Lean procesverbetering: een datagedreven gids
Leer meer over het DMAIC-proces, Six Sigma en lean procesverbeteringstools voor meetbare bedrijfsresultaten.
Aanmelden voor onze nieuwsbrief
Om je aan onze mailinglijst toe te voegen, hebben we toestemming nodig om je e-mailadres hiervoor op te slaan. Vink het selectievakje aan.
Je kunt je op elk moment afmelden. Bekijk ons Privacybeleid voor meer informatie.
Je kunt je op elk moment afmelden. Bekijk ons Privacybeleid voor meer informatie.
Wat je leert
Deze gids legt uit hoe process mining en automatisering (RPA) samenwerken, waar process mining helpt om automatiseringskansen te vinden en waarom je de waarde ervan onderschat als je het alleen als verkenningstool voor automatisering gebruikt.
De hype rond automatisering en de realiteitscheck
Zoek op “process mining en RPA” en je vindt tientallen pagina’s van leveranciers die process mining het ideale startpunt voor procesautomatisering noemen. Het verhaal is eenvoudig: breng je processen in kaart, vind repetitieve taken en laat bots ze overnemen.
Het is een mooi verhaal, maar het is onvolledig en enigszins misleidend.
In werkelijkheid zijn de meest voor de hand liggende kandidaten voor automatisering al bekend. Het financiële team weet dat het factuurdata tussen systemen kopieert. Het supportteam weet dat het steeds opnieuw dezelfde typen tickets handmatig doorstuurt. Meestal heb je geen volledige process mining-implementatie nodig om die kansen te zien.
Waar helpt process mining dan wel bij automatisering? En wat levert het nog meer op? Laten we daar eerlijk naar kijken.
Een korte introductie: RPA en process mining
Voordat we verder gaan, zorgen we dat we hetzelfde bedoelen.
Robotic Process Automation (RPA)
Software robots bootsen menselijke handelingen in gebruikersinterfaces na: op knoppen klikken, velden kopiëren, formulieren invullen en data tussen apps verplaatsen. Deze vorm van digitale automatisering staat ook bekend als RPA-technologie en voert repetitieve gegevensinvoer en regelgebaseerde taken uit.
- Wat het doet: Automatiseert repetitieve, regelgebaseerde taken op UI-niveau
- Input: Een vastgelegde set stappen en regels
- Sterk punt: Werkt in verschillende systemen zonder diepe integratie
- Beperking: Kan niet omgaan met ambiguïteit of ongedefinieerde situaties
Process mining
Gebruikt data uit event logs van IT-systemen om te reconstrueren hoe het werk echt verloopt. Je ziet het werkelijke proces, niet het proces zoals je denkt dat het verloopt.
- Wat het doet: Ontdekt, visualiseert, monitort en analyseert echte bedrijfsprocessen
- Input: Event logs met case-ID’s, activiteiten en timestamps
- Sterk punt: Laat het volledige beeld zien, inclusief uitzonderingen, knelpunten en workarounds
- Beperking: Vereist toegang tot gestructureerde eventdata
Lees voor een uitgebreidere introductie onze gids over wat process mining is.
Waar process mining echt helpt bij automatisering
Laten we eerlijk zijn: process mining voegt in verschillende situaties echte waarde toe aan initiatieven voor bedrijfsprocesautomatisering (BPA).
- Verborgen herhaling opsporen: Sommige repetitieve patronen lopen over meerdere teams of systemen heen. Process mining kan laten zien dat dezelfde data drie keer wordt ingevoerd door verschillende afdelingen, of dat een bepaalde overdracht altijd handmatig herstelwerk veroorzaakt. Dat zijn kandidaten voor automatisering die je vanuit één team niet zou vinden.
- De businesscase onderbouwen: Ook als je vermoedt dat een taak te automatiseren is, geeft process mining je de cijfers: hoe vaak de taak voorkomt, hoe lang die duurt en wat die per case kost. Zo verandert een vaag idee als “dit zouden we moeten automatiseren” in een concrete ROI-berekening.
- Automatisering na implementatie valideren: Wat gebeurt er nadat de bot live is gegaan? Met process mining kun je geautomatiseerde processen continu monitoren. Je ziet of de bot doet wat je verwacht, of er nieuwe knelpunten zijn ontstaan en hoe het proces als geheel is veranderd.
- Bepalen wat je juist NIET moet automatiseren: Process mining kan laten zien dat een taak die je geschikt vond voor automatisering te veel uitzonderingen heeft, te veel menselijk oordeel vraagt of te weinig voorkomt om de investering te rechtvaardigen. Weten waar je je automatiseringsbudget niet aan moet besteden is net zo belangrijk als weten waar je het wel aan besteedt.
Denk groter
Als je process mining alleen inzet om automatiseringstaken te vinden, koop je een Zwitsers zakmes om een tandenstoker te gebruiken. Process mining levert waarde in de hele levenscyclus: van discovery en conformance checking tot monitoring en optimalisatie. Het zoeken naar automatiseringskansen is maar een klein onderdeel.
Wees eerlijk: voor automatisering heb je niet altijd process mining nodig
Dit is de ongemakkelijke waarheid die je in de meeste blogs van leveranciers niet leest: als je alleen een lijst met te automatiseren taken nodig hebt, is process mining misschien overkill.
Process mining is een serieuze investering. Je hebt data-extractie, datavoorbereiding, draagvlak in de organisatie en deskundige interpretatie nodig. Waarde eruit halen kost moeite, tijd en commitment.
Als je automatiseringsdoelen eenvoudig zijn, leveren een paar workshops met de teams die het werk doen je een prima shortlist op. Bewaar de investering in process mining voor het moment waarop je meer wilt doen.
Gebruik geen process mining voor voor de hand liggende automatisering. Als het team crediteurenadministratie in de financiële dienstverlening al weet dat het vier uur per dag bezig is met gegevensinvoer, waarbij data uit e-mails naar het ERP wordt gekopieerd, automatiseer dat dan gewoon. Je hebt geen analyse van event logs nodig om te bevestigen wat iedereen al weet.
Process mining komt het best tot zijn recht wanneer het beeld complexer is: bij meerdere procesvarianten, onverwachte knelpunten, compliance-hiaten of de behoefte om de volledige end-to-end-impact van een wijziging te begrijpen.
Process mining doet veel meer dan automatiseringsdoelen vinden
Dit is het belangrijkste punt dat verloren gaat in het verhaal over “process mining voor RPA”. Het ontdekken van automatiseringskansen is een klein nevenvoordeel van Process Mining, niet het doel ervan.
- Continue procesmonitoring – Blijf na de mining monitoren. Worden de doorlooptijden korter? Nemen afwijkingen toe? Wordt het nieuwe beleid echt gevolgd? Process Mining geeft je een levend dashboard van hoe werk werkelijk verloopt. Bekijk onze gids over continue procesmonitoring.
- Conformiteitscontrole – Vergelijk hoe je proces werkelijk verloopt met hoe het zou moeten verlopen. Dit is belangrijk voor compliance, audits en governance. Geen enkele hoeveelheid RPA-bots repareert een proces dat in de basis niet werkt.
- Oorzaakanalyse – Waarom loopt 30% van de orders vertraging op? Process Mining kan vertragingen koppelen aan specifieke leveranciers, regio’s, teams of procesvarianten. Dat inzicht leidt meestal tot procesherontwerp in plaats van automatisering.
- Procesverbetering en herontwerp – De grootste winst komt bijna altijd door het proces zelf te veranderen, niet door een slecht proces te automatiseren. Process Mining laat zien waar en hoe je het proces kunt vereenvoudigen, stappen kunt schrappen, overdrachten kunt verminderen en onnodige goedkeuringen kunt verwijderen.
- Process simulation – Met ProcessMind kun je veranderingen modelleren en het effect ervan simuleren voordat je ze doorvoert. Dat is veel krachtiger dan blind de bestaande werkwijze automatiseren.
Automatisering moet het laatste redmiddel zijn, niet de eerste reactie. Herontwerp eerst het proces. Automatiseer daarna wat overblijft.
Mythes ontkracht
Er doen verschillende mythes de ronde over process mining en automatisering. We nemen ze direct onder de loep.
Mythe 1: “Process mining levert een automatiseringsplan op”
Nee. Process mining laat zien hoe een proces werkt. Het maakt inefficiënties, knelpunten en afwijkingen zichtbaar. Vervolgens moet je die bevindingen interpreteren en beslissen wat je automatiseert, wat je opnieuw ontwerpt en wat je laat zoals het is. Dat vraagt om menselijk oordeel. Leveranciers die een magische knop voor “automatiseringskansen” beloven, doen de werkelijkheid tekort.
Mythe 2: “Process mining is geweldig voor het minen van RPA-processen”
Process mining gebruiken om al geautomatiseerde RPA-processen te analyseren klinkt logisch, maar is zelden nuttig. Bots doen precies wat ze geprogrammeerd zijn te doen. Er valt weinig mysterie te ontrafelen. De bot volgt zijn script. Als dat script niet klopt, weet je dat al omdat de bot faalt. Process mining voegt waarde toe door het bredere proces rond de bot te analyseren, niet de bot zelf.
Mythe 3: “Je hebt process mining nodig vóór elk automatiseringsproject”
Niet altijd. Bij eenvoudige, goed begrepen automatiseringsdoelen kun je de bot gewoon bouwen. Process mining levert de meeste waarde bij complexe, cross-functionele processen waarvan je vanuit één team niet het volledige beeld kunt zien.
Mythe 4: “Automatisering en process mining hebben toegang tot dezelfde data nodig”
Dat klopt niet. RPA werkt op UI-niveau en heeft vaak alleen toegang tot het scherm nodig. Process mining heeft gestructureerde data uit event logs van backendsystemen nodig. RPA werkt aan de oppervlakte, terwijl process mining verbinding maakt met databases en datawarehouses. Je hebt andere vaardigheden en toegangsrechten nodig, en vaak zijn er ook andere teams bij betrokken.
Als je tegelijk voor RPA en process mining plant, moet je deze grenzen overbruggen: verschillende denkwijzen (“Wat kunnen we scripten?” tegenover “Wat gebeurt er echt?”), verschillende eigenaren (het automation CoE tegenover het procesverbeteringsteam) en een andere infrastructuur.
Leveranciers: alles-in-één versus best-of-breed
Sommige leveranciers bieden RPA en process mining op één platform aan. UiPath begon bijvoorbeeld met RPA en voegde later process mining toe. Andere leveranciers, zoals Celonis, komen uit de hoek van process mining en werken samen met automatiseringsleveranciers. Aan beide benaderingen kleven voor- en nadelen.
Alles-in-éénplatforms
Voordelen:- Strakke integratie tussen inzichten uit process mining en automatiseringsworkflows
- Eén leveranciersrelatie en contract
- Eén gebruikersinterface
Nadelen:
- Automatisering als uitgangspunt: de tool stuurt je richting automatisering, ook wanneer herontwerp van het proces beter zou zijn
- Afhankelijkheid van de leverancier: overstappen van één onderdeel betekent dat je alles moet vervangen
- “Goed genoeg” op elk gebied, maar zelden toonaangevend op beide
Best-of-breedbenadering
Voordelen:- Kies voor elke taak de sterkste tool
- Flexibiliteit om onderdelen te vervangen als behoeften veranderen
- Geen voorkeur voor één type oplossing
Nadelen:
- Integratie vraagt meer inspanning
- Meerdere leveranciersrelaties om te beheren
Bekijk voor een gedetailleerde vergelijking onze analyse van UiPath versus ProcessMind.
Voor de meeste organisaties is flexibiliteit belangrijk. Process mining en automatisering hebben verschillende doelen. Je voor het gemak in jaar één vastleggen op het ecosysteem van één leverancier kan in jaar drie een beperking worden als je behoeften veranderen. ProcessMind werkt met elke automatiseringsstack, zodat je process intelligence nooit aan een specifieke RPA-leverancier vastzit.
Een praktische aanpak: process mining en automatisering goed toegepast
Als je process mining wilt gebruiken ter ondersteuning van je strategie voor enterprise-procesautomatisering, volg dan deze praktische aanpak. Zo voorkom je de meest voorkomende valkuilen.
1. Begrijp
Analyseer je processen eerst. Zoek naar knelpunten, complianceproblemen, herstelwerk en onnodige overdrachten.
2. Verbeter eerst
Vraag je bij elk probleem af: “Kunnen we dit oplossen door het proces te veranderen?” Stappen schrappen is goedkoper dan bots bouwen.
3. Automatiseer daarna
Automatiseer na het verbeteren van het proces wat overblijft: repetitieve, regelgebaseerde taken met een hoog volume, met geschikte tools voor bedrijfsprocesautomatisering. Nu automatiseer je een schoon proces.
4. Monitor
Volg het gecombineerde proces: menselijke stappen, geautomatiseerde stappen en overdrachten. Gebruik een continue feedbacklus om problemen vroeg te signaleren.
5. Herhaal
Processen veranderen, eisen verschuiven en nieuwe kansen ontstaan. Blijf processen analyseren, monitoren en verbeteren.
Lees voor meer informatie over stap 4 onze gids over continue procesmonitoring.
Veelvoorkomende valkuil
Een slecht proces automatiseren zorgt er alleen voor dat het sneller stukloopt. Verbeter altijd eerst en automatiseer daarna. De succesvolste organisaties zien automatisering als één hulpmiddel binnen een bredere aanpak voor procesverbetering, niet als doel op zich.
ProcessMind: het platform voor process intelligence
ProcessMind is een modern, self-serviceplatform voor process intelligence dat process mining, procesmodellering en simulatie combineert. Hiermee kun je:
- Ontdekken hoe processen echt werken met datagedreven process mining
- Analyseren van knelpunten, afwijkingen en grondoorzaken met interactieve dashboards
- Ontwerpen van verbeterde processen met BPMN 2.0-modelleertools
- Simuleren van wijzigingen voordat je ze doorvoert, om de impact te voorspellen
- Monitoren van procesprestaties om verbeteringen blijvend vast te houden
Of automatisering nu wel of niet op de roadmap staat, ProcessMind geeft je het overzicht om betere beslissingen te nemen over procesverbetering. Wanneer automatisering zinvol is, beschik je over de data om een sterke businesscase op te bouwen en de monitoring om de resultaten te controleren.
Klaar om te zien wat er echt in je processen gebeurt?
Gerelateerde bronnen:
- Wat is process mining? - De basis
- Hoe analyseer je je proces? - Van data naar inzichten
- Hoe implementeer je procesoptimalisatie? - Van inzichten naar resultaten
- Hoe monitor je je proces continu? - Verbeteringen vasthouden
- UiPath versus ProcessMind - Platformvergelijking
- Uitdagingen en best practices voor process mining - Veelvoorkomende valkuilen voorkomen
- Technieken voor procesverbetering: de ultieme lijst - 15 bewezen methoden vergeleken
Gerelateerde blogposts
Ontvang waardevolle inzichten over process mining en workflow-optimalisatie in je inbox
Alternatieven voor Celonis: vergelijk process mining-tools
Vergelijk Celonis voor process mining met ProcessMind en vind software die past bij je processen, budget en doelen.
Fluxicon Disco versus ProcessMind: vergelijking van process mining
Vergelijk Fluxicon Disco en ProcessMind op functies, prijzen en gebruikssituaties om het juiste process mining-platform voor je team te kiezen.
SAP Signavio versus ProcessMind: vergelijking van process mining
Vergelijk ProcessMind en SAP Signavio voor process mining, modellering en simulatie. Kies de oplossing die bij je bedrijf past.
Ontwerp betere processen. Bouw een verbonden architectuur. Houd de controle.
Krijg meteen toegang, zonder creditcard en zonder wachttijd. Zet de manier waarop je organisatie werkt om in heldere, verbonden procesontwerpen.
Bouw je procesarchitectuur, leg eigenaarschap en beheersmaatregelen vast en breng rollen en verantwoordelijkheden op elk niveau op één lijn.
Start je gratis proefperiode en leg één betrouwbare basis voor het beheren, besturen en continu verbeteren van je processen.