Mappatura dei processi: tipologie, simboli ed esempi
Scopra come funziona la mappatura dei processi, confronti nove tipi di mappe e scelga i simboli, gli strumenti e il template più adatti al Suo processo.
Che cos’è la mappatura dei processi? Significato, tipologie ed esempi
La mappatura dei processi rappresenta visivamente le attività, le decisioni e i passaggi di consegne che compongono un processo. Consente di condividere una visione chiara di come il lavoro si sviluppa da un punto di partenza definito fino al risultato.
La mappatura dei processi può consistere in un semplice diagramma di flusso tracciato durante un workshop oppure in un diagramma BPMN 2.0 dettagliato. Il formato più adatto dipende da ciò che deve spiegare, da chi leggerà la mappa e dal livello di dettaglio richiesto dal processo. Questa guida confronta nove tipi di mappe di processo, illustra i simboli più comuni e presenta un metodo pratico in sei passaggi.
Perché mappare i processi?
Una mappa rende visibili i passaggi e le responsabilità di un processo. Può aiutare a individuare differenze di comprensione prima di modificare un processo, formare un team o scegliere un sistema.
Usi una mappa per:
- Concordare il funzionamento di un processo. Riunisca le persone coinvolte attorno alla stessa sequenza di passaggi, decisioni e passaggi di consegne.
- Chiarire l’ambito. Definisca con precisione il punto di inizio e di fine, così da mantenere l’analisi mirata.
- Rendere visibili le responsabilità. Mostri quale ruolo, team o sistema svolge ogni attività.
- Individuare possibili ritardi e rilavorazioni. Cerchi code, passaggi ripetuti, decisioni poco chiare e passaggi di consegne non necessari.
- Agevolare la formazione e l’inserimento. Offra alle persone un riferimento visivo per il processo da seguire.
- Documentare lo stato attuale. Registri la comprensione attuale del processo prima di proporre modifiche.
- Prepararsi a cambiamenti organizzativi o di sistema. Individui i passaggi, i ruoli e le dipendenze che potrebbero essere interessati.
- Definire un punto di partenza per il miglioramento. Usi la mappa per formulare domande e decidere quali evidenze raccogliere.
Una mappa è una rappresentazione utile, ma non dimostra che tutti i casi seguano lo stesso percorso. La convalidi insieme alle persone che svolgono il lavoro. Se desidera sapere con quale frequenza si verifica un percorso o quanto durano i passaggi, Le serviranno anche i dati del processo, oltre al diagramma.
Quali sono i simboli e le notazioni per la mappatura dei processi?
I simboli usati nella mappatura dei processi sono convenzioni visive che rappresentano attività, decisioni, eventi e direzione del flusso. Un insieme coerente di simboli aiuta chi legge a interpretare una mappa senza dover indovinare il significato di ogni forma.
Un diagramma di flusso di base usa comunemente:
| Simbolo | Significato tipico | Indica |
|---|---|---|
| Ovale o forma arrotondata | Inizio o fine | Dove inizia o termina il processo |
| Rettangolo | Attività o task | Il lavoro svolto in un passaggio |
| Rombo | Decisione | Un punto in cui il percorso dipende da una condizione |
| Freccia | Direzione del flusso | La sequenza dei passaggi |
| Parallelogramma | Input o output | Informazioni o materiali in entrata o in uscita da un passaggio |
Queste convenzioni possono variare da un team o strumento all’altro. Aggiunga una breve legenda se il pubblico potrebbe interpretare diversamente un simbolo.
BPMN 2.0 offre un insieme più formale di elementi per documentare il comportamento dei processi, inclusi eventi, attività, gateway e flussi. È utile quando serve una notazione coerente tra team diversi o quando il diagramma deve rappresentare più dettagli di un semplice diagramma di flusso. Per consultare gli elementi e la notazione BPMN, veda la guida a BPMN 2.0.
Che cos’è la modellazione dei processi aziendali?
La modellazione dei processi aziendali consiste nel rappresentare i processi in modo strutturato per comprenderli, analizzarli, comunicarli o migliorarli. Un modello può mostrare attività, ruoli, decisioni, eventi e relazioni tra questi elementi.
Mappatura dei processi e modellazione dei processi sono termini correlati, talvolta usati come sinonimi. In questa guida, mappatura dei processi indica la documentazione visiva di un processo, mentre modellazione dei processi indica una rappresentazione con struttura e dettagli sufficienti a supportare l’analisi o altri utilizzi. La differenza riguarda lo scopo e il livello di dettaglio, non una separazione netta tra due attività distinte.
Un modello può essere informale oppure basarsi su uno standard come BPMN 2.0. La notazione, da sola, non rende accurato un diagramma. Occorre comunque concordare l’ambito, raccogliere il contributo di chi conosce il processo e convalidare il risultato.
Qual è la differenza tra mappatura e modellazione dei processi?
La mappatura dei processi parte di solito da una domanda pratica: che cosa succede, in quale ordine e chi è coinvolto? La modellazione può spingersi oltre e rappresentare ulteriori dettagli, come eventi, dati, eccezioni e relazioni tra gli elementi del processo.
| Aspetto | Mappatura dei processi | Modellazione dei processi |
|---|---|---|
| Scopo principale | Rendere un processo più facile da comprendere e discutere | Rappresentare un processo in modo strutturato per l’analisi o altri utilizzi |
| Livello di dettaglio tipico | Passaggi, decisioni, sequenza e responsabilità | Può includere eventi, dati, eccezioni e relazioni più formali |
| Formati comuni | Diagrammi di flusso, mappe con corsie, diagrammi SIPOC, mappe dei flussi di valore | BPMN 2.0 e altre notazioni di modellazione strutturate |
| Ideale per | Workshop, comprensione condivisa e documentazione dello stato attuale | Analisi dettagliate, documentazione coerente e comunicazione tra team |
| Cosa non dimostra da sola | Che la mappa corrisponda a tutti i casi reali | Che il modello sia accurato o rispecchi le prestazioni effettive |
Può iniziare con una mappa semplice e aggiungere dettagli se lo richiedono il pubblico o lo scopo. Un modello dettagliato non è automaticamente migliore: se il processo è lineare, una notazione aggiuntiva può rendere il diagramma più difficile da leggere.
Per approfondire come la modellazione dei processi e il Process Mining si completano a vicenda, legga come si combinano mappatura e Process Mining.
Quale tipo di mappa di processo scegliere?
Scelga la mappa in base alla domanda a cui deve rispondere. Un diagramma di flusso mostra la sequenza; una mappa con corsie rende visibili responsabilità e passaggi di consegne; un diagramma SIPOC definisce l’ambito generale. Altri formati si concentrano sul valore per il cliente, sulle tempistiche di progetto o sulle possibili cause di un problema.
1. Diagramma di flusso
Un diagramma di flusso mostra attività e decisioni in sequenza. È un buon punto di partenza per ottenere una visione rapida e leggibile di un processo con un numero gestibile di passaggi.
Lo usi quando: deve spiegare un processo lineare, discutere lo stato attuale o individuare il punto in cui una decisione modifica il percorso.
2. Diagramma BPMN 2.0
Un diagramma BPMN 2.0 usa una notazione standardizzata per rappresentare passaggi, eventi, decisioni e flussi di processo. Può includere più dettagli di un diagramma di flusso di base, mantenendo al tempo stesso un linguaggio visivo coerente per chi lo legge.
Lo usi quando: serve un modello dettagliato e standardizzato, leggibile e discutibile da team diversi. ProcessMind utilizza la notazione BPMN 2.0. Per saperne di più, consulti la guida a BPMN 2.0.
3. Mappa dei flussi di valore
Una mappa dei flussi di valore mostra come un prodotto, un servizio o una richiesta attraversa un processo, mettendo in evidenza i passaggi che contribuiscono al valore per il cliente e il tempo che intercorre tra loro.
La usi quando: desidera analizzare il flusso, le attese e la creazione di valore, in particolare nell’ambito di un’iniziativa di miglioramento Lean. Consulti la guida alla mappatura dei flussi di valore.
4. Diagramma SIPOC
SIPOC è l’acronimo di Suppliers, Inputs, Process, Outputs e Customers, ovvero fornitori, input, processo, output e clienti. Il diagramma offre una visione generale di chi fornisce gli input, cosa produce il processo e chi riceve gli output.
Lo usi quando: deve concordare i confini di un processo o allineare le parti interessate prima di documentare i passaggi nel dettaglio.
5. Diagramma con corsie
Un diagramma con corsie suddivide il processo in corsie, ognuna delle quali rappresenta un ruolo, un team, un reparto o un sistema. I passaggi mostrano sia la sequenza sia le responsabilità, mentre gli attraversamenti tra corsie rendono più evidenti i passaggi di consegne.
Lo usi quando: partecipano più ruoli o sistemi e deve capire chi fa cosa o dove il lavoro passa da una persona all’altra. In BPMN 2.0, questa struttura è rappresentata con Participant e Lane. Consulti la guida a pool e corsie.
6. Diagramma di Gantt
Un diagramma di Gantt dispone le attività su una linea temporale per mostrare date di inizio pianificate, durate e dipendenze. È soprattutto una vista di pianificazione, non una mappa dettagliata del funzionamento di un processo aziendale ripetibile.
Lo usi quando: deve pianificare e monitorare un progetto con attività soggette a tempistiche e dipendenze definite.
7. Diagramma PERT
Un diagramma PERT mostra le attività di un progetto e le relative dipendenze, aiutando a capire in quale ordine devono svolgersi. Si concentra sulla pianificazione di un progetto, non sulla documentazione di un processo operativo ricorrente.
Lo usi quando: deve comprendere le dipendenze e i possibili percorsi previsti dal piano di progetto.
8. Diagramma causa-effetto (a lisca di pesce)
Un diagramma a lisca di pesce organizza in categorie le possibili cause di un problema, disponendole attorno a un problema centrale. Aiuta il team a strutturare la discussione sui motivi per cui potrebbe verificarsi un determinato risultato.
Lo usi quando: sta indagando sulle possibili cause e deve organizzare le idee prima di verificarle. Il diagramma a lisca di pesce non dimostra quale causa sia responsabile.
9. Diagramma del flusso di lavoro
Un diagramma del flusso di lavoro mostra come attività e informazioni attraversano un processo. Il termine è ampio, quindi il livello di dettaglio e la notazione possono variare.
Lo usi quando: serve una visione pratica della sequenza delle attività e dei passaggi di consegne, senza adottare una notazione più formale.
| Tipo di mappa | Riferimento |
|---|---|
| Diagramma di flusso | Panoramica |
| Diagramma BPMN 2.0 | Panoramica |
| Mappa dei flussi di valore | Panoramica |
| Diagramma SIPOC | Panoramica |
| Diagramma con corsie | Panoramica |
| Diagramma di Gantt | Panoramica |
| Diagramma PERT | Panoramica |
| Diagramma a lisca di pesce | Panoramica |
| Diagramma del flusso di lavoro | Panoramica |
Altri tipi di mappe che potrebbe incontrare
Nell’ambito dei processi si incontrano anche altri tre formati. Sono meno comuni dei nove descritti sopra e rispondono a domande diverse:
- Mappa mentale. Una struttura radiale per definire l’ambito di un processo prima di organizzarne i passaggi.
- Organigramma. Mostra le linee gerarchiche, non il flusso del processo; è utile per capire chi è responsabile di un passaggio.
- Albero decisionale. Rappresenta le regole alla base di una decisione con una struttura ramificata e si abbina bene ai punti decisionali di un diagramma di flusso.
Che cos’è una mappa di processo con corsie?
Una mappa di processo con corsie separa i passaggi in base al ruolo, al team o al sistema responsabile. Il flusso mostra l’ordine delle attività, mentre le corsie indicano chi le svolge. Un passaggio di consegne si verifica quando il flusso attraversa una corsia e passa a un’altra.
Consideriamo una richiesta di acquisto:
| Passaggio | Corsia | Passaggio di consegne |
|---|---|---|
| Inviare la richiesta | Richiedente | Al responsabile acquisti |
| Verificare il budget e scegliere un fornitore | Responsabile acquisti | All’approvatore |
| Approvare gli importi superiori alla soglia | Approvatore | Di nuovo al responsabile acquisti |
| Creare l’ordine di acquisto | Responsabile acquisti | Alla contabilità |
| Confrontare la fattura con l’ordine | Contabilità | Di nuovo al responsabile acquisti in caso di discrepanza |
Questa vista aiuta a formulare domande specifiche: dove si accumulano le attese tra i ruoli? Chi è responsabile di una decisione? Un passaggio è assegnato alla corsia corretta?
Usi le corsie quando partecipano più ruoli o sistemi e le responsabilità o i passaggi di consegne sono rilevanti. Se il processo è gestito da un solo ruolo, un semplice diagramma di flusso può essere più leggibile. Se due corsie non interagiscono mai, valuti se nel diagramma sono stati accorpati processi distinti.
Mantenga coerenti le corsie. La mappa può diventare difficile da interpretare se alcune corsie rappresentano reparti, altre singole persone e altre ancora sistemi. Includa anche i percorsi di eccezione quando incidono sul funzionamento del processo. Una mappa che mostra solo il percorso previsto potrebbe omettere proprio i casi che sollevano più domande.
Quali strumenti e template usare per mappare i processi?
Gli strumenti per mappare i processi spaziano dalla lavagna con note adesive ai software per diagrammi e ai modellatori BPMN. Scelga in base alla mappa da creare, al numero di persone che dovranno rivederla e alla necessità di mantenerla aggiornata nel tempo.
Uno strumento utile dovrebbe consentire di:
- Aggiungere e riordinare passaggi, decisioni e collegamenti.
- Mostrare le responsabilità quando è coinvolto più di un ruolo.
- Condividere la mappa con le persone che devono rivederla.
- Mantenere chiari la versione e il responsabile man mano che il processo cambia.
- Usare una notazione coerente quando i diagrammi devono essere interpretati da team diversi.
Un template per la mappatura dei processi può ridurre il tempo di impostazione, ma non dovrebbe imporre come svolgere il processo. Inizi da un template adatto al tipo di mappa, quindi ne modifichi le etichette e la struttura in base all’ambito. Un template per diagrammi di flusso non sostituisce un diagramma SIPOC, così come un programma di progetto non è una mappa di processo.
Gli esempi già presenti in questa pagina possono aiutarLa a confrontare i formati prima di scegliere un template. Per lavorare in un ambiente di diagrammazione più strutturato, esplori l’area di modellazione. ProcessMind offre anche funzionalità di documentazione dei processi per organizzare le informazioni sui processi.
Come creare una mappa di processo in sei passaggi?
Una mappa utile parte da una domanda chiara e da confini ben definiti. Segua questi sei passaggi insieme alle persone che conoscono il processo, quindi convalidi il risultato prima di condividerlo come riferimento.
- Scelga il processo e definisca l’obiettivo. Indichi che cosa desidera comprendere grazie alla mappa. Per esempio, potrebbe voler chiarire le responsabilità, documentare lo stato attuale o analizzare un passaggio di consegne.
- Definisca i punti di inizio e di fine. Stabilisca quale evento avvia il processo e quale risultato lo conclude. Confini chiari impediscono alla mappa di estendersi a tutte le attività correlate.
- Scelga il tipo di mappa più adatto. Utilizzi un diagramma di flusso per una sequenza semplice, una mappa con corsie per rappresentare ruoli e passaggi di consegne, un diagramma SIPOC per concordare l’ambito oppure BPMN 2.0 quando serve un modello dettagliato e standardizzato.
- Raccolga le informazioni da chi svolge il lavoro. Chieda alle persone coinvolte di descrivere le attività, comprese decisioni, eccezioni, input e output. Non si affidi soltanto a un documento procedurale o alla descrizione di un responsabile.
- Disegni e riveda la mappa. Disponga le attività in sequenza, indichi chiaramente le decisioni e utilizzi i simboli in modo coerente. Condivida la bozza con chi svolge il lavoro e ne è responsabile. Chieda che cosa manca, che cosa non è chiaro e che cosa avviene diversamente nella pratica.
- Assegni la responsabilità e stabilisca quando rivederla. Indichi chi aggiorna la mappa e quando va verificata. La aggiorni quando cambia il processo e conservi la versione corrente in un luogo accessibile ai lettori a cui è destinata.
Mantenga la prima versione essenziale. Aggiunga dettagli solo quando aiutano a rispondere alla domanda a cui la mappa è destinata. Se le persone non riescono a seguire il diagramma senza una lunga spiegazione, semplifichi l’impostazione o renda più chiari i nomi delle attività.
Quando la mappatura dei processi non è sufficiente?
Una mappa dei processi rappresenta ciò che si sa di un processo in un determinato momento. Può descrivere la sequenza prevista o riferita, ma da sola non mostra con quale frequenza si verifica ogni percorso, quanto attendono i casi né se nella pratica il processo segue la mappa.
Questo limite è rilevante quando il processo cambia spesso, prevede molte eccezioni o coinvolge diversi sistemi. Se nessuno ne è responsabile o la confronta con la pratica corrente, la mappa può diventare obsoleta. Anche una mappa rivista di recente può descrivere il percorso atteso, anziché tutti quelli effettivamente seguiti.
Utilizzi la mappatura dei processi per creare un contesto condiviso e documentare ciò che le persone sanno del processo. Se i sistemi registrano gli eventi rilevanti, il Process Mining può analizzare questi dati e mostrare come si svolge il processo. Confrontare la mappa con i dati di processo aiuta a individuare le deviazioni e a stabilire quali aspetti approfondire.
I due approcci hanno finalità diverse. La mappa offre un riferimento visivo, mentre il Process Mining fornisce riscontri basati sugli eventi registrati. Insieme, possono aiutare a mantenere la documentazione coerente con il comportamento osservato del processo. Per saperne di più, legga che cos’è il Process Mining oppure come analizzare il Suo processo.
A volte i fornitori di Process Mining parlano dei workshop alla lavagna come se fossero ormai superati. Noi la vediamo diversamente. Una sessione con carta e penna aiuta le persone a confrontarsi e a trovare un’intesa, e vale il tempo che richiede. È meglio, però, limitarsi a una visione d’insieme del processo: quando occorre entrare nei dettagli, è più pratico lavorare in un sistema.
Come iniziare a mappare i processi
Parta da un processo e da una domanda precisa. Scelga il tipo di mappa adatto ai lettori, concordi i confini del processo e convalidi la bozza con chi svolge il lavoro. Assegni la responsabilità della mappa, così sarà chiaro come procedere alla revisione quando il processo cambia.
Se Le serve una panoramica semplice, inizi con un diagramma di flusso. Se sono centrali le responsabilità e i passaggi di consegne, utilizzi le corsie. Se Le occorre un diagramma dettagliato e standardizzato, esplori l’ambiente di modellazione BPMN.
Una mappa può offrire una visione condivisa utile, ma non si aggiorna da sola. Faccia in modo che la mappa rispecchi sempre la realtà e scopra come i dati di processo possono aiutarLa a confrontare il processo documentato con ciò che avviene nella pratica.
