Abteilung: Leitfaden zu Process Mining in der Kreditorenbuchhaltung

Verbessern Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit Process Mining

Warum das wichtig ist

Teams in der Kreditorenbuchhaltung bearbeiten große Mengen an Rechnungen, Genehmigungen, Ausnahmen und Zahlungen. Schon kleine Verzögerungen können zu Mahngebühren, belasteten Lieferantenbeziehungen und vermeidbarer Nacharbeit führen.

Dokumentierte Workflows zeigen selten, wie der Prozess tatsächlich abläuft. Manuelle Arbeit, lokale Umgehungslösungen und Übergaben zwischen Systemen erzeugen Varianten, die Standardberichte nur schwer sichtbar machen. Teure Tools und spezielle Schulungen erschweren zudem eine skalierbare Prozessanalyse.

Mit ProcessMind laden Sie Ihr Event Log hoch und sehen, wie der Prozess tatsächlich abläuft, einschließlich Engpässen, Varianten und Nacharbeit. Gehen Sie schnell vom Log zu Erkenntnissen über und belegen Sie Ihre Ergebnisse mit quantifizierten Daten.

So gehen Sie vor

1. Analysieren: Beginnen Sie mit Ereignisdaten aus Ihrem ERP-, Rechnungsmanagement- oder Zahlungsplattform sowie anderen relevanten Quellen. Verwenden Sie Process Mining, um den tatsächlichen Ablauf der Kreditorenbuchhaltung abzubilden und Durchlaufzeit, Wartezeit, Nacharbeit, Zahlungsverzögerungen sowie Fehlermuster zu messen. Vergleichen Sie dokumentierte Verfahren mit den Wegen, die Ihre Rechnungen tatsächlich durchlaufen.

2. Modellieren: Verwenden Sie Process Mapping und BPMN 2.0, um den aktuellen Prozess zu dokumentieren und einen Zielzustand zu definieren. Ermitteln Sie redundante Genehmigungen, manuelle Dateneingaben, Ausnahmewege und Übergaben, die Verzögerungen verursachen. Verknüpfen Sie Prozessschritte mit KPIs wie Termintreue bei Zahlungen, Rechnungsbearbeitungszeit, First-Pass-Match-Rate und Kosten pro Rechnung.

3. Simulieren: Testen Sie geplante Änderungen vor der Umsetzung mit Process Simulation. Vergleichen Sie Szenarien wie automatisierte Validierung, angepasste Genehmigungsregeln, eine ausgewogenere Arbeitsverteilung und weniger manuelle Übergaben. Schätzen Sie anhand der Ergebnisse die Auswirkungen auf Bearbeitungszeit, Fehlerquoten, Kapazität und Kosten.

Was Sie erwarten können

Die Ergebnisse hängen von der Datenqualität, der Prozesskomplexität und den umgesetzten Änderungen ab. Teams verwenden diesen Ansatz typischerweise, um:

• Rechnungsvarianten zu identifizieren, die die meisten Verzögerungen und Nacharbeit verursachen.
• Die Auswirkungen verspäteter Genehmigungen, manueller Eingaben und der Bearbeitung von Ausnahmen zu quantifizieren.
• Die Durchlaufzeit in der Kreditorenbuchhaltung um 20–40 % zu reduzieren, wenn zentrale Engpässe beseitigt und geeignete Schritte automatisiert werden.
• Fehler bei der manuellen Bearbeitung durch standardisierte Datenerfassung und Validierung zu verringern.
• Die Pünktlichkeit von Zahlungen zu verbessern, indem die Ursachen blockierter und überfälliger Rechnungen behoben werden.
• Prozessverantwortlichen eine gemeinsame Sicht auf die tatsächliche Leistung zu geben, ohne umfangreiche Spezialschulungen.

Erste Schritte

Beginnen Sie mit einem Prozess der Kreditorenbuchhaltung und einer konkreten Frage, etwa warum Rechnungen Zahlungsziele verfehlen oder an welcher Stelle Nacharbeit in den Ablauf gelangt. Bereiten Sie ein Event Log mit einer Case-ID, einem Aktivitätsnamen, einem Timestamp und relevanten Attributen vor, zum Beispiel Lieferant, Rechnungstyp, Betrag, Genehmigungsstatus und Zahlungsdatum.

Laden Sie das Log in ProcessMind hoch und prüfen Sie die wichtigsten Prozessvarianten, Engpässe und Nacharbeitschleifen. Verwenden Sie anschließend quantifizierte Erkenntnisse, um Verbesserungen zu priorisieren, den Zielprozess zu modellieren und Änderungen zu simulieren. So entsteht ein praxisnaher Weg von dokumentierten Annahmen zu evidenzbasierten Prozessverbesserungen.