วิธีวิเคราะห์กระบวนการและหาคอขวด

คู่มือนี้จัดทำโดย ProcessMind สำหรับผู้ที่วิเคราะห์กระบวนการใน ProcessMind วิธีการนำไปใช้กับเครื่องมืออื่นได้เช่นกัน แต่ในแต่ละขั้นตอนจะระบุหน้าจอใน workspace ที่ใช้ทำงานไว้ด้วย คุณจึงทำตามได้โดยใช้ข้อมูลของคุณเอง ไม่ต้องตีความรายการตรวจสอบที่เป็นนามธรรม ข้อมูลเพียงอย่างเดียวไม่ได้บอกว่าผลลัพธ์ใดสำคัญ ทั้ง 6 ขั้นตอนจะพาคุณจากแดชบอร์ดที่มีอยู่ ไปสู่การระบุคอขวดของกระบวนการพร้อมหลักฐานสนับสนุน.

คู่มือนี้จึงเขียนไว้สำหรับผู้อ่านสองกลุ่ม บางคนรู้วิธีอ่านกระบวนการอยู่แล้ว และต้องการเพียงวิธีทำสิ่งเดียวกันใน ProcessMind เช่น ใช้มุมมองไหน วัดค่าอะไร และตั้งตัวกรองอย่างไร ส่วนคนที่เพิ่งเริ่มวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจจะได้เข้าใจเหตุผลก่อน เพื่อให้ทุกสิ่งที่ทำในเครื่องมืออธิบายได้ ทั้งสองแนวทางเรียงไว้ตามลำดับเดียวกัน.

คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มด้วยโครงการด้านวิศวกรรมข้อมูล ใช้ไฟล์ส่งออกที่มีอยู่ได้เลย โดยให้มีหนึ่งแถวต่อหนึ่งเหตุการณ์ พร้อมรหัสเคส ชื่อกิจกรรม และเวลา ทุกขั้นตอนต่อจากนี้ใช้ชุดข้อมูลใน ProcessMind และไม่ต้องเชื่อมต่อระบบที่กำลังใช้งานอยู่ก่อน.

ตอนแรกเราคิดว่าเครื่องมือที่ใช้ง่ายก็เพียงพอสำหรับทุกคน แต่เมื่อได้เห็นผู้ใช้ เราพบว่าบางคนอ่านกระบวนการได้อย่างเป็นธรรมชาติ ขณะที่บางคนต้องมีวิธีการก่อนจึงจะเข้าใจตัวเลข เราจึงเขียนคู่มือที่ใช้ได้กับทั้งสองกลุ่ม หากคุณรู้วิธีวิเคราะห์กระบวนการอยู่แล้ว คุณจะพบสิ่งที่นำไปทำได้จริง พร้อมวิธีทำใน ProcessMind หากยังไม่เคย คู่มือนี้จะช่วยให้เริ่มต้นได้ ไม่ว่าคุณจะอยู่กลุ่มไหน ให้ถามตัวเองเสมอว่า เห็นอะไร สิ่งนั้นหมายถึงอะไร และจะนำไปปรับปรุงกระบวนการได้อย่างไร?

เนื้อหาส่วนที่เหลือจะพาคุณหาคำตอบ เริ่มจากดูแดชบอร์ดและ Process Graph จากนั้นทำความเข้าใจระยะเวลา รูปแบบการทำงาน และเคสที่อยู่เบื้องหลัง แล้วจึงตัดสินใจว่าจะปรับปรุงอย่างไรและตรวจสอบผลได้อย่างไร.

เตรียมอะไรบ้างก่อนเริ่ม

การวิเคราะห์เริ่มก่อนเปิดกราฟแรก ProcessMind ตอบได้เฉพาะคำถามที่มีข้อมูลรองรับ ใช้เวลาสองนาทีตรวจสอบข้อมูลนำเข้าก่อน.

หากยังไม่มีชุดข้อมูลใน workspace ให้อัปโหลดบันทึกเหตุการณ์ แล้วตั้งค่าชุดข้อมูลเพื่อให้ ProcessMind อ่านรหัสเคส ชื่อกิจกรรม และเวลาได้ถูกต้อง คุณจะใส่ข้อมูลอย่างต้นทุน ทรัพยากร และสถานะการทำงานซ้ำหรือไม่ก็ได้ แต่คอลัมน์ที่ไม่มีจะกลายเป็นคำถามที่คุณตอบไม่ได้ภายหลัง จึงควรตรวจสอบแอตทริบิวต์ของชุดข้อมูลก่อนเริ่ม หากไฟล์ส่งออกไม่มีฟิลด์ที่ต้องการ คุณสามารถใช้แอตทริบิวต์ที่คำนวณได้เพื่อสร้างค่าจากคอลัมน์ที่มี.

จากแดชบอร์ดสู่ข้อค้นพบที่มีหลักฐานรองรับ

ProcessMind สร้างภาพกระบวนการขึ้นใหม่จากข้อมูลเหตุการณ์และคำนวณตัวชี้วัดให้ คุณจะเห็นได้ว่ากิจกรรมใดมีเวลารอนานที่สุด รูปแบบการทำงานหนึ่งแบบมีเคสถึงหนึ่งในสาม หรือมีการทำงานซ้ำในหนึ่งเคสจากทุกห้าเคส แต่ระบบไม่ได้ตัดสินใจให้ว่าผลลัพธ์ใดสำคัญ อธิบายสาเหตุของรูปแบบ หรือบอกว่าควรเปลี่ยนอะไร คู่มือนี้จะพาคุณทำงานส่วนนั้น.

ทีมส่วนใหญ่มีแดชบอร์ดอยู่แล้ว แต่การอธิบายว่าการทำงานจริงเป็นอย่างไรยังเป็นเรื่องยาก เอกสารกระบวนการอธิบายเส้นทางที่ควรเป็น ส่วนข้อมูลเหตุการณ์แสดงเส้นทางที่เคสเดินจริง ProcessMind มีทั้งสองอย่าง คือโมเดลที่คุณวาดหรือสร้างขึ้น และชุดข้อมูลที่ใช้ตรวจสอบโมเดล การเปรียบเทียบทั้งสองอย่างเป็นจุดเริ่มต้นของการค้นหาคอขวดในกระบวนการ.

มองความแตกต่างระหว่างข้อมูลกับสิ่งที่คาดไว้เป็นคำถาม ไม่ใช่ข้อสรุป วิธีทำงานเปลี่ยนไป ข้อยกเว้นสะสม และไม่มีระบบใดบันทึกทุกอย่าง การเปรียบเทียบช่วยชี้ว่าควรตรวจสอบคอขวดตรงไหน และบางครั้งก็ทำให้เห็นว่าความเข้าใจเดิมเกี่ยวกับกระบวนการไม่ทันกับการเปลี่ยนแปลงแล้ว.

6 ขั้นตอนวิเคราะห์ด้วย ProcessMind

แต่ละขั้นตอบคำถามหนึ่งข้อ และส่งต่อคำถามที่เจาะจงขึ้นไปยังขั้นถัดไป ชื่อมุมมองในคู่มือตรงกับที่คุณจะเห็นใน workspace เมื่อนำทั้ง 6 ขั้นตอนไปใช้ตามลำดับ คุณจะได้แนวทางค้นหาคอขวดที่นำไปใช้กับชุดข้อมูลถัดไปได้.

1. ทำความเข้าใจแดชบอร์ด

   ทำความเข้าใจว่าแผนภูมิแต่ละรายการใน ProcessMind วัดอะไร แล้วเปิด Process Graph โดยใช้ช่วงเวลาและตัวกรองเดียวกัน

2. สำรวจกระบวนการ

   ดูการไหลของงานใน Process Animation ตั้งตัวกรองทีละรายการ แล้วเปรียบเทียบ Process Variants

3. กำหนดประเด็นวิเคราะห์

   เปลี่ยนสิ่งที่สังเกตเห็นให้เป็นคำถาม 3 ถึง 5 ข้อที่ข้อมูลตอบได้

4. เจาะลึกด้วยมุมมองที่เหมาะสม

   ตรวจสอบแต่ละคำถามใน Process Graph, Process Variants และ Case Explorer พร้อมบันทึกหลักฐานไว้

5. สรุปข้อค้นพบ

   เชื่อมโยงข้อค้นพบแต่ละข้อกับมุมมอง ตัวกรอง และตัวเลข พร้อมแยกสิ่งที่สังเกตได้ออกจากการตีความ

6. ตัดสินใจว่าจะทำอะไรต่อ

   มอบหมายงานติดตามผล จำลองการเปลี่ยนแปลง และวางแผนว่าจะติดตามผลอย่างไร

ขั้นตอนที่ 1: ทำความเข้าใจแดชบอร์ด

ก่อนตรวจสอบรูปแบบใด ให้แน่ใจก่อนว่าคุณรู้ว่าแผนภูมิแต่ละรายการวัดอะไร แดชบอร์ดที่ดูเข้าใจง่ายอาจซ่อนช่วงเวลา กลุ่มข้อมูล หรือวิธีคำนวณไว้ และเมื่อเปิด Process Graph ตัวกรองเดิมจะยังคงอยู่.

อ่านแผนภูมิโดยดูว่าแต่ละรายการวัดอะไร

ProcessMind จัดกลุ่มแผนภูมิตามคำถามที่ตอบ เช่น เวลาและปริมาณ การทำงานซ้ำ การปฏิบัติตามข้อกำหนด และสุขภาพกระบวนการ เปิดแดชบอร์ดที่ตรงกับคำถามของคุณ แล้วอ่านแผนภูมิแต่ละรายการเหมือนอ่านรายงาน:

• วัดอะไร เวลาตั้งแต่เริ่มจนจบ เวลาทำงาน เวลารอ จำนวนเคส หรือตัวชี้วัดอื่น
• ค่าเหล่านี้หมายถึงอะไร ชั่วโมง วัน เปอร์เซ็นต์ หรือจำนวน
• รวมเคสใดไว้บ้าง ตรวจสอบตัวกรองและชุดข้อมูลที่อยู่เบื้องหลังแผนภูมิ
• ครอบคลุมช่วงเวลาใด หนึ่งเดือน หนึ่งไตรมาส หรือข้อมูลทั้งหมดในชุดข้อมูล
• สรุปค่าอย่างไร ค่าเฉลี่ยอาจซ่อนเคสที่ใช้เวลาสั้นหรือยาวกว่ามาก.

ตรวจสอบการตั้งค่าแผนภูมิ อย่าอาศัยความจำ หากแสดงค่าเฉลี่ย ให้ดูการกระจายของข้อมูลประกอบด้วย เคสที่ใช้เวลานานผิดปกติเพียงเคสเดียวอาจดึงค่าเฉลี่ยให้สูงขึ้น จนกระบวนการที่ทำงานได้ดีกลับดูช้า.

ตรวจสอบนิยามตัวชี้วัดที่จะใช้

ProcessMind แยกตัวชี้วัดเวลาออกเป็นสามประเภท เพราะแต่ละประเภทนับเวลาคนละแบบ ทั้งในระดับเคสและกิจกรรม ได้แก่ เวลาตั้งแต่เริ่มจนจบ เวลาทำงาน และเวลารอ หากใช้ตัวชี้วัดเหล่านี้แทนกัน คอขวดที่พบอาจเกิดจากการใช้คำจำกัดความไม่ตรงกัน อ่านคำอธิบายว่าตัวชี้วัดเวลาแต่ละประเภทนับอะไรก่อนนำมาเปรียบเทียบ.

หากต้องการดูภาพรวมกระบวนการเป็นครั้งแรก ให้เปิดแดชบอร์ดProcess Health ซึ่งประเมินกระบวนการตามมิติ CURES ทั้งห้า ได้แก่ Conformance, Uniformity, Rework, Efficiency และ Smoothness พร้อมแสดงมิติที่อ่อนที่สุดก่อน จึงช่วยจัดลำดับได้ว่าจะเริ่มตรวจสอบจากจุดใด.

เทียบตัวเลขกับสิ่งที่คุณรู้เกี่ยวกับกระบวนการ

ลองถามตัวเองว่าคุณอธิบายผลลัพธ์ด้วยความรู้เกี่ยวกับงานที่มีได้หรือไม่ หากแดชบอร์ดแสดงว่าเวลาตั้งแต่เริ่มจนจบของการประมวลผลคำสั่งซื้อเฉลี่ยอยู่ที่ห้าวัน สอดคล้องกับวิธีทำงานจริงหรือไม่ หาก Process Graph แสดงว่ามีหลายเคสใช้เส้นทางที่ไม่คาดคิด คุณรู้หรือไม่ว่าอะไรทำให้เคสใช้เส้นทางนั้น?

ความไม่สอดคล้องเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี อาจเป็นปัญหาของกระบวนการจริง วิธีทำงานที่ต่างกันระหว่างทีม บันทึกเหตุการณ์ที่ไม่ครบ หรือการอ่านตัวชี้วัดผิด จดสิ่งที่คุณรู้และสิ่งที่ยังต้องตรวจสอบไว้.

ดูเคสที่อยู่เบื้องหลังตัวเลข

เมื่อแผนภูมิทำให้เกิดคำถาม ให้เปิดCase Explorerเพื่อตรวจสอบเคสทีละรายการ เลือกเคสที่แสดงรูปแบบนั้นได้ชัดเจน แล้วอ่านเหตุการณ์ตั้งแต่ต้นจนจบ.

สังเกตสิ่งต่อไปนี้:

• กิจกรรมที่บันทึกไว้ในแต่ละเคส
• ลำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
• ช่วงเวลาห่างกันมากระหว่างเหตุการณ์
• กิจกรรมที่เกิดซ้ำหรือเส้นทางที่ไม่คาดคิด
• ความแตกต่างระหว่างเคสที่ดูคล้ายกันบนแดชบอร์ด

เปรียบเทียบลำดับเหตุการณ์ที่บันทึกไว้กับความเข้าใจของคุณเกี่ยวกับกระบวนการ ระบบอาจไม่ได้บันทึกบางขั้นตอน หรือชื่อกิจกรรมอาจมีความหมายต่างจากที่เข้าใจกันในทางปฏิบัติ เคสหนึ่งรายการช่วยอธิบายรูปแบบได้ แต่ควรตรวจสอบมากกว่าหนึ่งเคสก่อนสรุป.

จดสิ่งที่คุณรู้ไว้

จดข้อมูลสั้นๆ เกี่ยวกับเรื่องต่อไปนี้:

• แดชบอร์ดและแผนภูมิแต่ละรายการวัดอะไร
• ตัวกรองและช่วงเวลาที่ใช้อยู่
• ข้อจำกัดของข้อมูลที่ทราบแล้ว
• การตีความตัวชี้วัดหลักของคุณ
• คำถามที่ต้องติดตามต่อ

บันทึกนี้ใช้เปรียบเทียบกับการวิเคราะห์รอบถัดไป และช่วยให้เพื่อนร่วมงานตรวจสอบเหตุผลของคุณได้.

ขั้นตอนที่ 2: สำรวจกระบวนการ

เมื่อเข้าใจแล้วว่าแดชบอร์ดวัดอะไร ให้สำรวจกระบวนการโดยยังไม่พยายามพิสูจน์คำอธิบายใดเป็นพิเศษ มองหารูปแบบที่ควรตรวจสอบต่อ แล้วใช้ตัวกรองและ Process Variants ดูว่ารูปแบบนั้นยังปรากฏในกลุ่มเคสต่างๆ หรือไม่.

เริ่มจาก Process Animation

Process Animationแสดงเคสที่เคลื่อนผ่าน Process Graph ตามช่วงเวลา ตั้งช่วงเวลาและตัวกรองก่อน แล้วดูการไหลของงาน เคสจะเคลื่อนจากกิจกรรมหนึ่งไปอีกกิจกรรม และสะสมอยู่ตรงจุดที่ต้องรอ.

สังเกตสิ่งต่อไปนี้:

• กิจกรรมที่มีเคสสะสม
• วงจรที่เคสย้อนกลับไปยังกิจกรรมก่อนหน้า
• เส้นทางที่เคสส่วนใหญ่ใช้ และเส้นทางที่มีเพียงไม่กี่เคส
• การไหลที่แตกต่างกันระหว่างกลุ่มเคส

ภาพเคลื่อนไหวช่วยให้เห็นรูปแบบ แต่ไม่ได้อธิบายสาเหตุ ใช้เลือกประเด็นที่จะตรวจสอบต่อ แล้วตรวจสอบสิ่งที่เห็นกับตัวชี้วัดและข้อมูลเคส.

ตั้งตัวกรองทีละรายการ

ใช้ตัวกรองเพื่อจำกัดชุดข้อมูลและเปรียบเทียบกลุ่ม เช่น:

• เดือนนี้เทียบกับไตรมาสก่อน
• ลูกค้าหรือประเภทเคสหนึ่งเทียบกับอีกกลุ่ม
• เคสที่จบสำเร็จเทียบกับเคสที่ล่าช้า
• เคสที่ใช้เส้นทางมาตรฐานเทียบกับเคสที่เบี่ยงเบน

หากทำได้ ให้เปลี่ยนตัวกรองทีละรายการ วิธีนี้ช่วยให้ระบุได้ว่าความแตกต่างเกิดจากสิ่งที่เปลี่ยน และทำให้ผู้อื่นทำซ้ำการเปรียบเทียบได้เมื่อถามว่าคุณได้ตัวเลขนั้นมาอย่างไร.

แยกดูกระบวนการตามมิติข้อมูล

ProcessMind แยกข้อมูลกระบวนการตามแอตทริบิวต์ในชุดข้อมูลของคุณได้ เช่น:

• แผนก ทีม หรือทรัพยากร
• ภูมิภาคหรือสถานที่
• หมวดหมู่ผลิตภัณฑ์หรือบริการ
• กลุ่มลูกค้า

กระบวนการที่ดูสม่ำเสมอเมื่อมองภาพรวม อาจทำงานต่างกันในแต่ละทีมหรือประเภทเคส ความแตกต่างระหว่างกลุ่มเป็นเบาะแส ไม่ใช่หลักฐานว่าทีมใดทำงานได้แย่กว่า ตรวจสอบว่ากลุ่มเหล่านั้นรับผิดชอบงานที่เทียบเคียงกันได้หรือไม่ และข้อมูลบันทึกกิจกรรมของแต่ละกลุ่มในแบบเดียวกันหรือไม่.

เปรียบเทียบรูปแบบกระบวนการ ไม่ใช่แค่ค่าเฉลี่ย

Process Variantsแสดงเส้นทางที่แตกต่างกันซึ่งเคสใช้ พร้อมจำนวนครั้งที่เกิดขึ้น ลองถามว่า:

• เคสส่วนใหญ่ใช้เส้นทางใด
• การเบี่ยงเบนแบบใดเกิดบ่อย ไม่ใช่เกิดขึ้นเป็นกรณีพิเศษ
• เวลาตั้งแต่เริ่มจนจบและตัวชี้วัดอื่นแตกต่างกันอย่างไรในแต่ละเส้นทาง
• เส้นทางที่พบไม่บ่อยเป็นข้อยกเว้นจริง หรือเป็นวิธีแก้ปัญหาที่เกิดซ้ำ?

โดยทั่วไป เคสส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปแบบการทำงานไม่กี่แบบ ส่วนรูปแบบที่เหลือมีเคสจำนวนน้อยและเป็นข้อยกเว้น เริ่มจากเส้นทางที่กระทบเคสมากที่สุด แต่ควรตรวจสอบเส้นทางที่พบไม่บ่อยด้วย หากเคสเหล่านั้นมีต้นทุนสูงหรือใช้เวลานาน เพราะความถี่ไม่ใช่ปัจจัยเดียวที่ใช้จัดลำดับความสำคัญ.

เขียนคำอธิบายเป็นสมมติฐาน

ระหว่างสำรวจ ให้เขียนคำอธิบายที่เป็นไปได้ด้วยภาษาง่ายๆ เช่น:

• “เคสจากภูมิภาคนี้ใช้เวลานานกว่า เพราะต้องผ่านการอนุมัติเพิ่มอีกขั้น”
• “เคสที่มีคุณลักษณะนี้ต้องรอก่อนทำกิจกรรมถัดไป”
• “เมื่อขั้นตอนนี้เกิดซ้ำ เคสก็ใช้เวลานานขึ้นกว่าจะเสร็จ”.

แต่ละประโยคคือสมมติฐาน ลองคิดว่าหลักฐานแบบใดจะสนับสนุนหรือหักล้างสมมติฐานนั้น แล้วทดสอบด้วยตัวกรอง Process Variants และ Case Explorer เรื่องราวที่ฟังดูเป็นไปได้ยังไม่ใช่ข้อค้นพบ จนกว่าข้อมูลจะยืนยัน.

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดประเด็นวิเคราะห์

การสำรวจทำให้เกิดคำถามมากกว่าที่การตรวจสอบครั้งเดียวจะตอบได้ เลือกคำถามที่สำคัญต่อเจ้าของกระบวนการมากที่สุด และชุดข้อมูลของคุณตอบได้จริง.

ค้นหาประเด็นที่พบซ้ำ

ย้อนอ่านบันทึกจากสองขั้นตอนแรก แล้วลองถามว่า:

• พบรูปแบบใดซ้ำมากกว่าหนึ่งครั้ง
• มีอะไรที่ทำให้คุณประหลาดใจ
• ผลลัพธ์ใดยังต้องการคำอธิบาย
• คำถามใดสำคัญต่อผู้รับผิดชอบกระบวนการ
• ผู้เชี่ยวชาญด้านกระบวนการเห็นปัญหาหรือโอกาสต่างๆ ตรงไหนอยู่บ้าง?

นำสิ่งที่ข้อมูลแสดงมาประกอบกับความรู้ของคนที่ทำงาน แหล่งข้อมูลทั้งสองอย่างไม่สมบูรณ์เมื่อใช้เพียงอย่างเดียว ข้อมูลบอกความถี่และระยะเวลา ส่วนเจ้าของกระบวนการช่วยอธิบายนโยบาย ข้อยกเว้น และการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้บันทึกไว้ในบันทึกเหตุการณ์.

คำถามวิเคราะห์ที่ดีควรเป็นอย่างไร?

ตั้งคำถามที่ตอบได้จากชุดข้อมูลตรงหน้า แล้วเปลี่ยนเป้าหมายกว้างๆ ให้เป็นรูปแบบที่วัดผลได้.

• ? เหตุใดเวลาไหลผ่านของเคสบางประเภทจึงนานกว่า
• ? กิจกรรมหรือการส่งต่องานใดทำให้เกิดเวลารอมากที่สุด
• ? เหตุใดบางเคสจึงไม่เป็นไปตามรูปแบบที่พบบ่อยที่สุด
• ? อะไรทำให้เคสที่เร็วที่สุดต่างจากเคสที่ช้าที่สุด
• ? เคสใดทำกิจกรรมเดิมซ้ำ และเคสเหล่านั้นใช้เวลาไปเท่าไร

คำถามว่า “จะทำให้กระบวนการดีขึ้นได้อย่างไร” ยังไม่มีคำตอบจากข้อมูล จนกว่าคุณจะระบุรูปแบบ กลุ่มเคส และผลลัพธ์ที่ต้องการอธิบายให้ชัดเจน

จัดลำดับคำถามสำคัญ 3 ถึง 5 ข้อ

เลือกคำถาม 3 ถึง 5 ข้อเพื่อตรวจสอบก่อน สำหรับแต่ละข้อ ให้พิจารณาว่า:

1. คำถามนี้เจาะจงและนำไปลงมือทำได้หรือไม่? ระบุส่วนของกระบวนการ กลุ่มเคส หรือตัวชี้วัดให้ชัดเจน
2. ชุดข้อมูลนี้ตอบคำถามได้หรือไม่? ระบุฟิลด์และมุมมองข้อมูลที่ต้องใช้
3. คำตอบนี้สำคัญหรือไม่? พิจารณาว่ามีเคสได้รับผลกระทบกี่รายการ และผลลัพธ์อาจนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงอะไร
4. คุณตรวจสอบข้อสรุปได้หรือไม่? ระบุเจ้าของกระบวนการหรือผู้เชี่ยวชาญที่ช่วยตรวจสอบได้.

การวิเคราะห์ที่มีประเด็นชัดเจนทำให้ทำงานจนเสร็จและอธิบายผลได้ง่ายขึ้น ส่วนคำถามอื่นค่อยเก็บไว้สำหรับรอบถัดไป.

กำหนดความคาดหวังให้ชัดเจน

การวิเคราะห์ต้องทำซ้ำและปรับไปตามข้อมูล ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องอาจบอกว่ารู้รูปแบบนี้อยู่แล้ว ซึ่งก็ยังเป็นหลักฐานประกอบการตัดสินใจได้ หรืออาจถามถึงสาเหตุ หากยังตอบไม่ได้ ให้ระบุคำถามถัดไปแทนการกล่าวอ้างเกินกว่าที่ผลวิเคราะห์บอกได้.

ยึดคำถามสำคัญเป็นหลัก และจดข้อค้นพบอื่นที่น่าสนใจไว้ติดตามภายหลัง เพื่อไม่ให้เบี่ยงประเด็น คุณกลับมาวิเคราะห์รอบใหม่ได้ การตอบคำถามที่สำคัญที่สุดก่อนช่วยให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องมีข้อมูลสำหรับตัดสินใจ.

ขั้นตอนที่ 4: เจาะลึกด้วยมุมมองที่เหมาะสม

เลือกมุมมองให้ตรงกับคำถามแต่ละข้อ เริ่มจากดูภาพรวมของกระบวนการ จำกัดชุดข้อมูลให้เหลือเคสที่ต้องการ เปรียบเทียบกลุ่มที่ระบุไว้ และเปิดดูเคสรายรายการเมื่อจำเป็นต้องอธิบายรูปแบบ.

เลือกมุมมองให้ตรงกับคำถาม

คำถาม	มุมมองใน ProcessMind
ใช้เวลาไปกับส่วนใด	Process Graph โดยเลือกตัวชี้วัดเวลา
เคสรอตรงไหน	Process Animation และแผนภูมิเวลารอ
เคสใช้เส้นทางใดบ้าง	Process Variants และตัวกรองเส้นทาง
เหตุใดเคสนี้จึงทำงานต่างจากเคสอื่น	Case Explorer
งานแตกต่างกันอย่างไรในแต่ละทีมหรือทรัพยากร	ตัวเลือกโครงสร้างองค์กรและแผนภูมิทรัพยากร
หากเปลี่ยนสิ่งนี้ กระบวนการจะเป็นอย่างไร	การจำลองกระบวนการบนโมเดล

ตรวจสอบหลักฐานตามลำดับ

สำหรับแต่ละคำถาม ให้ทำตามขั้นตอนนี้:

1. เริ่มจากภาพรวมของกระบวนการ

   ตรวจสอบรูปแบบจากเคสทั้งหมดก่อนจำกัดข้อมูล

2. ใช้ตัวกรอง

   แยกช่วงเวลา ประเภทเคส หรือผลลัพธ์ที่ต้องการทำความเข้าใจ

3. เปรียบเทียบกลุ่ม

   มองหาความแตกต่างระหว่างเคสที่ระบุไว้ในคำถาม

4. ตรวจสอบตัวอย่าง

   เปิดเคสที่อยู่เบื้องหลังรูปแบบใน Case Explorer

5. ตรวจสอบความสม่ำเสมอ

   ยืนยันว่าพบรูปแบบนี้ในเคสมากพอที่จะใช้เป็นข้อสรุป

ระลึกถึงคำถามที่ต้องการตอบระหว่างทำงาน แผนภูมิอาจเผยให้เห็นรูปแบบที่น่าสนใจ แต่ไม่เกี่ยวกับคำถามที่คุณกำลังตรวจสอบ ให้จดไว้ติดตามภายหลัง.

จดข้อค้นพบระหว่างวิเคราะห์

สำหรับผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์แต่ละรายการ ให้จดข้อมูลต่อไปนี้:

• คำถามที่กำลังตรวจสอบ
• มุมมองและตัวชี้วัดที่ใช้
• ตัวกรองและช่วงเวลา
• สิ่งที่ข้อมูลแสดง
• ความหมายที่คุณตีความได้
• สิ่งที่ยังต้องตรวจสอบยืนยัน

บันทึกมุมมองไว้ด้วยProcess Bookmarks บุ๊กมาร์กจะเก็บตัวกรองและการตั้งค่าเดิมไว้ คุณจึงตอบคำถามติดตามผลในการทบทวนได้โดยไม่ต้องสร้างการวิเคราะห์ใหม่.

แก้ไขหรือแยกปัญหาข้อมูลที่ขัดขวางการวิเคราะห์

หากปัญหาข้อมูลทำให้ตอบคำถามสำคัญไม่ได้ ให้พิจารณาว่าจะแก้ไขหรือปรับคำถามให้แคบลงได้หรือไม่ หากไม่มีเวลา การเปรียบเทียบด้านเวลาจะไม่น่าเชื่อถือ และการวิเคราะห์เพิ่มเติมก็แก้ปัญหานี้ไม่ได้ ProcessMind แสดงปัญหาที่เกี่ยวข้องไว้ในแดชบอร์ด Data Quality.

หากปัญหาไม่กระทบคำถาม ให้จดไว้แล้วทำงานต่อ การแก้ข้อจำกัดด้านข้อมูลทุกข้อก่อนเริ่มวิเคราะห์ให้เสร็จ จะทำให้ได้ข้อค้นพบช้าลงโดยไม่ได้ช่วยให้ตอบคำถามที่ต้องการได้ดีขึ้น.

หาคอขวดของกระบวนการด้วย 6 เทคนิค

คอขวดของกระบวนการคือข้อจำกัดที่ทำให้งานเคลื่อนผ่านกระบวนการได้ช้าลง การวิเคราะห์คอขวดช่วยให้เห็นว่าเคสรอตรงไหน รูปแบบใดเกิดขึ้นพร้อมกับความล่าช้า และประเด็นใดที่ยังต้องตรวจสอบ วิธีทั้ง 6 ข้อนี้ใช้ตรวจสอบประเด็นส่วนใหญ่ได้ โดยแต่ละข้อมีมุมมองใน ProcessMind ที่ช่วยตอบคำถาม.

กิจกรรมที่ใช้เวลานานไม่ได้ยืนยันด้วยตัวเองว่ากิจกรรมนั้นเป็นข้อจำกัด ตรวจสอบคิวงานก่อนถึงกิจกรรม การไหลเข้าและออกจากกิจกรรม และเคสที่ได้รับผลกระทบก่อนระบุว่าเป็นคอขวด Process Graph ยังเป็นภาพแสดงคอขวดที่คุณนำไปคุยกับเจ้าของกระบวนการได้ เพราะแสดงทั้งตัวเลขและเส้นทางไว้ในภาพเดียว.

เวลาต่อรอบ: ใช้เวลาไปกับส่วนใด?

คำถาม: เคสใช้เวลานานเท่าไร และใช้เวลาไปกับส่วนใดบ้าง?

ดูที่ไหนใน ProcessMind: Process Graph ที่เลือกตัวชี้วัดเวลาไว้ และการกระจายของเวลาที่อยู่เบื้องหลัง.

1. เลือกAverage Throughput TimeหรือAverage Processing Timeใน Process Graph โดยใช้ช่วงเวลาและตัวกรองเดียวกับแดชบอร์ดที่คุณเปิดมาก่อน
2. อ่านค่าที่แสดงบนกิจกรรมและเส้นเชื่อม งานจะแสดงบนกิจกรรม ส่วนเวลารอจะแสดงบนเส้นเชื่อมระหว่างกิจกรรม
3. เปรียบเทียบเส้นเชื่อมที่ใช้เวลานานที่สุดกับเวลาตั้งแต่เริ่มจนจบโดยรวม โดยทั่วไปมีเส้นเชื่อมเพียงไม่กี่เส้นที่ใช้เวลาส่วนใหญ่
4. สลับดูระหว่างค่าเฉลี่ยกับการกระจายของข้อมูล เคสที่ใช้เวลานานเพียงกลุ่มเล็กๆ ก็อาจทำให้ค่าเฉลี่ยเปลี่ยนได้
5. เปิดเคสที่อยู่เบื้องหลังเส้นเชื่อมที่ใช้เวลานานที่สุดใน Case Explorer.

สิ่งที่ควรสังเกต:

• เส้นเชื่อมที่มีเวลารอสูงผิดคาด
• ช่วงเวลาห่างกันมากระหว่างกิจกรรม
• เวลาตั้งแต่ต้นจนจบที่ต่างกันตามประเภทเคส ภูมิภาค หรือมิติอื่น
• ค่าเฉลี่ยที่ต่างจากการกระจายของข้อมูลมาก

ข้อควรระวัง: เวลาตั้งแต่เริ่มจนจบที่นานไม่ได้แปลว่างานช้าเสมอไป เคสอาจรอขั้นตอนถัดไปอยู่หลายวัน ตรวจสอบก่อนว่าเสียเวลาอยู่ตรงไหน แล้วค่อยระบุว่ากิจกรรมใดเป็นข้อจำกัด.

การทำงานซ้ำ: เคสกลับไปทำขั้นตอนใดอีก?

คำถาม: เคสทำกิจกรรมซ้ำตรงไหน และเกิดขึ้นบ่อยเพียงใด?

ดูที่ไหนใน ProcessMind: Process Graph แดชบอร์ดการทำงานซ้ำ Process Animation และ Process Variants.

1. มองหาเส้นเชื่อมย้อนกลับใน Process Graph ซึ่งแสดงวงจรการทำซ้ำ
2. อ่านแผนภูมิการทำงานซ้ำเพื่อดูว่ากิจกรรมใดเกิดซ้ำมากที่สุด และมีเคสกี่เปอร์เซ็นต์ที่ทำซ้ำ
3. เล่นภาพการไหลใน Process Animation เพื่อดูเคสย้อนกลับไปยังกิจกรรมก่อนหน้า
4. กรองเคสที่มีกิจกรรมซ้ำ แล้วเปรียบเทียบเวลาตั้งแต่เริ่มจนจบกับเคสที่ไม่มีการทำซ้ำ.

สิ่งที่ควรสังเกต:

• กิจกรรมที่เคสทำมากกว่าหนึ่งครั้ง
• ลำดับกิจกรรมที่เกิดซ้ำ เช่น ตรวจสอบ แก้ไข ตรวจสอบ
• สัดส่วนเคสที่มีการทำงานซ้ำ
• ความแตกต่างของเวลาตั้งแต่ต้นจนจบระหว่างเคสที่ทำซ้ำกับเคสที่ไม่ทำซ้ำ

ข้อควรระวัง: การทำซ้ำบางอย่างเป็นขั้นตอนควบคุมที่จำเป็น การทำงานซ้ำบ่อยอาจบ่งชี้ว่าข้อกำหนดไม่ชัดเจน มีปัญหาด้านคุณภาพ หรือส่งต่องานติดขัด แต่ข้อมูลเหตุการณ์แสดงเพียงรูปแบบ ไม่ได้บอกสาเหตุ ควรตรวจสอบกับผู้ที่ทำงานนั้น.

การปฏิบัติตามข้อกำหนด: กระบวนการเบี่ยงจากโมเดลตรงไหน?

คำถาม: การไหลของงานจริงแตกต่างจากกระบวนการที่จำลองไว้บ่อยเพียงใด?

ดูที่ไหนใน ProcessMind: แดชบอร์ดการปฏิบัติตามข้อกำหนด Process Graph และตัวกรองการปฏิบัติตามข้อกำหนด.

1. ตกลงกับเจ้าของกระบวนการว่ากิจกรรมใดจำเป็นและควรใช้เส้นทางใด เพราะโมเดลเป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับการตรวจสอบ
2. เปิดแดชบอร์ดการปฏิบัติตามข้อกำหนด แล้วอ่านรายการที่แสดงความเบี่ยงเบน
3. ใช้ตัวกรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อดูว่ามีกิจกรรมใดถูกข้าม เพิ่ม หรือทำซ้ำ
4. เปรียบเทียบเส้นทางที่เบี่ยงเบนใน Process Variants และดูความถี่ของแต่ละเส้นทาง
5. ตรวจสอบว่าการเบี่ยงเบนแต่ละรายการเป็นข้อยกเว้นที่อนุญาต หรือเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ไม่มีใครบันทึกไว้.

สิ่งที่ควรสังเกต:

• กิจกรรมที่ควรเกิดขึ้นแต่ไม่มีบันทึก
• กิจกรรมที่เกิดขึ้นโดยไม่คาดคิด
• เส้นทางที่ต่างจากโมเดล
• เคสที่จบก่อนเหตุการณ์สิ้นสุดตามที่คาดไว้

ข้อควรระวัง: การเบี่ยงเบนไม่ได้หมายถึงปัญหาเสมอไป อาจเป็นข้อยกเว้นที่ได้รับอนุมัติ หรือเป็นวิธีแก้ปัญหาในทางปฏิบัติที่ควรบันทึกไว้แทน ตรวจสอบกระบวนการที่ตั้งใจให้เป็นกับเจ้าของกระบวนการก่อนระบุว่ารูปแบบที่ต่างออกไปไม่เป็นไปตามข้อกำหนด.

ทรัพยากร: งานกระจายอยู่ในแต่ละทีมอย่างไร?

คำถาม: งานกระจายอยู่ในแต่ละทรัพยากร ทีม หรือแผนกอย่างไร?

ดูที่ไหนใน ProcessMind: ตัวเลือกด้านองค์กร แผนภูมิทรัพยากร และตัวกรอง.

1. แยกดูข้อมูลตามทรัพยากร ทีม หรือแผนก โดยใช้คุณลักษณะขององค์กรในชุดข้อมูล
2. เปรียบเทียบจำนวนเคสและระยะเวลาดำเนินการระหว่างกลุ่ม
3. ตรวจดูการส่งต่องานระหว่างกลุ่ม เพราะทุกครั้งที่ส่งต่องานอาจทำให้เกิดเวลารอในกระบวนการ
4. ตรวจสอบว่ากลุ่มต่างๆ รับผิดชอบเคสที่มีลักษณะใกล้เคียงกันหรือไม่ และข้อมูลบันทึกงานของแต่ละกลุ่มในรูปแบบเดียวกันหรือไม่.

สิ่งที่ควรสังเกต:

• ภาระงานระหว่างทีมหรือทรัพยากรไม่สมดุล
• ระยะเวลาดำเนินการแตกต่างกันระหว่างทีม
• มีการส่งต่องานระหว่างแผนกซ้ำหลายครั้ง
• มีกิจกรรมที่ต้องพึ่งพาคนเพียงไม่กี่คน

ข้อควรระวัง: ความแตกต่างระหว่างทรัพยากรไม่ได้แปลว่าบุคคลหรือทีมใดทำงานได้ดีกว่า งานอาจมีความซับซ้อน การฝึกอบรม เครื่องมือ หรือวิธีบันทึกข้อมูลที่แตกต่างกัน ใช้การเปรียบเทียบนี้เพื่อตั้งคำถามกับผู้รับผิดชอบกระบวนการ ไม่ใช่เพื่อตัดสินบุคคล.

ปริมาณและแนวโน้ม: กระบวนการเปลี่ยนแปลงเมื่อใด?

คำถาม: ปริมาณเคสเปลี่ยนแปลงไปตามเวลาอย่างไร และผลการดำเนินงานเปลี่ยนตามหรือไม่?

ดูได้ที่ใดใน ProcessMind: ตัวกรองช่วงเวลาและกราฟแนวโน้ม.

1. เปรียบเทียบช่วงเวลาที่กำหนด โดยใช้ตัวกรองและตัวชี้วัดเดียวกัน
2. ดูว่าปริมาณเคสในชุดข้อมูลเพิ่มขึ้น ลดลง หรือคงที่
3. เปรียบเทียบกับช่วงเวลาเดียวกันของปีก่อน หากข้อมูลย้อนหลังไปถึงช่วงนั้น
4. ตรวจสอบว่าปริมาณงานที่เปลี่ยนไปสอดคล้องกับระยะเวลาดำเนินการหรือตัวชี้วัด KPI อื่นที่เปลี่ยนไปหรือไม่.

สิ่งที่ควรสังเกต:

• รูปแบบปริมาณงานตามฤดูกาล
• แนวโน้มที่เกิดขึ้นพร้อมกับเหตุการณ์ทางธุรกิจที่ทราบอยู่แล้ว
• ระยะเวลาดำเนินการที่เปลี่ยนตามปริมาณงาน
• ความแตกต่างระหว่างช่วงเวลาที่คาดว่าจะเปรียบเทียบกันได้

ข้อควรระวัง: ประสิทธิภาพที่เปลี่ยนไปพร้อมกับปริมาณเคสที่เปลี่ยน ไม่ได้พิสูจน์ว่าปริมาณเคสเป็นสาเหตุ ลองตรวจสอบว่ามีปัจจัยอื่นเปลี่ยนไปด้วยหรือไม่ และสอบถามผู้ที่ดูแลการปฏิบัติงานเพื่อยืนยันช่วงเวลา.

เส้นทางและรูปแบบ: งานดำเนินไปตามเส้นทางใด?

คำถาม: เคสใช้เส้นทางใดบ้าง และแต่ละเส้นทางแตกต่างกันอย่างไร?

ดูได้ที่ใดใน ProcessMind: Process Graph, Process Variants และตัวกรองเส้นทาง.

1. ใช้ Process Graph เพื่อหาจุดตัดสินใจและเส้นทางทางเลือกที่แยกออกจากจุดเหล่านั้น
2. ดูจำนวนเคสที่ใช้แต่ละเส้นทางใน Process Variants
3. กรองให้เหลือ variant เดียว แล้วเปรียบเทียบระยะเวลาดำเนินการและผลลัพธ์กับ variant อื่น
4. ตรวจสอบว่าเส้นทางใดเป็นไปตามที่ผู้รับผิดชอบกระบวนการคาดไว้ และมีเส้นทางใดที่ไม่คาดคิด.

สิ่งที่ควรสังเกต:

• เส้นทางที่พบได้บ่อยและข้อยกเว้นที่เกิดขึ้น
• ระยะเวลาดำเนินการที่ต่างกันในแต่ละ variant
• เส้นทางที่มีขั้นตอนเพิ่มหรือทำซ้ำ
• เส้นทางที่เจ้าของกระบวนการต้องการให้ตรวจสอบ

ข้อควรระวัง: เริ่มจาก variant ที่มีเคสมากที่สุด แล้วพิจารณาเส้นทางที่พบไม่บ่อยจากต้นทุนของเคสเหล่านั้น ความถี่เพียงอย่างเดียวไม่ได้กำหนดลำดับความสำคัญ แต่ต้องดูผลกระทบของเส้นทางด้วย.

ขั้นตอนที่ 5: สรุปสิ่งที่ค้นพบ

การวิเคราะห์จะมีประโยชน์เมื่อผู้รับผิดชอบกระบวนการเข้าใจสิ่งที่คุณพบและตัดสินใจได้ว่าจะทำอะไรต่อ นำเสนอคำถาม หลักฐาน และข้อจำกัดของข้อสรุปตามลำดับนี้.

จัดโครงสร้างสิ่งที่ค้นพบแต่ละข้อ

สำหรับคำถามสำคัญแต่ละข้อ ให้เขียนข้อมูล 5 ส่วนตามรูปแบบเดียวกัน:

1. คำถาม: คุณตรวจสอบเรื่องใด?
2. สิ่งที่ค้นพบ: ข้อมูลแสดงอะไร?
3. หลักฐาน: มุมมอง ตัวชี้วัด ตัวกรอง และเคสใดที่สนับสนุนข้อสรุปนี้?
4. ผลที่อาจเกิดขึ้น: สิ่งนี้อาจหมายถึงอะไรสำหรับกระบวนการ?
5. ขั้นตอนถัดไป: เจ้าของกระบวนการควรตรวจสอบหรือตัดสินใจเรื่องใด?

แยกสิ่งที่ข้อมูลแสดงออกจากการตีความของคุณ “เคสในกลุ่มนี้มีระยะเวลาดำเนินการเฉลี่ยนานกว่า” คือข้อสังเกต ส่วน “ขั้นตอนอนุมัติทำให้เกิดความล่าช้า” เป็นข้อกล่าวอ้างเรื่องสาเหตุ ซึ่งต้องมีหลักฐานเพิ่มเติม และมักต้องใช้การจำลองหรือทดลองเปลี่ยนแปลงเพื่อพิสูจน์.

จัดทำงานนำเสนอที่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องติดตามได้

จัดลำดับการทบทวนเพื่อให้เห็นเหตุผลที่นำไปสู่ข้อสรุป:

1. สรุป: สิ่งที่ค้นพบหลักและเรื่องที่ต้องตัดสินใจ
2. วิธีการ: ชุดข้อมูล ช่วงเวลา และแนวทางที่ใช้
3. สิ่งที่ค้นพบ: หนึ่งส่วนต่อหนึ่งคำถามสำคัญ
4. ผลที่อาจเกิดขึ้น: สิ่งที่ค้นพบอาจหมายถึงอะไรสำหรับกระบวนการ
5. ขั้นตอนถัดไป: สิ่งที่ต้องตรวจสอบ เรื่องที่ควรพิจารณา และผู้รับผิดชอบ
6. รายละเอียดประกอบ: กราฟ ตัวกรอง และตัวอย่างเคส

หากการหารือเอื้ออำนวย ให้นำเสนอจาก ProcessMind เพื่อให้ผู้ฟังเห็นตัวกรองควบคู่กับตัวเลข และขอเปลี่ยนมุมมองข้อมูลระหว่างประชุมได้ หากส่งออกกราฟไปใส่ในสไลด์ ให้ระบุช่วงเวลาและตัวกรองไว้ในคำบรรยาย เพราะหากไม่มีข้อมูลเหล่านี้ก็ตรวจสอบกราฟไม่ได้ Process Charts อธิบายตัวเลือกการส่งออก ส่วน Custom Dashboards ช่วยสร้างมุมมองให้เหมาะกับการประชุมแต่ละครั้ง.

ประเมินผลกระทบอย่างรอบคอบ

อธิบายสิ่งที่พบในภาษาธุรกิจเมื่อข้อมูลรองรับ เช่น กลุ่มเคสที่มีระยะเวลาดำเนินการนานกว่า สัดส่วนเคสที่ต้องแก้ไขงานซ้ำ หรือ variant ที่มีปริมาณงานหนึ่งในสาม.

ระบุให้ชัดว่าคุณวัดอะไร อย่านำเสนอการปรับปรุงที่อาจเกิดขึ้นราวกับเป็นผลลัพธ์ที่รับประกัน หากประเมินผลของการเปลี่ยนแปลง ให้ระบุสมมติฐานและกำกับว่าเป็นเพียงค่าประมาณ การจำลองกระบวนการเป็นวิธีแสดงผลที่การเปลี่ยนแปลงอาจทำให้เกิดขึ้นได้อย่างตรงไปตรงมา เพราะเป็นการจำลองการเปลี่ยนแปลงบนกระบวนการ แทนการคาดการณ์ต่อจากกราฟเพียงรายการเดียว.

ขอความคิดเห็นก่อนนำเสนอ

ทบทวนสิ่งที่ค้นพบร่วมกับ:

• เพื่อนร่วมงานที่เข้าใจข้อมูล
• ผู้เชี่ยวชาญด้านกระบวนการที่รู้วิธีทำงานจริง
• ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่ช่วยตรวจสอบได้ว่าการตีความของคุณสอดคล้องกับการปฏิบัติงานหรือไม่

ขอให้ช่วยท้าทายสมมติฐานและเติมบริบทที่ขาดหาย การทบทวนช่วยตรวจพบปัญหาของข้อมูล และเป็นจังหวะที่ใช้ต้นทุนน้อยที่สุดในการป้องกันไม่ให้คุณนำเสนอความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลราวกับเป็นเหตุและผล.

ขั้นตอนที่ 6: ทำอะไรต่อ

หลังจากนำเสนอสิ่งที่พบแล้ว ให้ตกลงกันว่าจะทำอะไรต่อ ผลบางอย่างนำไปสู่การเปลี่ยนกระบวนการ ส่วนบางอย่างต้องตรวจสอบเพิ่มเติมหรือปรับปรุงชุดข้อมูล บันทึกการตัดสินใจและผู้รับผิดชอบติดตามผลไว้ด้วย.

ติดตามรายการที่ต้องดำเนินการ

การทบทวนอาจนำไปสู่คำขอให้วิเคราะห์เพิ่มเติม การตัดสินใจเรื่องแนวทางปรับปรุง หรือการมอบหมายงานให้เจ้าของกระบวนการ บันทึกแต่ละรายการพร้อมผู้รับผิดชอบและขั้นตอนถัดไป มิฉะนั้นงานเหล่านี้อาจถูกกลืนไปกับงานประจำวัน.

จำลองการเปลี่ยนแปลงก่อนตัดสินใจดำเนินการ

การวิเคราะห์ช่วยประกอบการตัดสินใจ แต่ไม่ได้ลงมือเปลี่ยนแปลงให้ ใน ProcessMind ขั้นตอนถัดไปที่เหมาะสมคือทดสอบการเปลี่ยนแปลงบนโมเดล: What-if analysis เปรียบเทียบสถานการณ์ปัจจุบันกับสถานการณ์เป้าหมายโดยใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน เพื่อให้เห็นผลต่อระยะเวลาดำเนินการก่อนเริ่มปรับกระบวนการจริง หน้าความสามารถด้านการจำลองอธิบายการทำงานของระบบ หากต้องการดูภาพรวมตั้งแต่การค้นพบไปจนถึงการปรับปรุงธุรกิจ อ่านวิธีนำการปรับกระบวนการให้เหมาะสมไปใช้.

ติดตามว่าการเปลี่ยนแปลงได้ผลหรือไม่

หากมีการเปลี่ยนกระบวนการ ให้เปรียบเทียบช่วงก่อนและหลังโดยใช้คำจำกัดความและตัวกรองเดียวกัน ตรวจสอบว่าตัวชี้วัดที่ต้องการเปลี่ยนไปตามคาดหรือไม่ และมีตัวชี้วัดอื่นเปลี่ยนตามมาหรือไม่ Process Healthออกแบบมาเพื่อการเปรียบเทียบนี้ และวิธีติดตามกระบวนการอย่างต่อเนื่องอธิบายแนวทางที่ใช้.

บันทึกการวิเคราะห์ไว้

บันทึกข้อมูลต่อไปนี้:

• คำถามที่คุณตรวจสอบ
• ชุดข้อมูลและช่วงเวลาที่ใช้
• ข้อจำกัดของข้อมูลที่มีผลต่อการวิเคราะห์
• สิ่งที่ค้นพบและหลักฐานประกอบ
• การตัดสินใจ ผู้รับผิดชอบ และงานติดตามผล

บันทึกนี้ช่วยให้การวิเคราะห์ครั้งถัดไปเร็วขึ้น และช่วยให้ผู้อื่นตรวจสอบเหตุผลของคุณได้.

ทำซ้ำเป็นรอบ

การวิเคราะห์กระบวนการไม่ใช่งานที่ทำเพียงครั้งเดียว ข้อมูลใหม่ วิธีทำงานที่เปลี่ยนไป และคำถามใหม่ ล้วนเป็นจุดเริ่มต้นของรอบถัดไป และแต่ละรอบเปิดโอกาสให้เปลี่ยนสิ่งที่พบเป็นการปรับปรุงธุรกิจหรือการเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ ตั้งคำถามให้กระชับ เก็บหลักฐานไว้กับสิ่งที่พบ แล้วการวิเคราะห์แต่ละครั้งจะใช้เวลาน้อยลง.

เริ่มต้นใช้งาน ProcessMind

คุณใช้วิธีนี้กับไฟล์ส่งออกที่มีอยู่แล้วได้ ProcessMind นำเข้าข้อมูลเป็นชุดข้อมูล สร้างแผนภาพกระบวนการ และแสดงแดชบอร์ด, Process Graph และ Case Explorer ที่ใช้ในขั้นตอนข้างต้น จากนั้นคุณบันทึกมุมมองเป็นบุ๊กมาร์กและแชร์กับผู้รับผิดชอบกระบวนการได้.

หากต้องการตั้งค่าครั้งแรก ให้ทำตามคู่มือเริ่มต้นใช้งาน ขั้นตอนในบทความนี้ไม่จำเป็นต้องใช้ตัวเชื่อมต่อ.

หากต้องการทำความเข้าใจขั้นตอนหลักของกระบวนการ อ่านProcess Mining คืออะไร? เพื่อดูว่าข้อมูลเหตุการณ์กลายเป็นกระบวนการได้อย่างไร คู่มือเชิงกลยุทธ์สำหรับการปรับปรุงกระบวนการโดยใช้ข้อมูลอธิบายแนวทางในภาพรวมที่การวิเคราะห์นี้เป็นส่วนหนึ่ง และเทคนิคการปรับปรุงกระบวนการ: รายการฉบับสมบูรณ์เปรียบเทียบวิธีการต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง.

Where to Go From Here

คุณมีวิธีการและรายการคำถามสั้นๆ แล้ว ขั้นตอนถัดไปคือนำไปใช้กับข้อมูลของคุณเอง จากนั้นตัดสินใจว่าจะเปลี่ยนอะไรและจะตรวจสอบอย่างไรว่าการเปลี่ยนแปลงได้ผล.

• ทำการวิเคราะห์ซ้ำกับไฟล์ส่งออกของคุณเอง
• ตั้งค่าการวิเคราะห์ให้พร้อมสำหรับการตรวจทาน

เริ่มทดลองใช้ฟรีกับ ProcessMind