Zlepšování procesů ve financích a sdílených službách

Zlepšování procesů ve financích a sdílených službách

Týmy sdílených služeb zpracovávají velké množství transakcí a požadavků v oblasti závazků, pohledávek, výkaznictví a dalších finančních činností. Process mining ukazuje, jak práce probíhá dnes. Mapování procesů a simulace vám pomohou posoudit možné změny. Společně poskytují podklady pro snižování nákladů na transakci při zachování požadované úrovně služeb.

Proč se ve sdílených službách obtížně prokazuje zlepšení?

Centralizace práce zpřehledňuje objem transakcí, ale průměrné hodnoty mohou zakrýt, kam se ztrácí čas a úsilí. Předávání práce mezi obchodními jednotkami a týmem služeb, duplicitní schvalování, dlouho nevyřízené požadavky a nerovnoměrné vytížení mohou ovlivnit průběžnou dobu i náklady na transakci.

Potřebujete také doložit, že navrhované změny ospravedlňují investici. Obchodní případ založený pouze na předpokladech nemusí při finančním posouzení obstát. Naměřený výchozí stav a jasně popsané předpoklady scénářů poskytují lepší podklad pro rozhodování i jednání o přeúčtování nákladů.

Jak process mining pomáhá sdíleným službám?

Process mining využívá data událostí z vašich systémů a ukazuje, jak případy skutečně procházejí procesem. Můžete zkoumat toky procesů, průběžné doby, předávání práce, opakované zpracování i odchylky od očekávaného průběhu.

Chcete-li využít process mining ve sdílených službách, začněte službou, u které dokážete určit každý případ, jeho činnosti a časová razítka. Porovnejte výsledky podle obchodních jednotek, typů požadavků nebo jiných relevantních hledisek a zjistěte, kde se výkonnost liší. Zlepšování procesů pak můžete zaměřit na konkrétní příčiny, místo abyste se spoléhali na jediný průměr.

Více o process mining.

Jaký je postup ve třech krocích?

Postupujte ve třech krocích od podkladů k rozhodnutí:

1. Analyzujte současný proces. Analyzujte data z ERP, systému finančního řízení nebo provozních systémů a stanovte výchozí stav. Sledujte například náklady na transakci, průběžnou dobu, nevyřízené případy a úroveň služeb.
2. Zmapujte možnosti zlepšení. Zdokumentujte současný proces i navrhované změny pomocí mapování procesů a BPMN. Slaďte finance, provoz, shodu a IT na tom, co se změní a kdo bude za jednotlivé kroky odpovídat.
3. Simulujte scénáře. Porovnejte možnosti, jako je navýšení kapacity, omezení předávání práce, úprava pravidel schvalování nebo automatizace. Než rozhodnete, co otestovat, posuďte očekávaný vliv na průběžnou dobu, potřebu zdrojů a shodu.

Více o mapování procesů a simulaci procesů.

Jak připravit čísla, která obstojí při finančním posouzení?

Začněte výchozím stavem, který dokážete vysvětlit. Uveďte, který proces a období jste analyzovali, jak jste definovali případ a které náklady a ukazatele služeb jste zahrnuli. Naměřené výsledky oddělte od odhadů pro navrhované změny.

U obchodního případu nebo přeúčtování nákladů zdokumentujte předpoklady každého scénáře, například očekávané objemy, počet pracovníků a změny procesů. Každý scénář porovnejte se stejným výchozím stavem a ukažte jeho vliv na náklady na transakci i úroveň služeb. Usnadníte tak posouzení kompromisů, aniž byste výsledek modelování vydávali za zaručený.

[CtaStartTrial custom_title=“Stanovte výchozí stav jedné služby” custom_content=“Pomocí exportů z ERP nebo systému pro správu požadavků prozkoumejte vybraný proces a stanovte ukazatele současného stavu.”]

Kde může process mining odhalit problémy ve sdílených službách?

Nesledujte jen celkový objem a průměrnou průběžnou dobu. Ve sdílených službách se průběžná doba může lišit podle obchodní jednotky, typu požadavku nebo cesty výjimky. Analýza procesů vám pomůže prozkoumat například tyto vzorce:

• Opakované zpracování mezi týmem služeb a obchodními jednotkami: Neúplné požadavky se vracejí k doplnění a znovu vstupují do fronty.
• Duplicitní schvalování: Místní pravidla mohou zůstat v platnosti i poté, co se práce přesune do centrálního týmu.
• Dlouho nevyřízené případy: I stabilní velikost fronty může zahrnovat případy, které čekají příliš dlouho.
• Přidělování práce podle dostupnosti: Případy mohou dostávat volní pracovníci bez ohledu na potřebné dovednosti nebo region.
• Výjimky mimo výkaznictví úrovně služeb: Cesty výjimek nemusí být zahrnuty do stejných ukazatelů jako standardní případy.

Tyto vzorce jsou podnětem k dalšímu zkoumání, nikoli důkazem příčiny. Ověřte, co data ukazují, s lidmi, kteří proces řídí.

Jaké výsledky můžete očekávat?

Výsledky závisí na vašich datech, složitosti procesu a zavedených změnách. Týmy tento postup obvykle využívají k tomu, aby:

• Zkrátily průběžnou dobu transakcí o 20–40 % omezením zbytečného čekání a opakovaného zpracování.
• Zlepšily plánování kapacity a omezily manuální práci, čímž snížily provozní náklady.
• Zviditelnily odchylky v procesech a nedostatky kontrol.
• Zlepšily včasnost výkaznictví vyjasněním odpovědností a řešením úzkých míst.
• Připravily obchodní případ na základě výchozích KPI a porovnání scénářů.

Jde o obvyklé výsledky, nikoli o záruky. Dashboardy a KPI vám pomohou sledovat, zda se zlepšení udrží v čase.

Odhadněte návratnost.

Jak začít?

Vyberte službu s velkým objemem a jasným dopadem na podnikání, například zpracování faktur, platby, uzávěrku měsíce nebo vyřizování požadavků. Určete ID případu, názvy činností, časová razítka a obchodní dimenze potřebné pro analýzu.

Propojte příslušná data v ProcessMind, stanovte výchozí stav a projděte tok procesu s lidmi, kteří jej řídí. Poté vyberte jeden nebo dva scénáře zlepšení, které namodelujete a nasimulujete. Zaměřená analýza vám pomůže rozhodnout, co otestovat dál, aniž byste museli začínat rozsáhlým transformačním programem.

Přečtěte si průvodce obchodním případem.

Stanovte výchozí stav jedné služby

Začněte službou, jejíž fungování potřebujete vysvětlit či zlepšit nebo ji zahrnout do jednání o přeúčtování nákladů. Než rozhodnete, které změny provést, změřte její současnou výkonnost.