Kansen voor procesautomatisering opsporen met process mining

Kansen voor procesautomatisering vinden met process mining

Procesautomatisering gaat niet alleen over welke taak je aan een bot geeft, maar vooral over waar je het werk wilt veranderen. Process mining laat zien hoe werk echt verloopt, hoeveel tijd en moeite stappen kosten en of automatisering daar past. Soms blijkt dat je een stap beter opnieuw inricht of helemaal niet automatiseert.

Geschikte kandidaten komen vaak voor, volgen een vaste route en kosten genoeg tijd om verschil te maken. Met frequentie, standaardisatie, volume en behandeltijd stel je praktisch een shortlist samen. Het uitzonderingspercentage helpt je inschatten welk deel van het werk de geautomatiseerde route kan volgen.

De hype rond automatisering en een nuchtere blik

Zoek op ‘process mining en RPA’ en je vindt genoeg leverancierspagina’s die process mining neerzetten als vanzelfsprekende eerste stap naar automatisering. De belofte is eenvoudig: breng het proces in kaart, vind repetitieve taken en laat bots die uitvoeren.

Daarbij blijft een belangrijk punt buiten beeld. Veel voor de hand liggende kandidaten voor automatisering zijn al bekend. Een financieel team weet misschien dat het factuurgegevens tussen systemen kopieert. Een supportteam weet misschien dat het steeds dezelfde soorten tickets handmatig doorstuurt. Je hebt geen volledig process mining-project nodig om te bevestigen wat de mensen die het werk doen al zien.

Process mining is nuttig als het beeld minder duidelijk is: wanneer werk tussen teams of systemen loopt, uitzonderingen lastig te voorspellen zijn of je bewijs nodig hebt om het proces voor en na een wijziging te vergelijken. Het helpt je bepalen wat je kunt automatiseren, maar maakt niet van elk procesprobleem een automatiseringsproject.

Kort uitgelegd: RPA, agentische automatisering en process mining

RPA is een vorm van digitale automatisering: het verplaatst data tussen interfaces. Tools voor procesautomatisering die complete workflows aansturen zijn een andere vorm. Je kiest makkelijker tussen beide als je het proces kunt zien.

Deze termen beschrijven verschillende onderdelen van het werk.

Lees wat process mining is voor een uitgebreidere uitleg. Ben je nieuw met RPA? Bekijk dan onze introductie tot RPA.

Agentische automatisering biedt nog een andere aanpak. Een RPA-bot volgt stappen die iemand heeft vastgelegd; een agent krijgt een doel en kiest zelf handelingen. Een duidelijke procesbeschrijving wordt daardoor juist belangrijker. Voordat je werk aan een agent overdraagt, moet je de procesvarianten en uitzonderingen begrijpen en weten wat een goed resultaat is. Diezelfde informatie helpt je bepalen of een stap überhaupt geschikt is voor automatisering.

Wanneer process mining echt helpt

Process mining kan helpen bij de automatisering van bedrijfsprocessen als je bewijs nodig hebt dat je niet makkelijk uit een workshop of het beeld van één team haalt.

• Vind herhaling tussen teams en systemen. Dezelfde data wordt misschien op meerdere plekken ingevoerd of een overdracht leidt steeds opnieuw tot herstelwerk. Data over het end-to-endproces kan patronen zichtbaar maken die je makkelijk mist als elk team alleen de eigen taken ziet.
• Breng de hoeveelheid werk in kaart. Meet hoe vaak een stap voorkomt en hoe lang die duurt. Zo krijg je een beter onderbouwde inschatting van het werk dat voor automatisering in aanmerking komt dan met een algemene uitspraak over het automatiseringspotentieel.
• Krijg zicht op uitzonderingen. Een taak lijkt misschien steeds hetzelfde te verlopen, tot je de varianten vergelijkt. Het uitzonderingspercentage laat zien hoeveel werk de gebruikelijke route volgt en hoeveel werk een andere aanpak vraagt.
• Controleer wat er na de ingebruikname is veranderd. Vergelijk de prestaties van het proces voor en na een wijziging. Zo zie je of het proces is veranderd zoals verwacht en of er nieuwe bottlenecks of afwijkingen zijn ontstaan.
• Bepaal welk werk je niet moet automatiseren. Process mining kan laten zien dat een taak te veel uitzonderingen kent, afhankelijk is van menselijk oordeel of te weinig voorkomt om de inspanning te rechtvaardigen. Dat is nuttige informatie, ook als je daardoor geen bot bouwt.

Frequentie × standaardisatie × volume: criteria voor je shortlist

Begin met vier factoren. Frequentie, standaardisatie en volume helpen je bepalen of een taak vaak genoeg op dezelfde manier voorkomt. De behandeltijd laat zien hoeveel werk ermee gemoeid is. Gebruik deze factoren om kandidaten te selecteren, niet als belofte van besparingen.

Geef elke factor een score van 1 tot 5 op basis van definities waar je team het over eens is. Je kunt de scores vermenigvuldigen om kandidaten te rangschikken, maar zie de uitkomst niet als een businesscase. Een hoge score op één factor maakt een slechte match op een ander punt niet goed. Een taak die vaak voorkomt maar veel uitzonderingen kent, moet misschien eerst anders worden ingericht. Een standaardtaak die zelden voorkomt, is de automatisering mogelijk niet waard.

Gebruik het uitzonderingspercentage als extra controle. Het laat zien hoe vaak een case afwijkt van de route die je beoordeelt. Een hoog percentage is reden om te onderzoeken hoe dat komt, niet om de kandidaat meteen af te wijzen.

Het automatiseringspotentieel berekenen

Schat het volume en de behandeltijd in voor werk dat de gebruikelijke route kan volgen. Een eenvoudige berekening om kandidaten te selecteren:

addressable hours = instances per month × handling time × (1 − exception rate)

Stel dat een kredietcontrole 4.200 keer per maand voorkomt en zes minuten per keer duurt. Dat is in totaal 420 uur behandeltijd. Als 18% van de cases een andere route volgt, komt de schatting voor de gebruikelijke route uit op ongeveer 344 uur per maand.

Dit is een inschatting van het werk dat voor automatisering in aanmerking komt, geen voorspelling van de besparing. De berekening houdt geen rekening met de tijd voor uitzonderingen, het monitoren van de automatisering of het bouwen en onderhouden ervan. Controleer de inschatting met het procesteam en neem die kosten en verantwoordelijkheden mee voordat je een businesscase opstelt.

Wil je zien hoe procesdata deze analyse ondersteunt? Bekijk dan de mogelijkheden voor process mining van ProcessMind.

Wees eerlijk: process mining is niet altijd nodig

Heb je alleen een lijst nodig met taken die je kunt automatiseren? Dan heb je process mining misschien niet nodig.

Voor process mining heb je gebeurtenisdata, voorbereiding en mensen nodig die de resultaten kunnen interpreteren. Bij een eenvoudige, goed begrepen taak is een gesprek met het team dat het werk doet misschien genoeg om de stappen en uitzonderingen vast te leggen. Daarna kun je besluiten of je een bot bouwt.

Als het crediteurenteam bijvoorbeeld al weet dat het tijd kwijt is aan het kopiëren van factuurgegevens uit e-mails naar een ERP-systeem, heb je geen analyse van event logs nodig om te bevestigen dat die taak bestaat. Controleer wel de regels, uitzonderingen en risico’s voordat je de taak automatiseert.

Process mining is nuttiger als een proces meerdere teams of systemen omvat, als de werkelijke route afwijkt van de documentatie of als je een uitgangssituatie nodig hebt om een verandering te beoordelen. Het moet antwoord geven op een concrete vraag, niet een verplichte stap worden voor elk automatiseringsproject.

Process mining doet meer dan doelen voor automatisering vinden

De term ‘process mining voor RPA’ kan process mining laten klinken als een hulpmiddel om automatiseringskansen te zoeken. Je kunt er ook het bredere proces mee begrijpen en verbeteren.

• Volg de procesprestaties. Houd doorlooptijden, afwijkingen en veranderingen in de processtroom bij. Bekijk hoe je processen continu monitort.
• Controleer de naleving. Vergelijk de werkelijke procesroutes met het verwachte proces. Dit kan helpen bij compliance en governance, maar lost een proces dat niet goed werkt niet op.
• Onderzoek de oorzaken. Zijn orders vertraagd? Vergelijk dan cases per leverancier, regio, team of procesvariant om te zien waar de vertraging ontstaat.
• Richt het proces opnieuw in voordat je automatiseert. Procesanalyse kan laten zien waar je stappen kunt schrappen, overdrachten kunt beperken of goedkeuringen kunt vereenvoudigen. Een eenvoudiger proces is soms een beter vertrekpunt dan het huidige proces automatiseren.
• Modelleer en simuleer veranderingen. Met ProcessMind kun je procesveranderingen modelleren en de mogelijke gevolgen simuleren voordat je ze invoert.

Automatisering is één mogelijkheid. Begrijp eerst het probleem en beslis daarna of je het proces anders inricht, automatiseert of laat zoals het is.

Een praktische aanpak, stap voor stap

Stappenplan van gebeurtenisdata naar een shortlist voor automatisering

Volg deze stappen om procesanalyse te verbinden met besluiten over automatisering:

1. Begrijp het proces. Bekijk de varianten, bottlenecks, herstelwerk en uitzonderingen.
2. Verbeter het proces eerst. Kijk of je onnodige stappen of overdrachten kunt schrappen voordat je automatisering bouwt.
3. Maak een shortlist van geschikte taken. Vergelijk de frequentie, standaardisatie, het volume, de behandeltijd en het uitzonderingspercentage.
4. Beoordeel de inspanning en risico’s. Controleer welke systemen erbij betrokken zijn, welke regels de taak volgt en hoe je uitzonderingen afhandelt.
5. Monitor het resultaat. Vergelijk het proces na de wijziging met de uitgangssituatie en onderzoek onverwachte effecten.
6. Beoordeel de keuze opnieuw als het werk verandert. Nieuw beleid, andere systemen en nieuwe procesvarianten kunnen bepalen of automatisering nog steeds past.

Bekijk voor de monitoringstap onze gids voor continue procesmonitoring. Wil je een doelproces vastleggen voordat je het automatiseert? Bekijk dan BPMN-modellering.

Maak een shortlist die je kunt beoordelen

Gebruik deze template om mogelijke stappen te vergelijken. Vul de beschikbare informatie in voordat je de opties rangschikt. Een leeg of onzeker veld is een vraag om te onderzoeken, geen reden om aan te nemen dat de kandidaat geschikt is.

De voorbeelden laten zien hoe je een beoordeling opbouwt. Het zijn geen voorspellingen van besparingen. Gebruik je eigen data en controleer de aannames met de mensen die het werk doen.

Met deze drie werkwijzen haal je meer uit de shortlist:

• Vul alle kolommen in voordat je rangschikt. Alleen op frequentie afgaan kan een taak aantrekkelijker laten lijken dan die is.
• Noteer hoeveel systemen erbij betrokken zijn. Elke systeemgrens kan invloed hebben op de inspanning voor de uitvoering en het beheer.
• Houd ‘eerst anders inrichten’ en ‘niet automatiseren’ als geldige uitkomsten. Misschien kun je de taak beter schrappen of op een andere manier uitvoeren.

Leveranciers: alles-in-één of best-of-breed?

Sommige leveranciers bieden RPA en process mining samen op één platform. UiPath begon met RPA en voegde later process mining toe. Celonis komt uit de wereld van process mining en werkt samen met leveranciers van automatiseringstools. Beide aanpakken hebben voor- en nadelen.

Lees onze vergelijking van UiPath en ProcessMind voor een nadere blik op één vergelijking tussen leveranciers. De juiste keuze hangt af van je bestaande systemen, team en vereisten. Vergelijk de mogelijkheden voor process mining en automatisering afzonderlijk en controleer of het platform de beslissingen ondersteunt die je moet nemen.

Waar ProcessMind past

ProcessMind brengt process mining, procesmodellering en simulatie samen. Je kunt het gebruiken om:

• Ontdek hoe processen verlopen aan de hand van gebeurtenisdata.
• Analyseer varianten, bottlenecks en afwijkingen.
• Documenteer processen met BPMN-modellering.
• Simuleer voorgestelde wijzigingen voordat je ze doorvoert.
• Monitor de procesprestaties in de loop van de tijd.

ProcessMind helpt je het proces te begrijpen en mogelijkheden voor verbetering te beoordelen. Het bepaalt niet wat je moet automatiseren en voert de automatisering niet voor je uit. Je kunt de bevindingen gebruiken om automatisering te onderbouwen, het proces anders in te richten of te besluiten niet te automatiseren.

Overweeg je de bredere businesscase voor process mining? Bekijk dan hoe je een businesscase voor process mining opstelt. Lees hoe je een event log voor process mining maakt voor informatie over de benodigde data.

Mythes ontkracht

Mythe 1: “Process mining levert een automatiseringsplan op”

Process mining laat op basis van data zien hoe een proces verloopt. Het kan inefficiënties, bottlenecks en afwijkingen aan het licht brengen. Je team moet die bevindingen nog wel interpreteren en bepalen wat je automatiseert, opnieuw ontwerpt of ongemoeid laat. Wees voorzichtig met claims over een automatiseringsplan dat je met één klik krijgt.

Mythe 2: “Process mining is vooral bedoeld om RPA-bots te analyseren”

Process mining kan helpen om het bredere proces rond een bot te beoordelen, maar laat niet elk detail van de acties van de bot zien. Volgt een bot een vast script, bekijk dan het script en de logs om te begrijpen wat de bot doet. Gebruik process mining om te zien hoe de geautomatiseerde stap in het end-to-endproces past.

Mythe 3: “Voor elk automatiseringsproject heb je eerst process mining nodig”

Dat hoeft niet. Is de taak eenvoudig en goed begrepen, en zijn de uitzonderingen duidelijk, dan kun je misschien zonder process mining aan de slag. Process mining is vooral nuttig als het proces complex is of geen enkel team het volledige beeld heeft.

Mythe 4: “Automatisering en process mining vereisen toegang tot dezelfde data”

Dat is niet zo. RPA werkt via gebruikersinterfaces en heeft mogelijk toegang nodig tot schermen en applicaties. Process mining gebruikt gestructureerde eventdata uit bedrijfssystemen. De benodigde data, toegang en vaardigheden kunnen dus verschillen.

Wie beide tegelijk plant, moet rekening houden met die verschillen: andere vragen (“Wat kunnen we scripten?” en “Wat gebeurt er in het hele proces?”), andere eigenaren en andere toegangsrechten voor data.

Begin met bewijs, niet met een automatiseringsdoel

Process mining kan helpen om automatiseringskandidaten te rangschikken, de omvang van het werk in te schatten en te bekijken hoe het bredere proces verandert. Het kan ook uitwijzen dat automatisering niet de juiste volgende stap is. Dat is een nuttige uitkomst: het doel is een goed onderbouwde beslissing, niet zo veel mogelijk taken automatiseren.

Lees hoe je de gezondheid van een proces beoordeelt, vóór en na een verandering.

Ontwerp de gewenste situatie voordat je automatiseert, zodat je het proces dat je wilt bouwen kunt beoordelen.