Process Mining için verilerin kaynağını bulma ve yapılandırma

Veriler nereden gelir?

Her süreç, onu yürüten sistemlerde iz bırakır: ERP’de sipariş oluşturulur, hizmet masasında talepler ilerler, iş akışı aracında onaylar kaydedilir. Process Mining bu izleri inceler. Bu sayfada verileri nerede bulacağınızı ve nasıl bir Event Loga dönüştüreceğinizi öğrenin. Her günlüğün içermesi gereken alanlar için Process Mining için gereken verilere, kabul edilen dosya türleri için Desteklenen veri biçimlerine göz atın. Günlüğünüz hazır olduğunda yükleyip süreci görmek için ücretsiz denemeyi başlatın.

Bir sistemden veri çıkarmaya değip değmeyeceğini iki soru belirler:

• Yalnızca mevcut durumu değil, adımın zaman damgasını da kaydediyor mu?
• Tüm süreç boyunca Vaka kimliği olarak kullanabileceğiniz bir tanımlayıcı kaydediyor mu?

Bir sistem yalnızca en güncel durumu gösteriyorsa geçmiş kayıtlarını veya denetim izini arayın. Kurumsal sistemlerin çoğu bu bilgileri saklar.

Olaylar genellikle hangi sistemlere kaydedilir?

Örnek: SAP’de Satın Almadan Ödemeye süreci

Satın Almadan Ödemeye süreci, her adım için ayrı olmak üzere birden fazla SAP tablosuna yayılır:

SAP ECC üzerinde bu tabloları bir ABAP raporu veya özel programla okuyabilirsiniz. SAP S/4HANA için CDS görünümlerini, OData hizmetini veya SAP Datasphere’i kullanın. Her adım için aktivite adını, Vaka kimliğini ve zaman damgasını içeren yalın bir sorgu çıkarın. İsterseniz kullanıcı, tutar veya tedarikçi bilgilerini de ekleyip sonuçları tek bir Olay Logunda birleştirin:

SELECT 'PO Created' AS Activity, EBELN AS CaseID, AEDAT AS Timestamp FROM EKKO
UNION
SELECT 'Goods Receipt', EBELN, BUDAT FROM MSEG JOIN MKPF ON MSEG.MBLNR = MKPF.MBLNR
UNION
SELECT 'Invoice Posted', BELNR, BUDAT FROM BKPF
ORDER BY CaseID, Timestamp;

Veri dışa aktarımı büyümeden kapsamını daraltın: her şeyi dışa aktarmak yerine şirket koduna, belge türüne veya mali yıla göre filtreleyin.

Dışa aktarılan verileri yapılandırın

• Her olay için bir satır kullanın; tüm vaka için tek satır oluşturmayın. Case ID, Activity ve Timestamp sütunlarını, analiz etmek istediğiniz isteğe bağlı sütunlarla (kullanıcı, maliyet, tutar) birlikte ekleyin.
• Sistemler arasında aynı Vaka kimliklerini kullanın. Süreç bir ERP ve CRM sistemini kapsıyorsa, her olayın tek bir vakayla ilişkilendirilmesi için tanımlayıcıları eşleştirin.
• Tek bir saat dilimi kullanın. Farklı sistemlerdeki olayların sırası bozulmasın diye zaman damgalarını UTC’ye veya tek bir saat dilimine göre standartlaştırın.
• Aktivite adlarını tutarlı kullanın. “Siparişi onayla” ve “Sipariş onayı” aynı adımı anlatır; her adım için tek bir ad belirleyin.
• Gereksiz verileri çıkartın. Test belgeleri, iptal edilmiş kayıtlar ve sistem içi adımlar, içgörü sağlamadan satır sayısını artırır.

Dosya yüklenirken başlık satırı, ayırıcılar ve zaman damgası biçimleri algılanır. Tüm gereksinimler için Desteklenen veri biçimleri sayfasına bakın. Bir adım sistemlerinizde hiç kaydedilmiyorsa, bu eksikliği nasıl gidereceğinizi Veri temizleme ve hazırlama sayfasında bulabilirsiniz.

Dışa aktarmadan önce kişisel verileri ele alın

Olay Loglarında genellikle adlar, müşteri numaraları veya kullanıcı kimlikleri bulunur. Analiz için gerekmeyen bilgileri anonimleştirin veya maskeleyin, dışa aktarılan dosyayı kimlerin indirebileceğini sınırlandırın ve kuruluşunuz için geçerli saklama kurallarına (örneğin GDPR) uyun. ProcessMind, veri setlerini kiracı bazında saklar. Erişim, kullanıcının rolüne ve kullanıcı lisansına göre belirlenir. Ayrıntılar için Kullanıcılar, roller ve izinler sayfasına bakın.

Sonraki adım: yükleme ve haritalama

Olay Logunu yapılandırdıktan sonra yükleyin ve sütunları veri setiyle eşleştirin:

1. Veri setinizi yapılandırın: Vaka kimliği, Aktivite ve Zaman damgası alanlarını eşleştirin, ardından Veri kalitesi rozetini kontrol edin.
2. Verilerinizi modelle eşleştirin: öznitelikleri aktiviteler ve bağlantılarla ilişkilendirin.
3. Sürekli büyüyen veriler için her şeyi yeniden yüklemek yerine artımlı (delta) yüklemeleri kullanın.

Kendi verilerinizi çıkarmadan önce akışı denemek isterseniz, kullanıma hazır örnek Olay Loglarını Örnek dosyalar bölümünde bulabilirsiniz.

İlgili konular

• Process Mining için gereken veriler - her günlüğün ihtiyaç duyduğu üç sütun
• Desteklenen veri biçimleri - dosya türleri ve yapı gereksinimleri
• Veri temizleme ve hazırlama - yüklemeden önce verileri temizleyin ve sık karşılaşılan sorunları giderin
• Veri Setinizi yapılandırma - yüklemeyi eşleyin ve doğrulayın