Mejore el proceso de cuentas por cobrar con Process Mining

Process Mining para cuentas por cobrar: comprenda el DSO

Los días de ventas pendientes de cobro (DSO) indican cuántos días pasan, en promedio, entre una venta y su pago. Si el DSO cambia, la estacionalidad puede ser una de las causas. También puede influir el proceso de cuentas por cobrar: quizá las facturas tarden en recibir seguimiento, las disputas en resolverse o el reprocesamiento en retrasar la aplicación de los pagos. Process Mining permite ver en qué etapas se acumula tiempo, sin atribuir el cambio únicamente al comportamiento de los clientes.

¿Qué puede mostrar Process Mining sobre las cuentas por cobrar?

Sus procedimientos describen cómo debería funcionar la cobranza. Un registro de eventos muestra cómo funciona realmente el proceso: las actividades, los traspasos, los tiempos de espera y las rutas que siguen los distintos casos.

Con ProcessMind, puede analizar los datos de cuentas por cobrar para detectar:

• El tiempo desde la creación de la factura hasta el pago
• El tiempo de espera entre las gestiones de cobro y otras actividades de cobranza
• Las tasas de disputas y los tiempos de resolución por cliente, región o tipo de factura
• El trabajo repetido, como la gestión reiterada de facturas o las correcciones
• Las actividades manuales y los traspasos
• Las diferencias entre el proceso documentado y su ejecución real
• Los casos que no cumplen los objetivos de cobranza o resolución

Estos resultados ayudan a distinguir las demoras del proceso de otros factores que afectan al DSO. No demuestran que un cambio en el proceso vaya a producir un resultado específico en el DSO.

¿Dónde se producen demoras en la cobranza y trabajo repetido?

Empiece por las etapas entre la creación de la factura y el pago. Un mapa del proceso muestra dónde esperan los casos, qué rutas tardan más y dónde los equipos repiten tareas. Aplique filtros por segmento de clientes, tipo de factura, estado del pago o motivo de la disputa para comparar casos similares.

Por ejemplo, compruebe si las facturas disputadas tardan más en resolverse, si los equipos gestionan más de una vez ciertos tipos de factura o si después de un traspaso se produce una demora prolongada. El registro de eventos muestra la secuencia y los tiempos del proceso, pero no permite explicar por sí solo todas las causas.

Explore Process Mining para ver cómo los mapas de procesos, las variantes y los filtros pueden ayudarle en el análisis.

¿Cómo influyen las disputas y la aplicación de pagos?

Las disputas pueden añadir tiempo y trabajo entre la facturación y el pago. Compare los tipos de disputa, las rutas de resolución y el tiempo transcurrido para ver dónde esperan los casos o vuelven a actividades anteriores. El trabajo repetido también puede alargar el proceso cuando las facturas requieren revisiones o correcciones reiteradas.

La aplicación de pagos es otro aspecto que conviene analizar. Observe cuándo se producen las actividades relacionadas con los pagos y cómo se conectan con la gestión de facturas y la resolución de disputas. Process Mining analiza los eventos registrados, pero no cobra los pagos.

¿Cómo interpretar el índice de rotación de las cuentas por cobrar?

El índice de rotación de las cuentas por cobrar mide cuántas veces se cobran las cuentas pendientes durante un período. Ofrece una perspectiva distinta a la de los días de ventas pendientes de cobro (DSO): la rotación mide la frecuencia de cobro, mientras que el DSO estima el tiempo promedio entre una venta y su pago. Al comparar estas medidas, utilice las definiciones y los criterios de cálculo que ya sigue su equipo de finanzas.

Process Mining aporta contexto sobre cómo se realiza el trabajo junto con estas métricas financieras. Puede ayudarle a investigar si las demoras, las disputas o los reprocesos coinciden con cambios en el rendimiento de cobro, pero no sustituye las definiciones ni el análisis contable de su equipo de finanzas.

Cuentas por cobrar y cuentas por pagar: diferencias entre ambos ciclos

Las cuentas por cobrar registran lo que los clientes deben a su organización y el trabajo necesario para cobrarlo. Las cuentas por pagar registran lo que su organización debe a los proveedores y el trabajo necesario para pagarles. Aunque los procesos tienen objetivos y eventos distintos, en ambos resulta útil conocer los recorridos reales, los tiempos de espera, los traspasos y los reprocesos.

Compare este caso de uso con el de cuentas por pagar o consulte el caso de uso de finanzas y servicios compartidos para conocer un análisis más amplio de los procesos de las operaciones financieras.

¿Cómo puede analizar el proceso de cobranza?

1. Analice: Prepare un registro de eventos y analice el proceso real en ProcessMind. Compare las rutas y aplique filtros por atributos como el segmento de clientes, el tipo de factura, el estado del pago o el motivo de la disputa.
2. Modele: Utilice los resultados para documentar un proceso objetivo en BPMN. Defina las actividades, los traspasos, las rutas de excepción y los KPI que su equipo quiere seguir. Explore el modelado BPMN para documentar los estados actuales y futuros.
3. Simule: Compare escenarios de proceso propuestos antes de implementarlos. Por ejemplo, evalúe distintos tiempos para los recordatorios, rutas de resolución de disputas, reglas de aprobación o traspasos. Descubra la simulación de procesos para explorar cómo podrían influir los escenarios en el rendimiento del proceso.

ProcessMind analiza y modela datos de procesos. Su equipo decide qué cambios implementar y supervisa los resultados.

¿Qué datos necesita para empezar?

Empiece con una pregunta sobre la cobranza, como en qué punto aumenta el tiempo entre la factura y el pago o qué rutas de disputa implican más trabajo repetido. Para el primer análisis, utilice un registro de facturas y pagos que ya exporte de su ERP.

Como mínimo, prepare:

• Un ID del caso que vincule los eventos con una factura u otro caso
• El nombre de una actividad
• Una marca de tiempo para cada evento

Si están disponibles, añada atributos como cliente, valor de la factura, estado del pago, motivo de la disputa, equipo y región. Estos campos permiten comparar segmentos e investigar diferencias en el rendimiento del proceso.

Consulte los requisitos de datos antes de preparar el registro de eventos.

¿Qué resultados puede esperar?

Los resultados dependen de la calidad y cobertura de los datos, la complejidad del proceso y los cambios que realice su equipo. Utilice el registro de eventos para establecer una línea de base, detectar dónde se acumulan el tiempo y el trabajo repetido y hacer seguimiento del rendimiento del proceso después de los cambios.

Process Mining no garantiza una reducción del DSO. Muestra cómo fluye el trabajo registrado y ayuda a su equipo a investigar y priorizar oportunidades. Los resultados financieros dependen de varios factores.