Process Mining için iş gerekçesi: Finans ekiplerinin değerlendirebileceği dört sayı

Process Mining için hazırlayacağınız iş gerekçesinde finans ekibinin değerlendireceği dört rakam yer alır: sorunun boyutu, çözümün maliyeti, pilot çalışmanın maliyeti ve ilk kanıta ulaşma süresi. Bu rakamların üçünü, kendi süreç verilerinizi tek seferde dışa aktararak elde edebilirsiniz. Bir rakam tahminiyse bunu açıkça belirtin ve ne zaman ölçüleceğini yazın.

“Process Mining’i devreye alma” talebini değerlendirmek zordur; çünkü ortada tanımlanmış bir sorun, karar veya kanıt tarihi yoktur. Başarısız olan iş gerekçelerinin çoğu, sürecin gerçekte nasıl işlediğine değil, birinin aracın ne sağlayacağını umduğuna dayanır. Bu nedenle bu sayfada iş gerekçesini tek bir süreçle sınırlıyoruz: neyi ölçeceğiniz, değişikliğin ne kadara mal olacağı ve ne zaman sonuca ulaşacağınız.

Process Mining için hazırlanan iş gerekçesinde hangi dört rakam bulunmalı?

Herhangi birini savunmaya başlamadan önce dört rakamın da ne olduğunu belirtin ve her birini dayandırabileceğiniz bir kaynak gösterin.

1. Sorunun büyüklüğü: Çevrim süresini gün cinsinden, gecikme ücretlerini, Satışların Tahsilat Süresini veya tam zaman eşdeğeri (FTE) çalışma saatlerini kullanarak sürecin bugün size ne kadara mal olduğunu gösterin. Kendi hacim ve süre ölçümlerinizi temel alın.
2. Çözümün maliyeti: Analiz maliyetini değil, süreci değiştirmenin maliyetini belirtin. Politika değişikliği ve yeniden eğitim çalışması, sistem değişikliğinden farklı büyüklükte işlerdir. Tahmini, değişiklikten sorumlu kişi yapmalıdır.
3. Pilot çalışmanın maliyeti: Lisans, veri çalışmaları ve mevcut durumu netleştirmek için gereken kurum içi zaman.
4. İlk kanıta ulaşma süresi: İncelenecek sonucu ne zaman almayı beklediğinizi ve hangi ölçüme göre değerlendireceğinizi belirtin.

Dört rakamın üçü genellikle aynı kaynaktan gelir. Süreç verilerinin dışa aktarımı, sorunun büyüklüğünü, verileri hazırlamak için gereken emeği ve analizin ne kadar süreceğini gösterir. Henüz vermediğiniz bir karara bağlı olan tek rakam çözümün maliyetidir. Bu nedenle bir sayı uydurmak yerine sorumlu kişiyi ve tarihi belirtin.

İş gerekçesindeki her rakamı ölçülmüş veya tahmin edilmiş olarak işaretleyin. Finans ekibi hangisinin hangisi olduğunu soracaktır. Bu soruyu yanıtlayan bir iş gerekçesini, dayanağı görünmeyen dört iddialı rakamı göz ardı etmek kadar kolay olmaz.

Process Mining iş gerekçeleri neden desteğini kaybeder?

İş gerekçeleri nadiren bir rakam yanlış olduğu için başarısız olur. Process Mining iş gerekçesi, doğrulanacak bir şey sunmadığında başarısız olur.

Belirli bir karar yerine yeni bir yetkinlik talep ederler. “Siparişten Tahsilata sürecinin tamamını görünür kılacağız” ifadesi, finans ekibine neyi finanse ettiğini veya sonucu nasıl değerlendireceğinizi söylemez. “İkinci onay adımının siparişlerin üçte birine bir hafta ekleyip eklemediğini belirleyip sonucu 15 Kasım’a kadar bildireceğiz” ifadesi ise bunu yapar.

Kıyaslama yüzdelerine dayanırlar. Process Mining’in çevrim süresini genellikle belirli bir yüzde oranında azalttığı iddiası, sizin süreciniz hakkında bir şey söylemez. Daha az etkileyici görünse bile kendi başlangıç ölçümünüz daha yararlıdır.

Veri çalışmalarını hesaba katmazlar. Verileri çıkarmak, vakaları belirlemek, zaman damgalarını sıralamak ve yenilemeleri ayarlamak zaman alır. İş gerekçenizde yalnızca lisans ücreti varsa pilot çalışmanın maliyetini düşük gösterirsiniz. Maliyet kalemlerini ayrıntılı incelemek için önce maliyet dökümünü okuyun.

Sorunu gizleyen bir ortalama kullanırlar. Ortalama işlem süresi, beş günlük beklemeyi tüm vakalara eşit dağıtır. Böylece rakam küçük görünür, iyileşme de olduğundan daha az görünür. Bunun yerine sürenin nerede geçtiğini belirtin: hangi adımda, kaç vakada ve ne kadar süreyle. “Üç ayda yaklaşık 12.000 siparişin üçte biri vaat edilen tarihe yetişmiyor ve nedeni belirsiz” ifadesi, inceleyen kişiye sınayabileceği bir konu sunar. “Sipariş yönetiminde ciddi verimsizlik” ifadesi ise sunmaz.

Process Mining projeleri genellikle ne sağlar?

Kanıtların neler gösterebileceğini bilmek, iş gerekçesini yazmayı kolaylaştırır. Bir sürecin olay verilerine dayalı ilk analizi genellikle şu soruları yanıtlar:

• Zaman nerede geçiyor: Her etkinlikteki bekleme süresini o etkinliğin işlem süresiyle birlikte göstererek aradaki farkı görünür kılın.
• Süreç ne sıklıkta tekrarlanıyor: Belgelenmiş modelde görünmeyen adımlar da dahil olmak üzere döngüleri ve yeniden çalışma sayılarını inceleyin.
• Bir vaka kaç kişinin elinden geçiyor: Ekipler ve sistemler arasındaki devir teslim sayılarını belirleyin.
• Süreç ne kadar değişkenlik gösteriyor: Kaç farklı yol bulunduğunu ve vakaların ne kadarının en yaygın yolu izlediğini ölçün.
• Süreç kurallardan nerede sapıyor: Süreci amaçlandığı biçimde yürütmek için belirlenen kurallara uyum farklarını inceleyin.
• Hangi adımlar otomasyona aday: Ölçülmüş bir başlangıç değeri bulunan, hacmi yüksek, kuralları belirli ve değişkenliği düşük adımları belirleyin.
• Her adım ne kadar emek gerektiriyor: Önerilen değişikliğin maliyetini hesaplayabilmek için adım ve vaka başına süreyi ölçün.

Bunlardan hangilerini elde edebileceğiniz sürecinize ve verilerinize bağlıdır. Vaka kimliği, etkinlik ve zaman damgası içeren bir Event Log ilk dört soruyu yanıtlar. Diğerleri daha ayrıntılı veri gerektirir; bazıları için karşılaştırma yapabileceğiniz bir modele de ihtiyaç vardır. Process Mining’in süreç verilerinizi nasıl analiz ettiğini görün. Veriler henüz kullanıma hazır değilse, önce nelerin tamamlanması gerektiğini intelligence yolunda bulabilirsiniz.

Açıkça belirtmek gerekir: araç yanıtı vermez, kanıt sunar. İş gerekçenizi bu kanıta dayandırırsınız. Bu listedeki hiçbir bilgi, bir değişikliğin ne kadar değerli olduğunu, bir adımın gerekli olup olmadığını veya ekibinizin ne kadar kapasiteyi gerçekten geri kazanabileceğini söylemez. Bunlar işletmeyle ilgili kararlardır ve ölçümler elinizde olduğunda daha kolay verilir. Process Mining’den elde edilecek fayda, bu kararların desteklediği değişikliğin büyüklüğüyle sınırlıdır.

Event Log sürecin veya dönemin yalnızca bir bölümünü kapsıyorsa rakamları verirken bunu belirtin. Okur ölçümün neleri kapsadığını ve neleri dışarıda bıraktığını bildiği sürece kısmi bir ölçüm de kanıttır.

Kendi ölçümlerinize dayanarak fayda hesabını nasıl oluşturursunuz?

Sorunun büyüklüğü, ancak neyin değişeceğini ortaya koyduğunuzda faydaya dönüşür. Process Mining’in değeri, kanıtların değiştirdiği karardan gelir. Bu nedenle iş gerekçenizi kuruluşunuzun vermesi gereken bir karara bağlayın. Process Mining yatırımını gerekçelendirmek için ilk değerlendirmelerin çoğunda iki hesaplama yöntemi yeterlidir:

Nakit veya işletme sermayesi:

kısalan gün sayısı × etkilenen vaka sayısı × vaka başına günlük değer × sermaye maliyeti

Kapasite:

dönem başına kazanılan saat × tüm yan maliyetler dahil saatlik ücret

Şu üç ayrımı netleştirin:

• İşletmenizin zaten kullandığı bir ölçü birimini seçin. Faydayı çevrim süresindeki gün sayısı, önlenen gecikme ücretleri, azalan DSO veya geri kazanılan saatlerle ifade edin. Tek başına “verimlilik” doğrulanabilir bir ölçü değildir.
• Nakit ile kapasiteyi birbirinden ayırın. Kapasiteyi artırmak tek başına nakit yaratmaz. Değerin aynı ekiple daha fazla iş yapmaktan mı yoksa personel kararından mı kaynaklandığını belirtin ve bu kararı kimin vereceğini yazın.
• En az emin olduğunuz varsayımı belirtin. Tahminin hangi bölümünün en zayıf olduğunu ve bunu nasıl sınayacağınızı açıklayın.

Ölçülmüş bir başlangıç değeri, hesaplamanın geri kalanını savunmayı kolaylaştırır. Saatleri kendi olay verilerinizden çıkardıysanız geriye yalnızca azalmanın boyutuna ilişkin varsayım kalır. Bu, incelemeyi yapan kişinin tartışabileceği somut bir sayıdır. Hem başlangıç değerinin hem de azalmanın varsayıma dayandığı bir fayda hesabı toplantıda genellikle ayakta kalmaz. Azalma oranını savunamıyorsanız, sınadığınız aralığı belirtin ve hangi değeri kullandığınızı açıklayın.

Bu girdileri ProcessMind yatırım getirisi hesaplayıcısına ekleyebilirsiniz: yıllık vaka hacmi, ortalama işlem süresi, tüm yan maliyetler dahil saatlik ücret, beklediğiniz azalma, olay sayısı ve olay başına ortalama maliyet ile lisans planı bilgileri. Hesaplayıcı toplam yıllık faydayı, net faydayı, yatırım getirisini ve geri ödeme süresini gösterir.

Bu genel bir hesaplama modelidir ve faydası da girdilerin nasıl bir araya geldiğini göstermesidir. Varsayılan değerleri kendi hacim, süre ve maliyetlerinizle değiştirdiğinizde iş gerekçeniz haline gelir. Hesaplayıcı, uygulama çalışmalarını ve veri hazırlığını maliyetlere dahil etmez; bu kalemleri ayrıca ekleyin. Kendi koşullarınıza uyarlayamadığınız bir model henüz iş gerekçesi sayılmaz.

Dört sayıyla hazırlanan bir iş gerekçesi uygulamada nasıl görünür?

Aşağıdaki rakamlar örnek amaçlıdır. Değerleri değil, yöntemi kullanın.

Durum: Bir süreçte çeyrek başına 12.000 sipariş işleniyor. Medyan çevrim süresi 18 gün, P90 ise 41 gün. Siparişlerin yaklaşık üçte biri, fiili çalışma süresi yaklaşık dört dakika olan bir onay adımında beş günden uzun süre bekliyor.

1. Sorunun büyüklüğü: Bekleme, çeyrek başına yaklaşık 4.000 siparişi etkiliyor. Bu adımda ortalama bekleme altı günse, çeyrek başına toplam 24.000 sipariş-günlük çevrim süresi söz konusudur. Aynı dönemde bu adımda gereken fiili çalışma yaklaşık 270 saattir. Bu iki ölçüden hangisinin iş gerekçesine gireceği, gecikmenin size maliyet, hizmet seviyesi kaybı ya da her ikisini birden getirip getirmediğine bağlıdır. Kullanmadan önce her iki rakamı da kendi verilerinizle doğrulayın. Birimi de belirtin: sipariş-gün, avroyla aynı şey değildir. Hesabı parasal değere çevirecekseniz, bu dönüşüm de açıklayıp sınamanız gereken bir varsayımdır.

2. Çözümün maliyeti: Olası bir değişiklik, onay adımının siparişlerin %33’ü yerine %8’i için uygulanmasını sağlayacak eşiği yükseltmek ve onaylayıcı olmadığında bir vekil atamaktır. Bunu düşük maliyetli bir çözüm olarak değerlendirmeden önce politikayı, kontrol gerekliliklerini ve uygulama maliyetlerini sorumlu kişilerle doğrulayın.

3. Pilot çalışmanın maliyeti: Pilot çalışmayı tek bir süreç ve belirli bir dönemle sınırlayın. Lisansı, veri hazırlığı için analist zamanını ve süreç sahibinin ayıracağı zamanı hesaba katın. Harcanacak zamanı henüz doğrulamadıysanız veri hazırlığı maliyetini tahmin olarak işaretleyin. Yalnızca lisans maliyetini yazan bir Process Mining yatırım getirisi hesabı, gereken işi olduğundan az gösterir.

4. İlk kanıta ulaşma süresi: Etkilenen bölümün çevrim süresini inceleyeceğiniz bir tarih belirleyin. Bekleme süresi değişmezse bile sonraki karara yön verecek bir başlangıç değeriniz olur.

Sonucu ne değiştirebilir? Onay adımı bir kontrol açığını yakalamak için varsa eşiği değiştirmek bu kontrolü zayıflatabilir. Bu riski iş gerekçesine ekleyin ve değişiklik önermeden önce kontrol sahibini sürece dahil edin.

Dört rakamı ve finans ekibinin sorularını tek bir sayfada toplayın:

Tablodaki her satır, ölçtüğünüz bir veriye ya da adı belirtilmiş bir sorumlunun yaptığı tahmine dayanmalıdır. Process Mining yatırım getirisi hesabı da farklı değildir: kendi verileriniz ve önerilen değişiklik desteklemeden bir tahmini tasarruf gibi sunmayın.

Öncelikle değiştirmeye değer olabilecek adımları bulmak için Process Mining ile otomasyon fırsatlarının nasıl bulunacağını okuyun.

İlk iş gerekçeniz neden bir pilot çalışma için olmalı?

İlk iş gerekçesi bir platform için değil, pilot çalışma için hazırlanır. Dört rakam da buna göre belirlenir: tek bir süreç, tek bir karar ve daha büyük bir taahhütte bulunmadan sonucu değerlendirebileceğiniz kadar kısa bir dönem. Bunu Process Mining ile değer kanıtı olarak ele alın: küçük çaplı bir yaygınlaştırma değil, ölçüm çalışması.

Küçük başlayın ve beklentileri gerçekçi tutun: iş gerekçesi tartışmaya yer bırakmayacak kadar açık olmalı. Değilse, kapsamı fazla büyütüyorsunuz demektir. Önce verilerin ne söylediğine bakın, ardından önemli alanlarda kapsamı genişletin. Birkaç kullanıcı lisansı ve birkaç haftalık analist çalışması gerektiren pilot çalışmanın eşiği, platform programına kıyasla çok daha düşüktür. Üstelik platform programının sağlayamayacağı bir şey sunar: kendi başlangıç değeriniz.

Küçük başlamak aynı zamanda bir yazılım tercihidir. Yalnızca kurumsal ölçekte kullanıldığında anlamlı olan bir araç için, iş gerekçesinin en baştan büyük olması gerekir. ProcessMind kullanıcı lisansı başına ücretlendirilir. Deneme süresinden sonra ücretsiz bir plan sunulur; 14 günlük ücretsiz denemeyi başlatmak için kredi kartı gerekmez. Böylece ilk analiz için kurumsal anlaşma yapmanız gerekmez. Her planın ücretini görün.

Process Mining pilot çalışmasına başlamadan önce netleştirmeniz gereken dört konu:

• Tek bir süreç: Kapsamı tek bir sorunun belirleyeceği kadar dar tutun.
• Tek bir karar: Bulguların yön vermesi beklenen kararı belirleyin.
• Bitirme ölçütleri: Devam etmeyi ve durmayı hangi kanıtların destekleyeceğini önceden kararlaştırın.
• Bir inceleme tarihi: Kanıtları değerlendirip sonraki adımı belirleyeceğiniz tarihi saptayın.

Pilot çalışma daha ileri adımları destekliyorsa, bulgularını bir sonraki süreç için iş gerekçesi hazırlarken kullanın. Desteklemiyorsa elinizde yine bir başlangıç değeri ve yön değiştirmek için daha net bir neden olur. Her iki durumda da başlamadan önce üç olası sonucu iş gerekçesine yazın: kanıtlar bu değişikliği destekliyor, farklı bir değişikliği destekliyor ya da çalışmayı durdurmayı destekliyor. Yalnızca tek bir sonuçla bitebilecek bir çalışma, ölçüm çalışması değildir.

Rakamlar henüz hazır değilse ne yapmalı?

Bu durumda yatırım henüz gerekçelendirilemeyebilir. Bunu söylemek başarısızlık değil, bir bulgudur. Genellikle üç neden vardır: süreçte yapılacak çalışmanın anlamlı olmasını sağlayacak kadar iş hacmi yoktur, veriler kullanılabilir biçimde mevcut değildir ya da bu kararı bekleyen kimse yoktur.

Veriler mevcut ve süreç küçükse başlangıç değerini elle ölçün. Veriler kullanılamıyorsa lisans istemek yerine veri çalışmalarının kapsamını belirleyin ve iş gerekçesini yeniden değerlendirmeden önce nelerin değişmesi gerektiğini açıklayın.