Kontinuierliche Qualitätsverbesserung im Gesundheitswesen

Kontinuierliche Qualitätsverbesserung im Gesundheitswesen mit Process Mining

Kontinuierliche Qualitätsverbesserung im Gesundheitswesen beginnt damit, zu verstehen, wie die Abläufe in der Praxis tatsächlich aussehen. Richtlinien allein zeigen das nicht. Process Mining wertet Zeitstempel aus Verwaltungsabläufen und Behandlungspfaden aus. So werden Prozessabläufe rekonstruiert, Varianten sichtbar und Schritte erkennbar, die länger dauern oder wiederholt werden. Klinische Beurteilungen und Behandlungsergebnisse werden dabei nicht bewertet.

Untersuchen Sie zum Beispiel den Verwaltungsablauf von der Überweisung bis zum ersten Termin: wann die einzelnen Schritte erfolgten, wo Cases warteten und wie häufig die Reihenfolge variierte. So erhalten Teams für Qualität und Patientenfluss Nachweise für weitere Untersuchungen, ohne klinische Inhalte oder personenbezogene Patientendaten in die Analyse aufzunehmen.

Was zeigt Process Mining im Gesundheitswesen?

Process Mining im Gesundheitswesen macht aus Ereignisdaten betrieblicher Systeme sichtbar, wie ein Prozess über verschiedene Cases hinweg abläuft. Vergleichen Sie die beobachtete Ausführung mit einem dokumentierten Standard und untersuchen Sie anschließend die Varianten, die für Ihre Qualitätsverbesserung relevant sind.

Je nach Prozess und verfügbaren Daten können Sie Folgendes untersuchen:

• Wie lange Cases zwischen administrativen Schritten warten.
• Wo Übergaben, Nacharbeit oder wiederholte Schritte auftreten.
• Welche Varianten von Behandlungspfaden vorkommen und wie häufig.
• Ob die erfassten Prozessschritte einer festgelegten Reihenfolge folgen.
• Wie sich Zykluszeit und Ausnahmefälle im Prozess unterscheiden.

Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Prüfungen auf bestimmte Schritte und Muster zu konzentrieren. Sie erklären keine klinischen Entscheidungen und belegen nicht, ob eine Behandlung angemessen war.

Wie unterstützt Process Mining Akkreditierungen und Qualitätsprüfungen?

Bei Akkreditierungen und Qualitätsprüfungen werden häufig Nachweise verlangt, dass betriebliche Prozesse dokumentierten Standards folgen. Process Mining kann die Ausführung anhand von Ereignisdaten rekonstruieren, Abweichungen zur Untersuchung aufzeigen und Nachweise für Prüfungen exportieren.

Die Analyse ergänzt Ihr bestehendes Qualitätsprogramm. Sie ersetzt weder klinische Prüfungen noch Akkreditierungsanforderungen oder die fachliche Beurteilung Ihrer Qualitäts- und Behandlungsteams. Sie entscheiden, welche Standards Sie vergleichen, welche Abweichungen Sie untersuchen und wie Sie die Ergebnisse interpretieren.

Einen praktischen Überblick über die Anforderungen an Prozessdaten finden Sie unter Voraussetzungen für Process Mining.

Welche Engpässe in Behandlungspfaden sollten Sie untersuchen?

Ein Behandlungspfad kann zahlreiche administrative Schritte und Übergaben umfassen. Engpässe im Patientenfluss sind schwer zu erkennen, wenn Berichte nur die gesamte Zykluszeit ausweisen. Ein Blick auf die Timestamps zwischen Aktivitäten zeigt, an welchen Stellen sich Zeit ansammelt und welche Varianten eine genauere Prüfung verdienen.

Auf dem Weg von der Überweisung bis zum ersten Termin können Cases beispielsweise an verschiedenen Stellen zwischen Eingang der Überweisung, Prüfung, Terminplanung und Termin warten. Das Event Log zeigt, wann diese erfassten Schritte stattfanden, aber nicht, warum eine klinische Entscheidung getroffen wurde.

Weitere Bereiche, die sich untersuchen lassen:

• Terminplanung mit anschließender langer Wartezeit.
• Cases, die zu einem früheren administrativen Schritt zurückkehren.
• Wiederholte Dokumentations-, Kodierungs- oder Autorisierungsschritte.
• Übergaben, bei denen sich die nächste erfasste Aktivität verzögert.
• Absagen und neue Terminvereinbarungen, sofern die verfügbaren Timestamps eine solche Analyse ermöglichen.

Welche Daten benötigen Sie?

Beginnen Sie mit einem administrativen Event Log, das eine Case-Kennung, Aktivitäten und Timestamps enthält. Je nach Prozess benötigen Sie außerdem eine Aktivitätsreihenfolge und relevante betriebliche Attribute, um Prozessvarianten zu unterscheiden.

Verwenden Sie pseudonymisierte Daten und beachten Sie die Datenschutzanforderungen und Auftragsverarbeitungsbedingungen Ihrer Organisation. Nehmen Sie keine klinischen Inhalte in das Event Log auf. Konzentrieren Sie die Analyse auf Prozess-Timestamps und administrative Ereignisse, nicht auf identifizierbare Patientendaten oder klinische Beurteilungen.

ProcessMind kann Ereignisdaten analysieren, die Sie aus Ihren Quellsystemen aufbereiten. Ihr Team bleibt dafür verantwortlich, die Daten auszuwählen und vorzubereiten sowie Zugriffskontrollen zu verwalten. Eine Einführung in den Aufbau eines Event Logs finden Sie unter So erstellen Sie ein Process-Mining-Event-Log.

Wie setzen Sie Process Mining in einem Zyklus zur Qualitätsverbesserung ein?

Sie können Process Mining in ein bestehendes Programm zur kontinuierlichen Qualitätsverbesserung integrieren:

1. Wählen Sie einen Behandlungspfad. Beginnen Sie mit einem Prozess, zu dem es eine konkrete betriebliche Fragestellung gibt, etwa dem Weg von der Überweisung bis zum ersten Termin.
2. Bereiten Sie die Ereignisdaten vor. Berücksichtigen Sie die administrativen Aktivitäten und Timestamps, die zur Rekonstruktion des Behandlungspfads erforderlich sind. Schließen Sie klinische Inhalte aus und verwenden Sie pseudonymisierte Daten.
3. Prüfen Sie den Prozessablauf. Ermitteln Sie häufige Pfade, seltenere Varianten, Wartezeiten und wiederholte Schritte.
4. Vergleichen Sie den Ablauf mit dem dokumentierten Standard. Klären Sie die erwartete Reihenfolge anhand eines Prozessmodells und untersuchen Sie anschließend Abweichungen.
5. Vereinbaren Sie die nächsten Schritte. Qualitäts- und Betriebsteams entscheiden, was geprüft oder geändert werden soll. Process Mining liefert Nachweise, setzt aber keine Änderungen um.
6. Überwachen Sie den Prozess erneut. Prüfen Sie aktualisierte Daten, um festzustellen, ob sich der beobachtete Ablauf verändert hat.

So fließen Nachweise zum Prozess kontinuierlich in die Qualitätsverbesserung ein, statt sich auf ein einmal erstelltes Diagramm oder eine stichprobenbasierte Prüfung zu stützen.

Wie vergleichen Sie die tatsächliche Ausführung mit einem Standard?

Dokumentieren Sie den erwarteten Behandlungspfad in BPMN 2.0 und vergleichen Sie ihn anschließend mit dem anhand von Ereignisdaten rekonstruierten Prozess. ProcessMind unterstützt die BPMN-Modellierung und Process Mining. So können Sie einen Standard dokumentieren und die beobachtete Ausführung auf derselben Plattform analysieren.

Eine Abweichung zwischen Modell und Ereignisdaten ist ein Anlass für weitere Untersuchungen, aber kein Beweis für einen Compliance-Verstoß. Prüfen Sie, ob die Daten vollständig sind, ob der Standard für die untersuchten Cases gilt und ob eine freigegebene Ausnahme die Variante erklärt.

Womit sollten Sie beginnen?

Wählen Sie einen Behandlungspfad mit einer klaren betrieblichen Fragestellung, einer festgelegten Prozessgrenze und verfügbaren administrativen Timestamps. Der Weg von der Überweisung bis zum ersten Termin ist ein Beispiel. Vereinbaren Sie vor der Datenanalyse die erwartete Reihenfolge und die Kennzahlen, die Ihr Team prüfen möchte.

Verwenden Sie ProcessMind anschließend, um:

• Den Behandlungspfad anhand administrativer Ereignisse zu rekonstruieren.
• Varianten, Wartezeiten und wiederholte Schritte zu untersuchen.
• Die beobachtete Ausführung mit einem dokumentierten Prozess zu vergleichen.
• Dashboards und KPIs für die Prozessprüfung zu erstellen.
• Nachweise für Akkreditierungen und Qualitätsgespräche zu exportieren.

Wenn Sie Process Mining im Gesundheitswesen prüfen, beginnen Sie mit einem vorbereiteten administrativen Datenauszug und einer konkreten Fragestellung. Bilden Sie einen Behandlungspfad anhand des Event Logs ab, um zu sehen, welche Varianten in Ihren Daten vorkommen.

Wenn Ihre Arbeit statt Behandlungspfaden bei Leistungserbringern vor allem die Abläufe von Kostenträgern betrifft, finden Sie weitere Informationen im Anwendungsfall für Kostenträger im Gesundheitswesen.

Eine ergänzende Anleitung zur laufenden Prozessprüfung finden Sie unter So überwachen Sie einen Prozess kontinuierlich.