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経費管理データテンプレート

Expensify

経費管理の属性 (20) 経費管理のアクティビティ (13) 抽出ガイド (3)

経費管理データテンプレート

このテンプレートでは、経費管理プロセスを分析するために必要なデータの収集方法を整理しています。収集すべき重要な属性、追跡する主要なアクティビティ、Expensifyからデータを抽出するための手順を確認できます。この資料を使ってデータを準備し、プロセスマイニングによる詳細な分析につなげてください。

詳細な分析に向けて収集する推奨属性
正確なプロセスディスカバリーに必要な主要アクティビティ
データ抽出の手順

イベントログを初めて扱いますか。学ぶプロセスマイニングのイベントログを作成する方法.

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経費管理の属性

経費管理を詳細に分析し、最適化するため、イベントログに含めることを推奨するデータ項目です。

3 必須 5 推奨 12 任意

	名前	説明
	アクティビティ名 ActivityName	経費精算レポートについて、特定の時点で発生した業務イベントの名称です。
説明アクティビティ名は、「経費精算レポート申請済み」や「マネージャー承認済み」など、経費管理プロセスにおける特定のステップまたはマイルストーンを表します。プロセスマップの基盤となり、作業の流れや一般的な経路を可視化し、逸脱やボトルネックを見つけられます。アクティビティの順序を分析することは、プロセスの効率とコンプライアンスを理解するうえで基本となります。重要な理由この属性によってプロセスマップ上のステップが定義され、プロセスフロー、バリエーション、手戻りループを可視化・分析できます。入手先通常、Expensifyのレポートステータスの変更、コメント、履歴ログのエントリを標準化されたアクティビティ一覧にマッピングして導出します。例経費報告書を提出マネージャー承認済み財務部門却下払い戻し実行済み
	イベント時刻 EventTime	経費精算レポートについて、特定のアクティビティまたはイベントが発生した時刻を示すタイムスタンプです。
説明イベント時刻には、プロセス内の各アクティビティの正確な日時が記録されます。この時間情報は、サイクルタイム、所要時間、ステップ間の待ち時間を計算するうえで欠かせません。ボトルネックや時間経過に伴うパフォーマンスの傾向、サービスレベル合意の遵守状況を分析できます。正確なタイムスタンプがなければ、プロセスマイニング分析はフローの発見に限られます。重要な理由タイムスタンプは、サイクルタイムの計算、ボトルネックの特定、プロセスパフォーマンスの監視など、時間に基づくすべての分析に欠かせません。入手先 Expensifyのレポートデータにおける各履歴ログエントリまたはステータス変更に関連付けられた作成タイムスタンプです。例 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	経費精算レポートID ExpenseReportId	申請から払い戻しまでの関連アクティビティをまとめる、経費精算レポートの一意の識別子です。
説明経費精算レポートIDは、経費管理プロセスにおける主要なケース識別子です。各IDは、従業員が承認と払い戻しのために申請した1件の経費のまとまりを表します。この属性は、経費精算レポートのエンドツーエンドの流れを追跡し、申請、承認、却下、支払いを含むライフサイクル全体を再構成するうえで欠かせません。重要な理由関連するすべてのイベントを1つのプロセスインスタンスに集約できます。これは、あらゆるプロセスマイニング分析の基盤です。入手先経費精算レポートのデータオブジェクトにおける主キーです。Expensify APIのreportsエンドポイントでは、「reportID」として提供されることがよくあります。例 RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	ポリシー違反フラグ PolicyViolationFlag	レポートにポリシー違反のフラグが付いている場合にtrueとなるブール値の指標です。
説明このフラグは、支出上限の超過や領収書の不足など、経費精算レポートで1つ以上のポリシー違反が発生したかどうかを示します。Expensifyの自動システムが問題を検出してフラグを付けることがよくあります。ポリシー違反概要ダッシュボードに欠かせない属性であり、コンプライアンス上の問題を定量化して改善対象を絞り込めます。重要な理由ポリシー遵守状況を直接測定し、追加確認が必要なレポートを特定できます。コンプライアンスダッシュボードの主要な入力項目です。入手先 Expensifyのレポートには、「hasViolations」など、違反を示す専用フィールドまたはステータスが含まれていることがよくあります。例 truefalse
	レポート合計金額 ReportTotalAmount	経費精算レポートの合計金額です。
説明この属性は、1件の経費精算レポートに含まれるすべての経費の合計を表します。追加確認が必要な高額経費や、通常とは異なる承認経路をたどる経費の特定など、さまざまな分析に使う重要な財務指標です。財務報告や組織全体の支出傾向の把握にも利用します。重要な理由高額な経費精算レポートの分析や支出傾向の把握を可能にし、財務およびコンプライアンスのダッシュボードに欠かせません。入手先 Expensifyのreportsオブジェクトで利用でき、「total」または「amount」という名称で提供されることがよくあります。例 150.752500.0089.50
	従業員部門 EmployeeDepartment	申請者が所属する事業部門または組織単位です。
説明この属性は、経費精算レポートを申請した従業員の組織上の部門を示します。たとえば、「営業」、「エンジニアリング」、「マーケティング」などです。部門ごとのサイクルタイム、却下率、ポリシー遵守状況を比較できるため、分析に欠かせない切り口です。部門固有の問題やトレーニングの必要性を特定するのに役立ちます。重要な理由事業部門間でプロセスパフォーマンスとコンプライアンスを比較する、詳細なドリルダウン分析が可能になります。入手先レポートのタグ、またはExpensifyの申請者ユーザープロファイルに保存されている場合があります。外部の人事システムからデータを補完する必要があることもあります。例営業マーケティングエンジニアリング財務
	承認者 Approver	経費精算レポートの承認または却下を担当するユーザーの名前またはIDです。
説明承認者属性は、申請された経費精算レポートに対して操作を行うマネージャーまたは財務チームのメンバーを特定します。承認時間、却下率、作業負荷の分布など、承認者ごとの行動を分析するうえで欠かせません。承認者のパフォーマンスを把握することで、トレーニングの必要性を特定し、作業負荷を再配分して、承認プロセスを効率化できます。重要な理由承認のボトルネック、作業負荷の分布、承認者ごとの却下率を分析するための重要な属性です。入手先レポートの履歴またはワークフローログに、承認または却下イベントとともに記録されています。「managerEmail」などの名称が付けられている場合があります。例 jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	申請者 Submitter	経費精算レポートを作成して申請した従業員です。
説明申請者属性は、経費を負担し、払い戻しを求めている従業員を特定します。従業員、部門、役割ごとの経費傾向を分析するために使います。どの従業員やグループで遅延が多いか、ポリシー違反率が高いかを把握し、従業員体験の改善に役立てられます。重要な理由従業員の視点からプロセスパフォーマンスを分析し、問題や遅延が頻発するグループを特定できます。入手先経費精算レポートオブジェクトの主要フィールドで、通常は「policyEmail」、「submitterEmail」、「employeeEmail」などの名称が付けられています。例 sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	イベント終了時刻 EventEndTime	特定のアクティビティが終了した時刻を示すタイムスタンプです。所要時間を測定できるアクティビティに役立ちます。
説明経費管理の多くのアクティビティは瞬時に完了しますが、「マネージャーレビュー」などは開始時刻と終了時刻を使ってモデル化できます。イベント終了時刻は、そのようなアクティビティの完了時点を示します。開始時刻と組み合わせて、個々のステップの正確な処理時間を計算し、どこに時間がかかっているかを詳しく把握できます。重要な理由アクティビティの処理時間を計算できるため、実作業時間と待機時間を区別できます。入手先通常、直接取得できるフィールドではありません。同じケース内の次のイベントのタイムスタンプから導出します。例 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	ソースシステム SourceSystem	データが抽出されたシステムです。
説明この属性はプロセスデータの発生元を示します。この場合は「Expensify」です。複数のシステムのデータを組み合わせる環境では、データガバナンスの観点から重要です。データの系譜を追跡し、プロセスの背景を理解するのに役立ちます。重要な理由データの系譜を把握するための重要な背景情報を提供し、複数のソースシステムのデータを同じ環境に読み込む際にプロセスを区別できます。入手先データ変換処理中に追加する静的な値（「Expensify」）です。例 ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	ポリシー名 PolicyName	レポートに適用された経費ポリシーの名称です。
説明 Expensifyでは、従業員のグループごとに異なる経費ポリシーが適用される場合があります。この属性は、経費精算レポートに適用されるルールを定めたポリシーを特定します。ポリシーごとにルールや承認ワークフローが異なる場合があるため、ポリシー間のコンプライアンスと効率を比較する分析に欠かせない切り口です。重要な理由適用されたルールのセットごとにプロセス分析を分けられるため、異なるポリシーによる差異を理解するうえで重要です。入手先 Expensifyのレポートオブジェクトにある標準フィールドで、通常は「policyID」または「policyName」という名称です。例米国従業員ポリシー英国営業チームポリシー役員出張ポリシー
	レポートステータス ReportStatus	ライフサイクルにおける経費精算レポートの現在の状態です。
説明レポートステータスは、「OPEN」、「SUBMITTED」、「APPROVED」、「REIMBURSED」、「CLOSED」など、プロセス上の経費精算レポートの現在位置を示します。レポートの進捗状況を把握するためのスナップショットです。プロセスマイニングでは、この属性からアクティビティ名を導出することが多い一方、各状態にレポートが滞在した時間を分析する切り口としても使えます。重要な理由ケースの現在の状態を示し、プロセスマイニング用のアクティビティログを導出する際の元データになることがよくあります。入手先 Expensifyのレポートオブジェクトにある標準フィールドで、通常は「status」または「state」という名称です。例提出済み承認済み払い戻し済み完了
	最終データ更新 LastDataUpdate	このレコードのデータがソースシステムから最後に更新された時刻を示すタイムスタンプです。
説明この属性には、データが最後に抽出され、プロセスマイニングツールで更新された日時が記録されます。データの鮮度を明らかにし、分析がどの時点の情報に基づいているかを理解するうえで重要です。最新のデータに基づいて判断し、分析結果への信頼を高められます。重要な理由データがどの程度新しいかを把握できるため、プロセス分析の関連性と正確性を保つうえで重要です。入手先通常、データ抽出ジョブのタイムスタンプであり、データ変換（ETL）処理中に追加されます。例 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z
	初回承認フラグ IsFirstPassApproval	却下や修正なしでレポートが承認された場合にtrueとなる計算フラグです。
説明このブール値フラグは、却下や修正のための差し戻しなどの否定的な結果を伴わずに、経費精算レポートが承認プロセスを完了したかどうかを判定するために計算されます。プロセスの品質と効率を直接測定し、「初回承認率」KPIに反映されます。高い割合は、申請の品質が高く、ポリシーが十分に理解されていることを示します。重要な理由初回申請の品質と承認フローの効率を直接測定し、手戻りの発生頻度を明らかにします。入手先特定のExpenseReportIdにおけるアクティビティの順序を確認して計算します。その順序に「マネージャー却下」、「財務部門却下」、「レポート修正依頼」が含まれていなければ、フラグはtrueになります。例 truefalse
	却下理由 RejectionReason	経費精算レポートを却下または修正のために差し戻す際、承認者が提示する理由です。
説明経費精算レポートを却下する際、承認者は通常、理由を記載できます。このテキスト属性は、承認に至らなかった理由を質的に把握するための重要な情報です。却下理由を分析すると、申請時のよくある誤り、分かりにくいポリシー、従業員に必要なトレーニングを特定でき、初回承認率の改善に直接つながります。重要な理由手戻りが発生する理由を説明する質的データを提供し、レポート却下の根本原因分析に役立ちます。入手先通常、却下イベントに関連付けられたコメントまたは履歴ログに記録されています。例 75ドルを超える項目の領収書がありません誤った経費カテゴリが選択されています重複する経費が提出されました
	合計サイクルタイム TotalCycleTime	経費精算レポートについて、最初のイベントが作成されてから最後のイベントが完了するまでの経過時間です。
説明合計サイクルタイムは、1件のレポートにおける経費管理プロセスのエンドツーエンドの所要時間を測定するケース単位の計算値です。プロセス全体の効率を測る主要なパフォーマンス指標（KPI）です。最初のアクティビティ（例：「経費精算レポート作成済み」）と最後のアクティビティ（例：「払い戻し実行済み」）のタイムスタンプの差分から計算します。重要な理由プロセス全体の処理速度を測定し、組織的な問題を示す可能性がある長期化ケースを特定するための主要KPIです。入手先各ExpenseReportIdについて、（MAX(EventTime) - MIN(EventTime)）を計算して求めます。例 6048001209600259200
	支払い方法 PaymentMethod	従業員への払い戻しに使用した方法です。
説明従業員への払い戻し方法を示します。たとえば、「口座振込（ACH）」、「PayPal」、「会社クレジットカード」などです。支払い方法を分析すると、特定の方法で遅延が長くなるかどうかなど、プロセスの払い戻し段階を把握できます。プロセスの最終ステップに関する追加の背景情報を提供します。重要な理由払い戻し段階の背景情報を提供し、支払い方法ごとの遅延やコストを分析できます。入手先通常、終了済みレポートの払い戻し詳細で確認できます。例 ACHPayPalBill.com
	監査結果 AuditOutcome	経費精算レポートに対して実施した手動または自動監査の結果です。
説明この属性には、監査の結果が記録されます。「合格」、「不合格」、「指摘事項付き合格」などです。すべてのレポートまたは抽出した一部のレポートに正式な監査ステップを設けている企業に関係します。監査結果を分析すると、コンプライアンスの水準と既存の統制の有効性を把握できます。重要な理由コンプライアンスチェックの結果を直接測定し、監査プロセスの有効性を分析するうえで欠かせません。入手先概念上の属性であるか、タグまたはコメントに保存されている可能性があります。存在するかどうかは、Expensifyにおける企業固有のプロセス設定によって異なります。例合格不合格：ポリシー違反注記付きで合格
	経費カテゴリ ExpenseCategory	レポート内の個別の経費明細に割り当てられたカテゴリです。
説明経費カテゴリは、「出張」、「会食・接待」、「ソフトウェア」など、支出の種類を分類します。1つのレポートに複数のカテゴリが含まれる場合がありますが、最も頻度の高いカテゴリや金額が最大のカテゴリを採用するなど、レポート単位に非正規化されることがあります。支出傾向の分析や、特定の経費種別におけるポリシー遵守状況の確認に使います。重要な理由支出パターン、ポリシー違反、経費種別ごとの承認時間を分析するのに役立ちます。入手先レポート内の明細レベル（「transactions」）に存在します。ケースレベルに割り当てるには、集計または業務ルールが必要です。例航空運賃宿泊食事事務用品
	通貨 Currency	経費精算レポートの金額に使用される通貨コードです。
説明通貨属性は、レポート合計金額の通貨を指定します。たとえば、USD、EUR、GBPなどです。複数の国で事業を展開する組織では、財務データを正しく解釈するために欠かせません。誤った集計を避けるため、すべての金額はこの属性と併せて分析する必要があります。重要な理由すべての金額を正しく解釈するための背景情報を提供し、正確な財務分析と報告を可能にします。入手先 Expensifyのレポートオブジェクトにある標準フィールドで、通常は「currency」という名称です。例 USDEURGBPCAD

必須推奨任意

経費管理のアクティビティ

プロセスを正確に発見し、ボトルネックを特定するため、イベントログに記録する主要なプロセス手順とマイルストーンです。

7 推奨 6 任意

	アクティビティ	説明
	マネージャー承認済み	直属のマネージャーまたは一次承認者が経費精算レポートを確認し、承認しました。このイベントは、承認者の操作とタイムスタンプを記録する承認ワークフローのログから取得されます。
重要な理由承認プロセスにおける重要なマイルストーンです。申請からこのイベントまでの時間を分析すると、マネージャー承認に関するボトルネックを特定し、「マネージャー承認サイクルタイム」KPIを測定できます。入手先承認操作、承認者名、タイムスタンプを明示的に記録するレポートの履歴または監査証跡から取得されます。取得レポートのワークフロー履歴に、独立した承認操作として記録されます。イベントタイプ explicit
	レポート修正依頼	マネージャーまたは財務部門の承認者が、修正や追加情報の提出を求めてレポートを従業員に差し戻します。通常、「処理中」から「オープン」へのステータス変更によって推定されます。
重要な理由このアクティビティは、非効率の大きな要因である手戻りを表します。追跡することで、手戻りループを定量化し、「手戻り率」KPIを測定するとともに、根本原因を特定できます。入手先レポートのステータスが「処理中」または「申請済み」から「オープン」に戻ったことから推定されます。このステータス変更のタイムスタンプがイベント時刻になります。取得レポートのステータスが「処理中」から「オープン」に戻ったことから導出されます。イベントタイプ inferred
	レポート終了	払い戻しや会計データの同期を含むすべての処理が完了した後、経費精算レポートはシステム上で正式に終了します。通常、「終了済み」などの最終ステータスから推定されます。
重要な理由払い戻しとは別の、プロセスの確定した終点を示します。最終的な会計処理やアーカイブ処理の分析に役立ちます。入手先レポートのステータスが「終了済み」などの最終状態に変わったことから推定されます。通常、払い戻しと会計データのエクスポートの後に発生します。取得レポートのステータスが「終了済み」に変わったことと、その関連タイムスタンプから導出されます。イベントタイプ inferred
	払い戻し実行済み	従業員への支払いが正常に送信され、プロセスの払い戻し部分が完了しました。Expensifyの支払い処理ログまたは最終ステータス更新から取得されます。
重要な理由従業員側のサイクルタイムを測定する重要な終点です。「平均経費精算レポートサイクルタイム」および「平均払い戻しリードタイム」KPIの測定に欠かせません。入手先レポートのステータスが「払い戻し済み」に変わったことから推定されます。Expensifyと支払いシステムの連携により、このステータス変更のタイムスタンプを取得できます。取得レポートのステータスが「払い戻し済み」に変わったことと、その関連タイムスタンプから導出されます。イベントタイプ inferred
	経費報告書を作成	従業員が新しい経費報告書を開始したことを示します。通常、Expensifyで報告書を初めて保存した時点の作成タイムスタンプを、明示的なイベントとして記録します。
重要な理由このアクティビティは、すべてのプロセス分析の開始点です。作成から精算までの総サイクルタイムを測定するうえで欠かせません。入手先 Expensifyの報告書履歴または監査ログに記録された、報告書の作成タイムスタンプから取得します。すべての報告書オブジェクトには作成日があります。取得経費報告書を初めて作成して保存した時点で記録されます。イベントタイプ explicit
	経費報告書を提出	従業員が完成した経費報告書を正式に提出し、承認ワークフローが始まります。通常、ステータスの変更と提出タイムスタンプによって記録される、データ入力から確認プロセスへの重要な移行です。
重要な理由このアクティビティは承認サイクルを開始する重要な節目です。マネージャーと経理部門による確認時間を測定する起点になります。入手先報告書のステータスが「Open」または「Draft」から「Processing」または「Submitted」に変わったことと、その変更に関連するタイムスタンプから推定します。取得「Processing」へのステータス変更と、それに関連する提出タイムスタンプから取得します。イベントタイプ inferred
	財務部門承認済み	財務部門または最終承認者が経費精算レポートを確認し、最終承認しました。この操作はワークフロー履歴に記録され、通常、レポートのステータスは「承認済み」に変わります。
重要な理由払い戻し前の最終承認ゲートです。このステップにかかる時間は、全体のサイクルタイムと「平均払い戻しリードタイム」KPIに大きく影響します。入手先最終承認操作、財務チームの承認者、タイムスタンプを記録するレポートの履歴または監査証跡から取得されます。取得レポートのワークフロー履歴に、独立した最終承認操作として記録されます。イベントタイプ explicit
	ポリシー違反を検出	自動チェックによって、予算超過や領収書の不足など、会社のポリシーに違反する経費が特定されます。報告書または明細に特定のポリシー違反フラグが設定された時点で、このイベントを記録します。
重要な理由コンプライアンス上の問題を明らかにし、頻繁に違反されるポリシーを特定することで、対象を絞ったトレーニングやポリシーの明確化につなげます。Policy Violation Count KPIに欠かせないイベントです。入手先経費報告書データで「Policy Violation」フラグまたは属性がtrueに設定されたことから推定します。タイムスタンプは、このフラグが設定された時点に対応します。取得報告書のポリシー違反属性が更新された時点のタイムスタンプから取得します。イベントタイプ inferred
	マネージャー却下	一次承認者が経費精算レポートを確認して却下したため、通常はプロセスが停止します。ワークフローログには却下イベントとして記録され、多くの場合、理由も記載されます。
重要な理由却下イベントを分析すると、「経費精算レポート却下率」KPIを把握できます。却下の主な理由や、プロセス改善が必要な領域の特定にも役立ちます。入手先却下操作、却下者の識別情報、タイムスタンプを記録するレポート履歴から取得されます。通常、レポートのステータスは「却下済み」に変わります。取得レポートのワークフロー履歴に、独立した却下操作として記録されます。イベントタイプ explicit
	会計計上済み	経費精算レポートの財務データがエクスポートされ、会社の会計システムまたはERPに計上されました。財務記録上、プロセスの完了を示す最終ステップです。
重要な理由財務システム上での経費精算レポートの最終完了を表します。プロセス全体のエンドツーエンドの所要時間を測定し、データ同期を確認するうえで重要です。入手先 Expensifyと会計ソフトウェア間の連携ログから取得されます。2つのシステムのデータを組み合わせる必要がある場合があります。取得データが会計システムに正常に同期された際、連携履歴に記録されます。イベントタイプ explicit
	払い戻し予定	最終承認後、経費精算レポートは支払い処理の待ち行列に入ります。このイベントは承認段階から支払い段階への移行を示し、多くの場合、レポートのステータスが「払い戻し処理中」に変わった時点で取得されます。
重要な理由払い戻しリードタイムの開始を示します。このイベントから実際の支払いまでの期間を分析すると、支払い処理の遅延を特定できます。入手先関連するタイムスタンプを伴う、レポートのステータス「払い戻し処理中」または「支払い処理中」への変更から推定されます。取得レポートが支払い待ちになったことを示すステータス変更から導出されます。イベントタイプ inferred
	経費を報告書に追加	従業員が、スキャンした領収書や手入力した経費など、特定の明細を報告書に追加したことを示します。報告書の詳細な履歴ログのエントリとして記録されます。
重要な理由報告書の作成から経費が追加されるまでの時間を分析すると、従業員による証憑の収集や提出準備の遅れを明らかにできます。入手先個々の経費明細の追加などの操作を記録する、経費報告書の監査証跡または履歴から取得します。取得新しい経費明細が追加されるたびに、報告書の履歴へ記録されます。イベントタイプ explicit
	財務部門却下	財務部門が経費精算レポートを確認して却下し、払い戻しプロセスが停止します。このイベントは、タイムスタンプと却下理由を含めてワークフロー履歴に記録されます。
重要な理由最終確認段階のボトルネックと却下理由を特定できます。全体の却下率やコンプライアンス上の問題を分析するうえで欠かせません。入手先財務チームによる却下操作と、タイムスタンプおよびユーザーを記録するレポート履歴から取得されます。取得レポートのワークフロー履歴に、独立した却下操作として記録されます。イベントタイプ explicit

推奨任意

抽出ガイド

Expensifyからデータを取得する方法

ステップ

Domain AdminまたはPolicy Adminの権限でExpensifyアカウントにログインします。
設定セクションへ移動し、Policiesを開いて、データをエクスポートする対象のグループポリシーを選択します。
左側のメニューで、レポートカテゴリにあるExport Formatsを選択します。
Add a new export formatをクリックして、カスタムテンプレートの作成を開始します。テンプレートには、例としてProcessMind Event Log Exportのような内容が分かる名前を付けます。
エクスポートテンプレートエディターで、エクスポートタイプとしてレポートを選択します。ここでCSVファイルの列を定義します。Add a new columnボタンを使って、必要なフィールドを1つずつ追加します。
下記のqueryセクションに記載された正確な数式を入力して、列を設定します。ケースID、各アクティビティのタイムスタンプ、必須属性と推奨属性のすべてを含めます。
必要な列をすべて追加したら、保存をクリックしてエクスポートテンプレートを作成します。
Expensifyのメインメニューからレポートページへ移動します。フィルターを使って分析対象のレポートを選択します。ファイルサイズを運用しやすい範囲に収めるため、たとえば直近3～6か月など、特定の日付範囲を設定することが重要です。
Export Toボタンをクリックし、ドロップダウンリストから新しく作成したProcessMind Event Log Exportテンプレートを選択します。
ExpensifyがCSVファイルを生成し、ダウンロード用リンクを送信します。ファイルをローカルマシンにダウンロードします。エクスポートされたファイルは「ワイド」形式で、経費申請ごとに1行、各アクティビティのタイムスタンプごとに個別の列が配置されます。
ダウンロードしたデータを、プロセスマイニングに適したワイド形式からロング形式へ変換します。Microsoft Excel（Power Queryの列のピボット解除機能）、Python（pandasライブラリ）、その他のデータ準備ツールを使用できます。目標は、ExpenseReportId、ActivityName、EventTimeの列を持つ、アクティビティごとに1行のデータにすることです。
変換したデータをCSVファイルとして保存し、ProcessMindアプリケーションにアップロードします。

設定

**管理者権限：**エクスポート形式を作成および管理するには、対象ポリシーに対するDomain AdminまたはPolicy Admin権限が必要です。
**エクスポートテンプレート：**カスタムエクスポートテンプレートを設定する必要があります。標準テンプレートではこの方法を利用できません。
**日付範囲：**エクスポート処理を適切な時間内に完了し、生成されるファイルサイズを管理しやすくするため、3～6か月など、具体的な日付範囲でフィルターすることを強く推奨します。主なフィルターにはSubmitted Dateを使用します。
**レポートステータスフィルター：**プロセスのライフサイクル全体を取り込むには、レポートステータスでフィルターしないでください。Open、Processing、Approved、Reimbursed、Closedの各ステータスを含め、日付範囲内のすべてのレポートをエクスポートします。
カスタムフィールド：EmployeeDepartmentなどの属性は、組織固有のExpensify設定に依存します。この情報にTagsまたはReport Fieldsを使用している場合は、たとえば{report:tag:Department}のような対応する式をエクスポートテンプレートに追加する必要があります。

a サンプルクエリ sql

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

ステップ

**前提条件とセットアップ：**システムにPython 3がインストールされていることを確認します。ターミナルまたはコマンドプロンプトでpip install requestsを実行し、必要なrequestsライブラリをインストールします。ExpensifyのAPI認証情報も必要です。
**Expensify API認証情報の取得：**管理者権限でExpensifyアカウントにログインします。Settings > Account > Integrations > Public APIに移動します。ここでpartnerUserIDとpartnerUserSecretを生成できます。これらの認証情報は会社のデータへのアクセスを可能にするため、安全に保管してください。
**Expensifyエクスポートテンプレートの設定：**スクリプトはカスタムデータエクスポートを使用します。ExpensifyでSettings > Policies > [Your Group Policy] > Export Formatsに移動し、必要な列をすべて含む新しいエクスポートテンプレートを作成します。Report ID、Created Date、Submitted Date、Approved Date、Reimbursed Date、Closed Date、Total Amount、Submitter Email、Approver Details、Policy Violations、詳細なReport History Logなどのフィールドを必ず含めます。Report Historyは、却下やコメントなどのイベントを取り込むために必要です。
**Pythonスクリプトのカスタマイズ：**提供されたPythonスクリプトを、たとえばextract_expensify_log.pyというファイルにコピーします。PARTNER_USER_ID、PARTNER_USER_SECRET、START_DATE、END_DATE、EXPORT_TEMPLATE_NAMEのプレースホルダーを、実際の認証情報、対象の日付範囲、前の手順で設定したエクスポートテンプレートの正確な名前に置き換えます。
**スクリプトを実行してデータをダウンロード：**ターミナルでpython extract_expensify_log.pyを実行します。スクリプトはまずExpensify APIで認証し、次にレポートデータをエクスポートするジョブリクエストを送信します。数秒ごとにAPIを確認し、エクスポートの準備状況を取得します。
**ファイルのダウンロードを待機：**エクスポートジョブが完了すると、スクリプトが生成されたCSVファイルを自動的にダウンロードし、同じディレクトリにexpensify_raw_export.csvとして保存します。
**生データをイベントログに変換：**スクリプトはダウンロードしたexpensify_raw_export.csvを読み込みます。経費レポート1件を表す各行を処理してデータを展開し、関連する日付列と履歴ログの各エントリについて、業務アクティビティに対応する個別のイベントログ行を作成します。
**最終イベントログファイルを生成：**生データのすべてのレポートを処理した後、スクリプトは変換後のデータをexpensify_event_log.csvという新しいファイルに書き込みます。このファイルには、ExpenseReportId、ActivityName、EventTimeなどの必須列と、その他の推奨属性が含まれます。
**ProcessMindへのアップロード準備：**最終的なexpensify_event_log.csvファイルを開きます。列見出しが要件と一致し、データ形式が正しいことを確認します。これで、ファイルをProcessMindにアップロードして分析できます。

設定

**API認証情報：**認証には、Expensifyの有効なpartnerUserIDとpartnerUserSecretが必要です。これらの認証情報に関連付けられたユーザーには、レポートデータへのアクセス権とエクスポート権限が必要です。
**Expensifyエクスポートテンプレート：**最も重要な設定です。抽出処理全体が、Expensifyの画面で作成したカスタムエクスポートテンプレートに依存します。このテンプレートには、アクティビティと属性の生成に必要なすべてのフィールドを含める必要があります。特に、承認、却下、その他のワークフローステップのタイムスタンプとコメントを含む詳細なReport Historyログが重要です。
**日付範囲フィルター：**スクリプトにはSTART_DATEとEND_DATEの変数があります。大規模なデータセットを抽出する前に、まず3～6か月分などの小さな範囲で開始し、プロセスが正しく動作することを確認することを推奨します。
**レポートステータスフィルター：**スクリプト内のAPIリクエストを変更し、reportStateフィルター（例：APPROVED、REIMBURSED、CLOSED）を追加して、エクスポート範囲を絞り込めます。データ量の管理や、完了したプロセスへの集中に役立ちます。
**Python環境：**スクリプトには、requestsライブラリをインストールしたPython 3環境が必要です。その他の特別なライブラリは不要なため、セットアップは比較的簡単です。

a サンプルクエリ python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

ステップ

選択したETLまたはiPaaSコネクタがExpensifyに対応し、レポートレコード、レポート明細、レポート履歴またはワークフローレコード、ポリシー違反データ、払い戻しまたは支払いレコード、会計エクスポートレコード、レポートステータスの変更を取得できることを確認します。コネクタの機能とオブジェクト名はベンダーによって異なるため、コネクタのドキュメントに従って各ソースオブジェクトを設定します。
コネクタで読み取り専用のExpensify接続を作成し、必要な認証情報、スコープ、テナントまたはワークスペースの設定、会社フィルターを指定します。コネクタが対応する認証方式を使用し、接続テストが成功することを確認します。
利用できる場合は、ソースの変更日時を使って増分抽出を設定します。コネクタから信頼できる変更日時を取得できない場合は、3～6か月のローリング抽出期間を使用し、重複排除のためにソースレコード識別子を保持します。
レポートヘッダーデータ、レポート明細データ、詳細な履歴またはワークフローデータ、ポリシー違反データ、払い戻しまたは支払いデータ、会計エクスポートデータ、レポートステータス履歴をステージングテーブルに抽出します。クエリ内の各プレースホルダーソースオブジェクトを、選択したコネクタが公開するオブジェクトまたはテーブルに置き換えます。
ソースフィールドを、クエリで使用する論理フィールドにマッピングします。必須のマッピングはExpenseReportId、ActivityName、EventTimeです。利用できる場合は、ReportTotalAmount、Approver、Submitter、EmployeeDepartment、PolicyViolationFlagなどの任意フィールドもマッピングします。
ステージング中は、ソースのタイムスタンプと識別子を保持します。タイムスタンプは、できればUTCなどの統一したタイムゾーンに変換し、監査可能性が必要な場合は元のソースタイムスタンプも保持します。同じレポート識別子とタイムスタンプを持つ複数のソースイベントを上書きしないでください。
変換クエリを設定し、明示的な各アクティビティにつき1行を作成します。クエリには必須の13アクティビティがすべて含まれており、UNION ALLを使用することで、推測したイベントに頼らず、イベントログをそのままProcessMindに渡します。
すべての出力行でExpenseReportIdとEventTimeが入力されていること、ActivityNameに定義済みのアクティビティ名だけが含まれていること、ソースから提供される場合は任意属性が入力されていることを検証します。コネクタのページネーション、重複する抽出期間、繰り返し取得されたソースレコードによる重複行を調査します。
プロセスに適した頻度、たとえば1時間ごとまたは1日ごとにパイプラインをスケジュールします。遅れて到着する履歴を取得するためにウォーターマークまたはローリング重複期間を使用し、可能な場合はソースイベント識別子で重複を排除します。
最終結果を、少なくともExpenseReportId、ActivityName、EventTimeを含むフラットファイルまたはデータベースビューとしてエクスポートします。利用できる場合は推奨属性も含め、UTF-8エンコーディングとタイムスタンプ形式を確認したうえで、Expense Report IDをケース識別子として結果をProcessMindにアップロードまたは接続します。

設定

コネクタの選定：必要なExpensifyデータオブジェクトに明示的に対応する商用ETLまたはiPaaSコネクタを使用します。実装前に、レポート履歴、承認アクション、ポリシー違反、払い戻しイベント、会計エクスポート、ステータス変更に対応していることを確認します。
ソースオブジェクトの設定：[Your report table]、[Your report line item table]、[Your report history table]、[Your policy violation table]、[Your reimbursement table]、[Your accounting export table]、[Your report status history table]を、選択したコネクタが公開するオブジェクトに置き換えます。これらの論理オブジェクトがコネクタ内で同じ名前を持つとは限りません。
日付範囲：まず3～6か月分の履歴から開始します。コネクタの処理量、API制限、ソースの保持期間、ProcessMindのイベント量を検証してから、範囲を広げます。
増分ロード：コネクタが対応する更新日時またはカーソルを優先します。イベントが遅れて到着する可能性がある場合はローリング重複期間を使用し、可能な場合は安定したソースイベント識別子で重複を排除します。
フィルター：[Your company filter]または同等のテナント、ワークスペース、エンティティ、部門、レポートポリシー、レポートステータスのフィルターは、対象プロセスの範囲と一致する場合にのみ適用します。ライフサイクル全体の分析が必要な場合は、クローズ済みレポートを除外しないでください。
タイムスタンプの処理：EventTimeをUTCまたは文書化された別のタイムゾーンに統一します。複数のアクティビティが近い時刻に発生する可能性があるため、利用できる場合はソースの精度を保持します。
アクティビティのマッピング：ActivityNameには、Expense Report Created、Expense Added To Report、Expense Report Submitted、Policy Violation Flagged、Manager Approved、Manager Rejected、Report Sent Back For Revision、Finance Approved、Finance Rejected、Reimbursement Scheduled、Reimbursement Executed、Accounting Posted、Report Closedを正確に設定します。
任意属性：ReportTotalAmount、Approver、Submitter、EmployeeDepartment、PolicyViolationFlagには、最も信頼できるソースオブジェクトの値を入力します。コネクタから値を取得できない場合は、値を作成せずNULLを使用します。
パフォーマンス：必要な日付範囲とプロセス範囲に抽出対象を限定し、ページネーションを有効にして増分ロードを使用します。変換前にソースデータをステージングし、対応している場合は大規模な履歴テーブルをイベント日付で分割します。
前提条件：Expensifyの認証、コネクタのライセンス、APIまたは統合権限、必要なレポートおよびワークフローデータへのアクセス、対象ウェアハウスへの書き込み権限、ProcessMindへのアップロードまたは接続権限を取得します。
データ品質：すべてのソースオブジェクトでレポート識別子が安定していること、通貨と金額のフィールドに文書化された規則が適用されていること、コネクタの制限によってソース履歴が暗黙に切り捨てられていないことを確認します。

a サンプルクエリ sql

WITH expense_report_created AS (
    SELECT
        CAST(r.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Created' AS ActivityName,
        CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report table] r
    WHERE CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(r.[CreatedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_added_to_report AS (
    SELECT
        CAST(i.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Added To Report' AS ActivityName,
        CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report line item table] i
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = i.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(i.[AddedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
expense_report_submitted AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Expense Report Submitted' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[EventType] = 'Submitted'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
policy_violation_flagged AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Policy Violation Flagged' AS ActivityName,
        CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(TRUE AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your policy violation table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[FlaggedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
manager_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Manager Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Manager Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_sent_back_for_revision AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Sent Back For Revision' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(h.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[ActionType] = 'Sent Back For Revision'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_approved AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Approved' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Approved'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
finance_rejected AS (
    SELECT
        CAST(w.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Finance Rejected' AS ActivityName,
        CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(w.[Approver] AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report history table] w
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = w.[ExpenseReportId]
    WHERE w.[ActionType] = 'Finance Rejected'
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(w.[ActionTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_scheduled AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Scheduled' AS ActivityName,
        CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ScheduledTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
reimbursement_executed AS (
    SELECT
        CAST(p.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Reimbursement Executed' AS ActivityName,
        CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your reimbursement table] p
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = p.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(p.[ExecutedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
accounting_posted AS (
    SELECT
        CAST(a.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Accounting Posted' AS ActivityName,
        CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your accounting export table] a
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = a.[ExpenseReportId]
    WHERE CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(a.[PostedTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
),
report_closed AS (
    SELECT
        CAST(h.[ExpenseReportId] AS VARCHAR(255)) AS ExpenseReportId,
        'Report Closed' AS ActivityName,
        CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) AS EventTime,
        CAST(r.[ReportTotalAmount] AS DECIMAL(18, 2)) AS ReportTotalAmount,
        CAST(NULL AS VARCHAR(255)) AS Approver,
        CAST(r.[Submitter] AS VARCHAR(255)) AS Submitter,
        CAST(r.[EmployeeDepartment] AS VARCHAR(255)) AS EmployeeDepartment,
        CAST(NULL AS BOOLEAN) AS PolicyViolationFlag
    FROM [Your report status history table] h
    LEFT JOIN [Your report table] r ON r.[ExpenseReportId] = h.[ExpenseReportId]
    WHERE h.[Status] = 'Closed'
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) >= CAST('[Start date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND CAST(h.[EventTimestamp] AS TIMESTAMP) < CAST('[End date parameter]' AS TIMESTAMP)
      AND [Your company filter]
)
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_created
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_added_to_report
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM expense_report_submitted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM policy_violation_flagged
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM manager_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_sent_back_for_revision
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_approved
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM finance_rejected
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_scheduled
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM reimbursement_executed
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM accounting_posted
UNION ALL
SELECT ExpenseReportId, ActivityName, EventTime, ReportTotalAmount, Approver, Submitter, EmployeeDepartment, PolicyViolationFlag FROM report_closed
ORDER BY ExpenseReportId, EventTime, ActivityName;

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