Denetim süreçlerini daha iyi anlayın

Denetçiler için Process Mining: Gerçekte ne olduğunu görün

Tamamlanan vakalardaki olay verilerini onaylı süreç modeliyle karşılaştırın. Sapmaları belirleyin, ilgili vakaların geçmişini inceleyin ve kanıtları değerlendirilmek üzere dışa aktarın. Bu analiz denetim çalışmalarınızı destekler; mesleki değerlendirmenizin yerini almaz ve uyumluluğu belgelemez.

Process Mining hangi kanıtları sunar?

Uyumluluk testi, kaydedilen süreç yürütümünü tanımladığınız standartla karşılaştırır. Sonuçlar, hangi vakaların beklenen yolu izlediğini ve nerelerde farklılaştığını gösterir. Her vakayı elle yeniden oluşturmaya çalışmak yerine incelemenizi istisnalara odaklamak için bu süreç uyumluluğu kanıtlarını kullanın.

Kanıtlar, sağladığınız olay verilerine ve süreç standardına bağlıdır. Kaydedilen etkinlikle tanımlı kontrol arasındaki fark, bunun nedenini açıklamaz veya bir kontrolün başarısız olduğunu kanıtlamaz. Bulgunun ne anlama geldiğini siz değerlendirirsiniz.

Process Mining’in uyumluluk kontrolünü nasıl desteklediğini öğrenin.

Bir bulguyu kaynak vakaya nasıl kadar izleyebilirsiniz?

Analizdeki bir sapmayla başlayın ve bunun arkasındaki vaka düzeyindeki süreç geçmişini inceleyin. Özet bulgudan ilgili vakada kaydedilen olaylara geçin, ardından olayların sırasını ve zamanlamasını bağlam içinde değerlendirin.

Sonuçların incelenmesini kolaylaştırmak için ilgili vaka kimliklerini ve kaynak kayıtları dışa aktardığınız dosyada saklayın. Süreç yürütümünü kaynağına kadar izlemek için olay verilerinizde gerekli etkinlik kayıtları, zaman damgaları ve vaka referansları bulunmalıdır.

Neleri dışa aktarabilirsiniz, dosyaya neleri eklemelisiniz?

Sapmaları inceledikten sonra bulguları ve destekleyici kanıtları denetim dosyanız için dışa aktarın. Dışa aktardığınız dosyayı onaylı süreç modeli, test kapsamı ve dönemi ile analizde kullanılan kaynak verilere ait referanslarla birlikte saklayın.

Bu bağlam olmadan sapma listesini değerlendirmek zordur. ProcessMind incelemeniz için kanıt sunar; denetim açısından yeterli olup olmadığına siz karar verirsiniz.

İstisnaları nasıl kaydetmeli ve değerlendirmelisiniz?

Sapma, kaydedilen yürütüm ile karşılaştırma yaptığınız süreç modeli arasındaki farktır. Atlanan bir etkinliğe, beklenmeyen bir sıraya veya tanımlı yoldan başka bir ayrılmaya işaret edebilir.

İstisnayı, vaka kanıtlarını ve değerlendirmenizi ayrı ayrı kaydedin. Analiz, farklılıkları bulup incelemenize yardımcı olabilir; ancak bir istisnanın gerekçeli olup olmadığını, kontrol ihlali sayılıp sayılmadığını veya uyumluluk sorunu oluşturup oluşturmadığını belirleyemez. Bu değerlendirme, sizin mesleki yargınızı ve kuruluşla ilgili bağlamı gerektirir.

Uyumluluk testini nasıl yapabilirsiniz?

1. Süreci ve kontrol sorusunu seçin. Neyi test etmek istediğinizi, kapsam dahilindeki dönemi ve onaylı süreç standardını belirleyin.
2. Olay verilerini hazırlayın. Süreç yürütümünü kaynak vakalara kadar izlemek için gereken vaka kimliklerini ve etkinlik kayıtlarını ekleyin.
3. Yürütümü standartla karşılaştırın. Uyumluluk kontrolü yapın ve belirlenen sapmaları inceleyin.
4. İstisnaları araştırın. İlgili vaka geçmişlerini açın, kaynak kayıtları kontrol edin ve değerlendirmenizi belgeleyin.
5. Kanıtları dışa aktarın. Bulguları, vaka referanslarını, süreç modelini ve test kapsamını inceleme için bir arada saklayın.

Süreç standartlarını nasıl tanımlayıp sürdüreceğinizi öğrenmek için süreç yönetişimi rehberini okuyun.

Uyumluluk testi uygulamada nasıl görünür?

Onaylı sürecinizde bir talebin ödeme yapılmadan önce iletilmesi, incelenmesi ve onaylanması gerektiğini varsayalım. Bu sırayı modelleyin, ardından tamamlanmış vakaların olay verileriyle karşılaştırın.

Analiz, onaydan önce kaydedilmiş bir ödeme gibi, kaydedilen etkinliğin modelden farklı olduğu vakaları işaretleyebilir. Vaka geçmişini inceleyin ve bulguyu kaynak kayıtlarına kadar izleyin. Ardından sıranın bir kontrol istisnasını mı, veri sorununu mu yoksa onaylı bir farklılığı mı yansıttığını değerlendirin ve sonucunu inceleme için belgeleyin.

Sonuç, süreç uyumluluğuna ilişkin kanıttır; otomatik bir uyumluluk kararı değildir.

Process Mining denetim hazırlığına nasıl yardımcı olabilir?

Process Mining, yalnızca elle seçilmiş bir örneğe dayanmak yerine mevcut vakalardaki sapmaları bulmanıza yardımcı olabilir. Sonuçları incelemenizi odaklamak, vaka geçmişlerine göre kanıtları düzenlemek ve başka bir dönemi değerlendirirken aynı testi tekrarlamak için kullanın.

Kapsam, olay verilerinizin eksiksizliğine ve kalitesine bağlıdır. Eksik olaylar, tutarsız vaka kimlikleri veya tamamlanmamış bir süreç modeli sonuçları etkileyebilir. Bulgularınıza güvenmeden önce verileri ve standardı doğrulayın.

Bu, ISO 9001 ve DORA ile nasıl ilişkilidir?

ISO 9001 süreç dokümantasyonu için tanımlı bir süreç modeli, kaydedilen yürütümü karşılaştıracağınız standart olabilir. Analiz, gerçek vakaların bu modelden nerede farklılaştığını bulmanıza yardımcı olabilir. Ancak tek başına dokümantasyonunuzun veya kalite yönetim sisteminizin ISO 9001 gereksinimlerini karşıladığını göstermez.

DORA operasyonel dayanıklılık kanıtları için süreç verileri, BİT süreçleri ve olaylarıyla ilgili kaydedilmiş etkinlikleri incelemenize yardımcı olabilir. Kanıtların yükümlülüklerinizi karşılayıp karşılamadığı, gereksinime, mevcut kayıtlara ve değerlendirmenize bağlıdır. Process Mining, DORA uyumluluğunu belgelemez.

Düzenlemelere tabi bir ortamda süreç analizine başka bir örnek için yaşam bilimlerinde uyumluluk kullanım örneğine göz atın.

Sonuçlara güvenmeden önce neleri kontrol etmelisiniz?

Bir dışa aktarma dosyasını denetimde kullanmadan önce şunları doğrulayın:

• Süreç modeli, incelenen dönem için onaylı standardı yansıtıyor.
• Olay verileri, kapsam dahilindeki vakaları ve etkinlikleri içeriyor.
• Vaka kimlikleri, bulguları kaynak kayıtlara kadar izlemenizi sağlıyor.
• Test kapsamını ve veri sınırlamalarını belgelediniz.
• Her sapmayı kontrol başarısızlığı saymak yerine istisnaları değerlendirdiniz.

Tek bir süreç ve açıkça tanımlanmış bir kontrol sorusuyla başlayın. Ardından vaka düzeyindeki bulguların ve dışa aktarılan kanıtların denetim ihtiyaçlarınızı karşılayıp karşılamadığını değerlendirin.