Modellare il processo di gestione degli ordini

Concordate un unico modello per la gestione degli ordini

Dalla ricezione alla consegna, la gestione degli ordini coinvolge vendite, assistenza clienti, magazzino, finanza e logistica, che spesso descrivono il processo in modo diverso. Definisca un modello condiviso, registri le approvazioni e confronti il processo con i dati degli ordini tramite Process Mining.

Perché i team che gestiscono gli ordini non sono d’accordo?

La gestione degli ordini coinvolge team e sistemi diversi. Le vendite possono concentrarsi sull’inserimento degli ordini, la logistica sull’evasione e la finanza sui pagamenti e sulla fatturazione. Ogni team vede solo una parte del processo, mentre le eccezioni e i passaggi di consegne possono essere difficili da rappresentare in un unico diagramma.

Quando il processo cambia, i documenti e i diagrammi possono diventare obsoleti. Le persone finiscono così per perdere tempo a capire quale versione sia quella giusta, anziché rivedere il processo. Un modello condiviso offre a tutti lo stesso riferimento.

Come si presenta un modello condiviso?

Immagini cinque stakeholder che rivedono lo stesso diagramma: un responsabile del processo, un responsabile dell’assistenza clienti, un rappresentante delle vendite, un responsabile della logistica e un rappresentante della finanza. Tutti lavorano sulla stessa versione, aggiungono commenti o correzioni e utilizzano un link condivisibile invece di scambiarsi copie locali.

Il modello diventa un riferimento condiviso quando le persone responsabili lo hanno rivisto e la decisione è stata registrata. Questo non significa che tutte le eccezioni siano state eliminate, ma che i team condividono una visione del processo, sanno chi ne è responsabile e hanno chiaro quali questioni restano da affrontare.

Chi dovrebbe rivedere il modello?

Coinvolga le persone in grado di confermare come si svolge il processo nei principali passaggi di consegne:

• Il responsabile del processo, che coordina la revisione e chiarisce le responsabilità
• Rappresentanti delle vendite e dell’assistenza clienti, che possono convalidare la ricezione degli ordini e le comunicazioni con i clienti
• Un responsabile della logistica o del magazzino, che può confermare le fasi di evasione e le relative eccezioni
• Un rappresentante della finanza, che può rivedere le fasi di fatturazione e pagamento
• Un analista di processo, che può confrontare il modello con i dati degli eventi

Mantenga il gruppo concentrato sul flusso degli ordini che sta modellando. Coinvolga altri revisori quando il modello include fasi di loro competenza.

Quali informazioni registrare con l’approvazione?

Registri l’esito dell’approvazione in modo chiaro e tracciabile. Indichi chi ha rivisto il modello, quale versione ha esaminato, quando l’ha approvata e le eventuali condizioni o questioni ancora aperte. Se un revisore non approva il modello, annoti le modifiche necessarie prima della revisione successiva.

Questa registrazione consente di distinguere un modello approvato da una bozza. Quando il processo cambia, la cronologia delle versioni permette di seguire gli aggiornamenti e verificare quale versione è stata rivista dal team. I link condivisibili indirizzano tutti i revisori allo stesso modello.

Come confrontare il modello con il flusso effettivo degli ordini?

Parta dall’Event Log degli ordini disponibile e utilizzi Process Mining per vedere come gli ordini attraversano il processo. Confronti il flusso ricostruito dai dati con le fasi e i passaggi di consegne rappresentati nel modello. Cerchi differenze come rilavorazioni, ritardi, eccezioni e percorsi non contemplati dal diagramma.

I dati forniscono a tutti una base condivisa di riscontri per la revisione, ma non sostituiscono le conoscenze degli stakeholder: i team possono spiegare perché si verifica una variazione e se è prevista. Il modello e il flusso ricostruito dai dati aiutano insieme a distinguere le fasi previste dagli schemi che richiedono ulteriori verifiche.

Scopra come si integrano modellazione e Process Mining

Come organizzare una riunione di approvazione mirata?

Scelga un flusso di ordini, per esempio dall’inserimento all’evasione, e condivida il modello con i revisori prima della riunione. Chieda a ciascuno di verificare le fasi di propria competenza, i passaggi di consegne da cui dipende e le eccezioni che incontra nella pratica.

Durante la riunione:

1. Confermate l’ambito del processo e la versione da rivedere.
2. Esaminate il modello, dalla ricezione dell’ordine alla consegna.
3. Confrontate le fasi principali e le variazioni con il flusso ricostruito dai dati.
4. Registrate le correzioni, le questioni aperte e i responsabili delle attività successive.
5. Registrate la decisione di ogni revisore e le eventuali condizioni per l’approvazione.

Dopo la riunione, aggiorni il modello, conservi la cronologia delle versioni e condivida il link alla versione pronta per l’approvazione. Se il gruppo non raggiunge un accordo, registri la questione irrisolta invece di presentarla come definita.

Cosa fare dopo l’approvazione?

Utilizzi il modello condiviso per inserire le nuove persone nel processo e orientare le revisioni future. Quando propone una modifica, aggiorni il modello e registri l’esito della revisione, così che la versione successiva abbia una cronologia chiara.

Può anche utilizzare il flusso ricostruito dai dati per stabilire quali questioni approfondire in relazione a ritardi, rilavorazioni o passaggi di consegne. ProcessMind consente di analizzare e modellare il processo; spetta al team decidere quali modifiche apportare e implementarle.

Come iniziare?

Raccolga i dati degli eventi relativi agli ordini, gli eventuali diagrammi o le procedure esistenti e i nomi delle persone responsabili dei principali passaggi di consegne. Modelli un flusso ben definito, lo confronti con i riscontri ricavati dai dati e inviti gli stakeholder interessati a rivedere la stessa versione.

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