การสร้างแบบจำลองกระบวนการจัดการคำสั่งซื้อ

ตกลงใช้โมเดลกระบวนการจัดการคำสั่งซื้อร่วมกัน

การจัดการคำสั่งซื้อเริ่มตั้งแต่รับคำสั่งซื้อไปจนถึงจัดเตรียมและส่งมอบสินค้า แต่ฝ่ายขาย ฝ่ายบริการลูกค้า ฝ่ายปฏิบัติการคลังสินค้า ฝ่ายการเงิน และฝ่ายโลจิสติกส์อาจอธิบายกระบวนการไม่เหมือนกัน สร้างแบบจำลองที่ทุกฝ่ายเห็นชอบ บันทึกว่าใครอนุมัติ แล้วใช้ process mining เปรียบเทียบกับสิ่งที่ปรากฏในข้อมูลคำสั่งซื้อ.

เหตุใดทีมจัดการคำสั่งซื้อจึงเห็นไม่ตรงกัน?

การจัดการคำสั่งซื้อเกี่ยวข้องกับหลายทีมและหลายระบบ ฝ่ายขายอาจเน้นการบันทึกคำสั่งซื้อ ฝ่ายโลจิสติกส์เน้นการจัดเตรียมสินค้า ส่วนฝ่ายการเงินเน้นการชำระเงินและการเรียกเก็บเงิน แต่ละทีมเห็นเพียงบางส่วนของกระบวนการ ขณะที่ข้อยกเว้นและการส่งต่องานอาจบันทึกไว้ในแผนภาพเดียวได้ยาก.

เมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง เอกสารและแผนภาพอาจล้าสมัย ผู้คนจึงเสียเวลาเช็กว่าเวอร์ชันใดถูกต้อง แทนที่จะได้ทบทวนกระบวนการ แบบจำลองที่ใช้ร่วมกันช่วยให้ทุกคนอ้างอิงข้อมูลชุดเดียวกัน.

โมเดลที่ทุกฝ่ายตกลงร่วมกันควรมีลักษณะอย่างไร?

ลองนึกภาพผู้เกี่ยวข้อง 5 คนกำลังทบทวนแผนภาพเดียวกัน ได้แก่ เจ้าของกระบวนการ หัวหน้าฝ่ายบริการลูกค้า ตัวแทนฝ่ายขาย หัวหน้าฝ่ายโลจิสติกส์ และตัวแทนฝ่ายการเงิน ทุกคนใช้เวอร์ชันเดียวกัน เพิ่มความคิดเห็นหรือแก้ไข และใช้ลิงก์ที่แชร์ได้แทนการส่งสำเนาไฟล์แยกกัน.

แบบจำลองจะเป็นข้อมูลอ้างอิงที่ทุกฝ่ายเห็นชอบเมื่อเจ้าของที่เกี่ยวข้องทบทวนและบันทึกมติแล้ว ไม่ได้หมายความว่าข้อยกเว้นทั้งหมดจะหมดไป แต่หมายความว่าทีมต่างๆ มีความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับกระบวนการ ผู้รับผิดชอบ และประเด็นที่ยังต้องพิจารณา.

ใครควรทบทวนโมเดล?

เชิญผู้ที่ยืนยันได้ว่ากระบวนการทำงานอย่างไรในจุดส่งต่องานหลัก:

• เจ้าของกระบวนการ ซึ่งประสานงานการทบทวนและช่วยหาข้อสรุปเรื่องผู้รับผิดชอบ
• ตัวแทนฝ่ายขายและฝ่ายบริการลูกค้า ซึ่งตรวจสอบขั้นตอนรับคำสั่งซื้อและการสื่อสารกับลูกค้าได้
• หัวหน้าฝ่ายโลจิสติกส์หรือคลังสินค้า ซึ่งยืนยันขั้นตอนการจัดเตรียมสินค้าและข้อยกเว้นได้
• ตัวแทนฝ่ายการเงิน ซึ่งทบทวนขั้นตอนการวางบิลและการชำระเงินได้
• นักวิเคราะห์กระบวนการ ซึ่งเปรียบเทียบโมเดลกับข้อมูลเหตุการณ์ได้

ให้กลุ่มทบทวนมุ่งเน้นที่เส้นทางคำสั่งซื้อซึ่งกำลังสร้างแบบจำลอง เชิญผู้ทบทวนเพิ่มเติมเมื่อแบบจำลองมีขั้นตอนที่อยู่ในความรับผิดชอบของบุคคลนั้น.

ควรบันทึกอะไรในการอนุมัติโมเดล?

บันทึกการอนุมัติเพื่อให้เห็นมติการทบทวนอย่างชัดเจนและตรวจสอบย้อนหลังได้ ระบุว่าใครทบทวนแบบจำลอง เวอร์ชันใด วันที่อนุมัติ รวมถึงเงื่อนไขหรือคำถามที่ยังไม่ได้ข้อสรุป หากผู้ทบทวนไม่อนุมัติ ให้บันทึกสิ่งที่ต้องแก้ไขก่อนทบทวนครั้งถัดไป.

บันทึกนี้ช่วยแยกแบบจำลองที่อนุมัติแล้วออกจากฉบับร่าง เมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง ประวัติเวอร์ชันช่วยติดตามการปรับปรุงและดูได้ว่าทีมทบทวนเวอร์ชันใด ลิงก์ที่แชร์ได้ช่วยให้ผู้ทบทวนเปิดแบบจำลองเดียวกัน.

จะเปรียบเทียบโมเดลกับเส้นทางคำสั่งซื้อที่เกิดขึ้นจริงได้อย่างไร?

เริ่มจากบันทึกเหตุการณ์คำสั่งซื้อที่มีอยู่ แล้วใช้ Process Mining เพื่อดูว่าคำสั่งซื้อเคลื่อนผ่านกระบวนการอย่างไร เปรียบเทียบเส้นทางที่วิเคราะห์ได้กับขั้นตอนและจุดส่งต่องานในแบบจำลอง มองหาความแตกต่าง เช่น การแก้ไขงาน ความล่าช้า ข้อยกเว้น และเส้นทางที่แผนภาพไม่ได้ระบุไว้.

ข้อมูลช่วยให้ทุกฝ่ายใช้หลักฐานชุดเดียวกันในการทบทวน แต่ไม่ได้ใช้แทนความรู้ของผู้เกี่ยวข้อง ทีมต่างๆ อธิบายได้ว่าทำไมจึงเกิดความแตกต่างและเป็นสิ่งที่คาดไว้หรือไม่ เมื่อนำแบบจำลองมาเทียบกับเส้นทางที่วิเคราะห์ได้ คุณจะแยกขั้นตอนที่กำหนดไว้จากรูปแบบที่ควรตรวจสอบเพิ่มเติมได้.

ดูว่าการสร้างแบบจำลองและ process mining ทำงานร่วมกันอย่างไร

จะจัดประชุมอนุมัติโมเดลให้ตรงประเด็นได้อย่างไร?

เลือกเส้นทางคำสั่งซื้อหนึ่งเส้นทาง เช่น ตั้งแต่รับคำสั่งซื้อจนถึงจัดเตรียมสินค้า แล้วแชร์แบบจำลองให้ผู้ทบทวนก่อนประชุม ขอให้แต่ละคนตรวจสอบขั้นตอนที่ตนรับผิดชอบ จุดส่งต่องานที่ต้องพึ่งพา และข้อยกเว้นที่พบในการทำงานจริง.

ระหว่างประชุม:

1. ยืนยันขอบเขตกระบวนการและเวอร์ชันที่กำลังทบทวน
2. ไล่ดูแบบจำลองตั้งแต่รับคำสั่งซื้อจนถึงส่งมอบ
3. เปรียบเทียบขั้นตอนสำคัญและรูปแบบที่แตกต่างกับเส้นทางที่วิเคราะห์ได้
4. บันทึกสิ่งที่ต้องแก้ คำถามที่ยังเปิดอยู่ และผู้รับผิดชอบติดตามแต่ละเรื่อง
5. บันทึกมติของผู้ทบทวนแต่ละคนและเงื่อนไขการอนุมัติ.

หลังประชุม ให้อัปเดตแบบจำลอง เก็บประวัติเวอร์ชัน และแชร์ลิงก์ไปยังเวอร์ชันที่พร้อมอนุมัติ หากยังตกลงกันไม่ได้ ให้บันทึกประเด็นที่ยังไม่ยุติ แทนการระบุว่าได้ข้อสรุปแล้ว.

หลังอนุมัติโมเดลแล้วควรทำอะไรต่อ?

ใช้แบบจำลองที่ทุกฝ่ายเห็นชอบเพื่อแนะนำงานให้ผู้ใช้ใหม่และเป็นแนวทางในการทบทวนกระบวนการครั้งต่อไป เมื่อเสนอการเปลี่ยนแปลง ให้อัปเดตแบบจำลองและบันทึกมติการทบทวน เพื่อให้เวอร์ชันถัดไปมีประวัติที่ชัดเจน.

คุณยังใช้เส้นทางที่วิเคราะห์ได้เพื่อจัดลำดับประเด็นเรื่องความล่าช้า การแก้ไขงาน หรือการส่งต่องานได้ด้วย ProcessMind ช่วยวิเคราะห์และสร้างแบบจำลองกระบวนการ ส่วนทีมของคุณเป็นผู้ตัดสินใจและนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้.

เริ่มต้นอย่างไร?

รวบรวมข้อมูลเหตุการณ์คำสั่งซื้อ แผนภาพหรือขั้นตอนที่มีอยู่ และรายชื่อผู้รับผิดชอบจุดส่งต่องานหลัก สร้างแบบจำลองของเส้นทางที่กำหนดไว้หนึ่งเส้นทาง เปรียบเทียบกับหลักฐานจากข้อมูล แล้วเชิญผู้เกี่ยวข้องมาทบทวนเวอร์ชันเดียวกัน.

ดูเครื่องมือสร้างแบบจำลอง BPMN

สร้างแบบจำลองและตรวจสอบกับข้อมูลของคุณด้วยทดลองใช้ฟรี.