Process mining w łańcuchu dostaw

Process mining w łańcuchu dostaw

Process mining w łańcuchu dostaw pokazuje, jak zamówienia przechodzą przez zakupy, produkcję, gospodarkę zapasami i dystrybucję. Można śledzić zamówienie w różnych systemach, sprawdzać czas oczekiwania przy każdym przekazaniu pracy, ustalać przyczyny czasu realizacji i wskazywać miejsca, w których zmiana może usprawnić przepływ. Przed wdrożeniem można symulować proponowane zmiany, a następnie porównywać przewidywane i rzeczywiste wyniki przy użyciu tych samych KPI i punktu odniesienia.

Dlaczego warto analizować łańcuch dostaw od początku do końca?

Każdy dział widzi własną pracę, ale raporty z poszczególnych systemów rzadko pokazują cały proces od początku do końca. Zamówienie może mieć status otwartego w systemie ERP, oczekującego w systemie zarządzania magazynem (WMS) i nieplanowanego w systemie zarządzania transportem (TMS). Statusy nie pokazują, jak długo zamówienie czekało między etapami ani jak jedno opóźnienie wpłynęło na kolejne przekazanie pracy.

ProcessMind łączy dane o zdarzeniach z tych systemów we wspólnym widoku procesu. Można sprawdzić kolejność działań, wykryć wąskie gardła i poprawki oraz porównać przebieg różnych zamówień w tym samym procesie.

Opis analizy poszczególnych systemów, w tym działań, tabel i pól timestamp do wyodrębnienia, znajdą Państwo w przewodniku po procesach łańcucha dostaw.

Jak prześledzić jedno zamówienie w pięciu systemach?

Prześledźmy zamówienie klienta od rejestracji przez zakupy, produkcję i operacje magazynowe aż po wysyłkę. Każdy system rejestruje własne działania. Wspólny numer zamówienia pozwala połączyć te zdarzenia w jeden przebieg i sprawdzić czas między przekazaniami pracy.

Tabela wskazuje, co warto zbadać, ale nie przedstawia zmierzonych wyników. Dane o zdarzeniach pokazują rzeczywisty czas oczekiwania przy każdym przekazaniu pracy. Przebieg zamówienia może też ujawnić, czy opóźnienie spowodowało pominięcie kolejnego cyklu planowania lub wysyłki.

Aby przygotować taki widok, należy użyć numeru zamówienia jako identyfikatora case i połączyć zdarzenia z systemów rejestrujących jego przebieg. Eksplorator case pokazuje kolejne etapy pojedynczego zamówienia i czas między nimi. Analiza wariantów porównuje ścieżki zamówień, a weryfikacja zgodności wskazuje różnice między rzeczywistym procesem a zaprojektowanym przepływem.

Gdzie narasta czas oczekiwania w łańcuchu dostaw?

Gdy widać już przekazania pracy, warto porównać zamówienia i poszukać powtarzających się opóźnień. Do typowych obszarów analizy należą:

• Przyjęcie zamówienia i blokady kredytowe: Zamówienie może czekać na ręczną weryfikację, gdy automatyczna kontrola wykryje wyjątek.
• Wyjątki w planowaniu: Niedobory lub zmiany popytu mogą wyprowadzić zamówienia ze standardowego przepływu planowania.
• Akceptacja zamówień zakupu: Zakupy mogą utknąć w oczekiwaniu na niedostępnego zatwierdzającego.
• Przyjęcie i odkładanie towaru: Towar może czekać przy rampie, gdy zespoły uzgadniają dokumenty lub czekają na zarejestrowanie przyjęcia.
• Kompletacja i pakowanie: Zamówienia mogą czekać na kolejną falę pracy magazynu, nawet jeśli pracownicy są dostępni.
• Rezerwacja transportu i harmonogramowanie ramp: Wysyłka może czekać na przewoźnika, wolne okno załadunkowe lub skonsolidowany ładunek.
• Zwroty i poprawki: Ponowna kompletacja, uszkodzony towar i noty kredytowe mogą wydłużyć obsługę zamówienia.
• Niezgodności danych podstawowych: Różnice w przelicznikach jednostek, numerach materiałów lub kodach zakładów mogą wymagać ręcznych korekt.

Widok procesu od początku do końca pomaga powiązać te zdarzenia. Można na przykład sprawdzić, czy blokada kredytowa opóźniła zamówienie na tyle, że nie trafiło do skonsolidowanego ładunku, i czy wpłynęło to na koszt transportu przypadający na zamówienie.

Jakich danych potrzeba do process mining w łańcuchu dostaw?

Warto zacząć od danych o zdarzeniach, które są już rejestrowane w systemach łańcucha dostaw. Dla każdego zdarzenia należy zebrać:

• Identyfikator case określający, co jest śledzone, na przykład zamówienie sprzedaży, zamówienie zakupu lub wysyłka. Należy ustalić, czy każdy case oznacza całe zamówienie, czy jego pozycję, i konsekwentnie stosować tę definicję.
• Nazwy działań opisujące przebieg, na przykład utworzenie zamówienia, pozytywny wynik kontroli kredytowej, zaksięgowanie przyjęcia towaru, potwierdzenie kompletacji lub rezerwację wysyłki.
• Znaczniki czasu dla każdego działania, zapisane w tej samej strefie czasowej i formacie.
• Atrybuty umożliwiające porównywanie zamówień, takie jak zakład, przewoźnik, region, grupa materiałowa, segment klienta, wartość zamówienia i informacja o przyspieszonej obsłudze.

Przewodnik mapowania danych wyjaśnia, jak połączyć kolumny w ProcessMind. Informacje o typowych systemach źródłowych i eksportach znajdą Państwo w sekcji źródła danych.

Które KPI pomagają monitorować wyniki łańcucha dostaw?

Warto powiązać widok procesu z miarami, które już monitoruje zespół operacyjny. W zależności od danych i celów można śledzić:

• Czas realizacji od zamówienia do dostawy, z podziałem na czas pracy i oczekiwania.
• Terminowość i kompletność dostaw (OTIF lub DIFOT), wraz z przyczynami opóźnień.
• Wskaźnik zamówień zrealizowanych bez błędów, uwzględniający kompletność, terminowość dostawy, stan towaru i poprawność faktury.
• Częstotliwość przyspieszonej obsługi, czyli jak często zamówienie opuszcza standardowy przepływ i wymaga ręcznej interwencji.
• Liczbę dni zapasu i częstotliwość braków magazynowych w podziale na grupy materiałowe.
• Wskaźniki poprawek i zwrotów, wraz z czasem dodawanym przez każdą pętlę procesu.
• Koszt transportu na zamówienie lub ładunek w porównaniu z planowaną konsolidacją.

Miary czasu w ProcessMind pozwalają analizować czas realizacji i oczekiwania na poszczególnych etapach, a następnie sprawdzać dane stojące za KPI w dashboardzie.

Jak przejść od analizy do działania?

1. Przeanalizuj proces. Połącz dane o zdarzeniach z zakupów, gospodarki zapasami, logistyki i dystrybucji. Odtwórz rzeczywisty przepływ i sprawdź, gdzie zamówienia czekają, wracają do wcześniejszych etapów lub odbiegają od oczekiwanej ścieżki. Skup się na etapach powiązanych z czasem realizacji, opóźnieniami, brakami magazynowymi, nadmiernymi zapasami lub kosztami transportu.

2. Zamodeluj proces. Użyj BPMN 2.0, aby udokumentować obecny przebieg, uzgodnić go między zespołami operacyjnymi, łańcuchem dostaw i IT oraz określić proces docelowy. Doprecyzuj punkty decyzyjne i przekazania pracy, a następnie uzgodnij KPI do oceny zmian.

3. Zasymuluj proponowane zmiany. Przed zaangażowaniem zasobów porównaj scenariusze, takie jak inne ścieżki akceptacji, poziomy obsady, zasady pracy magazynu, opcje transportu lub polityki zapasów. Wykorzystaj punkt odniesienia do oceny przewidywanego wpływu na czas realizacji i inne KPI. Przewodniki dotyczące analizy wariantów „co, jeśli” i uruchamiania symulacji wyjaśniają, jak skonfigurować scenariusze i uzyskać prognozowane wyniki.

4. Porównaj prognozy z rzeczywistymi wynikami. Zapisz przewidywany wpływ przed wdrożeniem. Po wprowadzeniu zmiany zmierz te same KPI i porównaj je z punktem odniesienia. Dzięki temu można konsekwentnie ocenić, czy rzeczywiste wyniki odpowiadają prognozie.

Co można wykryć dzięki process mining w łańcuchu dostaw?

Wyniki zależą od danych o zdarzeniach, złożoności procesu i wprowadzonych zmian. Zespoły wykorzystują process mining w łańcuchu dostaw do wykrywania opóźnień przy przekazywaniu pracy, analizy poprawek, porównywania wariantów procesu i testowania proponowanych zmian przed wdrożeniem.

W procesach z długim czasem oczekiwania, poprawkami lub możliwymi do uniknięcia różnicami przebiegu czas realizacji może się skrócić o 20–40%. Ten zakres należy traktować jako punkt odniesienia do planowania, a nie prognozę ani gwarancję. Potencjał warto ocenić na podstawie danych o zdarzeniach i KPI, a po zmianie porównać przewidywane wyniki z rzeczywistymi.

Od czego zacząć?

Wybierzcie Państwo jeden proces w łańcuchu dostaw i mierzalny problem, na przykład realizację zamówień, proces od zakupu do płatności, uzupełnianie zapasów, operacje magazynowe lub planowanie transportu. Określcie identyfikator case, działania, znaczniki czasu i KPI. Następnie prześledźcie niewielką grupę zamówień od początku do końca, aby sprawdzić, gdzie czekają i które przekazania pracy wymagają uwagi.

Omówcie Państwo przebiegi z osobami odpowiedzialnymi za proces. Mogą one wyjaśnić wyjątki, których nie da się rozpoznać na podstawie samych znaczników czasu. Po uzgodnieniu głównego problemu zamodelujcie praktyczną zmianę, zasymulujcie jej przewidywany wpływ i zapiszcie prognozę. Po wdrożeniu porównajcie rzeczywisty czas realizacji, poziom obsługi, koszty zapasów i nakład pracy ręcznej z punktem odniesienia.

Szczegółową analizę przepływu pojedynczego zamówienia opisano w przykładzie zastosowania dotyczącym zarządzania zamówieniami. Plan analizy znajdą Państwo w artykule Jak analizować proces. Praktyczny opis przeglądania przebiegów pojedynczych zamówień znajduje się w dokumentacji eksploratora case.

Prześledź jedno zamówienie od początku do końca: /freetrial