Obchodní případ pro process mining: čtyři čísla pro finanční oddělení

Obchodní případ pro process mining předkládá finančnímu oddělení čtyři údaje: rozsah problému, náklady na nápravu, náklady pilotního projektu a čas do prvních důkazů. Tři z těchto čtyř údajů můžete získat z jediného exportu vlastních dat o procesu. Pokud některý údaj zatím jen odhadujete, označte ho jako odhad a uveďte, kdy ho změříte.

Žádost o „zavedení process mining“ se těžko posuzuje, protože neuvádí problém, rozhodnutí ani datum, kdy budou k dispozici důkazy. Většina neúspěšných obchodních případů vychází z toho, co si někdo slibuje od nástroje, ne ze skutečného průběhu procesu. Proto se tato stránka soustředí na jediný proces: co změříte, kolik bude změna stát a kdy se dozvíte výsledek.

Jaké čtyři údaje má obsahovat obchodní případ pro process mining?

Než začnete kterýkoli z nich obhajovat, uveďte všechny čtyři a doložte, z čeho vycházejí.

1. Rozsah problému: kolik vás proces stojí nyní, vyjádřeno v jednotkách, které vaše firma už sleduje, například ve dnech průběžné doby, poplatcích za pozdní úhradu, době inkasa pohledávek nebo hodinách práce zaměstnanců. Vycházejte z vlastních objemů a časů.
2. Náklady na nápravu: kolik stojí změna procesu, nikoli jeho analýza. Změna pravidel a přeškolení zaměstnanců představují jiný rozsah práce než změna systému. Odhad musí dodat osoba odpovědná za změnu.
3. Náklady pilotního projektu: licence, práce s daty a čas interních týmů potřebný ke zjištění skutečného stavu.
4. Čas do prvních důkazů: datum, kdy očekáváte výsledek k posouzení, a ukazatel, podle kterého ho vyhodnotíte.

Tři ze čtyř údajů obvykle získáte ze stejného zdroje. Export dat o procesu vám ukáže rozsah problému, náročnost přípravy dat i dobu potřebnou k analýze. Náklady na nápravu závisí na rozhodnutí, které jste ještě neučinili. Proto je třeba určit odpovědnou osobu a termín, ne si vymyslet číslo.

Čtyři údaje v obchodním případu pro process mining: rozsah problému, náklady na nápravu, náklady pilotního projektu a čas do prvních důkazů

U každého údaje v obchodním případu uveďte, zda je změřený, nebo odhadovaný. Finanční oddělení se na to zeptá. Pokud na tuto otázku umíte odpovědět, váš případ se bude hůř odmítat než čtyři sebejistě uvedená čísla bez zřejmého podkladu.

Proč obchodní případy pro process mining ztrácejí podporu?

Obchodní případy málokdy selžou kvůli chybnému údaji. U process mining selhávají tehdy, když není co ověřit.

Žádají o funkci místo toho, aby řešily konkrétní rozhodnutí. „Získáme přehled o celém procesu od objednávky po platbu“ finančnímu oddělení neříká, co financuje ani jak vyhodnotíte výsledek. „Zjistíme, zda druhý schvalovací krok zdrží třetinu objednávek o týden, a do 15. listopadu předložíme výsledek“ už ano.

Opírají se o procenta z oborových srovnání. Tvrzení, že process mining obvykle zkracuje průběžnou dobu o určité procento, o vašem procesu nic neříká. Vlastní výchozí stav je užitečnější, i když výsledek není tak působivý.

Nezahrnují práci s daty. Extrakce dat, určení případů, seřazení časových údajů a nastavení jejich aktualizace zaberou čas. Pokud v obchodním případu uvádíte jen cenu licence, náklady pilotního projektu podhodnocujete. Nejprve si přečtěte rozpis nákladů, kde najdete podrobnosti o jednotlivých položkách.

Používají průměr, který zakrývá problém. Průměrná doba zpracování rozloží pětidenní čekání rovnoměrně na všechny případy. Číslo pak vypadá malé a případné zlepšení ještě menší. Uveďte, kde se čas ztrácí: v jakém kroku, u kolika případů a jak dlouho. „Přibližně 12 000 objednávek za čtvrtletí, zhruba třetina nedorazí v přislíbeném termínu a příčina není jasná“ dává hodnotiteli něco, co může ověřit. „Významná neefektivita při správě objednávek“ ne.

Co obvykle přinesou projekty process mining?

Když víte, jaké důkazy můžete získat, obchodní případ se píše snáz. První analýza jednoho procesu na základě jeho záznamů událostí obvykle odpoví na tyto otázky:

• Kde se ztrácí čas: doba čekání u každé činnosti vedle času potřebného na její provedení, takže je vidět rozdíl mezi nimi.
• Jak často se proces opakuje: počet opakování a oprav, včetně kroků, které zdokumentovaný model nezachycuje.
• Kolika lidmi případ projde: počet předání mezi týmy a systémy.
• Jak moc se proces liší: kolik existuje různých cest a jaký podíl případů se řídí tou nejčastější.
• Kde proces nedodržuje pravidla: odchylky od zamýšleného průběhu procesu.
• Které kroky lze zvážit pro automatizaci: kroky s velkým objemem, jasnými pravidly a malými odchylkami, pro které máte změřený výchozí stav.
• Kolik práce stojí každý krok: čas na jeden krok a případ, abyste mohli vyčíslit navrhovanou změnu.

Na které z těchto otázek dostanete odpověď, závisí na procesu a dostupných datech. Záznam s ID případu, činností a časovým údajem odpoví na první čtyři. Zbytek vyžaduje podrobnější data a někdy také model, se kterým lze průběh porovnat. Podívejte se, jak Process Mining analyzuje data o vašem procesu. Pokud zatím data nelze použít, v části o připravenosti dat zjistíte, co je nejprve potřeba zajistit.

Jednu věc je třeba říct jasně: nástroj vám nedá odpověď. Poskytne důkazy, z nichž můžete sestavit obchodní případ. Nic z uvedeného vám neřekne, jakou hodnotu má změna, zda je daný krok vůbec potřeba ani jakou kapacitu může váš tým skutečně uvolnit. O tom musíte rozhodnout vy. Měření vám rozhodování usnadní. Přínosy process mining závisí na rozsahu změn, které tato rozhodnutí umožní.

Pokud záznam pokrývá jen část procesu nebo období, uveďte to spolu s čísly. I částečné měření je důkaz, pokud čtenář ví, na co se vztahuje a co nezahrnuje.

Jak vyčíslit přínosy z vlastních měření?

Rozsah problému se stává přínosem teprve tehdy, když uvedete, co se změní. Hodnota process mining vychází z rozhodnutí, které ovlivní získané důkazy. Obchodní případ proto propojte s rozhodnutím, které vaše organizace potřebuje učinit. Pro zdůvodnění investice do process mining obvykle stačí dva modely:

Hotovost nebo pracovní kapitál:

počet ušetřených dní × počet dotčených případů × hodnota jednoho dne na případ × náklady na kapitál

Kapacita:

počet ušetřených hodin za období × celkové náklady na hodinu práce

Rozlišujte tyto tři věci:

• Používejte jednotky, které vaše firma už zná. Přínos vyjádřete ve dnech průběžné doby, ušetřených poplatcích za pozdní úhradu, zkrácení DSO nebo uvolněných hodinách. Samotnou „efektivitu“ nelze ověřit.
• Rozlišujte hotovost a kapacitu. Uvolněná kapacita sama o sobě nevytváří hotovost. Uveďte, zda díky ní zvládnete větší objem práce se stejným týmem, nebo zda povede ke změně počtu zaměstnanců. Určete také, kdo o tom rozhodne.
• Uveďte předpoklad, kterým si jste nejméně jistí. Označte nejslabší část odhadu a vysvětlete, jak ji ověříte.

Se změřeným výchozím stavem se výpočet obhajuje snáz. Pokud jste počet hodin zjistili z vlastních záznamů událostí, zbývá jen odhadnout rozsah zkrácení. S tímto číslem může hodnotitel polemizovat. Přínos založený na odhadovaném výchozím stavu i odhadovaném zkrácení při jednání obvykle neobstojí. Pokud nedokážete obhájit procento zkrácení, uveďte ověřené rozpětí a vysvětlete, kterou jeho hodnotu jste použili.

Tyto údaje můžete zadat do kalkulačky návratnosti investice ProcessMind: roční počet případů, průměrnou dobu zpracování, celkové náklady na hodinu práce, očekávané zkrácení, počet incidentů a jejich průměrné náklady, počet licencí Process Intelligence a uživatelů dashboardu. Kalkulačka vypočítá celkové roční přínosy, čistý přínos, návratnost investice a dobu návratnosti.

Jde o obecný model, a právě v tom spočívá jeho přínos: ukazuje, jak spolu vstupní údaje souvisejí. Váš obchodní případ z něj bude až ve chvíli, kdy výchozí hodnoty nahradíte vlastními objemy, časy a náklady. Kalkulačka navíc nezahrnuje náklady na zavedení a přípravu dat, proto je připočítejte zvlášť. Dokud model neodpovídá vaší situaci, nejde ještě o obchodní případ.

Jak vypadá obchodní případ se čtyřmi údaji v praxi?

Následující čísla jsou pouze ilustrativní. Použijte postup, ne uvedené hodnoty.

Situace: Proces zpracuje 12 000 objednávek za čtvrtletí. Medián průběžné doby je 18 dní a P90 činí 41 dní. Přibližně třetina objednávek čeká déle než pět dní na jednom schvalovacím kroku, jehož samotné provedení trvá asi čtyři minuty.

1. Rozsah problému: Čekání se týká přibližně 4 000 objednávek za čtvrtletí. Pokud je průměrná doba čekání v tomto kroku šest dní, jde za čtvrtletí o 24 000 objednávkodnů průběžné doby. Samotná práce v tomto kroku zabere za stejné období přibližně 270 hodin. Který údaj do obchodního případu patří, závisí na tom, zda vás zpoždění stojí peníze, zhoršuje úroveň služeb, nebo obojí. Než některý použijete, ověřte ho ve vlastních datech. Uveďte také jednotku: objednávkodny nejsou totéž co eura. Pokud má být výsledkem finanční částka, musíte tento přepočet uvést jako předpoklad a ověřit ho.

2. Náklady na nápravu: Jednou z možností je zvýšit limit tak, aby se schvalovací krok týkal 8 % objednávek místo 33 %, a určit zástupce pro případ nepřítomnosti schvalovatele. Než změnu označíte za levnou, ověřte náklady na úpravu pravidel, kontrol a zavedení u odpovědných osob.

3. Náklady pilotního projektu: Omezte pilotní projekt na jeden proces a jasně vymezené období. Zahrňte licenci, čas analytika na přípravu dat a čas vlastníka procesu. Pokud jste náročnost přípravy dat ještě neověřili, označte ji jako odhad. Obchodní případ pro process mining, který uvádí pouze cenu licence, podhodnocuje potřebnou práci.

4. Čas do prvních důkazů: Stanovte datum, kdy vyhodnotíte průběžnou dobu u dotčené části procesu. I když se čekání nezmění, budete mít výchozí stav pro další rozhodnutí.

Co by mohlo změnit závěr? Pokud má schvalovací krok odhalovat selhání kontroly, změna limitu by ji mohla oslabit. Toto riziko zahrňte do obchodního případu a před doporučením změny zapojte osobu odpovědnou za kontrolu.

Uveďte čtyři údaje a otázky finančního oddělení na jedné stránce:

Každý řádek tabulky musí odkazovat na něco, co jste změřili, nebo na odhad konkrétní odpovědné osoby. Stejně postupujte i při výpočtu návratnosti investice do process mining. Odhad neuvádějte jako úsporu, dokud ho nepodporují vlastní data a navrhovaná změna.

Pokud chcete nejprve najít kroky, které by stálo za to změnit, přečtěte si jak pomocí process mining hledat příležitosti k automatizaci.

Proč má být prvním obchodním případem pilotní projekt?

První obchodní případ má být pro pilotní projekt, ne pro platformu. Čtyři uvedené údaje jsou tomu přizpůsobené: jeden proces, jedno rozhodnutí a dostatečně krátké období, abyste mohli výsledek vyhodnotit dřív, než se zavážete k něčemu většímu. Berte pilotní projekt process mining jako ověření přínosu měřením, ne jako malé zavádění řešení.

Začněte v malém a držte se reality: obchodní případ by měl být jednoznačný. Pokud není, uvažujete příliš ve velkém. Nejprve se podívejte na data a pak rozšiřujte projekt tam, kde to dává smysl. Pilotní projekt, který stojí jen několik licencí a pár týdnů práce analytika, musí splnit mnohem méně náročné podmínky než program zavádění platformy. Navíc přinese něco, co samotný program nedokáže: váš vlastní výchozí stav.

Začít v malém je také otázka výběru softwaru. Pokud má nástroj smysl jen při nasazení v celé firmě, musí být obchodní případ rozsáhlý už od začátku. ProcessMind se účtuje za uživatelské místo. Po zkušební verzi můžete přejít na tarif Process Individual a 14denní zkušební verzi lze spustit bez platební karty, takže první analýza nevyžaduje smlouvu pro celou firmu. Podívejte se na ceny jednotlivých tarifů.

Než spustíte pilotní projekt process mining, vyřešte tyto čtyři věci:

• Jeden proces: dostatečně úzce vymezený, aby rozsah určovala jediná otázka.
• Jedno rozhodnutí: rozhodnutí, které mají zjištění podpořit.
• Kritéria pro ukončení: předem dohodněte, jaké výsledky podpoří pokračování a jaké ukončení.
• Datum vyhodnocení: datum, kdy posoudíte důkazy a rozhodnete o dalším postupu.

Pokud výsledky pilotního projektu podpoří další práci, využijte je při přípravě obchodního případu pro další proces. Pokud ne, stále budete mít výchozí stav a jasnější důvod změnit směr. Ještě před zahájením uveďte tři možné výsledky: důkazy podpoří tuto změnu, podpoří jinou změnu, nebo podpoří ukončení projektu. Pokud může obchodní případ skončit jen jedním způsobem, nejde o měření.

Co když ještě nemáte potřebná čísla?

Pak investice zatím nemusí být odůvodněná. Přiznat to je zjištění, ne selhání. Obvykle za tím stojí jeden ze tří důvodů: objem procesu je příliš malý, aby mělo smysl se jím zabývat, data nejsou dostupná v použitelné podobě nebo na rozhodnutí nikdo nečeká.

Pokud data existují a proces je malý, změřte výchozí stav ručně. Pokud data nelze použít, vyčíslete práci potřebnou k jejich přípravě místo žádosti o licenci. Uveďte také, co se musí změnit, než obchodní případ znovu posoudíte.