ProcessMind誕生の理由：製品開発の背景

ProcessMindが目指したもの

ProcessMindを開発した理由をよく尋ねられます。実際に起きたことを分析し、あるべきプロセスを設計して、変更後の姿をシミュレーションする。この一連の流れを実現するためです。

同じ課題に何度も直面したことが、開発のきっかけです。プロセスマイニングを使うと、業務の実態が分かります。プロセスモデルは、業務のあるべき姿を示します。しかし、多くのツールではこの2つが別々の製品に分かれ、担当者も異なるため、分析結果を結び付けないまま終わってしまいます。

私たちの考えを変えたのは、何気ない瞬間でした。長年関わってきたプロセスを開いた人が、毎回同じような反応をします。「何年も携わってきたプロセスが、ようやく見えるようになりました」「想定どおりです。データで確かめられるようになりました」「そんなことが起きていたとは知りませんでした」

Figure 1 — チームで意見が分かれていたプロセスを、判断の決め手となった数値とともに示しています。

こうした反応が大切なのは、プロセスに関する知識が文書、システム、個人の経験に分散しているからです。図は意図したプロセスを示し、データは実際に起きたことを示します。しかし、どちらか一方だけでは次に何を変えるべきか分かりません。プロジェクトに妨げられることなく、より多くの人が自分の問いに答えを見つけられるようにしたいと考えました。

ProcessGoldとUiPathで得た経験

ProcessMindは、2019年にUiPathが買収したProcessGoldの創業者たちによって開発されました。当時の経験は、課題への向き合い方を形作り、製品の設計にも反映されています。

イベントデータから実際の業務の流れが分かり、プロセス文書だけでは答えられない問いにも答えられることを、私たちは経験してきました。同時に、分析だけではほとんど何も変わらないことも学びました。

プロセスを変えるには、関係者が共有できる全体像が必要です。チームが自分たちのものだと認識できるモデルに数値を重ね、組織内で広く使われている表記法で示します。これは分析だけでなく、モデリングの課題でもあります。しかし、多くのツールではその役割を担う人がいません。

他の方法で見落とされていたこと

複数のツールを組み合わせる方法は、比較表では柔軟に見えます。しかし、ライセンス料以外にも多くの費用がかかります。

私たちは、同じ3つの問題に何度も直面しました。利用開始には、専門家の確保や待ち時間が必要で、データを読み込む前にコネクタを用意しなければならないこともありました。料金はプログラム単位で提示され、現場に近い人ではなく、ビジネスケースの予算を確保できる人が利用を決めていました。そして、問いごとにツールが異なるため、プロセスマイニング、モデリング、シミュレーションが一緒に使われることはほとんどありませんでした。

これは技術の問題ではありません。製品の提供方法の問題であり、自分たちのプロセスについて誰が問いを立てられるかを左右します。

ツールの比較では、機能が基準になることがよくあります。しかし本当に重要なのは、最初の役立つ答えを得るまでに、どれだけの準備が必要かです。ProcessGoldとUiPathでの経験を通じて、技術で何が分かるのか、答えを得るまでにどれだけの作業が必要なのか、その両方を見てきました。

代わりに私たちが作ることにしたもの

1つのワークスペースで、データを分析し、プロセスを設計し、変更をシミュレーションします。

ProcessMindは、プロセスインテリジェンスを1つにまとめたプラットフォームです。プロセスマイニング、BPMN 2.0によるモデリング、シミュレーション、ダッシュボード、ガバナンスを、1つのワークスペースとデータセットで扱えます。ツール間でデータをエクスポートしたり、モデルの変更後に再インポートしたりする必要はありません。

この一連の流れの各段階でAIが機能します。アップロードしたデータの列を対応付け、プロセスの説明から最初の図を作成し、時間がかかっている箇所を示します。別途購入するモジュールではなく、プラットフォームに組み込まれています。また、すべてのプランにAIクレジットが含まれています。業務チームが一連の流れを短時間で実行できるようにするためです。

モデルとデータを一緒に扱う

データに基づく分析では、ケースがたどった経路が分かります。プロセスモデルを使えば、業務のあるべき姿を表せます。アルゴリズムだけで全体像を決めるのではなく、両方を同じ場所で扱いたいと考えました。

Figure 2 — オンボーディングプロセスをモデル化し、データをフローに関連付けた例。 Source: ProcessMindの従業員オンボーディングの例

モデルから始めてデータと照合することも、先にデータを調べて、分かったことに応じてモデルを調整することもできます。BPMNで表せるのは、単純な分岐や合流だけではありません。並行するアクティビティ、Subprocess、スイムレーンも表現できます。モデルはインポートとエクスポートに対応しているため、プロセスの知識が当社のエディターに閉じ込められることもありません。

ProcessMindはモデリングだけにも使えます。プロセスを文書化し、あるべき進め方を合意し、担当者を決めるだけであれば、Process FoundationでAIによるモデル作成、自動レイアウト、共同作業に対応したBPMNエディターを利用できます。Process Architectureでは、プロセス全体像、RACI、ガバナンスが加わります。モデリングを行うチームが、マイニングを使う必要はありません。データによる検証が必要になった場合は、すでにあるモデル上で行えるため、適合性チェック、バリアント分析、シミュレーションのために別のツールへ移る必要もありません。必要な範囲から始め、課題に応じて上位プランへ移行できます。

チームがモデルを確認・更新し、分析の基準として使い続けられます。私たちが特に大切にしているのは、モデルとデータを一緒に保つことです。プロセスを担当する人が知識を持ち続け、次の担当者にも伝わる形で残せます。

同じモデルでシミュレーション

分析では、実際に起きたことを確認できます。シミュレーションでは、異なる前提のもとで何が起こり得るかを検討できます。過去のデータだけでは決められないトレードオフを伴う改善判断に役立つため、シミュレーションを組み込みました。

同じBPMNモデルを、分析とシミュレーションの両方に使えます。担当者を増やす、確認を前倒しする、工程をなくすといった変更を実施する前に、シミュレーション結果を実データと並べて影響を確認できます。シミュレーションが意思決定を代行したり、結果を保証したりするわけではありません。判断材料となる数値を示します。プロセスシミュレーションの仕組みについて、詳しくはこちらをご覧ください。

手元にあるデータから始める

最初の一歩として適しているのは、すでにあるデータ出力です。誰かが別途管理している表計算ファイルも利用できます。

データをアップロードすると、AIが列をプロセスに対応付けます。連携方法を決める前に、最初の分析結果を確認できます。後から定期的なデータ連携が必要になった場合は、REST APIを利用できます。チームがすでにスケジュールしているジョブから、任意のタイミングでエクスポートデータをアップロードできます。コネクター導入プロジェクトより小さな一歩で始められ、開始時の必須条件でもありません。

Figure 3 — 手元にあるデータをエクスポートすれば始められます。データのマッピングはAIが支援します。

席単位の価格を公開している理由

セルフサービスでの利用と席単位の価格設定は、製品全体の方針に沿ったものです。登録してデータを読み込み、後から必要な席数を決められます。費用はプログラムの規模ではなく、アクセスが必要な人の数に応じて決まります。

価格はウェブサイトで公開しています。各プランの内容と、お支払い通貨での料金をご確認いただけます。Enterpriseも同じ価格表を基準とし、導入条件は契約で定めます。誰かに問い合わせる前に、必要なアクセスの費用をチームで確認できます。これも、セルフサービスと同じ考え方です。ご自身でプランを比較できます。

Figure 4 — 登録は数分で完了します。追加の席が必要かどうかは、後から決められます。

ProcessMindはクラウドで動作するため、インストールや更新作業は不要です。すでにお使いのIDプロバイダーでサインインでき、テナントごとにデータとユーザーが分離されます。ホスティング先はEUです。

アクセス制御とプロセスの担当者設定は、エンタープライズ向けの追加機能ではなく、プラットフォームの一部です。プロセスを確認する必要がある人は、ソフトウェアを購入した人とは限らないためです。プラットフォームの詳細をご覧になり、各機能が要件に合うかご確認ください。

ソフトウェア会社であり続ける理由

私たちはソフトウェアを開発しています。導入プロジェクトを販売しておらず、サービス提供会社になることも目指していません。

この方針は、誰と仕事をするかにも表れています。プロセスを変えるのは、それを担う人たちです。コンサルティング会社が支援する場合もあるため、私たちはその業務をパートナーに任せています。パートナーの中には、プラットフォームを使ってプロジェクトを納品する会社もあれば、自社ブランドでホワイトラベル提供する会社もあります。私たちは製品、価格設定、サポートを担います。パートナーは自社の事業を築けるプラットフォームを得て、私たちは単独では関われなかったプロセスに携われます。互いに必要なものを持ち寄る関係であり、相手に負担を押しつけて成り立つものではありません。私たちが目指すパートナーシップです。同じ考え方で取り組まれている場合は、パートナーとしてご相談ください。

研究や教育にも同じ考え方を取り入れています。Academic Allianceでは、大学や学生がプラットフォームを無料で利用できます。10年後にプロセス改善を担う人たちが、今その手法を学んでいるからです。

この方針は、私たちの姿勢を保つことにもつながります。コンサルタントがいなければ使えないソフトウェアでは、問題を解決するのではなく、問題を売ることになってしまいます。チームだけでも役立つ製品でなければなりません。案件ごとに人を増やして成長する会社は、私たちが目指す姿ではありません。

私たちについて

ProcessMindは、ProcessGoldとUiPathで経験を積んだメンバーによって開発されました。その経験は製品に生かされていますが、利用する人の声を聞くことに代わるものではありません。チームが知識を共有し、根拠を確認し、改善する箇所を決めやすくすることを目指しています。

ツールが、プロセスを実際に動かす人以上にそのプロセスを理解することはできません。私たちの役割は、現場の知識を共有し、根拠と照らし合わせ、改善しやすくすることです。ProcessMindのチームについて知りたい方は、ブログの執筆者や採用情報もご覧ください。

今後の展開

目指すのは、1つのプロセスにとどまりません。企業のプロセスはすでに1つのアーキテクチャを形作っています。上位にはバリューストリームとケイパビリティがあり、その下にプロセス、さらに下にはアクティビティとシステムがあります。多くの組織では、このアーキテクチャは文書に記載されていますが、公開した時点で古くなっているか、そもそも存在しません。

モデルをそのアーキテクチャにしたいと考えています。プロセスに関わる各システムから、現在はAPI呼び出しを通じてイベントをモデルに取り込み、今後は連携をさらに強化していきます。重要業績評価指標（KPI）は、プロセスから部門、会社へと集約されます。AIが分析の初期段階を担うことで、業務を進める人たちはレポートを依頼しなくても、何が変わったかを確認できます。私たちが考える長期的なプロセスインテリジェンスとは、組織が自らのプロセスデータをもとに判断し、必要な人が誰でもアクセスできる状態です。限られた人だけが読めるダッシュボードではありません。

次に取り組むのは、地道な改善です。チームが実際にエクスポートするファイル形式や、実際に使っているシステムへの対応を広げる必要があります。多くの人が尋ねる質問に対する標準分析も改善していきます。また、自分たちの疑問を調べる前に専門家へ依頼しなければならない理由を、さらに減らしていきます。

ProcessMindは、組織に関する知識や判断に代わるものではありません。両方を持ち寄り、根拠と照らし合わせて検討する場所です。