Miglioramento dei processi lean: una guida basata sui dati
Scopra il processo DMAIC, il processo Six Sigma e gli strumenti per il miglioramento dei processi lean, così da ottenere risultati aziendali misurabili.
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Che cos’è la mappatura dei processi?
La mappatura dei processi è una rappresentazione visiva di come viene svolto il lavoro. Mostra gli eventi, le attività e le decisioni che portano a un risultato. Chiamata anche modellazione dei processi aziendali, mappatura del flusso di processo o diagramma di Workflow, La aiuta a individuare opportunità di miglioramento. Questa guida illustra la mappatura dei processi, le sue tipologie e i suoi vantaggi, i simboli utilizzati e le best practice. Scoprirà inoltre come Process Mapping e Process Mining lavorano insieme per supportare l’analisi e il miglioramento dei processi.
Perché utilizzare Process Mapping
Ecco 20 motivi per utilizzare Process Mapping nella Sua azienda:
- Migliorare l’efficienza
Individuare ed eliminare colli di bottiglia, ripetizioni e ritardi nei processi. - Migliorare la comunicazione
Migliorare la comunicazione tra membri del team, partner e stakeholder. - Standardizzare i processi
Garantire l’esecuzione coerente delle attività e mantenere gli standard di qualità. - Visualizzare i Workflow
Mostrare chiaramente il flusso di lavoro dall’inizio alla fine. - Individuare le aree di miglioramento
Individuare inefficienze e aree che richiedono un perfezionamento. - Documentare i processi
Creare una documentazione dettagliata come riferimento e per la conformità. - Formare i dipendenti
Utilizzare le mappe dei processi per aiutare i nuovi dipendenti a comprendere il proprio ruolo. - Supportare il miglioramento continuo
Perfezionare e ottimizzare continuamente i processi aziendali. - Chiarire ruoli e responsabilità
Definire con chiarezza la titolarità e le responsabilità del processo. - Garantire la conformità normativa
Soddisfare i requisiti legali e normativi attraverso processi documentati.
- Pianificare i progetti
Utilizzare le mappe dei processi per pianificare e gestire i progetti in modo efficace. - Monitorare le prestazioni
Definire e monitorare gli indicatori delle prestazioni di processo. - Supportare i progetti IT
Supportare la valutazione, la selezione e la personalizzazione del software. - Supportare l’ottimizzazione dei processi aziendali
Analizzare i processi attuali e sviluppare alternative. - Benchmarking
Confrontare i processi all’interno della Sua azienda e con quelli dei concorrenti. - Supportare la gestione della qualità e dell’ambiente
Mantenere gli standard e i requisiti di conformità. - Prepararsi ai cambiamenti organizzativi
Gestire cambiamenti come fusioni, acquisizioni e implementazioni di sistemi IT. - Migliorare la comprensione dei processi
Costruire una comprensione completa dei processi aziendali. - Supportare le decisioni di outsourcing
Valutare se affidare all’esterno le attività aziendali. - Ottenere un vantaggio competitivo
Utilizzare le mappe dei processi per ottenere un vantaggio nelle gare e nelle partnership commerciali.
Modellazione dei processi aziendali (BPM)
Presentato da Frank Gilbreth ai membri dell’ASME nel 1921 attraverso la sua relazione «Process Charts: First Steps in Finding the One Best Way», il Process Modeling si è evoluto nella Business Process Modeling (BPM), diventata popolare negli anni Novanta.
Process Modeling
Process Modeling mostra visivamente come viene svolto il lavoro attraverso una serie di eventi che producono un risultato. Può essere utilizzato per individuare aree di miglioramento all’interno di un’azienda o di un’organizzazione. Le mappe dei processi aiutano a standardizzare le attività ripetitive, visualizzare i Workflow e migliorare la produttività, rendendo visibili colli di bottiglia e inefficienze. Aiutano i team a coordinare input e punti decisionali e a comunicare fasi e dipendenze del processo dall’inizio alla fine.
Process Modeling
Process Modeling adotta un approccio dettagliato per acquisire e rappresentare i processi aziendali ai fini dell’analisi, del miglioramento e dell’automazione. La Business Process Modeling (BPM) utilizza spesso sistemi IT ed Event Log per modellare accuratamente i processi. In genere, la BPM viene svolta da analisti aziendali insieme a esperti della materia. È utilizzata soprattutto nella gestione dei processi aziendali, nello sviluppo software e nell’ingegneria dei sistemi. La BPM supporta un’analisi più approfondita dei processi, consentendo di simulare scenari, prevedere risultati e prendere decisioni basate sui dati. Offre una visione completa dei processi aziendali e sostiene il miglioramento continuo, individuando inefficienze e sviluppando alternative.
Differenze principali tra Process Mapping e Process Modeling
Process Mapping e Process Modeling aiutano entrambi a comprendere e ottimizzare i Workflow, ma hanno finalità diverse. La tabella seguente li confronta in base a obiettivo, livello di dettaglio, strumenti, collaborazione e casi d’uso.
| Aspetto | Process Mapping | Process Modeling |
|---|---|---|
| Obiettivo | Si concentra sulla visualizzazione e sulla comprensione dello stato attuale di un processo per individuare aree di miglioramento. | Analizza, migliora e automatizza i processi, spesso con strumenti e tecniche avanzati. |
| Livello di dettaglio | Fornisce una panoramica di alto livello, mostrando la sequenza delle fasi e delle interazioni. | Fornisce una rappresentazione dettagliata, inclusi flussi di dati, punti decisionali e possibili risultati. |
| Strumenti e tecniche | Utilizza semplici strumenti visivi, come diagrammi di flusso e diagrammi. | Utilizza tecniche e software di modellazione avanzati, tra cui BPMN (Business Process Model and Notation). |
| Collaborazione | Spesso riunisce membri del team e stakeholder per creare una comprensione condivisa. | Richiede la collaborazione tra analisti aziendali ed esperti della materia per sviluppare modelli accurati e dettagliati. |
| Casi d’uso | Aiuta a individuare inefficienze, standardizzare le attività e formare i dipendenti. | Supporta la simulazione di scenari, la previsione dei risultati, i progetti IT e l’ottimizzazione dei processi aziendali. |
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Tipologie di mappe dei processi
Può scegliere tra diverse tipologie di mappe dei processi e metodologie di Process Mapping. Ognuna risponde a uno scopo specifico. Scelga in base alla complessità del processo, al livello di dettaglio necessario e al pubblico di riferimento. Ecco alcuni metodi comuni di Process Mapping:
1. Diagramma di flusso [Wiki]
Descrizione: mostra le fasi del processo in sequenza e utilizza simboli di mappatura per identificare input, output e punti decisionali.
Casi d’uso: miglioramento continuo, trasferimento delle informazioni e progetti di integrazione.
2. Diagramma BPMN 2.0 [Wiki]
Descrizione: utilizza simboli standardizzati per modellare in dettaglio i processi aziendali.
Casi d’uso: gestione dei processi aziendali, sviluppo software e ingegneria dei sistemi.
Questo è lo standard adottato da ProcessMind. Per ulteriori informazioni, consulti la nostra guida completa a BPMN 2.0.
3. Value Stream Map [Wiki]
Descrizione: collega il lavoro al valore che offre al cliente, mostrando le fasi che vanno dalla materia prima o da un’idea fino al cliente.
Casi d’uso: pratiche Lean, produzione e miglioramento continuo.
4. Diagramma SIPOC [Wiki]
Descrizione: mostra fornitori, input, processo, output e clienti per gli elementi chiave del processo.
Casi d’uso: definizione dell’ambito del progetto e mappatura dei processi con più stakeholder.
5. Diagramma Swimlane [Wiki]
Descrizione: mostra le fasi di un processo che coinvolge più aree funzionali, con ogni Lane che rappresenta un’area specifica.
Casi d’uso: pianificazione degli sprint e processi interfunzionali.
Le Swimlane sono disponibili anche nei diagrammi BPMN 2.0 come Participants e Lanes. Per ulteriori informazioni, consulti Che cos’è BPMN 2.0?.
6. Diagramma di Gantt [Wiki]
Descrizione: visualizza la pianificazione dei progetti, comprese attività, durate e dipendenze.
Casi d’uso: gestione e pianificazione dei progetti.
7. Diagramma PERT [Wiki]
Descrizione: mostra attività, durate e dipendenze del progetto.
Casi d’uso: pianificazione dei progetti e gestione del tempo.
8. Diagramma causa-effetto (a lisca di pesce) [Wiki]
Descrizione: identifica le possibili cause di un problema e le raggruppa in rami.
Casi d’uso: analisi delle cause principali e risoluzione dei problemi.
9. Diagramma di Workflow [Wiki]
Descrizione: visualizza il flusso delle attività e dei compiti in un processo.
Casi d’uso: ottimizzazione dei Workflow e miglioramento dei processi.
10. Mappa mentale [Wiki]
Descrizione: rappresenta idee e concetti attorno a un tema centrale.
Casi d’uso: brainstorming e generazione di idee.
11. Organigramma [Wiki]
Descrizione: mostra la struttura di un’organizzazione, inclusi ruoli e relazioni.
Casi d’uso: pianificazione organizzativa e gestione delle risorse umane.
12. Albero decisionale [Wiki]
Descrizione: visualizza i punti decisionali e i possibili risultati.
Casi d’uso: processo decisionale e analisi dei rischi.
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Il processo completo per creare e utilizzare una mappa dei processi
Process Mapping è un metodo sistematico per visualizzare un processo dall’inizio alla fine. Si identificano fasi, input, output e punti decisionali, per poi rappresentarli in modo chiaro e conciso. Segua questi passaggi per creare e utilizzare una mappa dei processi:
- Identificare il problema
- Identifichi il processo che deve visualizzare.
- Scriva il titolo del processo nella parte superiore del documento.
- Definire i confini
- Definisca dove o quando inizia il processo.
- Definisca dove o quando termina il processo.
- Fare brainstorming sulle attività
- Elencare ogni attività coinvolta nel processo.
- Decida quanto dettaglio includere.
- Identifichi chi fa che cosa e quando.
- Intervistare gli stakeholder
- Raccolga contributi da membri del team, stakeholder, partner, fornitori e responsabili delle decisioni.
- Verifichi che gli standard di conformità siano rispettati, ove applicabile.
- Favorisca la collaborazione e l’assunzione di responsabilità all’interno del gruppo.
- Definire la sequenza delle fasi
- Disponga le fasi in un ordine logico.
- Inizi la descrizione di ogni fase con un verbo.
- Includa i punti decisionali che influenzano il flusso del processo.
- Disegnare la mappa del processo
- Scelga il metodo di Process Mapping più adatto alla progettazione del processo.
- Utilizzi simboli standard di Process Mapping per maggiore chiarezza:
- ovali per l’inizio o la fine di un processo.
- rettangoli per operazioni o attività.
- frecce per indicare la direzione del flusso.
- rombi per i punti decisionali.
- parallelogrammi per input o output.
- Colleghi le fasi con frecce per mostrare il flusso.
- Esaminare e convalidare
- Condivida la mappa del processo con gli stakeholder e apporti le modifiche necessarie.
- Verifichi che la sequenza sia corretta e completa.
- Ottenga la convalida per favorire l’adozione tempestiva e il miglioramento continuo.
- Includa informazioni chiave come titolo e data.
- Ponga domande per convalidare il processo:
- Il processo si svolge come previsto?
- I membri del team seguiranno il processo mappato?
- Tutti concordano con il flusso della mappa del processo?
- C’è qualcosa di ridondante o mancante?
- Implementare e monitorare
- Implementi la mappa del processo e ne monitori le prestazioni.
- Consideri che la mappa del processo evolverà con la crescita dell’azienda e il cambiamento dei requisiti.
- Utilizzi software per la gestione delle attività, diagrammi di Gantt e software per roadmap come riferimento per la mappa del processo.
- Utilizzi le mappe dei processi implementate come punto di partenza per i cambiamenti futuri.
- Fasi di miglioramento del processo
- Identifichi obiettivi, ambito, partecipanti e aree di lavoro.
- Raccolga i fatti sul processo dalle persone che svolgono il lavoro.
- Trasformi questi fatti in una mappa del processo.
- Analizzi la mappa e metta in discussione ogni fase.
- Sviluppi e implementi nuovi metodi per migliorare il processo.
- Mantenga la mappa del processo, la esamini regolarmente e monitori eventuali cambiamenti.
Questi passaggi coprono le principali tecniche di Process Mapping, quindi scelga l’approccio più adatto alle Sue esigenze. Definisca con chiarezza gli obiettivi e rimanga aperto ai feedback. Process Mapping è uno strumento di miglioramento continuo che può aiutare la Sua azienda a crescere e avere successo.
I principali errori da evitare nel Process Mapping
Process Mapping La aiuta a visualizzare e migliorare i processi aziendali, ma gli errori più comuni possono ridurre il valore delle mappe. Eviti questi errori nel Process Mapping:
-
Eviti di complicare eccessivamente la mappa
Non aggiunga dettagli non necessari che rendano la mappa confusa o difficile da seguire. -
Non escluda gli stakeholder principali
Coinvolga tutti i membri del team e gli stakeholder rilevanti nel Process Mapping, per non trascurare informazioni fondamentali. -
Non ignori i feedback
Se ignora i feedback degli stakeholder, la mappa del processo potrebbe risultare inaccurata o incompleta. -
Eviti di utilizzare simboli incoerenti
Utilizzare simboli diversi per gli stessi elementi può generare confusione e interpretazioni errate. -
Non salti la convalida
Esamini e convalidi la mappa del processo con gli stakeholder prima dell’implementazione, per confermarne accuratezza e completezza.
-
Eviti di fare supposizioni
Non presuma di conoscere ogni fase. Raccolga contributi dalle persone che svolgono le attività. -
Non trascuri gli aggiornamenti
Se non aggiorna la mappa del processo quando i processi cambiano, questa può diventare obsoleta. -
Eviti un livello di dettaglio insufficiente
Non ometta fasi o punti decisionali fondamentali, perché le omissioni possono causare incomprensioni. -
Non trascuri la formazione
Formi i membri del team affinché sappiano leggere e utilizzare efficacemente la mappa del processo. -
Eviti di creare la mappa in modo isolato
Non crei la mappa del processo in modo isolato. La collaborazione è essenziale per rappresentare accuratamente il processo completo.
Process Mapping e Process Mining a confronto
Ora confrontiamo Process Mapping e Process Mining. Entrambi aiutano a comprendere e migliorare i processi aziendali, ma hanno finalità diverse e utilizzano tecniche differenti.
Per prima cosa, definiamo Process Mapping e Process Mining:
Process Mapping
Process Mapping mostra visivamente come viene svolto il lavoro attraverso una serie di eventi che producono un risultato. Può essere utilizzato per individuare aree di miglioramento all’interno di un’azienda o di un’organizzazione. Le mappe dei processi aiutano a standardizzare le attività ripetitive, visualizzare i Workflow e migliorare la produttività, rendendo visibili colli di bottiglia e inefficienze. Aiutano i team a coordinare input e punti decisionali e a comunicare fasi e dipendenze del processo dall’inizio alla fine. Process Mapping è un metodo pratico per perfezionare qualsiasi processo aziendale e viene utilizzato comunemente nei progetti di miglioramento continuo.
Process Mining
Il Process Mining analizza e monitora i processi aziendali utilizzando gli Event Log. Estrae conoscenza dagli Event Log disponibili nei sistemi informativi per visualizzare e analizzare i processi così come vengono effettivamente eseguiti. Il Process Mining mostra le prestazioni reali dei processi, rende visibili le deviazioni dal flusso previsto, identifica i colli di bottiglia e mette in evidenza le opportunità di miglioramento. Utilizza tecniche basate sui dati per creare un quadro accurato del funzionamento concreto dei processi.
Differenze principali
| Aspetto | Process Mapping | Process Mining |
|---|---|---|
| Obiettivo | Si concentra sulla visualizzazione e sulla comprensione dello stato attuale di un processo per individuare aree di miglioramento. | Analizza, migliora e monitora i processi utilizzando dati reali provenienti dagli Event Log. |
| Livello di dettaglio | Fornisce una panoramica di alto livello, mostrando la sequenza delle fasi e delle interazioni. | Fornisce una rappresentazione dettagliata, inclusi flussi di dati, punti decisionali e possibili risultati. |
| Strumenti e tecniche | Utilizza semplici strumenti visivi, come diagrammi di flusso e diagrammi. | Utilizza tecniche avanzate di analisi dei dati e software per estrarre e analizzare i dati degli Event Log. |
| Collaborazione | Spesso riunisce membri del team e stakeholder per creare una comprensione condivisa. | Richiede la collaborazione tra analisti dei dati e responsabili dei processi per un’analisi accurata e dettagliata. |
| Casi d’uso | Aiuta a individuare inefficienze, standardizzare le attività e formare i dipendenti. | Supporta il monitoraggio delle prestazioni dei processi, l’analisi delle deviazioni e le iniziative di miglioramento continuo. |
Come il Process Mining può migliorare il Process Mapping
Il Process Mining migliora il Process Mapping mostrando, attraverso i dati, come funzionano realmente i processi. Ecco alcuni modi in cui il Process Mining supporta il Process Mapping:
-
Convalida delle mappe dei processi: Il Process Mining può convalidare le mappe dei processi confrontandole con i processi effettivi registrati negli Event Log. In questo modo è possibile verificare se le mappe rappresentano davvero il funzionamento dei processi.
-
Individuazione delle deviazioni: Il Process Mining identifica le deviazioni dal flusso previsto e mostra dove il processo effettivo differisce da quello mappato. Questo aiuta a individuare inefficienze e opportunità di miglioramento.
-
Individuazione dei processi nascosti: Il Process Mining può portare alla luce percorsi di processo che le mappe tradizionali potrebbero non mostrare. Questi percorsi possono essere fondamentali per comprendere il processo completo e individuare opportunità di miglioramento.
-
Analisi delle prestazioni: Il Process Mining fornisce metriche sulle prestazioni, come tempo di ciclo, tempo di attesa e throughput. Può aggiungere queste metriche alle mappe dei processi per renderle più informative e operative.
-
Monitoraggio continuo: Il Process Mining supporta il monitoraggio continuo dei processi e fornisce informazioni aggiornate sulle prestazioni. Questo aiuta a mantenere le mappe dei processi aggiornate e allineate ai processi effettivi.
Come il Process Mapping può guidare il Process Mining
Process Mapping può guidare il Process Mining fornendo un quadro strutturato per l’analisi. Ecco alcuni modi in cui Process Mapping può guidare Process Mining:
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Definizione dell’ambito: Le mappe dei processi aiutano a definire l’ambito del Process Mining, identificando i processi e le attività principali da analizzare. In questo modo l’analisi rimane mirata e pertinente.
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Individuazione delle metriche principali: Le mappe dei processi aiutano a identificare le metriche e gli indicatori delle prestazioni da monitorare attraverso il Process Mining. Questo allinea l’analisi agli obiettivi della Sua organizzazione.
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Fornire il contesto: Le mappe dei processi forniscono il contesto per i dati analizzati attraverso il Process Mining. Mostrano le relazioni tra le attività e il flusso complessivo del processo, rendendo più semplice interpretare l’analisi.
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Facilitare la comunicazione: Le mappe dei processi favoriscono la comunicazione tra analisti dei dati e responsabili dei processi, offrendo una rappresentazione visiva condivisa. Questo aiuta ad allineare l’analisi alla comprensione e alle aspettative dei responsabili dei processi.
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Supportare le iniziative di miglioramento: Le mappe dei processi forniscono una base di riferimento per le iniziative di miglioramento. Può utilizzare gli insight del Process Mining per aggiornarle e perfezionarle, rendendo le mappe più accurate e operative.
Il meglio di entrambi i mondi: combinare Process Mapping e Process Mining
Si ottiene inoltre una comunicazione più efficace, perché gli insight visivi e quelli basati sui dati aiutano gli stakeholder a convergere su una visione condivisa. Questa combinazione favorisce il miglioramento continuo, offrendo una visione aggiornata delle prestazioni dei processi e aiutando Lei ad aggiornare regolarmente le mappe dei processi. In questo modo, i processi restano allineati agli obiettivi dell’organizzazione.
Le decisioni basate su informazioni migliorano quando si comprendono sia i processi sia le relative prestazioni, consentendo di decidere sulla base di informazioni accurate e affidabili. Process Mapping e Process Mining sono tecniche complementari. Insieme, offrono un approccio concreto all’analisi e al miglioramento dei processi e aumentano l’efficienza, la comunicazione e l’allineamento con gli obiettivi dell’organizzazione.
Per saperne di più su Process Mining e Process Mapping, visiti ProcessMind.
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