Process mining voor debiteurenbeheer

Process mining voor debiteuren: inzicht in DSO

Days Sales Outstanding (DSO) geeft een schatting van het gemiddelde aantal dagen tussen een verkoop en de betaling. Verandert de DSO, dan kan dat door seizoensinvloeden komen. Ook het debiteurenproces kan meespelen: facturen wachten soms op opvolging, geschillen kosten tijd om op te lossen en herstelwerk vertraagt de verwerking van betalingen. Process mining laat zien waar in het proces tijd verloren gaat, zonder klantgedrag als enige oorzaak aan te wijzen.

Wat laat process mining zien in de debiteurenadministratie?

Procedures beschrijven hoe het innen van betalingen zou moeten verlopen. Een event log laat zien hoe het proces echt loopt: welke activiteiten plaatsvinden, hoe werk wordt overgedragen, hoe lang cases wachten en welke routes ze volgen.

Met ProcessMind kun je data uit de debiteurenadministratie analyseren en onder meer het volgende vinden:

• Tijd tussen het aanmaken van een factuur en de betaling
• Wachttijd tussen betalingsherinneringen en andere activiteiten voor het innen van betalingen
• Geschillenpercentages en afhandelingstijden per klant, regio of factuurtype
• Herstelwerk, zoals herhaalde factuurverwerking of correcties
• Handmatige activiteiten en overdrachten
• Verschillen tussen het vastgelegde proces en de uitvoering in de praktijk
• Cases die de doelen voor inning of afhandeling niet halen

Deze bevindingen helpen je procesvertragingen te onderscheiden van andere factoren die DSO beïnvloeden. Ze bewijzen niet dat een proceswijziging een bepaalde DSO oplevert.

Waar ontstaan vertragingen bij het innen en herstelwerk?

Begin bij de stappen tussen het aanmaken van een factuur en de betaling. Een proceskaart laat zien waar cases wachten, welke routes langer duren en waar teams werk herhalen. Filter op klantsegment, factuurtype, betalingsstatus of reden van het geschil om vergelijkbare cases naast elkaar te zetten.

Kijk bijvoorbeeld of facturen met een geschil langer op afhandeling wachten, of teams bepaalde factuurtypen vaker dan één keer verwerken en of een overdracht wordt gevolgd door een lange vertraging. Het event log toont de timing en volgorde van processtappen, maar verklaart niet zelfstandig elke oorzaak.

Bekijk Process Mining en ontdek hoe proceskaarten, varianten en filters je analyse ondersteunen.

Welke invloed hebben geschillen en betalingsverwerking?

Geschillen kunnen extra tijd en werk opleveren tussen facturering en betaling. Vergelijk soorten geschillen, afhandelingsroutes en verstreken tijd om te zien waar cases wachten of teruggaan naar eerdere activiteiten. Herstelwerk kost ook tijd wanneer facturen opnieuw moeten worden gecontroleerd of gecorrigeerd.

Ook de verwerking van betalingen is het onderzoeken waard. Bekijk wanneer betalingsactiviteiten plaatsvinden en hoe ze samenhangen met de factuurverwerking en de afhandeling van geschillen. Process mining analyseert geregistreerde gebeurtenissen, maar int geen betalingen.

Hoe interpreteer je de omloopsnelheid van debiteuren?

De omloopsnelheid van debiteuren geeft aan hoe vaak openstaande vorderingen in een bepaalde periode worden geïnd. Dit cijfer geeft een ander beeld dan DSO: de omloopsnelheid meet hoe vaak je int, terwijl DSO de gemiddelde tijd tussen verkoop en betaling schat. Gebruik bij het vergelijken de definities en rekenregels die je financiële team al hanteert.

Process mining voegt informatie toe over hoe het werk verloopt, naast deze financiële kengetallen. Je kunt ermee onderzoeken of vertragingen, geschillen of herstelwerk samenvallen met veranderingen in de incassoprestaties. Het vervangt niet de definities of boekhoudkundige analyses van je financiële team.

Debiteuren en crediteuren: wat is het verschil tussen de twee processen?

Debiteurenbeheer volgt wat klanten aan je organisatie verschuldigd zijn en welk werk nodig is om dat geld te innen. Crediteurenbeheer houdt bij wat je organisatie aan leveranciers verschuldigd is en welk werk nodig is om die bedragen te betalen. De processen hebben verschillende doelen en gebeurtenissen, maar bij beide helpt inzicht in de werkelijke procesroutes, wachttijden, overdrachten en herstelwerk.

Vergelijk met de toepassing voor crediteurenbeheer of bekijk de toepassing voor financiën en shared services voor een breder beeld van procesanalyse binnen de financiële bedrijfsvoering.

Hoe analyseer je het incassoproces?

1. Analyseer: Maak een event log en analyseer het proces in de praktijk met ProcessMind. Vergelijk routes en filter op attributen zoals klantsegment, factuurtype, betalingsstatus of reden van het geschil.
2. Modelleer: Gebruik je bevindingen om een doelproces in BPMN vast te leggen. Bepaal de activiteiten, overdrachten, uitzonderingsroutes en KPI’s die je team wil volgen. Bekijk BPMN-modellering om de huidige en toekomstige situatie vast te leggen.
3. Simuleer: Vergelijk voorgestelde processcenario’s voordat je ze invoert. Beoordeel bijvoorbeeld verschillende momenten voor herinneringen, routes voor geschillen, goedkeuringsregels of overdrachten. Lees meer over processimulatie en bekijk hoe scenario’s de procesprestaties kunnen beïnvloeden.

ProcessMind analyseert en modelleert procesdata. Je team bepaalt welke veranderingen worden doorgevoerd en houdt de resultaten bij.

Welke data heb je nodig om te beginnen?

Begin met een vraag over het innen van betalingen, bijvoorbeeld waar de tijd tussen factuur en betaling oploopt of welke routes voor geschillen het meeste herstelwerk opleveren. Gebruik voor een eerste analyse een factuur- en betalingslog die je al uit je ERP exporteert.

Zorg minimaal voor:

• Een case-ID die gebeurtenissen aan een factuur of een andere case koppelt
• Een activiteitsnaam
• Een timestamp voor elke gebeurtenis

Voeg waar mogelijk attributen toe, zoals klant, factuurbedrag, betalingsstatus, reden van het geschil, team en regio. Met deze velden kun je segmenten vergelijken en verschillen in procesprestaties onderzoeken.

Controleer de data-eisen voordat je het event log voorbereidt.

Welke resultaten kun je verwachten?

De resultaten hangen af van de kwaliteit en dekking van je data, de complexiteit van het proces en de veranderingen die je team doorvoert. Gebruik het event log om een uitgangssituatie vast te leggen, te vinden waar tijd en herstelwerk zich opstapelen en de procesprestaties na veranderingen te volgen.

Process mining garandeert geen lagere DSO. Het laat zien hoe geregistreerd werk verloopt en helpt je team kansen te onderzoeken en te prioriteren. Financiële resultaten hangen af van meerdere factoren.