Process Mining in der Debitorenbuchhaltung: Leitfaden

Process Mining in der Debitorenbuchhaltung: Days Sales Outstanding verstehen

Days Sales Outstanding (DSO) gibt an, wie viele Tage im Durchschnitt zwischen einem Verkauf und dem Zahlungseingang liegen. Verändert sich der DSO-Wert, kann das an saisonalen Effekten liegen. Auch Abläufe in der Debitorenbuchhaltung spielen eine Rolle: Rechnungen bleiben möglicherweise ohne Nachverfolgung, Klärungsfälle ziehen sich hin und Nacharbeit verzögert die Zahlungszuordnung. Process Mining zeigt, an welchen Stellen im Prozess Zeit verloren geht, ohne das Kundenverhalten als einzige Ursache vorauszusetzen.

Was zeigt Process Mining in der Debitorenbuchhaltung?

Ihre Vorgehensweisen beschreiben, wie der Forderungseinzug ablaufen sollte. Ein Event Log zeigt den tatsächlichen Ablauf: die Aktivitäten, Übergaben, Wartezeiten und Prozesswege der einzelnen Cases.

Mit ProcessMind können Sie Daten aus der Debitorenbuchhaltung analysieren und Folgendes erkennen:

• Zeit von der Rechnungserstellung bis zum Zahlungseingang
• Wartezeit zwischen Mahnungen und anderen Aktivitäten des Forderungseinzugs
• Streitfallquoten und Klärungszeiten nach Kunde, Region oder Rechnungsart
• Nacharbeit, etwa wiederholte Rechnungsbearbeitung oder Korrekturen
• Manuelle Aktivitäten und Übergaben
• Abweichungen zwischen dem dokumentierten Prozess und der tatsächlichen Ausführung
• Cases, bei denen Ziele für den Forderungseinzug oder die Klärung verfehlt werden

Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Prozessverzögerungen von anderen Faktoren zu unterscheiden, die die DSO beeinflussen. Sie belegen nicht, dass eine Prozessänderung zu einem bestimmten DSO-Ergebnis führt.

Wo entstehen Verzögerungen beim Forderungseinzug und Nacharbeit?

Beginnen Sie mit den Prozessschritten zwischen Rechnungserstellung und Zahlung. Eine Prozesslandkarte zeigt, wo Cases warten, welche Wege länger dauern und an welchen Stellen Teams Arbeit wiederholen. Filtern Sie nach Kundensegment, Rechnungsart, Zahlungsstatus oder Streitfallgrund, um vergleichbare Cases gegenüberzustellen.

Prüfen Sie zum Beispiel, ob strittige Rechnungen länger auf ihre Klärung warten, ob Teams bestimmte Rechnungsarten mehrfach bearbeiten oder ob auf eine Übergabe eine lange Verzögerung folgt. Das Event Log zeigt Zeitabläufe und Reihenfolgen im Prozess, kann aber nicht jede Ursache allein erklären.

Entdecken Sie Process Mining und erfahren Sie, wie Prozesslandkarten, Varianten und Filter Ihre Analyse unterstützen können.

Wie wirken sich Streitfälle und die Zahlungszuordnung aus?

Streitfälle können zwischen Rechnungsstellung und Zahlung zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand verursachen. Vergleichen Sie Streitfallarten, Klärungswege und verstrichene Zeit, um zu erkennen, wo Cases warten oder zu früheren Aktivitäten zurückkehren. Auch Nacharbeit kann die Durchlaufzeit verlängern, wenn Rechnungen wiederholt geprüft oder korrigiert werden müssen.

Auch die Zahlungszuordnung sollten Sie untersuchen. Prüfen Sie, wann zahlungsbezogene Aktivitäten stattfinden und wie sie mit der Rechnungsbearbeitung und der Klärung von Streitfällen zusammenhängen. Process Mining analysiert erfasste Ereignisse, zieht aber keine Zahlungen ein.

Wie lässt sich die Umschlagshäufigkeit der Forderungen interpretieren?

Die Umschlagshäufigkeit der Forderungen gibt an, wie oft Forderungen innerhalb eines Zeitraums eingezogen werden. Sie ergänzt die Kennzahl DSO um eine andere Perspektive: Die Umschlagshäufigkeit misst, wie häufig Zahlungen eingehen, während DSO die durchschnittliche Zeit zwischen Verkauf und Zahlung schätzt. Verwenden Sie beim Vergleich die Definitionen und Berechnungsmethoden, die Ihr Finanzteam bereits anwendet.

Process Mining ergänzt diese Finanzkennzahlen um Einblicke in die tatsächlichen Arbeitsabläufe. Damit können Sie untersuchen, ob Verzögerungen, Streitfälle oder Nacharbeit mit Veränderungen beim Zahlungseingang zusammenhängen. Die Definitionen Ihres Finanzteams und die buchhalterische Analyse ersetzt es jedoch nicht.

Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung: So unterscheiden sich die beiden Abläufe

Die Debitorenbuchhaltung erfasst, welche Beträge Kunden Ihrer Organisation schulden und welche Schritte für den Zahlungseingang erforderlich sind. Die Kreditorenbuchhaltung erfasst, welche Beträge Ihre Organisation Lieferanten schuldet und welche Arbeitsschritte für die Bezahlung anfallen. Die Prozesse verfolgen unterschiedliche Ziele und umfassen verschiedene Ereignisse. Beide profitieren jedoch davon, dass tatsächliche Prozessabläufe, Wartezeiten, Übergaben und Nacharbeit sichtbar werden.

Vergleichen Sie den Anwendungsfall Kreditorenbuchhaltung oder sehen Sie sich den Anwendungsfall Finanzen und Shared Services an, um einen umfassenderen Überblick über die Prozessanalyse im Finanzbereich zu erhalten.

Wie analysieren Sie Ihren Forderungseinzug?

1. Analysieren: Bereiten Sie ein Event Log vor und untersuchen Sie den tatsächlichen Prozess in ProcessMind. Vergleichen Sie Prozesswege und filtern Sie nach Attributen wie Kundensegment, Rechnungsart, Zahlungsstatus oder Streitfallgrund.
2. Modellieren: Dokumentieren Sie auf Grundlage Ihrer Erkenntnisse einen Sollprozess in BPMN. Legen Sie Aktivitäten, Übergaben, Ausnahmewege und die KPIs fest, die Ihr Team verfolgen möchte. BPMN-Modellierung entdecken, um den aktuellen und den künftigen Prozess zu dokumentieren.
3. Simulieren: Vergleichen Sie geplante Prozessszenarien vor der Umsetzung. Bewerten Sie zum Beispiel unterschiedliche Zeitpunkte für Erinnerungen, Wege zur Streitfallbearbeitung, Freigaberegeln oder Übergaben. Mehr über Prozesssimulation erfahren und prüfen, wie sich Szenarien auf die Prozessleistung auswirken könnten.

ProcessMind analysiert und modelliert Prozessdaten. Ihr Team entscheidet, welche Änderungen umgesetzt werden, und überwacht die Ergebnisse.

Welche Daten benötigen Sie für den Einstieg?

Beginnen Sie mit einer Frage zum Forderungseinzug, zum Beispiel, an welcher Stelle sich die Zeit von der Rechnung bis zur Zahlung verlängert oder bei welchen Streitfallwegen die meiste Nacharbeit anfällt. Für eine erste Analyse können Sie ein Rechnungs- und Zahlungsprotokoll verwenden, das Sie bereits aus Ihrem ERP exportieren.

Bereiten Sie mindestens Folgendes vor:

• Eine Case-ID, die Ereignisse einer Rechnung oder einem anderen Case zuordnet
• Einen Aktivitätsnamen
• Einen Timestamp für jedes Ereignis

Ergänzen Sie, sofern verfügbar, Attribute wie Kunde, Rechnungswert, Zahlungsstatus, Streitfallgrund, Team und Region. Mit diesen Feldern können Sie Segmente vergleichen und Unterschiede in der Prozessleistung untersuchen.

Prüfen Sie die Datenanforderungen, bevor Sie Ihr Event Log vorbereiten.

Welche Ergebnisse können Sie erwarten?

Die Ergebnisse hängen von Qualität und Umfang Ihrer Daten, der Prozesskomplexität und den Änderungen Ihres Teams ab. Ermitteln Sie anhand Ihres Event Logs einen Ausgangswert, finden Sie heraus, wo sich Zeitaufwand und Nacharbeit häufen, und verfolgen Sie die Prozessleistung nach Änderungen.

Process Mining garantiert keine Senkung der DSO. Es zeigt den Ablauf der erfassten Arbeit und hilft Ihrem Team, Verbesserungsmöglichkeiten zu untersuchen und zu priorisieren. Die finanziellen Ergebnisse hängen von mehreren Faktoren ab.