Perbaikan kualitas berkelanjutan di layanan kesehatan

Perbaikan kualitas berkelanjutan di layanan kesehatan dengan process mining

Perbaikan kualitas berkelanjutan di layanan kesehatan dimulai dengan memahami cara kerja berlangsung di jalur yang sebenarnya, bukan hanya berdasarkan kebijakan. Process mining untuk layanan kesehatan menggunakan stempel waktu administratif dan jalur untuk menyusun ulang alur proses, menunjukkan variasi, serta menemukan tahap yang memerlukan waktu lebih lama atau berulang. Process mining tidak menilai pertimbangan klinis atau hasil perawatan.

Misalnya, telusuri jalur administratif dari rujukan hingga janji temu pertama: kapan setiap tahap berlangsung, di mana kasus menunggu, dan seberapa sering urutannya berbeda. Tim kualitas dan alur pasien mendapat bukti untuk ditelusuri tanpa memasukkan konten klinis atau informasi yang dapat mengidentifikasi pasien ke dalam analisis.

Apa yang dapat ditunjukkan process mining untuk layanan kesehatan?

Process mining untuk layanan kesehatan mengolah data peristiwa dari sistem operasional menjadi gambaran tentang jalannya proses di berbagai kasus. Bandingkan pelaksanaan yang tercatat dengan standar terdokumentasi, lalu telusuri variasi yang relevan dengan upaya perbaikan kualitas Anda.

Bergantung pada proses dan data yang tersedia, Anda dapat memeriksa:

• Lama waktu kasus menunggu di antara tahap administratif.
• Lokasi terjadinya serah terima, pengerjaan ulang, atau pengulangan tahap.
• Variasi jalur yang muncul dan frekuensinya.
• Apakah tahap proses yang tercatat mengikuti urutan yang ditetapkan.
• Perbedaan waktu siklus dan pengecualian di sepanjang proses.

Temuan ini membantu Anda memusatkan peninjauan pada tahap dan pola tertentu. Temuan tersebut tidak menjelaskan keputusan klinis atau menentukan apakah perawatan sudah tepat.

Bagaimana cara ini mendukung akreditasi dan peninjauan kualitas?

Peninjauan akreditasi dan kualitas sering memerlukan bukti bahwa proses operasional mengikuti standar terdokumentasi. Process mining dapat menyusun ulang pelaksanaan dari data peristiwa, menandai penyimpangan untuk diselidiki, dan mengekspor bukti untuk ditinjau.

Analisis ini melengkapi program kualitas yang sudah Anda jalankan. Analisis ini tidak menggantikan peninjauan klinis, persyaratan akreditasi, atau pertimbangan tim kualitas dan perawatan Anda. Anda menentukan standar yang akan dibandingkan, penyimpangan yang perlu diselidiki, dan cara menafsirkan hasilnya.

Untuk gambaran praktis tentang persyaratan data proses, lihat data yang diperlukan untuk menjalankan process mining.

Hambatan jalur mana yang perlu Anda selidiki?

Jalur pasien dapat mencakup banyak tahap administratif dan serah terima. Hambatan dalam perjalanan pasien sulit diketahui jika laporan hanya menampilkan waktu siklus keseluruhan. Dengan meninjau stempel waktu antaraktivitas, Anda dapat menemukan bagian yang menyita waktu dan variasi yang perlu ditinjau lebih lanjut.

Misalnya, dalam jalur dari rujukan hingga janji temu pertama, kasus dapat menunggu di beberapa titik antara penerimaan rujukan, peninjauan, penjadwalan, dan janji temu. Log peristiwa menunjukkan kapan tahap yang tercatat berlangsung, tetapi tidak menjelaskan alasan keputusan klinis.

Bagian lain yang dapat ditinjau meliputi:

• Tahap penjadwalan yang diikuti waktu tunggu panjang.
• Kasus yang kembali ke tahap administratif sebelumnya.
• Aktivitas dokumentasi, pengodean, atau otorisasi yang berulang.
• Serah terima yang diikuti keterlambatan tindakan berikutnya.
• Pembatalan dan penjadwalan ulang, jika stempel waktu yang tersedia mendukung analisis tersebut.

Data apa yang Anda perlukan?

Mulailah dengan log peristiwa administratif yang berisi ID kasus, aktivitas, dan stempel waktu. Bergantung pada prosesnya, Anda mungkin juga memerlukan urutan aktivitas dan atribut operasional yang relevan untuk membedakan variasi proses.

Gunakan data yang telah disamarkan identitasnya dan ikuti persyaratan privasi serta ketentuan pemrosesan data organisasi Anda. Jangan sertakan konten klinis dalam log peristiwa. Fokuskan analisis pada stempel waktu proses dan peristiwa administratif, bukan detail pasien yang dapat diidentifikasi atau pertimbangan klinis.

ProcessMind dapat menganalisis data peristiwa yang Anda siapkan dari sistem sumber. Tim Anda tetap bertanggung jawab memilih dan menyiapkan data serta mengelola kontrol akses. Untuk pengantar struktur log peristiwa, baca cara membuat log peristiwa untuk process mining.

Bagaimana menggunakan process mining dalam siklus perbaikan kualitas?

Anda dapat menambahkan process mining ke program perbaikan kualitas berkelanjutan yang sudah berjalan:

1. Pilih jalur. Mulailah dengan proses yang terkait pertanyaan operasional yang jelas, seperti rujukan hingga janji temu pertama.
2. Siapkan data peristiwa. Sertakan aktivitas administratif dan stempel waktu yang diperlukan untuk menyusun ulang jalur. Keluarkan konten klinis dan gunakan data yang telah disamarkan identitasnya.
3. Tinjau alur proses. Temukan jalur umum, variasi yang lebih jarang, waktu tunggu, dan tahap berulang.
4. Bandingkan dengan standar terdokumentasi. Gunakan model proses untuk memperjelas urutan yang diharapkan, lalu selidiki perbedaannya.
5. Sepakati tindak lanjut. Tim kualitas dan operasional menentukan hal yang perlu ditinjau atau diubah. Process mining menyediakan bukti, tetapi tidak menerapkan perubahan.
6. Pantau kembali proses. Tinjau data terbaru untuk melihat apakah alur yang diamati telah berubah.

Dengan pendekatan ini, bukti proses menjadi bagian dari upaya perbaikan kualitas yang berkelanjutan, bukan hanya mengandalkan diagram sekali pakai atau peninjauan berdasarkan sampel.

Bagaimana membandingkan pelaksanaan aktual dengan standar?

Dokumentasikan jalur yang diharapkan dalam BPMN 2.0, lalu bandingkan dengan proses yang disusun ulang dari data peristiwa. ProcessMind mendukung pemodelan BPMN dan process mining, sehingga Anda dapat mendokumentasikan standar dan menganalisis pelaksanaan yang tercatat di satu platform.

Perbedaan antara model dan data peristiwa menjadi petunjuk untuk diselidiki, bukan bukti pelanggaran kepatuhan. Periksa apakah datanya lengkap, apakah standar berlaku untuk kasus dalam cakupan, dan apakah variasi tersebut dijelaskan oleh pengecualian yang disetujui.

Apa yang sebaiknya Anda mulai terlebih dahulu?

Pilih satu jalur dengan pertanyaan operasional yang jelas, batas proses yang ditetapkan, dan stempel waktu administratif yang dapat diakses. Rujukan hingga janji temu pertama adalah salah satu contohnya. Sebelum menganalisis data, sepakati urutan yang diharapkan dan ukuran yang ingin ditinjau tim Anda.

Lalu gunakan ProcessMind untuk:

• Susun ulang jalur dari peristiwa administratif.
• Telusuri variasi, waktu tunggu, dan tahap berulang.
• Bandingkan pelaksanaan yang tercatat dengan proses terdokumentasi.
• Buat dashboard dan KPI untuk meninjau proses.
• Ekspor bukti untuk diskusi akreditasi dan kualitas.

Jika Anda sedang mengevaluasi process mining untuk layanan kesehatan, mulailah dengan ekstrak data administratif yang telah disiapkan dan pertanyaan yang spesifik. Petakan satu jalur pasien dari log untuk melihat variasi yang muncul dalam data Anda.

Jika pekerjaan Anda berfokus pada operasional pembayar, bukan jalur penyedia layanan, lihat contoh penggunaan untuk pembayar layanan kesehatan.

Untuk pendekatan terkait dalam peninjauan proses berkelanjutan, baca cara memantau proses secara berkelanjutan.