Departman: Alacaklar Muhasebesi Process Mining Rehberi

Process Mining ile Alacaklar Muhasebesini iyileştirin

Neden önemlidir

Alacaklar Muhasebesi ekipleri tahsilat, itirazlar, ödeme gecikmeleri ve manuel işler hakkında güvenilir bir görünürlüğe ihtiyaç duyar. Belgelenen prosedürler sürecin gerçekte nasıl işlediğini nadiren gösterir. Bu fark; önlenebilir bekleme sürelerini, tekrarlanan etkinlikleri, tutarsız uygulamaları ve nakit akışını etkileyen darboğazları gizleyebilir.

Geleneksel analiz çoğu zaman pahalı araçlar, uzman eğitimi ve kapsamlı manuel hazırlık gerektirir. Process Mining, elinizdeki verilerle daha hızlı çalışmanızı sağlar. Event Logunuzu yükleyin ve darboğazlar, farklı akışlar ve tekrar işleri dahil gerçek süreci görün.

Şu bulguları ölçebilirsiniz:

• Fatura oluşturulmasından ödemeye kadar geçen süre
• Tahsilat etkinlikleri arasındaki bekleme süresi
• Müşteriye, bölgeye veya fatura türüne göre itiraz oranları
• Tekrar işleri ve tekrarlanan fatura işlemleri
• Manuel etkinlikler ve aktarımlar
• Belgelenen süreçten sapmalar
• Tahsilat veya çözüm hedeflerini aşan vakalar

Nasıl ilerlemelisiniz

1. Process Mining yapın: ERP, CRM, faturalama veya tahsilat verilerinizi bağlayın ve Event Logu ProcessMind’de analiz edin. Belgelenen akışı gerçek uygulamayla karşılaştırmak için süreç haritasını kullanın. Gecikme kaynaklarını izole etmek üzere müşteri segmentine, fatura türüne, ödeme durumuna veya itiraz nedenine göre filtreleyin. Uzman bir ekibe bağlı kalmadan varyantları, darboğazları ve yeniden çalışmayı belirlemek için Process Mining özelliklerini inceleyin.

2. Modelleyin: Bulguları kullanarak BPMN 2.0 ile hedef süreç oluşturun. Alacak hesapları ekibiniz için önemli etkinlikleri, devir teslimleri, istisna yollarını ve KPI’ları tanımlayın. Modeli Event Logunuzdaki kanıtlarla bağlantılı tutun. Process Mapping ile mevcut ve gelecekteki durumu finans, operasyon ve BT ekiplerinin birlikte inceleyebileceği bir formatta belgeleyebilirsiniz.

3. Simüle edin: Değişiklikleri uygulamadan önce test edin. Daha erken hatırlatmalar, otomatik itiraz yönlendirme, farklı onay kuralları veya daha az manuel devir teslim gibi senaryoları karşılaştırın. Tahsilat süresi, itiraz çözüm süresi, iş yükü ve işletme maliyeti üzerindeki etkiyi tahmin etmek için Process Simulation kullanın. Sonuçlara göre hedef süreci iyileştirin ve uygulama sonrasında performansı izleyin.

Neler bekleyebilirsiniz

Sonuçlar veri kalitesine, süreç karmaşıklığına ve uyguladığınız değişikliklere bağlıdır. Ekipler Alacaklar Muhasebesi Process Mining yaklaşımını genellikle şunlar için kullanır:

• Hedeflenen süreç bölümlerinde çevrim süresini %20-40 azaltın
• En fazla gecikmeye yol açan etkinlikleri ve akışları belirleyin
• İtiraz ve tekrar işi kaynaklarını segmente göre ölçün
• Uygun otomasyon fırsatlarına öncelik vererek manuel işi azaltın
• Vadesi geçen faturalar ve çözülmemiş itirazlar hakkında görünürlüğü artırın
• Süreç iyileştirmesi için ölçülebilir bir başlangıç noktası oluşturun

Bu rakamları garanti değil, planlama aralıkları olarak değerlendirin. Gerçekçi bir başlangıç noktası belirlemek ve ilerlemeyi izlemek için gereken kanıtı Event Logunuz sağlar.

Başlangıç

Alacaklar Muhasebesi süreçlerinden biri ve net bir soruyla başlayın. Örneğin: Faturadan tahsilata kadar geçen süre nerede uzuyor? Hangi itiraz türleri en fazla tekrar işi gerektiriyor? Hangi müşteriler veya ekipler en uzun gecikmeleri yaşıyor?

Vaka kimliği, etkinlik adı ve zaman damgası içeren bir Event Log hazırlayın. Kullanılabiliyorsa müşteri, fatura değeri, ödeme durumu, itiraz nedeni, ekip ve bölge gibi öznitelikleri ekleyin. Verileri ProcessMind’e yükleyin ve analizinizi genişletmeden önce ilk süreç haritasını inceleyin.

Logdan içgörüye geçerek belgelenen varsayımlardan ölçülebilir bulgulara ulaşabilirsiniz. Sonuçları iyileştirmelere öncelik vermek, hedef durumu modellemek ve kaynak ayırmadan önce değişiklikleri test etmek için kullanın.