Migliori continuamente la qualità dell’assistenza sanitaria

Miglioramento continuo della qualità in ambito sanitario con Process Mining

Per migliorare continuamente la qualità in sanità, occorre capire come si svolgono davvero le attività lungo i percorsi assistenziali, non solo come dovrebbero svolgersi secondo le procedure. Il Process Mining utilizza le date e gli orari delle attività amministrative e dei percorsi per ricostruire i flussi di processo, individuare le varianti e mostrare dove le fasi richiedono più tempo o si ripetono. Non valuta il giudizio clinico né gli esiti.

Per esempio, può analizzare il percorso amministrativo dall’invio alla prima visita: quando si è verificata ogni fase, dove i casi sono rimasti in attesa e quanto spesso la sequenza è cambiata. In questo modo, i team che si occupano della qualità e dei flussi dei pazienti possono disporre di elementi da approfondire senza includere nell’analisi contenuti clinici o informazioni che identifichino i pazienti.

Cosa può mostrare Process Mining in ambito sanitario?

Process Mining in ambito sanitario trasforma i dati degli eventi dei sistemi operativi in una rappresentazione di come si svolge un processo nei diversi casi. Confronti l’esecuzione osservata con uno standard documentato, quindi analizzi le varianti rilevanti per le attività di miglioramento della qualità.

A seconda del processo e dei dati disponibili, può analizzare:

• Quanto tempo i casi restano in attesa tra le fasi amministrative.
• Dove si verificano passaggi di consegne, rilavorazioni o fasi ripetute.
• Quali varianti dei percorsi si presentano e con quale frequenza.
• Se le fasi di processo registrate seguono una sequenza definita.
• Come variano il tempo di ciclo e le eccezioni lungo il processo.

Questi risultati aiutano a concentrare le revisioni su fasi e schemi specifici. Non spiegano le decisioni cliniche né stabiliscono se le cure siano state appropriate.

In che modo supporta l’accreditamento e la revisione della qualità?

Le attività di accreditamento e revisione della qualità richiedono spesso evidenze che dimostrino il rispetto degli standard documentati nei processi operativi. Process Mining può ricostruire l’esecuzione a partire dai dati degli eventi, segnalare le deviazioni da approfondire ed esportare evidenze da rivedere.

L’analisi integra il programma di qualità esistente, ma non sostituisce la revisione clinica, i requisiti di accreditamento né il giudizio dei team che si occupano della qualità e dell’assistenza. È Lei a scegliere quali standard confrontare, quali deviazioni approfondire e come interpretare i risultati.

Per una panoramica pratica sui requisiti dei dati di processo, consulti i requisiti per utilizzare Process Mining.

Quali colli di bottiglia nei percorsi dovrebbe approfondire?

Il percorso di un paziente può comprendere numerose fasi amministrative e passaggi di consegne. I colli di bottiglia nel percorso del paziente sono difficili da individuare quando i report mostrano soltanto il tempo di ciclo complessivo. Rivedere i timestamp tra un’attività e l’altra può rivelare dove si accumula il tempo e quali varianti meritano un’analisi più approfondita.

Per esempio, nel percorso dall’invio alla prima visita, i casi possono restare in attesa in punti diversi tra la ricezione dell’invio, la revisione, la pianificazione e la visita. L’Event Log mostra quando si sono verificate le fasi registrate, ma non il motivo di una decisione clinica.

Altri aspetti utili da analizzare includono:

• Fasi di pianificazione seguite da lunghe attese.
• Casi che tornano a una fase amministrativa precedente.
• Attività ripetute di documentazione, codifica o autorizzazione.
• Passaggi di consegne dopo i quali l’azione successiva registrata subisce un ritardo.
• Annullamenti e riprogrammazioni, se i timestamp disponibili consentono questa analisi.

Di quali dati ha bisogno?

Inizi da un Event Log amministrativo che contenga un identificativo del caso, l’attività e il timestamp. A seconda del processo, potrebbe aver bisogno anche della sequenza delle attività e degli attributi operativi pertinenti per distinguere le varianti di processo.

Utilizzi dati pseudonimizzati e rispetti i requisiti sulla privacy e le condizioni di trattamento dei dati della Sua organizzazione. Non includa contenuti clinici nell’Event Log. Concentri l’analisi sui timestamp di processo e sugli eventi amministrativi, non su dettagli identificativi dei pazienti o sul giudizio clinico.

ProcessMind può analizzare i dati degli eventi che prepara a partire dai sistemi di origine. Il Suo team resta responsabile della selezione e della preparazione dei dati e della gestione dei controlli di accesso. Per un’introduzione alla struttura di un Event Log, legga come creare un Event Log per Process Mining.

Come si utilizza Process Mining in un ciclo di miglioramento della qualità?

Può integrare Process Mining in un programma esistente di miglioramento continuo della qualità:

1. Scelga un percorso. Inizi da un processo legato a una domanda operativa chiara, come il percorso dall’invio alla prima visita.
2. Prepari i dati degli eventi. Includa le attività amministrative e i timestamp necessari per ricostruire il percorso. Escluda i contenuti clinici e utilizzi dati pseudonimizzati.
3. Riveda il flusso di processo. Individui i percorsi più frequenti, le varianti meno comuni, le attese e le fasi ripetute.
4. Confronti il flusso con lo standard documentato. Utilizzi un modello di processo per chiarire la sequenza prevista, quindi analizzi le differenze.
5. Concordi le attività successive. I team che si occupano della qualità e delle operations decidono cosa rivedere o modificare. Process Mining fornisce evidenze, ma non implementa le modifiche.
6. Monitori di nuovo il processo. Riveda i dati aggiornati per verificare se il flusso osservato è cambiato.

Questo approccio integra le evidenze di processo nelle attività continuative di miglioramento della qualità, anziché affidarsi a un diagramma realizzato una sola volta o a una revisione basata su campioni.

Come può confrontare l’esecuzione effettiva con uno standard?

Documenti il percorso previsto in BPMN 2.0, quindi lo confronti con il processo ricostruito dai dati degli eventi. ProcessMind supporta la modellazione BPMN e Process Mining, consentendo di documentare uno standard e analizzare l’esecuzione osservata sulla stessa piattaforma.

Una differenza tra il modello e i dati degli eventi è un elemento da approfondire, non la prova di una violazione della conformità. Verifichi che i dati siano completi, che lo standard si applichi ai casi considerati e che la variante non sia dovuta a un’eccezione approvata.

Da dove dovrebbe iniziare?

Scelga un percorso con una domanda operativa chiara, confini di processo definiti e timestamp amministrativi accessibili. Il percorso dall’invio alla prima visita è un esempio. Prima di analizzare i dati, concordi la sequenza prevista e le misure che il team desidera rivedere.

Utilizzi quindi ProcessMind per:

• Ricostruire il percorso a partire dagli eventi amministrativi.
• Esplorare le varianti, le attese e le fasi ripetute.
• Confrontare l’esecuzione osservata con un processo documentato.
• Creare Dashboard e KPI per la revisione dei processi.
• Esportare evidenze per le discussioni su accreditamento e qualità.

Se sta valutando Process Mining per l’ambito sanitario, inizi da un estratto amministrativo preparato e da una domanda circoscritta. Mappi un percorso del paziente a partire dall’Event Log per vedere quali varianti emergono nei Suoi dati.

Se il Suo lavoro riguarda le attività dei pagatori anziché i percorsi dei fornitori di servizi sanitari, consulti il caso d’uso per i pagatori del settore sanitario.

Per un approccio correlato alla revisione continuativa dei processi, legga come monitorare un processo in modo continuativo.