte k zaměření kontroly na výjimky, místo abyste každý případ rekonstruovali ručně.

Podklady závisí na dodaných datech událostí a standardu procesu. Rozdíl mezi zaznamenanou aktivitou a definovanou kontrolou nevysvětluje, proč k němu došlo, ani nedokazuje selhání kontrolního mechanismu. Význam zjištění posuzujete vy.

Zjistěte, jak Process Mining podporuje kontrolu shody.

Jak dohledat zdrojový případ, kterého se zjištění týká?

Začněte odchylkou zjištěnou při analýze a prohlédněte si historii procesu u konkrétního případu. Od souhrnného zjištění přejděte k zaznamenaným událostem daného případu a v kontextu zkontrolujte jejich pořadí a časové údaje.

Aby se výsledky snáze kontrolovaly, ponechte v exportu příslušné identifikátory případů a zdrojové záznamy. Data událostí musí obsahovat záznamy aktivit, časová razítka a odkazy na případy potřebné k dohledání průběhu až ke zdroji.

Co můžete exportovat a jaké podklady k tomu připojit?

Po kontrole odchylek exportujte zjištění a podpůrné podklady do auditního spisu. K exportu přiložte schválený model procesu, rozsah a období testu a odkazy na zdrojová data použitá při analýze.

Bez tohoto kontextu se seznam odchylek obtížně posuzuje. ProcessMind poskytuje podklady k vaší kontrole. Vy rozhodujete, zda pro audit stačí.

Jak zaznamenávat a posuzovat výjimky?

Odchylka je rozdíl mezi zaznamenaným průběhem a modelem procesu, vůči kterému provádíte kontrolu. Může jít o vynechanou aktivitu, neočekávané pořadí nebo jiné odchýlení od definované cesty.

Zaznamenejte výjimku, podklady k případu a své posouzení odděleně. Analýza vám pomůže najít a prověřit odchylky, nemůže však určit, zda je výjimka oprávněná, zda jde o porušení kontrolního mechanismu nebo o problém se shodou. To vyžaduje váš úsudek a znalost příslušného kontextu organizace.

Jak provést test shody?

1. Vyberte proces a otázku týkající se kontrolního mechanismu. Určete, co chcete testovat, jaké období zahrnete a jaký schválený standard procesu použijete.
2. Připravte data událostí. Zahrňte identifikátory případů a záznamy aktivit potřebné k dohledání průběhu u zdrojových případů.
3. Porovnejte průběh se standardem. Proveďte kontrolu shody a prověřte zjištěné odchylky.
4. Prověřte výjimky. Otevřete historii příslušných případů, zkontrolujte zdrojové záznamy a zdokumentujte své posouzení.
5. Exportujte podklady. Pro kontrolu uchovávejte pohromadě zjištění, odkazy na případy, model procesu a rozsah testu.

Přečtěte si průvodce správou procesů a zjistěte, jak definovat a udržovat standardy procesů.

Jak vypadá test shody v praxi?

Představte si, že schválený proces vyžaduje, aby byla žádost před platbou podána, zkontrolována a schválena. Namodelujte toto pořadí a porovnejte ho s daty událostí z dokončených případů.

Analýza může označit případy, u kterých se zaznamenané aktivity liší od modelu, například platbu zaznamenanou před schválením. Prohlédněte si historii případu a dohledáním zdrojových záznamů ověřte zjištění. Poté posuďte, zda pořadí představuje výjimku z kontrolního mechanismu, problém s daty nebo schválenou odchylku, a své závěry zdokumentujte pro další kontrolu.

Výsledkem jsou podklady o shodě procesu, nikoli automatické rozhodnutí o shodě s předpisy.

Jak může process mining pomoci s přípravou na audit?

Process mining vám pomůže najít odchylky napříč dostupnými případy, místo abyste se spoléhali pouze na ručně vybraný vzorek. Výsledky využijte k zaměření šetření, uspořádání podkladů podle historie případů a opakování stejného testu při kontrole dalšího období.

Pokrytí závisí na úplnosti a kvalitě dat událostí. Chybějící události, nejednotné identifikátory případů nebo neúplný model procesu mohou ovlivnit výsledky. Než se na zjištění spolehnete, ověřte data i použitý standard.

Jak to souvisí s normou ISO 9001 a nařízením DORA?

Při dokumentaci procesů podle normy ISO 9001 může definovaný model procesu sloužit jako standard pro porovnání zaznamenaného průběhu. Analýza vám pomůže najít případy, které se od modelu liší. Sama o sobě však nepotvrzuje, že vaše dokumentace nebo systém řízení kvality splňuje požadavky normy ISO 9001.

Při dokládání provozní odolnosti podle nařízení DORA vám data procesů mohou pomoci prověřit zaznamenané aktivity související s procesy a incidenty v oblasti ICT. Zda podklady splňují vaše povinnosti, závisí na konkrétním požadavku, dostupných záznamech a vašem posouzení. Process mining nepotvrzuje shodu s nařízením DORA.

Podívejte se na případovou studii shody v oblasti přírodních věd, která ukazuje další příklad analýzy procesů v regulovaném prostředí.

Co ověřit, než se na výsledky spolehnete?

Než při auditu použijete export, ověřte, že:

• Model procesu odpovídá schválenému standardu pro kontrolované období.
• Data událostí pokrývají případy a činnosti, které jsou předmětem kontroly.
• Identifikátory případů umožňují dohledat zjištění ve zdrojových záznamech.
• Máte zdokumentovaný rozsah testu i případná omezení dat.
• Výjimky jste posoudili samostatně a nepovažujete každou odchylku za selhání kontroly.

Začněte jedním procesem a jednou jasně formulovanou kontrolní otázkou. Poté ověřte, zda vám zjištění na úrovni jednotlivých případů a export důkazů vyhovují pro potřeby auditu.