Průvodce process miningem pohledávek

Process mining pohledávek: porozumějte době inkasa

Doba inkasa pohledávek (DSO) odhaduje průměrný počet dní mezi prodejem a platbou. Pokud se DSO mění, může to souviset se sezónností. Vliv může mít i proces pohledávek: faktury mohou čekat na upomínku, řešení sporů může trvat dlouho a přepracování může zdržet přiřazení platby. Process mining ukáže, kde tyto kroky prodlužují proces, aniž by předpokládal, že příčinou je pouze chování zákazníků.

Co může process mining ukázat v procesu pohledávek?

Postupy popisují, jak by mělo vymáhání plateb probíhat. Záznam událostí ukazuje skutečný průběh procesu: aktivity, předávání práce, čekání a cesty jednotlivých případů.

S ProcessMind můžete analyzovat data o pohledávkách a zjistit:

• Dobu od vystavení faktury do platby
• Čekání mezi upomínkami a dalšími aktivitami spojenými s vymáháním
• Míru sporů a dobu jejich řešení podle zákazníka, regionu nebo typu faktury
• Opakovanou práci, například opakované zpracování nebo opravy faktur
• Ruční aktivity a předávání práce
• Rozdíly mezi zdokumentovaným procesem a skutečným průběhem
• Případy, které nesplní cíle vymáhání nebo řešení

Tato zjištění vám pomohou odlišit zpoždění v procesu od dalších faktorů, které ovlivňují DSO. Nedokazují však, že změna procesu povede ke konkrétnímu výsledku DSO.

Kde vznikají zpoždění při vymáhání a opakovaná práce?

Začněte kroky mezi vystavením faktury a platbou. Mapa procesu ukáže, kde případy čekají, které cesty trvají déle a kde týmy opakují práci. Porovnávejte podobné případy pomocí filtrů podle zákaznického segmentu, typu faktury, stavu platby nebo důvodu sporu.

Ověřte například, zda sporné faktury čekají na vyřešení déle, zda týmy některé typy faktur zpracovávají opakovaně nebo zda po předání práce následuje dlouhé čekání. Záznam událostí ukazuje načasování a pořadí kroků, sám však nevysvětlí všechny příčiny.

Prozkoumejte process mining a zjistěte, jak vám mapy procesů, varianty a filtry mohou pomoci s analýzou.

Jak obraz ovlivňují spory a přiřazování plateb?

Spory mohou prodloužit dobu a zvýšit množství práce mezi vystavením faktury a platbou. Porovnejte typy sporů, cesty jejich řešení a dobu trvání. Zjistíte, kde případy čekají nebo se vracejí k předchozím aktivitám. Čas prodlužuje i opakovaná kontrola nebo oprava faktur.

Prověřte také přiřazování plateb. Podívejte se, kdy probíhají aktivity související s platbou a jak navazují na zpracování faktur a řešení sporů. Process mining analyzuje zaznamenané události, platby ale nevybírá.

Jak vykládat ukazatel obratu pohledávek?

Obrat pohledávek měří, kolikrát se pohledávky během určitého období inkasují. Nabízí jiný pohled než DSO: obrat měří četnost inkasa, zatímco DSO odhaduje průměrnou dobu mezi prodejem a platbou. Při porovnávání těchto ukazatelů používejte definice a způsob výpočtu, které váš finanční tým již uplatňuje.

Process mining doplňuje finanční ukazatele o informace o tom, jak práce probíhá. Pomůže vám prověřit, zda zpoždění, spory nebo opakovaná práce souvisejí se změnami ve výsledcích inkasa. Nenahrazuje však definice vašeho finančního týmu ani účetní analýzu.

Pohledávky a závazky: v čem se jejich procesy liší

Pohledávky zachycují, kolik dluží zákazníci vaší organizaci a jak probíhá vymáhání plateb. Závazky zachycují, kolik vaše organizace dluží dodavatelům a jak probíhá jejich úhrada. Tyto procesy mají odlišné cíle i události, ale u obou pomáhá přehled o skutečných cestách procesem, čekání, předávání práce a opakované práci.

Podívejte se na případ použití pro závazky nebo na případ použití pro finance a sdílené služby, který nabízí širší pohled na analýzu procesů ve finančním provozu.

Jak analyzovat proces vymáhání pohledávek?

1. Analyzujte: Připravte záznam událostí a analyzujte skutečný proces v ProcessMind. Porovnávejte cesty a filtrujte podle údajů, jako je zákaznický segment, typ faktury, stav platby nebo důvod sporu.
2. Modelujte: Na základě zjištění zdokumentujte cílový proces v BPMN. Určete aktivity, předávání práce, cesty pro výjimky a KPI, které chce váš tým sledovat. Prozkoumejte modelování v BPMN a zdokumentujte současný i budoucí stav.
3. Simulujte: Porovnejte navržené scénáře procesu před jejich zavedením. Můžete například posoudit různé načasování upomínek, směrování sporů, pravidla schvalování nebo předávání práce. Zjistěte více o simulaci procesů a prozkoumejte, jak mohou scénáře ovlivnit výkonnost procesu.

ProcessMind analyzuje a modeluje procesní data. Váš tým rozhoduje, které změny zavede, a sleduje jejich výsledky.

Jaká data potřebujete na začátek?

Začněte otázkou týkající se vymáhání, například kde se prodlužuje doba od vystavení faktury do platby nebo které cesty řešení sporů vyžadují nejvíce opakované práce. Pro první analýzu použijte záznam faktur a plateb, který už exportujete z ERP.

Připravte alespoň:

• ID případu, které propojí události s fakturou nebo jiným případem
• Název aktivity
• Časové razítko každé události

Pokud jsou k dispozici, přidejte údaje, jako je zákazník, hodnota faktury, stav platby, důvod sporu, tým a region. Díky nim můžete porovnávat segmenty a prověřovat rozdíly ve výkonnosti procesu.

Před přípravou záznamu událostí si ověřte požadavky na data.

Jaké výsledky můžete očekávat?

Výsledky závisí na kvalitě a rozsahu dat, složitosti procesu a změnách, které váš tým provede. Pomocí záznamu událostí stanovte výchozí stav, zjistěte, kde se hromadí čekání a opakovaná práce, a po změnách sledujte výkonnost procesu.

Process mining nezaručuje zkrácení DSO. Ukazuje, jak probíhá zaznamenaná práce, a pomáhá týmu prověřovat a určovat priority příležitostí ke zlepšení. Finanční výsledky ovlivňuje více faktorů.