Hol talál és hogyan rendezzen adatokat process mininghez?

Honnan származnak az adatok?

Minden folyamat nyomot hagy az azt működtető rendszerekben: a rendeléseket ERP-rendszerben hozzák létre, a jegyek a szolgáltatáskezelő rendszeren haladnak végig, a jóváhagyásokat pedig egy workflow-eszköz naplózza. A process mining ezeket a nyomokat elemzi. Ez az oldal bemutatja, hol találhatja meg az adatokat, és hogyan rendezheti őket eseménynaplóba. Az eseménynapló kötelező mezőiről a Milyen adatokra van szükség a process mininghez?, a támogatott fájltípusokról pedig a Támogatott adatformátumok oldalon olvashat. Ha elkészült az eseménynapló, indítson próbaverziót, töltse fel az adatokat, és tekintse meg a folyamatot.

Két kérdés segít eldönteni, hogy érdemes-e adatokat kinyerni egy rendszerből:

• Rögzíti az adott lépés időbélyegét, vagy csak az aktuális állapotot mutatja?
• Rögzít olyan azonosítót, amelyet a teljes folyamat során esetazonosítóként használhat?

Ha egy rendszer csak a legutóbbi állapotot mutatja, keresse meg az előzményeket vagy az auditnaplót. A legtöbb vállalati rendszer rendelkezik ilyennel.

Hol rögzítik általában az eseményeket?

Rendszertípus	Példák	Hol találhatók az események?
ERP	SAP, Oracle E-Business Suite vagy Fusion, Microsoft Dynamics	Dokumentum- és módosítási táblák: a beszerzési rendelések, számlák és anyagbizonylatok tartalmazzák a létrehozás vagy módosítás dátumát, valamint a műveletet végző felhasználót
Szolgáltatáskezelő és ITSM-rendszerek	ServiceNow, Jira, Zendesk	Audit- és előzménytáblák, amelyek minden mezőmódosítást rögzítenek, például a ServiceNow sys_audit, valamint az egyes feladatok létrehozási és frissítési időbélyegei
CRM	Salesforce, Microsoft Dynamics	Az objektumok mezőinek előzményeit tároló táblák, amelyek időbélyeggel és felhasználóval együtt őrzik a régi és az új értéket
Workflow- és BPM-eszközök	Camunda, Power Automate, egyedi workflow-motorok	Az egyes folyamatpéldányok befejezett lépéseinek előzményei
Belső fejlesztésű alkalmazások	Egyedi webalkalmazások, régi rendszerek	Alkalmazásnaplók vagy auditnaplók. Kérdezze meg az alkalmazásért felelős csapatot, melyik tábla rögzíti az állapotváltozásokat.
Táblázatok	Kézi átadások, offline jóváhagyások	Maga az exportfájl, ha az esetazonosító és az időbélyeg oszlopai következetesen vannak kitöltve

Példa: beszerzéstől a fizetésig az SAP-ban

A beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat több SAP-táblában szerepel, lépésenként egyben:

Lépés	SAP-tábla
Beszerzési igény	EBAN
Beszerzési rendelés	EKKO (fejléc), EKPO (tételek)
Áruátvétel	MKPF (fejléc), MSEG (tételek)
Számla beérkezése	BKPF (fejléc), BSEG (tételek)
Fizetés	PAYR, REGUH

SAP ECC esetén ABAP-jelentéssel vagy egyedi programmal olvashatja ki ezeket a táblákat. SAP S/4HANA esetén használjon CDS-nézeteket, OData-szolgáltatást vagy SAP Datasphere-t. Minden lépéshez készítsen egy egyszerű lekérdezést a tevékenység nevével, az esetazonosítóval és az időbélyeggel, valamint igény szerint a felhasználóval, az összeggel vagy a beszállítóval. Az eredményeket egyesítse egyetlen eseménynaplóba:

SELECT 'PO Created' AS Activity, EBELN AS CaseID, AEDAT AS Timestamp FROM EKKO
UNION
SELECT 'Goods Receipt', EBELN, BUDAT FROM MSEG JOIN MKPF ON MSEG.MBLNR = MKPF.MBLNR
UNION
SELECT 'Invoice Posted', BELNR, BUDAT FROM BKPF
ORDER BY CaseID, Timestamp;

Még a növekedés előtt szűkítse az adatkinyerést: ne exportáljon mindent, hanem szűrjön például vállalati kód, bizonylattípus vagy pénzügyi év szerint.

Rendezze az exportált adatokat

• Eseményenként egy sor, vagyis minden állapotváltozáshoz külön sor tartozzon, ne az egész esethez. Tartsa meg a Case ID, a Activity és az Timestamp oszlopot, valamint az elemzéshez szükséges további oszlopokat, például a felhasználót, a költséget vagy az összeget.
• Egységes esetazonosítók a rendszerek között: ha egy folyamat ERP- és CRM-rendszeren is áthalad, egyeztesse az azonosítókat, hogy minden esemény ugyanahhoz az esethez tartozzon.
• Egyetlen időzóna: alakítsa át az időbélyegeket UTC-re vagy egyetlen időzónára, hogy a különböző rendszerek eseményei a megfelelő sorrendben maradjanak.
• Egységes tevékenységnevek: az „Rendelés jóváhagyása” és a „Rendelés jóváhagyva” ugyanazt a lépést jelöli. Minden lépéshez válasszon egy elnevezést.
• Hagyja ki a felesleges adatokat: a tesztbizonylatok, a törölt rekordok és a belső rendszerlépések csak növelik a sorok számát, de nem adnak új információt.

A fejlécsort, az elválasztójeleket és az időbélyegek formátumát a rendszer feltöltéskor felismeri. A teljes követelménylistát a Támogatott adatformátumok oldalon találja. Ha egy lépés egyáltalán nem szerepel a rendszerekben, az Adatok tisztítása és előkészítése című útmutató bemutatja, hogyan pótolhatja a hiányzó adatokat.

Kezelje a személyes adatokat exportálás előtt

Az eseménynaplók gyakran tartalmaznak neveket, ügyfélszámokat vagy felhasználói azonosítókat. Anonimizálja vagy maszkolja az elemzéshez szükségtelen adatokat, korlátozza, hogy ki töltheti le az adatállományt, és tartsa be a szervezetére vonatkozó adatmegőrzési szabályokat, például a GDPR előírásait. A ProcessMind az adatkészleteket bérlőnként elkülönítve tárolja, a hozzáférést pedig a felhasználói szerepkör és licenc határozza meg. További információ: Felhasználók, szerepkörök és jogosultságok.

Következő lépés: feltöltés és hozzárendelés

Ha elkészült az eseménynapló szerkezete, töltse fel, majd rendelje hozzá az oszlopokat az adatkészlet mezőihez:

1. Állítsa be az adatkészletet: rendelje hozzá az Esetazonosító, Tevékenység és Időbélyeg mezőket, majd ellenőrizze a Data Quality modellminőség-jelzőt.
2. Rendelje hozzá az adatokat a modellhez: kapcsolja az attribútumokat a tevékenységekhez és az összeköttetésekhez.
3. Folyamatosan bővülő adatokhoz használjon növekményes (delta) feltöltést a teljes adatkészlet újbóli betöltése helyett.

Ha saját adatai kinyerése előtt ki szeretné próbálni a folyamatot, kész eseménynapló-mintákat talál a Példafájlok között.

Kapcsolódó témák

• Milyen adatokra van szükség a process mininghez?: a három oszlop, amely minden eseménynaplóhoz szükséges
• Támogatott adatformátumok: fájltípusok és szerkezeti követelmények
• Adatok tisztítása és előkészítése: tisztítsa meg az adatokat, és javítsa ki a gyakori problémákat feltöltés előtt
• Adatkészlet beállítása: rendelje hozzá és ellenőrizze a feltöltött adatokat