Process mining auditoroknak

Process mining auditoroknak: lássa, mi történt valójában

Vesse össze a lezárt esetek eseményadatait egy jóváhagyott folyamatmodellel. Keresse meg az eltéréseket, tekintse át a mögöttük álló esetek eseménytörténetét, és exportálja a bizonyítékokat ellenőrzésre. Az elemzés támogatja az auditmunkát, de nem helyettesíti az Ön szakmai megítélését, és nem igazolja a megfelelést.

Milyen bizonyítékot ad a process mining?

A megfelelőségi ellenőrzés összeveti a rögzített folyamatvégrehajtást az Ön által meghatározott szabvánnyal. Az eredmények megmutatják, mely esetek követték a várt útvonalat, és hol tértek el attól. Ezt a folyamatnak való megfelelésről szóló bizonyítékot arra használhatja, hogy a kivételekre összpontosítsa az ellenőrzést, ne kelljen minden esetet kézzel rekonstruálnia.

A bizonyíték az Ön által megadott eseményadatoktól és folyamatszabványtól függ. A rögzített tevékenység és a meghatározott kontroll közötti eltérés önmagában nem magyarázza meg, miért történt, és nem bizonyítja a kontroll hibáját. Önnek kell értékelnie, mit jelent az eredmény.

Tudja meg, hogyan támogatja a process mining a megfelelőség ellenőrzését.

Hogyan követheti vissza az eredményt a forrásesetig?

Kezdje az elemzésben feltárt eltéréssel, és tekintse át a mögötte álló folyamatot az adott eset szintjén. Az összesített eredménytől lépjen tovább az eset rögzített eseményeihez, majd vizsgálja meg azok sorrendjét és időzítését a megfelelő összefüggésben.

Az eredmények könnyebb ellenőrzéséhez az exportban őrizze meg a releváns esetazonosítókat és forrásrekordokat. Az eseményadatoknak tartalmazniuk kell a végrehajtás forrásig történő visszakövetéséhez szükséges tevékenységrekordokat, időbélyegeket és esetazonosítókat.

Mit exportálhat, és mit őrizzen meg mellé?

Az eltérések áttekintése után exportálja az eredményeket és az auditdokumentációhoz szükséges alátámasztó bizonyítékokat. Az exportot őrizze meg a jóváhagyott folyamatmodellel, a vizsgálat hatókörével és időszakával, valamint az elemzésben használt forrásadatokra mutató hivatkozásokkal együtt.

Ezek nélkül az összefüggések nélkül nehéz értékelni az eltérések listáját. A ProcessMind bizonyítékokat ad az ellenőrzéshez, de Ön dönti el, hogy elegendők-e az audithoz.

Hogyan rögzítse és értékelje a kivételeket?

Az eltérés a rögzített végrehajtás és az összehasonlítás alapjául szolgáló folyamatmodell közötti különbség. Jelezhet kihagyott tevékenységet, nem várt sorrendet vagy a meghatározott útvonaltól való más eltérést.

A kivételt, az esethez tartozó bizonyítékokat és az értékelést külön rögzítse. Az elemzés segíthet megtalálni és megvizsgálni az eltéréseket, de nem dönti el, hogy egy kivétel indokolt-e, kontrollsértésnek vagy megfelelési problémának minősül-e. Ehhez az Ön szakmai megítélése és a szervezeti körülmények ismerete szükséges.

Hogyan végezzen megfelelőségi ellenőrzést?

1. Válassza ki a folyamatot és az ellenőrzési kérdést. Határozza meg, mit szeretne ellenőrizni, melyik időszakra terjedjen ki a vizsgálat, és mi a jóváhagyott folyamatszabvány.
2. Készítse elő az eseményadatokat. Vegye fel az esetazonosítókat és a tevékenységrekordokat, amelyekkel a végrehajtás visszakövethető a forrásesetekig.
3. Vesse össze a végrehajtást a szabvánnyal. Végezzen megfelelőségi ellenőrzést, és tekintse át a feltárt eltéréseket.
4. Vizsgálja meg a kivételeket. Nyissa meg a releváns esetek eseménytörténetét, ellenőrizze a forrásrekordokat, és dokumentálja az értékelését.
5. Exportálja a bizonyítékokat. Az ellenőrzéshez őrizze együtt az eredményeket, az esetekre mutató hivatkozásokat, a folyamatmodellt és a vizsgálat hatókörét.

A folyamatstandardok meghatározásáról és fenntartásáról a folyamatirányítási útmutatóban olvashat.

Hogyan néz ki a megfelelőségi ellenőrzés a gyakorlatban?

Tegyük fel, hogy a jóváhagyott folyamat szerint a kifizetés előtt be kell nyújtani, felül kell vizsgálni és jóvá kell hagyni a kérelmet. Modellezze ezt a sorrendet, majd vesse össze a lezárt esetek eseményadataival.

Az elemzés megjelölheti azokat az eseteket, amelyekben a rögzített tevékenységek eltérnek a modelltől, például ha a kifizetés a jóváhagyás előtt szerepel. Tekintse át az eset eseménytörténetét, és kövesse vissza az eredményt a forrásrekordokig. Ezután értékelje, hogy a sorrend kontrollkivételt, adathibát vagy jóváhagyott eltérést jelez-e, majd dokumentálja a következtetését ellenőrzésre.

Az eredmény a folyamatnak való megfelelés bizonyítéka, nem automatikus megfelelési döntés.

Hogyan segíthet a process mining az auditra való felkészülésben?

A process mining a rendelkezésre álló esetekben is segíthet eltéréseket találni, nem csak egy kézzel kiválasztott mintára támaszkodik. Az eredményeket használja a vizsgálat célzására, rendszerezze a bizonyítékokat az esetek eseménytörténete köré, és ismételje meg ugyanazt az ellenőrzést egy másik időszak vizsgálatakor.

A lefedettség az eseményadatok teljességétől és minőségétől függ. A hiányzó események, a következetlen esetazonosítók vagy a hiányos folyamatmodell befolyásolhatják az eredményeket. Mielőtt az eredményekre támaszkodna, ellenőrizze az adatokat és a szabványt.

Hogyan kapcsolódik mindez az ISO 9001-hez és a DORA-hoz?

Az ISO 9001 szerinti folyamatdokumentációban a meghatározott folyamatmodell szolgálhat a rögzített végrehajtás összehasonlítási alapjául. Az elemzés segíthet megtalálni, hol térnek el a tényleges esetek a modelltől. Önmagában azonban nem igazolja, hogy a dokumentáció vagy a minőségirányítási rendszer megfelel az ISO 9001 követelményeinek.

A DORA szerinti működési rezilienciára vonatkozó bizonyítékokhoz a folyamatadatok segíthetnek megvizsgálni az IKT-folyamatokkal és incidensekkel kapcsolatos rögzített tevékenységeket. Az, hogy a bizonyítékok megfelelnek-e a kötelezettségeknek, az adott követelménytől, a rendelkezésre álló nyilvántartásoktól és az Ön értékelésétől függ. A process mining nem tanúsítja a DORA-nak való megfelelést.

Nézze meg az élettudományi megfelelésről szóló példát is, amely bemutatja a folyamatok elemzését szabályozott környezetben.

Mit ellenőrizzen, mielőtt az eredményekre támaszkodik?

Mielőtt audit során felhasznál egy exportot, ellenőrizze a következőket:

• A folyamatmodell megfelel az ellenőrzött időszakra jóváhagyott szabványnak.
• Az eseményadatok lefedik a vizsgálatba bevont eseteket és tevékenységeket.
• Az esetazonosítók segítségével visszakeresheti a megállapítások forrásrekordjait.
• Dokumentálta a teszt hatókörét és az adatok korlátait.
• A kivételeket külön értékelte, nem tekintett minden eltérést kontrollhibának.

Kezdje egy folyamattal és egy pontosan meghatározott kontrollkérdéssel. Ezután ellenőrizze, hogy az esetenkénti megállapítások és a bizonyítékok exportja megfelel-e az audit követelményeinek.