Công cụ kiến trúc doanh nghiệp: cách chọn giải pháp phù hợp
So sánh công cụ kiến trúc doanh nghiệp dựa trên mục đích sử dụng, và tìm hiểu dữ liệu quy trình giúp kiểm chứng kiến trúc ra sao.
Công cụ kiến trúc doanh nghiệp giúp bạn lập bản đồ năng lực, ứng dụng, dữ liệu và quy trình, rồi hiểu mối liên hệ giữa các thành phần đó. Lựa chọn phù hợp tùy thuộc vào việc bạn cần quản lý danh mục, tiêu chuẩn và lộ trình, hay cần bằng chứng về cách công việc thực sự diễn ra.
Kho lưu trữ cho biết bạn có những gì và dự kiến các thành phần kết nối với nhau ra sao. Nhưng kho lưu trữ không nhất thiết cho thấy điều gì xảy ra khi mọi người sử dụng các hệ thống và quy trình đó.
Khoảng cách này không phải do những người duy trì kiến trúc làm chưa tốt. Công việc thay đổi, tài liệu cũ dần, còn hệ thống vận hành ghi lại bằng chứng mà một mô hình tĩnh không thể tự cung cấp.
Công cụ kiến trúc doanh nghiệp dùng để làm gì?
Công cụ kiến trúc doanh nghiệp giúp bạn mô tả tổ chức và mối liên hệ giữa các thành phần. Hầu hết công cụ hỗ trợ ba nhóm công việc chính.
- Quản lý danh mục: Ghi lại năng lực, quy trình, ứng dụng, dữ liệu, người phụ trách và các mối phụ thuộc.
- Tiêu chuẩn và lộ trình: Áp dụng các khung như TOGAF hoặc ArchiMate để đánh giá thay đổi được đề xuất và lập kế hoạch chuyển từ trạng thái hiện tại sang trạng thái mục tiêu.
- Phân tích: Tìm hiểu cách tổ chức vận hành và một thay đổi có thể ảnh hưởng đến tổ chức ra sao.
Kho lưu trữ có thể giúp bạn trả lời những câu hỏi như ứng dụng nào hỗ trợ một năng lực hoặc quy trình nào phụ thuộc vào một hệ thống. Kho lưu trữ cũng giúp các nhóm dùng chung thuật ngữ khi trao đổi về thay đổi.
Tuy nhiên, kho lưu trữ kiến trúc không tự giải thích cách công việc diễn ra trên thực tế. Tên quy trình, người phụ trách và phần mô tả không cho biết các trường hợp đi theo nhánh ngoại lệ thường xuyên đến đâu, phải chờ ở đâu hay trải qua bao nhiêu vòng phê duyệt.
Sự khác biệt đó là cơ sở cho phần so sánh tiếp theo: công cụ kho lưu trữ mô tả những gì bạn có và dự định làm; ProcessMind giúp bạn xem xét những gì hệ thống cho thấy đang thực sự diễn ra.
Cần kiểm tra gì khi so sánh phần mềm kiến trúc doanh nghiệp?
Hãy so sánh phần mềm kiến trúc doanh nghiệp dựa trên công việc bạn cần hỗ trợ, chứ không chỉ dựa vào danh sách tính năng trên trang của nhà cung cấp.
- Kho lưu trữ và siêu mô hình: Công cụ có thể biểu diễn năng lực, quy trình ở nhiều cấp, ứng dụng, dữ liệu và mối quan hệ mà không cần cách làm vòng vo không?
- Hỗ trợ khung kiến trúc: Sản phẩm có hỗ trợ ArchiMate và TOGAF, hay chủ yếu cung cấp các thành phần để vẽ sơ đồ?
- Chi tiết quy trình: Bạn có thể chuyển từ quy trình cấp cao xuống quy trình con, hoạt động, cổng và biến thể không? Hãy yêu cầu xem một quy trình được biểu diễn ở nhiều cấp.
- Liên kết dữ liệu: Có thể cập nhật hoặc đối chiếu phần nào của kiến trúc với dữ liệu vận hành, thay vì hoàn toàn dựa vào cập nhật thủ công không?
- Cộng tác và quyền truy cập: Các nhóm có thể cùng đóng góp và rà soát công việc không? Người dùng có thể xem kho lưu trữ mà không cần giấy phép chỉnh sửa không?
- Nơi lưu trữ và vị trí dữ liệu: Dữ liệu được lưu ở đâu, ai có thể truy cập và cách lưu trữ đó có đáp ứng yêu cầu của bạn không?
- Khả năng tương tác: Bạn có thể xuất kiến trúc và dùng API hoặc định dạng mở không? Bạn cần có thể mang theo công việc của mình.
- Cấp phép: Giấy phép dành cho người chỉnh sửa, người rà soát và người chỉ xem được tính thế nào? Hãy so sánh tổng chi phí cho tất cả người cần truy cập, không chỉ nhóm nòng cốt.
Hãy đặc biệt chú ý đến mức độ chi tiết của quy trình và khả năng liên kết dữ liệu. Bản đồ năng lực có thể hữu ích cho việc lập kế hoạch, nhưng sẽ khó chuyển thành hành động nếu bạn không thể kết nối bản đồ đó với quy trình mọi người thực hiện.
Hãy yêu cầu nhà cung cấp trình bày cách duy trì mô hình, bạn có thể đi sâu đến cấp nào trong hệ thống phân cấp quy trình và có thể kiểm tra thông tin nào bằng dữ liệu hay không. Câu trả lời sẽ cho thấy công cụ hỗ trợ được lớp quy trình hay chỉ ghi lại lớp này.
Những tiêu chí này giúp bạn quyết định mình cần kho lưu trữ kiến trúc doanh nghiệp, lớp bằng chứng quy trình hay cả hai.
Công cụ kiến trúc doanh nghiệp nào phù hợp với từng nhu cầu?
Mỗi loại công cụ kiến trúc doanh nghiệp đáp ứng một nhu cầu khác nhau. Để so sánh hữu ích, hãy bắt đầu từ công việc cần làm thay vì đếm tính năng. Bảng dưới đây đối chiếu tám tiêu chí giữa các nhóm công cụ và đặt ProcessMind ở cột cuối.
| Tiêu chí | Bộ công cụ EA ưu tiên kho lưu trữ | Nền tảng quản lý EA | Công cụ vẽ sơ đồ và ArchiMate | Mô-đun ITSM và nền tảng | ProcessMind |
|---|---|---|---|---|---|
| Kho lưu trữ và siêu mô hình | Kho lưu trữ kiến trúc đa dạng | Danh mục ứng dụng và năng lực | Mô hình và sơ đồ | Góc nhìn kiến trúc trong nền tảng rộng hơn | Kiến trúc quy trình theo các cấp có thể cấu hình, từ luồng giá trị đến hoạt động |
| Hỗ trợ khung kiến trúc | Khung kiến trúc và cách làm quản trị | Tính năng quản lý kiến trúc | Thường tập trung vào tiêu chuẩn vẽ sơ đồ | Tùy mô-đun nền tảng | Luồng giá trị và cấp quy trình được ánh xạ theo cách công việc diễn ra |
| Chi tiết quy trình | Khả năng của kho lưu trữ tùy cấu hình | Thường tập trung vào ứng dụng và năng lực | Chi tiết ở cấp sơ đồ | Tùy mô-đun | Mô hình BPMN 2.0 có hoạt động, cổng và biến thể ở từng cấp |
| Liên kết dữ liệu | Tùy tích hợp và cách triển khai | Hỗ trợ quản lý danh mục; cần kiểm tra nhu cầu dữ liệu | Thường dựa vào cập nhật mô hình | Tùy nền tảng và cấu hình | Dữ liệu sự kiện được kết nối với mô hình để kiểm tra luồng quy trình |
| Cộng tác và quyền truy cập | Thiết kế cho nhóm kiến trúc và quản trị | Hỗ trợ quản lý kiến trúc doanh nghiệp | Tùy công cụ và cách triển khai | Dùng quyền của nền tảng | Quyền sở hữu RACI, quy trình quản trị và portal dành cho người xem |
| Nơi lưu trữ và vị trí dữ liệu | Tùy nhà cung cấp và cách triển khai | Theo hướng SaaS | Tùy công cụ | Tùy nền tảng | Lưu trữ tại Frankfurt, EU |
| Khả năng tương tác | Kiểm tra yêu cầu xuất và tích hợp | Kiểm tra yêu cầu xuất và tích hợp | Kiểm tra định dạng được hỗ trợ | Kiểm tra lựa chọn tích hợp nền tảng | Nhập và xuất BPMN 2.0 để mô hình có thể chuyển đổi dưới dạng XML tiêu chuẩn |
| Cấp phép | So sánh vai trò và nhu cầu truy cập | So sánh vai trò và nhu cầu truy cập | Tùy công cụ | Thường gắn với giấy phép nền tảng | Các gói công khai tính theo chỗ ngồi người dùng, gói Process Individual và 10 người xem portal miễn phí cho mỗi chỗ ngồi Architecture hoặc Intelligence |
Các bộ công cụ EA lấy kho lưu trữ làm trọng tâm như Software AG ARIS, Bizzdesign, MEGA HOPEX, Orbus iServer và Sparx EA được xây dựng để quản lý kho lưu trữ kiến trúc, khung phương pháp, hoạt động quản trị và danh mục. Những công cụ này phù hợp với tổ chức có nhiệm vụ và nguồn lực để vận hành một chương trình kiến trúc bài bản.
Nền tảng quản lý EA như SAP LeanIX cung cấp mô hình SaaS để quản lý danh mục ứng dụng và năng lực. Những nền tảng này phù hợp với tổ chức muốn nắm rõ bức tranh ứng dụng và quản lý kiến trúc doanh nghiệp theo cách có hệ thống.
Công cụ vẽ sơ đồ và ArchiMate có thể phù hợp nếu nhu cầu chính của bạn là tạo và chia sẻ mô hình. Archi là lựa chọn miễn phí, mã nguồn mở và hỗ trợ ArchiMate nguyên bản. Bạn cũng có thể dùng Visio để ghi lại kiến trúc. Hãy kiểm tra xem các tính năng về kho lưu trữ, cộng tác và quản trị có đáp ứng nhu cầu hay không.
Mô-đun ITSM và nền tảng có thể phù hợp khi bạn cần đặt góc nhìn kiến trúc bên cạnh các hệ thống đang dùng. Hãy kiểm tra xem độ sâu của mô hình hóa và chức năng kho lưu trữ trong mô-đun có phù hợp với cách tổ chức thực hành kiến trúc của bạn không.
ProcessMind tập trung vào một câu hỏi khác: công việc diễn ra thế nào và dữ liệu vận hành cho thấy điều gì? Nền tảng kết nối dòng giá trị và các cấp quy trình với dữ liệu sự kiện mà hệ thống của bạn đã ghi lại. Nhờ đó, bạn có thể xem kiến trúc đến tận các hoạt động mọi người thực hiện và đối chiếu với những gì đã thực sự xảy ra.
Không có lựa chọn nào phù hợp nhất với mọi nhu cầu. Hãy chọn công cụ đáp ứng công việc bạn cần làm trước tiên. Nếu mối quan tâm chính là cách quy trình vận hành, hãy bắt đầu với bằng chứng từ lớp quy trình. Bổ sung kho lưu trữ khi chương trình kiến trúc của bạn cần đến.
Vì sao kiến trúc doanh nghiệp dần xa rời thực tế?
Kiến trúc doanh nghiệp có thể dần xa rời thực tế khi kho lưu trữ phụ thuộc vào cập nhật thủ công và mô hình nằm quá xa công việc mà nó cần mô tả.
Ba yếu tố mang tính hệ thống khiến tình trạng này dễ xảy ra hơn:
- Mọi người cập nhật kho lưu trữ thủ công. Thay đổi về quy trình, ứng dụng và người phụ trách cần được nhập và xem xét.
- Lợi ích có thể đến muộn. Các nhóm có thể cần danh mục chính xác cho một cuộc kiểm toán hoặc đánh giá tác động trong tương lai, trong khi việc cập nhật phải làm ngay hôm nay.
- Mô hình mô tả dự định, không phải cách công việc thực sự diễn ra. Quy trình được ghi lại có thể không thể hiện các vòng làm lại, trường hợp ngoại lệ, bàn giao hoặc thời gian chờ trong những trường hợp thực tế.
Bản đồ năng lực và danh mục ứng dụng hữu ích khi cần hiểu tổ chức ở cấp độ tổng quan. Nhưng những người trực tiếp làm việc có thể không nhận ra quy trình hằng ngày của mình trong mô hình chỉ dừng ở cấp năng lực hoặc ứng dụng.
Khác biệt thường lộ rõ ở những chi tiết như biến thể quy trình, bàn giao, phê duyệt lặp lại và thời gian chờ. Kho lưu trữ có thể ghi lại quy trình dự kiến, nhưng cần thêm một nguồn bằng chứng để kiểm tra mô tả đó còn khớp với cách vận hành thực tế hay không.
Một kiến trúc mà không ai nhận ra công việc của mình trong đó sẽ thất bại theo một trong hai cách. Mọi người tìm cách làm vòng qua kiến trúc vì mô hình ghi một bước phê duyệt trong khi nhóm biết có đến ba bước, khiến không ai còn xem mô hình. Hoặc mô hình chỉ tồn tại như một tài liệu phục vụ tuân thủ, được cập nhật trước kỳ kiểm toán rồi bỏ quên. Cả hai vấn đề đều không nằm ở công cụ, mà ở khoảng cách giữa mô hình và công việc.
Quản trị tốt hơn có thể giúp duy trì kho lưu trữ. Nhưng chỉ riêng việc đó không cung cấp bằng chứng độc lập để xác nhận mô hình khớp với thực tế. Kết nối mô hình quy trình với dữ liệu vận hành giúp bạn kiểm tra lớp này.
Làm sao kết nối kiến trúc với công việc mọi người thực hiện?
Mô tả chi tiết công việc thực tế giúp các nhóm dễ nhận ra công việc của mình trong kiến trúc, đồng thời tạo cơ sở để bạn đối chiếu với dữ liệu vận hành.
Bản đồ năng lực mô tả những gì tổ chức cần làm. Mô hình quy trình có thể cho thấy công việc được thực hiện ra sao, ai phụ trách và các quy trình con liên kết với nhau thế nào. Kết nối các cấp càng rõ, bạn càng dễ chuyển đổi giữa góc nhìn kiến trúc và công việc mà kiến trúc thể hiện.
Nhật ký sự kiện bổ sung bằng chứng về các trường hợp đã hoàn tất. Nhật ký có thể cho biết hoạt động nào đã diễn ra, theo thứ tự nào và mỗi trường hợp mất bao lâu. So sánh bằng chứng đó với mô hình quy trình giúp bạn tìm ra điểm khác biệt giữa cách làm thực tế và luồng công việc được ghi lại.
Điều đó không có nghĩa là có thể suy ra mọi phần của kiến trúc doanh nghiệp từ dữ liệu sự kiện. Các quyết định về danh mục, tiêu chuẩn và trạng thái mục tiêu vẫn cần hoạt động kiến trúc và quản trị. Dữ liệu tạo cơ sở có thể kiểm chứng cho lớp quy trình, chứ không thay thế toàn bộ kho lưu trữ.
Chi tiết quy trình từ công việc thực tế giúp tránh cả hai vấn đề trên. Khi kiến trúc thể hiện đến hoạt động, bàn giao và thời gian chờ, nhóm có thể chỉ ra công việc của mình trong mô hình, còn người phụ trách biết rõ mình chịu trách nhiệm cho quyết định nào. Công cụ EA có thể quản lý danh mục. Chính công việc thực tế mới kết nối danh mục đó với những người biến kiến trúc thành hiện thực.
Bằng chứng tạo ra tín hiệu để người đánh giá kiểm tra mối liên hệ này. Thời gian chờ trong mô hình cần khớp với thời gian chờ trong nhật ký. Nếu không khớp, cuộc trao đổi sẽ tập trung vào quy trình thay vì tranh luận về sơ đồ. Cách đó hữu ích hơn nhiều so với việc cập nhật thêm một vòng nữa.
Cách này cũng thay đổi thứ tự công việc. Thay vì hoàn tất kho lưu trữ trước rồi hy vọng bổ sung chi tiết sau, hãy đo lường một quy trình, kết nối nó với cấp bên trên và để mô hình tạo dựng niềm tin bằng những gì có thể kiểm chứng. Phần việc đầu tiên đủ nhỏ để hoàn thành, đồng thời tạo cho chương trình kiến trúc một ví dụ đang hoạt động thay vì chỉ một kế hoạch.
Bạn có thể xem tài liệu kiến trúc quy trình để biết các cấp quy trình và mối liên hệ được thể hiện ra sao. Để tìm hiểu phần dữ liệu, hãy đọc cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining.
Sơ đồ hóa dòng giá trị có phải là cách thiết thực để bắt đầu với TOGAF?
TOGAF yêu cầu kiến trúc nghiệp vụ bao gồm dòng giá trị và bản đồ năng lực. Sơ đồ hóa dòng giá trị là cách chúng tôi xây dựng lớp này: lập bản đồ dòng giá trị, kết nối các quy trình bên dưới và dùng dữ liệu đo lường công việc để kiểm chứng toàn bộ mô hình. Gói Process Architecture bắt đầu từ dòng giá trị vì chúng giúp mọi người hiểu kiến trúc liên hệ thế nào với dòng chảy giá trị trong tổ chức. Một chương trình TOGAF đầy đủ sẽ bổ sung hội đồng tiêu chuẩn và lịch quản trị cho lớp này. Còn mô hình bắt đầu từ đây.
Vì sao ProcessMind tiếp cận kiến trúc theo cách khác?
ProcessMind tiếp cận kiến trúc từ phần có thể kiểm chứng bằng dữ liệu. Đây là lựa chọn có chủ đích, chứ không phải phiên bản thu nhỏ của một công cụ kho lưu trữ.
Chúng tôi đã tìm hiểu TOGAF, nhưng khó gắn phương pháp này với dữ liệu thực tế. Hiện tại, chúng tôi chọn tập trung vào những phần có thể đo lường và kiểm chứng. Đây cũng là nơi có nhiều cơ hội tạo giá trị nhất bằng cách cải tiến quy trình.
Quản lý danh mục, vòng đời ứng dụng và quản trị tiêu chuẩn là thế mạnh của các kho lưu trữ. ARIS, SAP LeanIX, Bizzdesign, MEGA HOPEX, Orbus và Sparx đều làm tốt những công việc này. Còn ProcessMind tập trung vào lớp quy trình.
Chúng tôi tập trung vào lớp quy trình: dòng giá trị, các cấp quy trình có thể cấu hình, phân công trách nhiệm RACI, quy trình quản trị và cổng thông tin cho người xem, tất cả được kết nối với dữ liệu sự kiện. Lớp này có thể hoạt động độc lập để trả lời các câu hỏi về quy trình, đồng thời kết hợp tự nhiên với kho lưu trữ khi chương trình kiến trúc cần đến.
Nên chọn công cụ kiến trúc doanh nghiệp như thế nào?
Hãy chọn dựa trên câu hỏi các nhóm cần được giải đáp và công việc kiến trúc bạn cần quản lý.
- Bạn cần quản lý danh mục, tiêu chuẩn và lộ trình: Hãy đưa một bộ công cụ EA đầy đủ vào danh sách lựa chọn và lên kế hoạch bố trí nhân sự, quy trình để duy trì kho lưu trữ.
- Bạn cần danh mục ứng dụng và năng lực trên SaaS: Đánh giá một nền tảng quản lý EA như SAP LeanIX dựa trên yêu cầu về danh mục và quản trị của bạn.
- Bạn cần câu trả lời về cách quy trình vận hành: Bắt đầu với mô hình quy trình và dữ liệu vận hành, sau đó quyết định có cần thêm kho lưu trữ rộng hơn hay không.
- Bạn vẫn đang cân nhắc: Xác định những câu hỏi các nhóm thường đặt ra nhất. Việc này giúp bạn chọn nên bắt đầu với kho lưu trữ, bằng chứng quy trình hay cả hai.
Nếu đang so sánh các công cụ lấy kho lưu trữ làm trọng tâm, hãy xem bài so sánh các lựa chọn thay thế ARIS. Nếu bạn muốn tìm hiểu cách mô hình và dữ liệu phối hợp với nhau, hãy đọc cách mô hình hóa quy trình và process mining bổ trợ cho nhau.
Hãy bắt đầu từ nơi bạn có thể thu thập bằng chứng. Bổ sung kho lưu trữ khi chương trình kiến trúc cần các khả năng quản trị và quản lý danh mục rộng hơn.
ProcessMind phù hợp ở đâu?
ProcessMind cung cấp lớp quy trình và dòng giá trị, kết nối kiến trúc với bằng chứng về cách công việc vận hành.
Kho lưu trữ quản lý danh mục và tiêu chuẩn, còn ProcessMind quản lý lớp quy trình cùng bằng chứng hỗ trợ lớp đó. Các nhóm dùng cả hai có thể kiểm tra chi tiết quy trình trong kiến trúc. Nếu chỉ cần lớp quy trình, bạn có thể dùng riêng ProcessMind.
Bạn có thể sắp xếp quy trình theo các cấp có thể cấu hình, mô hình hóa bằng BPMN 2.0, phân công trách nhiệm RACI và dùng quy trình quản trị cùng cổng thông tin cho người xem. Bạn cũng có thể kết nối mô hình quy trình với dữ liệu sự kiện để so sánh quy trình được ghi lại với cách mọi người thực sự làm việc. Mô phỏng quy trình giúp bạn thử một thay đổi trên mô hình trước khi thay đổi quy trình đang vận hành.
Để tìm hiểu kỹ hơn về khả năng kiến trúc quy trình của sản phẩm, hãy truy cập trang kiến trúc quy trình doanh nghiệp. Bạn cũng có thể đọc về quản trị quy trình và process mining là gì.
Where to Go From Here
Bạn cần kiến trúc quy trình đi đến cấp độ mà các nhóm thực sự làm việc và có thể kiểm tra bằng dữ liệu vận hành.
