BPMN, UML ou fluxograma: qual diagrama usar

BPMN vs. UML: a escolha depende do que você quer modelar. BPMN representa processos de negócio e o fluxo de trabalho entre participantes. UML descreve a estrutura e o comportamento de sistemas de software. Já o fluxograma é uma forma rápida e informal de mostrar etapas e decisões. Embora os diagramas possam parecer semelhantes, cada um tem uma finalidade diferente.

Esta página compara a finalidade de cada notação, apresenta uma tabela para ajudar você a escolher e explica por que modelamos em BPMN 2.0, em vez de usar uma notação própria.

O que cada notação representa?

BPMN 2.0 é a sigla em inglês para Business Process Model and Notation. Mantido pelo Object Management Group (OMG), o padrão representa processos de negócio: participantes, atividades, sequências, decisões e eventos que iniciam ou interrompem o trabalho. Os símbolos e as regras para conectá-los são definidos, o que permite validar os modelos. O BPMN 2.0 também define um formato XML para trocar modelos entre ferramentas. Para conhecer a notação, veja o que é BPMN 2.0.

UML é a sigla em inglês para Unified Modeling Language. Também é um padrão do OMG, usado para descrever sistemas de software e seu comportamento. Abrange diagramas de classes, componentes, implantação, sequência, atividades, máquina de estados e casos de uso. Os diagramas de atividades são os que mais se aproximam da modelagem de processos.

Fluxogramas mostram etapas e decisões com formas e setas. Não há um padrão oficial nem um conjunto fixo de regras, então cada time acaba adotando suas próprias convenções. São rápidos de desenhar, mas duas pessoas podem interpretá-los de maneiras diferentes. O nome também varia: fluxograma, diagrama de fluxo ou até o erro comum “fluxograma de fluxo”. Mas todos se referem ao mesmo tipo de diagrama informal.

BPMN vs UML vs fluxograma: como escolher?

Identifique o que você precisa produzir e escolha a notação indicada na coluna do meio.

A questão não é qual notação parece familiar. É o que o diagrama precisa comunicar e quem vai usá-lo depois que você o desenhar.

Como colocar isso em prática com um time? Primeiro, definam em uma frase o que precisam representar. Evitem escolher pela ferramenta: a preferência de um fornecedor ou de uma licença antiga não justifica uma notação. Se duas notações atenderem à necessidade, escolham a que mais pessoas conseguem interpretar sem ajuda. Registrem também as convenções adicionais, como nomes, layout e nível de detalhe, para que o próximo modelo não invente as próprias regras. Um bom teste é mostrar o diagrama a alguém que não participou do workshop e perguntar o que acontece em seguida. Se a pessoa não souber responder, geralmente o problema não está na notação.

Por que BPMN e UML parecem semelhantes?

Um diagrama de atividades UML e um diagrama de processos BPMN podem usar retângulos arredondados para atividades, losangos para decisões e barras para caminhos paralelos. À primeira vista, podem parecer muito semelhantes.

Mas as formas têm significados diferentes. Um diagrama de atividades UML descreve o comportamento de um software ou sistema. Um diagrama BPMN descreve o trabalho realizado por participantes, que podem ser pessoas, departamentos e sistemas. O BPMN tem elementos específicos para participantes, raias, fluxos de mensagens e eventos. Os diagramas de atividades UML não representam esses conceitos de processos de negócio da mesma maneira.

É possível combinar BPMN, UML e fluxogramas?

Sim, desde que cada diagrama indique qual notação está usando:

• Documente o processo de negócio em BPMN e o software que dá suporte a ele em UML. Deixe a relação explícita, por exemplo, usando um nome ou identificador em comum.
• Use UML para projetar o software, mesmo quando ele faz parte de um processo BPMN. Cada modelo responde a uma pergunta diferente.

O problema não é usar várias notações em uma organização. Nós mesmos fazemos isso. O problema é misturá-las em um mesmo diagrama sem deixar isso claro: se quem lê não consegue saber se uma forma representa uma atividade, um elemento de software ou uma etapa informal, não dá para confiar no diagrama.

Quando o fluxograma é a melhor opção?

A comparação entre BPMN e fluxograma é a mesma questão em menor escala, e a resposta geralmente depende da manutenção. O fluxograma é a melhor opção para um procedimento curto, um esboço feito em um workshop ou uma explicação pontual: algumas etapas e uma decisão, sem uma estrutura de que a equipe ainda não precisa.

Escolha BPMN quando o diagrama precisar ser lido de forma consistente, verificado segundo as regras da notação, revisado no próximo trimestre ou compartilhado entre equipes. Se estiver em dúvida, faça um esboço primeiro e formalize-o em BPMN quando o processo justificar um modelo. Para conhecer outros tipos de diagrama, veja o que é mapeamento de processos. Se você está deixando uma ferramenta de diagramação antiga, leia alternativas ao Visio para BPMN.

E os fluxogramas que sua equipe já tem? Use-os como ponto de partida, não como modelo. Um esboço feito em um workshop costuma ser a forma mais rápida de chegar a um acordo sobre o escopo. Quando o processo passa a exigir um modelo, redesenhá-lo em BPMN leva uma ou duas horas. Assim, o fluxograma funciona como rascunho, não como concorrente. O que evitamos é manter o mesmo processo duas vezes, em duas notações. Nesse caso, nenhuma versão é a oficial, e a reunião acaba girando em torno da dúvida sobre qual delas está atualizada.

Como manter um modelo BPMN portátil?

Crie o diagrama em um lugar que mantenha a notação padrão e permita exportar o arquivo. O ProcessMind usa BPMN 2.0 no navegador e importa e exporta arquivos BPMN, para que o diagrama não fique preso ao produto em que foi criado. Você também pode manter o modelo junto do processo analisado com Process Mining. Assim, é possível comparar o processo planejado com o que os sistemas registraram.

Veja como funciona o espaço de trabalho de modelagem do ProcessMind ou consulte os elementos BPMN compatíveis.