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Mejore su proceso de Purchase to Pay - Orden de Compra

Su guía de 6 pasos para optimizar las Órdenes de Compra de SAP Ariba.
Mejore su proceso de Purchase to Pay - Orden de Compra
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Optimice su proceso de Órdenes de Compra en SAP Ariba para una eficiencia máxima

Un procesamiento ineficiente puede llevar a retrasos en las entregas y mayores costos operativos. Nuestra plataforma le ayuda a identificar ineficiencias exactas en su workflow. Descubra cómo mejorar la capacidad de respuesta, optimizar la asignación de recursos y asegurar el cumplimiento oportuno en todas sus operaciones.

Descargue nuestra plantilla de datos preconfigurada y aborde los desafíos comunes para alcanzar sus metas de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la Guía de la Plantilla de Datos para transformar sus operaciones.

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¿Por qué optimizar el proceso de De la Compra al Pago (P2P) y las Órdenes de Compra en SAP Ariba?

En el acelerado entorno empresarial actual, un proceso eficiente de De la Compra al Pago (P2P) es crucial para el éxito operativo y la salud financiera. En concreto, la gestión de las Órdenes de Compra (OCs) dentro de un sistema robusto como SAP Ariba puede volverse compleja. Aunque SAP Ariba ofrece herramientas potentes, las organizaciones a menudo se enfrentan a ineficiencias ocultas que conducen a retrasos en la adquisición, aumento de los costos operativos, relaciones tensas con los proveedores e incluso interrupciones en la producción. Comprender el ciclo de vida real de sus Órdenes de Compra, desde la requisición inicial hasta la recepción de la mercancía, es fundamental. Sin esta claridad, identificar las causas raíz de los retrasos y el incumplimiento se convierte en una suposición, lo que afecta a todo, desde los niveles de inventario hasta el flujo de caja.

Las ineficiencias en el proceso de las Órdenes de Compra no son solo inconvenientes menores; afectan directamente a sus resultados. Los ciclos de aprobación lentos pueden resultar en el incumplimiento de las fechas de entrega, lo que conlleva costos de envío urgentes o roturas de stock. Las reelaboraciones debidas a pedidos o aprobaciones incorrectas consumen un tiempo valioso del personal. La poca visibilidad del estado de los pedidos dificulta la gestión de las expectativas con los interesados internos y los proveedores externos. Optimizar este proceso central en SAP Ariba consiste en transformar estos desafíos en oportunidades de ventaja estratégica, asegurando un cumplimiento oportuno y maximizando el valor de su gasto en adquisición.

Obtenga una perspectiva más profunda con Process Mining para las Órdenes de Compra

El Process Mining ofrece un enfoque revolucionario para comprender y mejorar su proceso de Órdenes de Compra. En lugar de basarse en suposiciones o evidencia anecdótica, utiliza los registros de eventos de su sistema SAP Ariba para reconstruir el flujo real de cada Orden de Compra individual. Esto significa que usted puede visualizar el recorrido completo de principio a fin de cada OC, revelando cómo se hace realmente el trabajo, y no solo cómo se supone que debería hacerse.

Esta perspectiva basada en datos es invaluable para identificar cuellos de botella, descubrir reelaboraciones ocultas y señalar desviaciones de los procedimientos operativos estándar. Usted puede ver con precisión dónde las Órdenes de Compra pasan la mayor parte del tiempo, qué pasos de aprobación causan retrasos y si ciertos proveedores o departamentos experimentan problemas específicos de manera constante. El Process Mining va más allá de los informes de alto nivel, proporcionando información granular sobre las variaciones del tiempo de ciclo, la prevalencia de las intervenciones manuales y los caminos específicos que toman las Órdenes de Compra, incluyendo todos sus desvíos y bucles de reelaboración. Esto le permite responder a preguntas críticas como "cómo reducir el tiempo de ciclo del proceso de Órdenes de Compra" al identificar los pasos exactos que necesitan mejora.

Áreas Clave de Mejora en su Flujo de Trabajo de Órdenes de Compra en SAP Ariba

La aplicación de Process Mining a su proceso de Órdenes de Compra en SAP Ariba ilumina varias áreas clave para la mejora estratégica:

  • Reducción del Tiempo de Ciclo: Identifique las etapas precisas donde las Órdenes de Compra experimentan los retrasos más largos. ¿Es durante la aprobación de la Requisición de Compra, la fase de elaboración de la Orden de Compra, la confirmación del proveedor o el registro de entrada de mercancías? Comprender estos puntos de detención específicos le permite dirigir las intervenciones de manera efectiva, reduciendo drásticamente el tiempo de ciclo general.
  • Resolución de Cuellos de Botella: Identifique recursos específicos, como aprobadores individuales o departamentos, que se convierten constantemente en cuellos de botella en el proceso. Esta información permite capacitación dirigida, asignación de recursos o ajustes en el flujo de trabajo para aliviar los puntos de presión.
  • Cumplimiento y Detección de Anomalías: Descubra instancias donde las Órdenes de Compra se desvían de las políticas establecidas o los requisitos regulatorios. Esto incluye cambios no autorizados en los pedidos después de la aprobación, pedidos que omiten pasos de aprobación necesarios o patrones inusuales en los registros de entrada de mercancías. Mantener un alto cumplimiento es crucial para la gobernanza y la gestión de riesgos.
  • Oportunidades de Automatización: Descubra tareas manuales y repetitivas que consumen recursos significativos. El Process Mining puede destacar áreas propicias para la automatización, como notificaciones automatizadas, validación de datos o enrutamiento basado en reglas predefinidas, mejorando la eficiencia dentro de SAP Ariba.
  • Evaluación del Rendimiento del Proveedor: Analice los tiempos de entrega reales y la capacidad de respuesta de diferentes proveedores basándose en cuándo se confirman las Órdenes de Compra y se reciben las mercancías. Estos datos facilitan mejores decisiones estratégicas de aprovisionamiento y fortalecen las relaciones con los proveedores.

Logre Resultados Tangibles a Través de la Optimización de Procesos

Optimizar su proceso de De la Compra al Pago (P2P) y Órdenes de Compra con Process Mining produce beneficios significativos y medibles:

  • Reducción de Costos Operativos: Al eliminar las reelaboraciones, reducir el esfuerzo manual y mejorar la eficiencia, usted disminuye la sobrecarga administrativa asociada con el procesamiento de Órdenes de Compra. Una mejor gestión de inventario también reduce los costos de mantenimiento y evita pedidos urgentes costosos.
  • Mayor Eficiencia y Velocidad: Logre tiempos de respuesta más rápidos desde la Requisición de Compra inicial hasta la recepción final de bienes o servicios. Esto se traduce directamente en un cumplimiento más rápido de las necesidades internas y una mejor capacidad de respuesta en toda su organización.
  • Mayor Cumplimiento y Gestión de Riesgos: Identifique y rectifique proactivamente los procesos no conformes, asegurando una mayor adherencia a las políticas de adquisición, los controles internos y las regulaciones externas, mitigando así los riesgos financieros y reputacionales.
  • Relaciones más Sólidas con los Proveedores: El procesamiento transparente y eficiente de las Órdenes de Compra conduce a interacciones más fluidas con sus proveedores, fomentando la confianza y potencialmente desbloqueando mejores términos o servicios.
  • Mayor Satisfacción de los Interesados: Los solicitantes internos se benefician de una entrega más rápida de bienes y servicios, mientras que los equipos financieros obtienen una mejor visibilidad y control sobre los gastos.

Comience su Viaje hacia la Optimización de las Órdenes de Compra

Emprender el camino para optimizar su proceso de De la Compra al Pago (P2P) y Órdenes de Compra en SAP Ariba podría parecer desalentador, pero con las herramientas y el enfoque adecuados, es un esfuerzo accesible y muy gratificante. Al aprovechar el Process Mining, usted obtiene una comprensión sin precedentes y basada en datos de sus operaciones de adquisición. No necesita ser un experto en Process Mining para comenzar; un análisis estructurado puede guiarle a través de la identificación de áreas clave para la mejora. Comience explorando cómo el Process Mining puede iluminar las ineficiencias ocultas en su flujo de Órdenes de Compra de SAP Ariba y transformar su panorama de adquisiciones para una máxima eficiencia.

Compras a Pago - Orden de Compra Optimización P2P Eficiencia en las compras gestión de la cadena de suministro solicitud de compra entrada de mercancías gestión de proveedores Equipo de compras

Problemas y Desafíos Comunes

Identifique qué desafíos le están afectando

Las órdenes de compra a menudo se estancan en los flujos de trabajo de aprobación, lo que provoca retrasos significativos en la adquisición de bienes y servicios. Esto puede resultar en fechas de entrega incumplidas, costos operativos más altos por agilización y la insatisfacción de los stakeholders internos que esperan artículos o servicios necesarios. ProcessMind visualiza las rutas de aprobación dentro de su proceso de órdenes de compra en SAP Ariba, destacando dónde y por qué ocurren los retrasos. Identifica a los aprobadores o pasos específicos que actúan como cuellos de botella, lo que le permite reconfigurar los flujos de trabajo para un procesamiento más rápido y eficiente, asegurando así el cumplimiento oportuno de los pedidos.

El tiempo transcurrido desde la creación de la requisición hasta la recepción de mercancías puede ser excesivamente largo, impactando los niveles de inventario, los plazos de los proyectos y la capacidad de respuesta operativa general. Los tiempos de ciclo prolongados pueden provocar desabastecimientos, retrasos en la producción y mayores costos de mantenimiento de inventario. ProcessMind mapea el recorrido completo de extremo a extremo de cada Orden de Compra en SAP Ariba, desde la solicitud inicial hasta la recepción final de mercancías. Al analizar la duración y las transferencias de cada paso, identifica las actividades exactas y las transiciones departamentales que más contribuyen a los tiempos de ciclo extendidos, revelando oportunidades para la optimización del proceso.

Las compras irregulares (maverick buying) o la elusión de políticas de compra establecidas son frecuentes en el proceso de Purchase to Pay, lo que conlleva gastos no autorizados, pérdida de oportunidades para descuentos negociados y mayores riesgos de cumplimiento. Esto puede resultar en pérdidas financieras y hallazgos de auditoría. ProcessMind detecta automáticamente desviaciones de sus flujos de proceso estándar de Órdenes de Compra de SAP Ariba, identificando casos de no cumplimiento, como pedidos realizados sin las requisiciones o aprobaciones adecuadas. Ofrece una visibilidad clara de dónde y cómo ocurren estos comportamientos no conformes, lo que permite una aplicación dirigida de políticas y mejoras en el control.

Un alto volumen de cambios en los Pedidos de Compra después de su creación inicial genera un retrabajo significativo, consume recursos valiosos y puede provocar errores o malentendidos con los proveedores. Cada modificación añade una carga administrativa y prolonga el ciclo de adquisición general. ProcessMind cuantifica la frecuencia y la naturaleza de los cambios en los Pedidos de Compra dentro de SAP Ariba, identificando en qué etapa son más comunes y quién los inicia. Este análisis ayuda a comprender las causas raíz, como requisitos poco claros o una evaluación insuficiente, para que usted pueda reducir el retrabajo y estabilizar el proceso.

Los retrasos al registrar la recepción de mercancías generan un efecto dominó: descuadres de facturas, pagos tardíos a proveedores y registros de inventario inexactos. Esto suele incrementar las conciliaciones manuales y tensionar la relación con los proveedores. ProcessMind mide el tiempo transcurrido entre la fecha prevista y la fecha real de contabilización de la recepción para cada orden de compra en SAP Ariba. Identifica retrasos concretos, ubicaciones o tipos de artículos propensos a contabilizar tarde, lo que le permite optimizar la recepción y mejorar la precisión de los datos.

La transición de una requisición de compra a una Orden de Compra confirmada puede verse obstaculizada por transferencias manuales, errores de entrada de datos o responsabilidades poco claras. Estas ineficiencias ralentizan el proceso de adquisiciones y aumentan los costos operativos. ProcessMind visualiza el flujo desde la creación de la requisición hasta la aprobación y el envío de la Orden de Compra dentro de SAP Ariba. Destaca cualquier paso manual inesperado, bucles de retrabajo o tiempos de espera prolongados durante esta fase crítica de conversión, revelando oportunidades para la automatización y la asignación optimizada de Task.

Numerosas Órdenes de Compra aún requieren una intervención manual significativa, a pesar del uso de sistemas automatizados como SAP Ariba. Esto genera costos de procesamiento más altos, un mayor riesgo de error humano y limita la escalabilidad y velocidad de sus operaciones de compras. ProcessMind identifica actividades dentro del proceso de Órdenes de Compra que se realizan manualmente pero que podrían automatizarse o simplificarse. Al comparar los flujos de proceso reales con rutas ideales y automatizadas, resalta dónde se concentra el esfuerzo manual, revelando objetivos claros para la digitalización y la mejora de la eficiencia.

La variabilidad en los tiempos de entrega del proveedor y la fiabilidad de la entrega crea imprevisibilidad en la cadena de suministro, lo que lleva a desafíos en la gestión de inventario y posibles interrupciones en las operaciones. Esto dificulta la planificación y puede requerir costosos stocks de seguridad. ProcessMind analiza la duración desde que se envía una Orden de Compra a un proveedor hasta la recepción de mercancías para cada proveedor en SAP Ariba. Revela patrones de rendimiento inconsistente entre los proveedores, lo que le permite identificar proveedores poco confiables y mejorar las decisiones de abastecimiento estratégico basándose en datos de entrega reales.

Las Órdenes de Compra que entran frecuentemente en bucles de retrabajo, como ser devueltas para una nueva aprobación o corrección, extienden significativamente los tiempos de procesamiento y desperdician recursos. Esto a menudo indica problemas subyacentes con la calidad de los datos, los criterios de aprobación o la claridad de la solicitud inicial. ProcessMind muestra gráficamente todos los bucles de retrabajo y su frecuencia dentro de su proceso de Órdenes de Compra de SAP Ariba. Cuantifica el impacto de estos bucles en los tiempos de ciclo y los costos, ayudándole a identificar las causas raíz del retrabajo e implementar medidas preventivas.

Las situaciones en las que los bienes o servicios son recibidos pero no documentados formalmente en SAP Ariba generan importantes desafíos de conciliación y riesgos de cumplimiento. Esto puede resultar en pagos por artículos no entregados, deficiencias en las auditorías y una falta de visibilidad real sobre los gastos. ProcessMind identifica las Órdenes de Compra que avanzan en el proceso sin un evento de entrada de mercancías o confirmación de servicio correspondiente. Esto resalta las brechas en sus procesos de seguimiento y le permite aplicar un control más estricto sobre la documentación de recepción, asegurando que todos los pedidos cumplidos sean registrados adecuadamente.

Las diferencias significativas en los tiempos de procesamiento de las órdenes de compra entre departamentos pueden indicar inconsistencias en la capacitación, la asignación de recursos o el cumplimiento de las mejores prácticas. Esto se traduce en niveles de servicio desiguales y una ineficiencia general. ProcessMind segmenta el proceso de órdenes de compra por atributos como "Departamento" o "Centro de Costos", revelando variaciones en la velocidad de procesamiento y los cuellos de botella entre las diferentes unidades organizativas. Este análisis comparativo ayuda a identificar equipos de alto rendimiento y áreas que requieren estandarización de procesos o soporte adicional en SAP Ariba.

Metas Típicas

Defina cómo se ve el éxito

Este objetivo busca disminuir el tiempo que tardan los Pedidos de Compra en pasar por todos los pasos de aprobación necesarios. Aprobaciones más rápidas previenen retrasos en la adquisición, asegurando el suministro oportuno de bienes y servicios, y reduciendo en última instancia los costos operativos asociados con los tiempos de espera. Impacta directamente los plazos de los proyectos y los niveles de inventario, mejorando la capacidad de respuesta general del negocio. Mejorar este proceso puede conducir a mejores relaciones con proveedores y una planificación operativa más predecible dentro de SAP Ariba Purchase to Pay.
ProcessMind aprovecha los registros de eventos de SAP Ariba para mapear todas las rutas de aprobación e identificar cuellos de botella específicos, como aprobadores sobrecargados o enrutamiento ineficiente. Al analizar los tiempos de procesamiento para cada paso de aprobación, ProcessMind ayuda a identificar dónde aplicar mejoras, con el objetivo de una reducción del 20-30% en la duración promedio de aprobación, medible por el tiempo de ciclo promedio de los Pedidos de Compra desde el inicio hasta la aprobación final.

El objetivo aquí es acortar significativamente el tiempo total desde la creación o requisición de una Orden de Compra hasta su finalización y recepción de mercancías. Reducir este tiempo de ciclo de extremo a extremo mejora la eficiencia operativa, minimiza los plazos de entrega y asegura que los recursos se adquieran más rápidamente. Esto se traduce en una mejor gestión de inventario y una cadena de suministro más ágil, crucial para la ventaja competitiva en las adquisiciones con SAP Ariba.
ProcessMind analiza todo el ciclo de vida de la Orden de Compra, identificando retrasos en cada actividad desde la requisición hasta la recepción de mercancías. Al visualizar el verdadero flujo de proceso y sus variaciones, identifica actividades o secuencias específicas que causan los cuellos de botella. Las perspectivas de ProcessMind permiten optimizaciones dirigidas, buscando una aceleración del 15-25% en el tiempo promedio de procesamiento de las Órdenes de Compra, que se puede medir por la duración total desde la creación de la Orden de Compra hasta el registro de la recepción de mercancías.

Este objetivo se centra en asegurar que todos los Pedidos de Compra sigan consistentemente las políticas internas, requisitos regulatorios y términos contractuales establecidos dentro del sistema SAP Ariba. Un alto cumplimiento reduce los riesgos asociados con auditorías, problemas legales y sanciones financieras, al tiempo que fomenta prácticas de adquisición transparentes y éticas. Asegura la integridad financiera y protege la reputación de la organización, siendo especialmente crítico en el proceso de la compra al pago.
ProcessMind descubre automáticamente desviaciones de las rutas óptimas predefinidas y las reglas de cumplimiento, como compras directas no autorizadas o aprobaciones requeridas faltantes. Al comparar el proceso real con un modelo objetivo, destaca los Pedidos de Compra no conformes y sus causas raíz. ProcessMind ayuda a lograr una tasa de cumplimiento del 95% o superior, medible por el porcentaje de Pedidos de Compra que se adhieren a las matrices de aprobación y políticas de adquisición definidas.

El objetivo es reducir la frecuencia de cambios, modificaciones o cancelaciones de órdenes de compra después de su aprobación y envío iniciales. Las altas tasas de modificación indican problemas en fases previas, como solicitudes inexactas, una planificación deficiente o fallos en la comunicación, lo que conlleva retrabajos, retrasos y un aumento de los costos administrativos. La estabilización de las órdenes de compra mejora la previsibilidad y las relaciones con los proveedores en SAP Ariba.\nProcessMind identifica qué órdenes de compra se modifican con frecuencia, en qué etapas y por quién, revelando patrones y causas raíz. Puede rastrear problemas como especificaciones poco claras en la fase de solicitud o confirmaciones inconsistentes del proveedor. Utilizando la información clave de ProcessMind, las organizaciones pueden aspirar a una reducción del 10-20% en las tasas de modificación de órdenes de compra, lo cual es medible mediante el seguimiento del número de cambios realizados en las órdenes de compra después de su aprobación.

Este objetivo trata de asegurar que los bienes y servicios recibidos sean registrados de manera rápida y precisa en SAP Ariba. Los registros de recepción de mercancías retrasados o incorrectos pueden generar discrepancias entre el inventario físico y los registros del sistema, impactando la conciliación financiera, los programas de pago a proveedores y la planificación de inventario. Un registro oportuno y preciso es fundamental para la eficiencia del proceso de la compra al pago.
ProcessMind analiza el tiempo de desfase entre la llegada real de las mercancías y su registro en el sistema, identificando cuellos de botella en los procesos de recepción y entrada de datos. Ayuda a descubrir las razones de los retrasos, como variaciones de procesos o limitaciones de recursos, permitiendo mejoras específicas. ProcessMind apoya el logro de una tasa de registro de recepción de mercancías a tiempo y preciso del 90% o superior, medible por el tiempo promedio desde la recepción física hasta la entrada en el sistema y las tasas de error en los registros.

Este objetivo busca optimizar el proceso de conversión desde una solicitud de compra inicial hasta una Orden de Compra final dentro de SAP Ariba. Una conversión eficiente minimiza los retrasos, reduce el esfuerzo administrativo y garantiza que las necesidades de adquisición se formalicen en órdenes de forma rápida y precisa. Esto impacta positivamente los tiempos de entrega para suministros críticos y la capacidad de respuesta operativa general.
ProcessMind visualiza el flujo de proceso completo desde la creación de la solicitud hasta la emisión de la Orden de Compra, destacando actividades paralelas, bucles de retrabajo y pasos innecesarios que obstaculizan la eficiencia. Puede identificar dónde las solicitudes son frecuentemente rechazadas o requieren múltiples revisiones. ProcessMind ayuda a simplificar el proceso de conversión, con el objetivo de una reducción del 15-25% en el tiempo promedio requerido para la conversión de solicitud a Orden de Compra, medible por el tiempo de ciclo desde la presentación de la solicitud hasta la aprobación de la OC.

El objetivo es identificar y automatizar las actividades manuales y repetitivas dentro del proceso de Orden de Compra que consumen mucho tiempo y son propensas a errores humanos. La automatización de estos pasos, especialmente en SAP Ariba, libera al personal de adquisiciones para que se enfoque en tareas más estratégicas, reduce los costos operativos y aumenta la velocidad y precisión del procesamiento. Esto impulsa la eficiencia y consistencia en todo el flujo de trabajo de De la Compra al Pago.
ProcessMind identifica actividades de alto volumen y bajo valor que se ejecutan manualmente con frecuencia y tienen patrones consistentes, lo que las convierte en candidatas ideales para la automatización. Cuantifica el tiempo y los recursos dedicados a estas Task. ProcessMind ayuda a priorizar las iniciativas de automatización, logrando una reducción del 20-40% en los puntos de contacto manuales para los tipos comunes de Órdenes de Compra, que se puede medir por el número de actividades automatizadas frente a las manuales.

Este objetivo se centra en reducir la variabilidad y mejorar la previsibilidad de los tiempos de entrega de los proveedores para los Pedidos de Compra. Los tiempos de entrega inconsistentes provocan interrupciones en los programas de producción, agotamientos de stock o exceso de inventario, y mayores costos de aceleración. Lograr una mayor consistencia mejora la fiabilidad de la cadena de suministro y la precisión de la planificación en las adquisiciones de SAP Ariba.
ProcessMind analiza los registros de eventos de Pedidos de Compra para comparar las fechas de entrega solicitadas con las fechas reales de recepción de mercancías entre diferentes proveedores, departamentos o categorías de productos. Revela qué proveedores incumplen consistentemente los objetivos o tienen alta variabilidad. ProcessMind ayuda a identificar las causas raíz de las inconsistencias, con el objetivo de una reducción del 10-15% en la desviación del tiempo de entrega, medible comparando las fechas de entrega planificadas versus reales por Pedido de Compra y proveedor.

El objetivo es identificar y erradicar situaciones en las que las Órdenes de Compra o documentos relacionados necesitan ser revisados, corregidos o reprocesados debido a errores, omisiones o información incorrecta. El retrabajo consume recursos valiosos, prolonga los tiempos de ciclo y contribuye a ineficiencias operativas y frustración dentro del proceso de De la Compra al Pago de SAP Ariba. Minimizar el retrabajo mejora el procesamiento correcto a la primera.
ProcessMind visualiza las desviaciones y bucles del proceso, mostrando claramente dónde y por qué ocurre el retrabajo en el flujo de la Orden de Compra. Puede rastrear estos bucles hasta actividades, roles o puntos de entrada de datos específicos, revelando las causas subyacentes. ProcessMind ayuda a lograr una reducción del 50% o más en los bucles de retrabajo, medible al rastrear la frecuencia y duración de las Órdenes de Compra que entran en actividades de retrabajo.

Este objetivo busca mejorar la transparencia y trazabilidad de los bienes y servicios una vez recibidos, pero antes de ser registrados formalmente en el sistema. La falta de visibilidad durante esta fase crucial puede llevar a artículos no rastreados, retrasos en el pago, inexactitudes en el inventario y dificultades en la conciliación de pedidos. Una visibilidad mejorada garantiza un mayor control y rendición de cuentas en la logística de SAP Ariba.
ProcessMind puede mapear el recorrido de los bienes recibidos, incluso antes de las entradas formales en el sistema, correlacionando diferentes tipos de eventos o datos externos. Destaca los períodos en los que los bienes están físicamente presentes pero sin seguimiento, exponiendo puntos ciegos en el proceso. ProcessMind permite un mejor seguimiento, buscando una tasa de recepción de bienes y servicios rastreables del 99% o superior, medible comparando las notificaciones de recepción física con los registros eventuales en el sistema.

Este objetivo busca reducir las disparidades de rendimiento en el procesamiento de Pedidos de Compra entre diferentes departamentos o centros de costos. Niveles de eficiencia variados pueden llevar a una entrega de servicios inconsistente, fricciones internas y una incapacidad para escalar las mejores prácticas. Estandarizar los procesos asegura cargas de trabajo equitativas y una utilización optimizada de recursos en todo el entorno de SAP Ariba P2P.
ProcessMind proporciona análisis comparativos entre diferentes unidades organizativas, identificando qué departamentos son los de mejor rendimiento y cuáles se quedan atrás en los tiempos de ciclo de Pedidos de Compra, tasas de retrabajo o cumplimiento. Destaca las variaciones de procesos entre departamentos, permitiendo la identificación y adopción de mejores prácticas. ProcessMind ayuda a lograr una eficiencia de procesamiento consistente, con el objetivo de no más de una desviación del 10% en los tiempos de ciclo promedio entre departamentos, medible por las métricas departamentales de Pedido de Compra.

La Ruta de Mejora de 6 Pasos para Compras a Pago - Orden de Compra

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Descargue su Plantilla

2

Exporte sus datos de P2P

3

Suba sus Datos

4

Analice su flujo P2P

5

Implementar Acciones

6

Monitorear el progreso continuamente

1

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Qué hacer

Acceda a la plantilla de Excel preconfigurada para Compra a pago (P2P): datos de órdenes de compra. Esto garantiza que sus datos tengan la estructura correcta para el análisis.

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Por qué es importante

Un formato de datos estandarizado es crucial para un mapeo y análisis de procesos precisos, previniendo errores de importación de datos y acelerando la obtención de información valiosa.

Resultado esperado

Una plantilla de Excel lista para rellenar con datos de Pedidos de Compra.

QUÉ OBTENDRÁ

Descubra las Ineficiencias del Proceso de OC de SAP Ariba

ProcessMind revela el verdadero recorrido de sus Órdenes de Compra, ofreciendo visualizaciones claras e insights accionables. Identifique retrasos y problemas de cumplimiento en todo su workflow de compras, desde la requisición hasta la recepción de mercancías.
  • Visualice el flujo de OC de extremo a extremo en SAP Ariba
  • Identifique los retrasos exactos en los ciclos de aprobación
  • Identificar órdenes de compra no conformes
  • Optimizar la recepción de mercancías y el procesamiento de facturas
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

IMPACTO COMPROBADO

Mejoras Cuantificables para Su Proceso P2P

Nuestra solución de process mining, aplicada a los procesos de Órdenes de Compra en SAP Ariba, descubre ineficiencias y cuellos de botella. Al proporcionar insights basados en datos, las organizaciones pueden optimizar operaciones, reducir los tiempos de ciclo y optimizar el gasto.

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Aprobaciones de OC más rápidas

Reducción promedio en el tiempo de aprobación

Acelere la aprobación de sus órdenes de compra identificando y eliminando cuellos de botella en workflows de varios pasos. Así reducirá significativamente los plazos de compras críticas.

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Ciclo de Orden de Compra de Extremo a Extremo más Corto

Disminución del tiempo total de procesamiento

Optimice todo el ciclo de vida de la orden de compra, desde la solicitud hasta el pago, al descubrir retrasos ocultos y transferencias ineficientes. Esto impulsa la velocidad operativa general.

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Más aprobaciones en el primer intento

Aumento de Órdenes de Compra conformes

Mejore el cumplimiento de sus Órdenes de Compra asegurando que más Órdenes de Compra se aprueben sin cambios ni reprocesos en el primer intento. Esto refuerza la adherencia a las políticas de compra.

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Menos modificaciones de OC

Reducción en la tasa de cambio

Reducir el número de órdenes de compra que requieren modificaciones después de su creación o aprobación inicial. Esto indica una mejor recopilación de requisitos previa y una mayor adherencia al proceso, lo que se traduce en un ahorro en los costos de retrabajo.

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Recepciones de Mercancías más Oportunas

Contabilizaciones de entrada de mercancías más rápidas

Mejore la velocidad y la precisión al registrar la recepción de bienes y servicios en su sistema. Esto mejora la gestión de inventario y el procesamiento de pagos, reduciendo retrasos.

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Reducción del Retrabajo de Órdenes de Compra

Reducción de casos de retrabajo

Identifique y elimine las instancias en las que las Órdenes de Compra regresan a un estado anterior o requieren una reaprobación. Esto reduce significativamente el esfuerzo manual y los costos operativos.

Los resultados varían según la complejidad del proceso, las configuraciones de los sistemas existentes y la calidad de los datos. Las cifras presentadas reflejan mejoras comunes observadas en las implementaciones de órdenes de compra de SAP Ariba.

Datos Recomendados

Comienza con los atributos y actividades más importantes, y luego amplía según sea necesario.
¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Puntos de datos clave a capturar para el análisis

El identificador único para cada documento de Orden de Compra, que sirve como identificador central de caso para el proceso.

Por qué es importante

Este es el ID de Caso esencial que conecta todos los pasos del proceso, haciendo posible analizar el ciclo de vida de extremo a extremo de cada Pedido de Compra individual.

El nombre del Event o Task específico que ocurrió en un momento dado dentro del proceso de orden de compra.

Por qué es importante

Este atributo define los pasos del proceso, permitiendo la visualización del flujo del proceso y la identificación de cuellos de botella, retrabajo y desviaciones.

La fecha y hora exactas en que ocurrió una actividad o evento específico.

Por qué es importante

Este timestamp es fundamental para secuenciar eventos correctamente y calcular todas las métricas basadas en duración, como los tiempos de ciclo y los tiempos de espera.

El nombre o ID del usuario que realizó la actividad.

Por qué es importante

Aporta responsabilidad y permite analizar el rendimiento, la carga de trabajo y el cumplimiento específicos del usuario, lo cual es clave para identificar necesidades de capacitación o desviaciones del proceso.

El departamento comercial o centro de costos asociado a la orden de compra.

Por qué es importante

Permite comparar el desempeño entre diferentes unidades de negocio, identificar cuellos de botella por área y compartir mejores prácticas.

El nombre del proveedor o vendedor a quien se le adquieren bienes o servicios.

Por qué es importante

Permite analizar el desempeño de los proveedores, identificar socios confiables y ubicar a los que generan retrasos u otros problemas.

El valor monetario total de la orden de compra.

Por qué es importante

Ofrece un contexto financiero a cada caso, lo que permite un análisis basado en el valor para priorizar mejoras y comprender cómo el valor del pedido impacta el comportamiento del proceso.

La fecha en que la parte solicitante espera que se entreguen los bienes o servicios.

Por qué es importante

Sirve como la línea de base para medir el rendimiento de las entregas a tiempo, lo cual es crítico para evaluar la fiabilidad del proveedor y la eficiencia de la cadena de suministro.

La fecha en que la recepción de mercancías o la finalización de servicios se registró oficialmente en el sistema.

Por qué es importante

Representa la fecha de entrega real, esencial para calcular el rendimiento de las entregas e identificar retrasos en la cadena de suministro.

Actividades

Pasos del proceso a seguir y optimizar

Esta actividad marca la creación de una solicitud de compra, que es la solicitud formal de bienes o servicios que precede a una orden de compra. En SAP Ariba, esto se captura típicamente cuando un usuario guarda y envía un nuevo documento de solicitud, creando un registro explícito con una marca de tiempo de creación.

Por qué es importante

Este es el punto de partida principal para el proceso de adquisición. Analizar el tiempo desde este evento hasta la creación del Pedido de Compra es crucial para comprender el tiempo de ciclo de la solicitud al pedido e identificar cuellos de botella en las etapas iniciales.

Esta actividad significa la creación del documento oficial de orden de compra en SAP Ariba, ya sea a partir de una solicitud aprobada o directamente. Esto se captura a partir de la marca de tiempo de creación del documento de OC, representando el inicio formal del ciclo de vida de la orden de compra.

Por qué es importante

Para las Órdenes de Compra directas, esto marca el inicio del proceso. Es un hito clave para medir el tiempo de conversión de requisición a Orden de Compra y el ciclo general de procesamiento de la Orden de Compra.

Indica que la orden de compra ha recibido todas las aprobaciones internas necesarias y está lista para ser enviada al proveedor. Este evento se infiere del cambio de estado del documento de la Orden de Compra a 'Aprobada' tras completar el workflow designado.

Por qué es importante

Este es un hito crítico para medir los tiempos de ciclo de aprobación e identificar cuellos de botella en la revisión de la dirección. Los retrasos aquí impactan directamente en los tiempos de entrega de los proveedores y la eficiencia de la adquisición.

Representa el momento en que la orden de compra aprobada se transmite oficialmente al proveedor, generalmente a través de la Red Ariba. Este evento se registra cuando el estado de la PO cambia a "Enviado" o "Pedido".

Por qué es importante

Esto marca la transición del procesamiento interno al cumplimiento externo. Es el punto de partida para medir el tiempo de entrega del proveedor y el rendimiento de entrega.

Representa la recepción física de mercancías, que se registra en SAP Ariba. Este es un evento explícito que se captura cuando un usuario crea y envía un documento de Recibo (Receipt) en relación con una partida de orden de compra.

Por qué es importante

Este es un hito crucial para confirmar la entrega y es el punto final para medir el rendimiento de entrega del proveedor. También autoriza el pago de la factura en un escenario de conciliación a tres vías.

Esta actividad marca el fin exitoso del ciclo de vida de la orden de compra, indicando que los bienes o servicios han sido completamente recibidos y facturados. Esto se infiere del cambio de estado de la OC a 'Recibido', 'Facturado' o un estado final similar.

Por qué es importante

Este es el punto final de estado de éxito principal del proceso. Medir el tiempo para alcanzar este estado proporciona el tiempo de ciclo de extremo a extremo, una medida clave de la eficiencia general del proceso.

Preguntas Frecuentes

Preguntas frecuentes

Process mining proporciona una radiografía basada en datos de su flujo real de Órdenes de Compra, identificando cuellos de botella, actividades no conformes e ineficiencias como tiempos de ciclo de aprobación excesivos. Revela dónde el proceso se desvía de la ruta ideal, destacando áreas para optimización y automatización. Al comprender el proceso real, las organizaciones pueden implementar mejoras específicas que conducen a ganancias significativas en eficiencia y cumplimiento.

Para analizar su proceso de Orden de Compra, el Process Mining requiere principalmente datos de registro de eventos. Esto típicamente incluye un identificador de caso, como el número de Orden de Compra, un nombre de actividad, como 'OC Creada' o 'OC Aprobada', y un timestamp preciso para cada actividad. Atributos adicionales como proveedor, importe, aprobador o departamento pueden incluirse para proporcionar información más rica y contexto para el análisis.

Entre los beneficios esperados se incluyen la reducción significativa de los tiempos de aprobación y los tiempos de ciclo generales de las Órdenes de Compra, una mayor adherencia a la normativa de cumplimiento y una disminución notable en las tasas de modificación de las Órdenes de Compra. También puede esperar conversiones de requisición a Orden de Compra más ágiles, una mejor visibilidad de los registros de entrada de mercancías y mayores oportunidades para la automatización de tareas. En última instancia, el Process Mining conduce a un proceso de Purchase to Pay más eficiente, conforme y transparente.

Sí, el Process Mining sobresale en la identificación de las causas raíz subyacentes, no solo los síntomas, de los cuellos de botella en las Órdenes de Compra. Al correlacionar las desviaciones del proceso con atributos específicos, como grupos de aprobación particulares, tipos de órdenes o variaciones departamentales, puede determinar por qué ciertos pasos tardan más. Esta visión granular permite intervenciones dirigidas que resuelven los problemas centrales, llevando a mejoras duraderas en el proceso.

Las plataformas modernas de process mining suelen ofrecer conectores preestablecidos o capacidades de integración sencillas para sistemas de compras ampliamente utilizados como SAP Ariba. La complejidad a menudo reside menos en la conexión técnica y más en el mapeo inicial de los datos, la transformación y la garantía de la calidad y exhaustividad del registro de eventos extraído. Una vez configurada, la extracción y el análisis de datos pueden automatizarse en gran medida.

La extracción de datos de SAP Ariba para Process Mining suele realizarse por varios métodos: usar las herramientas estándar de informes de SAP Ariba, aprovechar las API para acceso directo a datos o exportar a formatos como CSV o Excel para convertirlos en un registro de eventos. Junto con su equipo de TI y su proveedor de Process Mining, podrá definir la estrategia de extracción más eficiente y segura para su entorno.

La configuración inicial y las primeras perspectivas para el Process Mining de Órdenes de Compra se suelen lograr en unas pocas semanas o un par de meses, dependiendo de la complejidad de su panorama de datos y la preparación de sus datos. Este plazo cubre la extracción de datos, el modelado y la fase de análisis inicial. Sin embargo, el valor real proviene del monitoreo continuo y las mejoras iterativas basadas en las perspectivas constantes.

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