BPMN, UML ou organigramme : quel diagramme choisir ?

BPMN ou UML : tout dépend de ce que vous souhaitez modéliser. BPMN décrit les processus métier et la circulation du travail entre les participants. UML représente la structure et le comportement des logiciels. L’organigramme, lui, offre une façon rapide et informelle de montrer des étapes et des décisions. Ces représentations peuvent se ressembler, mais elles ne sont pas interchangeables.

Cette page compare les usages de chaque notation, vous propose un tableau pour faire votre choix et explique pourquoi nous modélisons en BPMN 2.0 plutôt qu’avec une notation maison.

Que permet de modéliser chaque notation ?

BPMN 2.0 signifie Business Process Model and Notation. Cette norme, maintenue par l’Object Management Group (OMG), sert à modéliser les processus métier : les participants, les activités, leur enchaînement, les décisions et les événements qui déclenchent ou interrompent le travail. Les symboles et les règles qui définissent leurs relations sont normalisés, ce qui permet de valider les modèles. BPMN 2.0 définit également un format XML pour échanger des modèles entre outils. Pour découvrir cette notation, consultez notre présentation de BPMN 2.0.

UML signifie Unified Modeling Language. Cette notation, également normalisée par l’OMG, sert à décrire les systèmes logiciels et leur comportement. Elle comprend des diagrammes de classes, de composants, de déploiement, de séquence, d’activités, d’états-transitions et de cas d’utilisation. Les diagrammes d’activités sont ceux qui se rapprochent le plus souvent de la modélisation des processus.

Les organigrammes représentent les étapes et les décisions à l’aide de formes et de flèches. Aucune norme ni règle commune ne les encadre. Les équipes s’appuient donc sur leurs propres conventions : ils sont rapides à dessiner, mais deux personnes peuvent facilement les interpréter différemment. Le terme anglais s’écrit de plusieurs façons, notamment « flow chart » et « flow-chart », et il est parfois mal orthographié « flow charter ». Il désigne toujours le même type de diagramme informel.

BPMN, UML ou organigramme : comment choisir ?

Déterminez d’abord le livrable dont vous avez besoin, puis choisissez la notation indiquée dans la colonne centrale.

La question n’est pas de savoir quelle notation vous semble familière, mais ce que le diagramme doit expliquer et qui devra l’utiliser une fois créé.

Comment procéder en équipe ? Commencez par définir le livrable en une phrase, puis évitez de choisir en fonction de l’outil. Les préférences d’un fournisseur ou d’une ancienne licence ne justifient pas le choix d’une notation. Si plusieurs notations conviennent, retenez celle que le plus grand nombre de personnes peut comprendre sans aide. Consignez aussi les conventions que vous ajoutez, par exemple pour le nommage, la mise en page et le niveau de détail, afin que le prochain modèle ne reparte pas de zéro. Pour vérifier que le diagramme est compréhensible, montrez-le à une personne qui n’a pas participé à l’atelier et demandez-lui ce qui se passe ensuite. Si elle ne peut pas répondre, le problème ne vient généralement pas de la notation.

Pourquoi BPMN et UML se ressemblent-ils ?

Un diagramme d’activités UML et un diagramme de processus BPMN peuvent tous deux utiliser des rectangles arrondis pour les activités, des losanges pour les décisions et des barres pour les chemins parallèles. À première vue, ils peuvent sembler très proches.

Le sens des formes, lui, diffère. Un diagramme d’activités UML décrit le comportement d’un logiciel ou d’un système. Un diagramme BPMN représente le travail effectué par des participants, qui peuvent être des personnes, des services ou des systèmes. BPMN comporte des éléments spécifiques pour les participants, les couloirs, les flux de messages et les événements. Les diagrammes d’activités UML ne représentent pas ces concepts de processus métier de la même manière.

Peut-on combiner BPMN, UML et les organigrammes ?

Oui, à condition d’indiquer la notation utilisée pour chaque diagramme :

• Documentez le processus métier en BPMN et le logiciel qui le prend en charge en UML. Indiquez clairement le lien, par exemple au moyen d’un nom ou d’un identifiant commun.
• Utilisez UML pour concevoir le logiciel, même si un processus BPMN l’englobe. Chaque modèle répond à une question différente.

Le problème n’est pas d’utiliser plusieurs notations dans une même organisation : nous le faisons aussi. Il apparaît lorsqu’on les mélange dans un même diagramme sans le préciser. Si le lecteur ne peut pas savoir si une forme représente une activité, un élément logiciel ou une étape informelle, le diagramme n’est pas fiable.

Quand vaut-il mieux choisir un organigramme ?

La comparaison entre BPMN et un organigramme se pose à plus petite échelle, et la réponse dépend généralement de la maintenance. Un organigramme convient mieux à une procédure courte, à un schéma réalisé en atelier ou à une explication ponctuelle : quelques étapes et une décision, sans structure dont l’équipe n’a pas encore besoin.

Choisissez BPMN dès lors que le diagramme doit être lu de manière cohérente, vérifié au regard des règles de notation, réexaminé au trimestre suivant ou partagé entre équipes. En cas de doute, commencez par un schéma, puis formalisez-le en BPMN lorsque le processus mérite un modèle. Pour découvrir d’autres types de diagrammes, consultez notre présentation de la cartographie des processus. Si vous abandonnez un ancien outil de création de diagrammes, découvrez aussi les alternatives à Visio pour BPMN.

Que faire des organigrammes que votre équipe a déjà créés ? Considérez-les comme un point de départ, pas comme le modèle de référence. Un schéma réalisé en atelier permet souvent de s’accorder rapidement sur le périmètre. Une fois le processus devenu important, le redessiner en BPMN ne prend qu’une heure ou deux : l’organigramme reste ainsi une ébauche, et non un concurrent. Évitez surtout de maintenir deux représentations du même processus dans deux notations. Aucune ne ferait alors autorité, et la réunion finirait par porter sur la question de savoir laquelle est à jour.

Comment garantir la portabilité d’un modèle BPMN ?

Créez-le dans un environnement qui respecte la notation standard et permet d’exporter le fichier. ProcessMind permet de modéliser en BPMN 2.0 dans le navigateur et d’importer et d’exporter des fichiers BPMN. Votre diagramme n’est donc pas prisonnier du logiciel dans lequel il a été créé. Vous pouvez également conserver le modèle à côté du processus découvert par Process Mining, afin de comparer le processus prévu à celui que vos systèmes ont enregistré.

Découvrez le fonctionnement de l’espace de modélisation de ProcessMind ou consultez les éléments BPMN pris en charge.