標準コネクタを採用しない理由

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プロセスマイニングにはデータが必要です。しかし、進め方を間違えていませんか？

「プロセスマイニングでは、作業の80％がデータに費やされる」

この統計を聞いたことがあるかもしれません。私たちも確かにそうした状況を経験してきました。しかし、ここで見過ごせない事実があります。データに作業の80％を費やすことは、自然の法則ではありません。進め方を間違えている兆候です。

データ抽出が数か月にわたるプロジェクトになるなら、どこかで進め方を誤っています。プロセスマイニングの目的は、完璧なデータパイプラインを作ることではありません。分析結果を得ることです。請求書が誰にも確認されないまま12日間放置されていることを発見することです。設定を誤ったシステムが原因で、注文の40％に手作業の介入が必要になっていることを見つけることです。

データは目的そのものではなく、目的を達成するための手段です。

では、なぜ多くのプロセスマイニングプロジェクトがデータの段階で止まるのでしょうか。多くの場合、標準コネクタを選ぶという1つの判断に行き着きます。

標準コネクタが約束するもの

理想的な環境であれば、これは大きな変化をもたらすでしょう。公平に言えば、デモで機能する様子を見たことがありますし、標準的なシステム設定のシンプルな本番環境であれば、実際に機能する場合もあります。

しかし、ここで忘れてはならないことがあります。皆さまの企業は、デモ環境ではありません。

現実を確認する

私たちは長年、組織のプロセスマイニングを支援してきました。何が機能し、何が機能しないかを見てきました。そして何度も、標準コネクタが問題を解決するどころか、問題を増やす様子を目にしてきました。

1年かかる「短時間の設定」

あるお客様は、ベンダーのSAPコネクタに期待を寄せて、プロセスマイニングを始めました。「最初の分析結果まで3週間」と約束されていました。

18か月後も、データ品質の問題をデバッグし続けていました。

これは例外ではありません。コネクタプロジェクトが1年以上長引き、予算と意欲を同じように消耗するケースを私たちは見てきました。現実と営業時の説明がぶつかると、「シンプル」な設定はまったくシンプルではなくなります。

現実の環境でコネクタが苦戦する理由

• **システムは標準仕様ではありません。**コネクタは、特定のソフトウェアの特定のバージョン向けに作られています。しかし、企業はシステムをカスタマイズします。項目を追加し、ワークフローを変更し、テーブル構造を変えます。運用しているERPシステムは、10年かけて進化してきたものかもしれません。コネクタが想定するのは教科書どおりの導入環境ですが、実際には長年の業務上の判断によって形作られた、生きたシステムが存在します。

• **コネクタはすべてを解決しようとします。**あらゆるプロセスマイニングの用途に対応しようとするコネクタは、非常に複雑になります。遭遇することのない例外ケースまでサポートする一方で、必要な特定の分析には対応できない可能性があります。この画一的な方法によって、プロジェクトに価値を加えない複雑さを押し付けられます。

• **複数テーブルの迷路です。**多くのコネクタは複数のソーステーブルを扱います。強力に見えますし、実際に強力な面もあります。しかし、テーブル間の関係を設定し、維持するのは複雑です。業務プロセスだけでなく、コネクタのデータモデル、ソースシステムのデータモデル、そしてそれらをどのように対応付けるべきかも理解する必要があります。扱うモデルが多すぎます。

• **ブラックボックスは不信感を生みます。**コネクタで問題が起きたとき、そして実際には必ず何かが起きますが、その内部を確認して原因を理解できません。ソースシステムのデータが間違っているのでしょうか。コネクタが誤って変換しているのでしょうか。設定に問題があるのでしょうか。原因が見えないままデバッグすることになり、関係者全員が疲弊し、結果を説明することもほぼ不可能になります。

• **作業の重複です。**皮肉なことに、多くの組織はすでにデータウェアハウスやデータレイクに、整理済みのデータを持っています。データエンジニアは何年もかけてパイプラインを構築し、データ品質の問題を解決し、信頼性の高いデータセットを作ってきました。コネクタはその作業を無視して最初からやり直すため、組織がすでに信頼しているデータとの不整合を生む可能性があります。

• **全員を混乱させる汎用的な名称です。**コネクタは標準化された用語を使いますが、組織内でプロセスを表す言葉と一致しない場合があります。コネクタが「注文確認」と呼ぶものを、チームが「販売確認」と呼んでいると、会話のたびに翻訳が必要になり、進行が遅くなります。

• **ETLの罠です。**多くのコネクタは、ベンダー独自のETLツールを使うよう求めます。つまり、独自システムを学び、ベンダー固有の機能に依存し、他のツールでは使えない知識を身につける必要があります。一方で、企業にはすでにETL基盤があり、それを扱える担当者もいるはずです。

• **設計上のベンダーロックインです。**率直に言えば、複雑で独自仕様のデータパイプラインは、ベンダー側から見れば不具合ではなく機能です。コネクタベースの基盤構築に6か月を投資した後では、別のツールへの切り替えに莫大な費用がかかります。偶然ではありません。

見えにくいコスト

私たちのアプローチ：データテンプレート

私たちは、別の方法を選びました。コネクタを構築する代わりに、データテンプレートを作成しました。

考え方はシンプルです：必要なデータを、プロセスに合い、簡単に生成できる形式で定義します。

Excelから始める

本当です。Excelから始められます。

**イベントログは初めてですか？**こちらのプロセスマイニング用イベントログの作成方法ガイドでは、ExcelとSQLの例を使いながら、最初のイベントログを段階的に作成する方法を説明しています。

データテンプレートでは、分析の種類ごとに必要な列を明確に定義しています。多くのプロセスでは、Case ID、Timestamp、Activity名に加え、業務上必要な属性を用意します。

これは、今日からご自身で始められます。IT部門を待つ必要も、調達プロセスも、コンサルタントへの依頼もありません。システムからデータをエクスポートし、テンプレート形式に整えてアップロードすれば、プロセスを分析できます。

完璧でしょうか。いいえ。速いでしょうか。もちろんです。プロセスを理解しようとするときは、完璧さよりもスピードが重要です。

なぜ1つのテーブルなのか

私たちは、ほとんどの分析で意図的に単一テーブル形式を使っています。理由を理解するまでは制限のように見えるかもしれません。

1. 理解しやすい：スプレッドシートを見れば、誰でも状況を把握できます
2. 作成しやすい：複雑な結合や関係管理は必要ありません
3. プロセスマイニングでは、いずれにしても統合される：複数のテーブルを取り込むツールでも、分析のためにイベントログへ統合します

ProcessMindでは、複数のテーブルも扱えます。異なる視点やプロセス、さらにはオブジェクト中心のプロセスマイニングにも対応しています。ただし、最初から複雑にする必要はありません。まずはシンプルに始め、価値につながる場合にだけ複雑さを加えてください。

データチームと連携する

私たちが学んだことを一つお伝えします。コネクタ方式では、データエンジニアを介さずに進めてしまうことがよくあります。これは適切ではありません。

データチームは、システムのことをよく理解しています。データ品質の問題がどこにあるか、どの項目を信頼でき、どの項目を確認すべきかも把握しています。コネクタが直面する問題の多くを、すでに解決している可能性もあります。

データテンプレートは、共通の言語になります。テンプレートをデータエンジニアに渡せば、必要なものをすぐに理解できます。SQL、既存のETL基盤、データウェアハウスなど、使い慣れたツールを使って、必要なデータを正確に生成できます。

新しいシステムを学ぶ必要はありません。ベンダー独自の研修も不要です。経験豊富なデータ専門家がすぐに対応できる、明確な要件だけで進められます。

手元のものを使う

多くの組織には、すでに相当なデータ基盤があります。

• クレンジングと検証が済んだデータを持つデータウェアハウス
• 情報を確実に移送するETLパイプライン
• 過去の記録を蓄積したデータレイク
• 確立済みのクエリを備えたビジネスインテリジェンスツール

テンプレート方式なら、これらすべてを利用できます。すでにあるものを作り直す必要はありません。並行するデータパイプラインを新たに作る必要もありません。これまでの投資をそのまま使ってください。

これは、プロセスマイニング用に準備したデータを、別の用途でも再利用できるということです。データセットを一度作成すれば、プロセスマイニング、機械学習、従来のBIなど、次の用途にも使えます。効率的な方法です。

AIによる柔軟な対応

始める準備はできていますか？

私たちは、シンプルなデータ要件、価値を得るまでの速さ、そして利用者自身による管理という原則に基づいてProcessMindを構築しました。

こちらの継続的なプロセス改善ガイドで、一般的なプロセス向けのデータテンプレートをご確認ください。各ガイドには、次の内容が含まれています。

• プロセスのアクティビティと取得すべきデータ
• すぐに使えるテンプレートファイル
• SAP、Oracle、Microsoft Dynamicsなど、主要なシステム向けのガイダンス
• データ準備のベストプラクティス

または無料トライアルを開始して、データをアップロードしてください。コネクタの設定を待たなくても、どれほど早く分析結果が表示されるかに驚かれるかもしれません。

データが目的ではありません。プロセスを理解することが目的です。より早く、そこへ到達しましょう。