Találja meg a folyamat-automatizálás lehetőségeit process mininggel

Hogyan találja meg a folyamat-automatizálási lehetőségeket process mininggel

A folyamat automatizálásáról szóló döntés azt határozza meg, hol változzon a munkavégzés, nem csupán azt, melyik feladatot bízza botra. A process mining segít feltárni a munka tényleges menetét, számszerűsíteni az automatizálásra jelölt lépéseket, és megvizsgálni, hogy az automatizálás megfelelő megoldás-e. Arra is rámutathat, ha inkább újra kell tervezni vagy változatlanul kell hagyni egy lépést.

A legjobb jelöltek általában gyakran fordulnak elő, következetes útvonalat követnek, és elég sok időt igényelnek ahhoz, hogy érdemes legyen foglalkozni velük. Az előfordulási gyakoriság, a standardizáltság, az esetszám és a végrehajtási idő alapján összeállítható egy használható rövidlista. A kivételarány megmutatja, hogy a munka mekkora része követheti az automatizált útvonalat.

Az automatizálási ígéretek és a valóság

Keressen rá a „process mining és RPA” kifejezésre, és számos szolgáltatói oldalt talál, amely a folyamatelemzést az automatizálás magától értetődő első lépéseként mutatja be. Az ígéret egyszerű: térképezze fel a folyamatot, találja meg az ismétlődő feladatokat, majd bízza őket botokra.

Ez a történet egy fontos szempontot kihagy. Sok kézenfekvő automatizálási lehetőséget már most is ismernek a csapatok. A pénzügy például tudhatja, hogy számlaadatokat másol egyik rendszerből a másikba. Az ügyfélszolgálat is tisztában lehet vele, hogy kézzel irányítja a hasonló jegyeket. Nem kell teljes process mining projekt annak megerősítéséhez, amit a munkát végzők már látnak.

A process mining akkor igazán hasznos, ha kevésbé egyértelmű a helyzet: ha a munka több csapatot vagy rendszert érint, a kivételeket nehéz előre jelezni, vagy a változás előtti és utáni folyamatot bizonyítékok alapján kell összehasonlítani. Segíthet eldönteni, mit érdemes automatizálni, de nem kell minden folyamatproblémából automatizálási projektet csinálnia.

Röviden az RPA-ról, az ágensalapú automatizálásról és a process miningről

Az RPA a digitális automatizálás egyik formája: adatokat mozgat a kezelőfelületek között. A teljes munkafolyamatokat vezérlő folyamatautomatizálási eszközök egy másik megközelítést képviselnek. Mindkettő közül könnyebb választani, ha ismeri a folyamatot.

Ezek a kifejezések a munka különböző részeit jelölik.

Részletesebb magyarázatért olvassa el, mi a process mining. Ha még nem ismeri az RPA-t, tekintse meg az RPA-ról szóló útmutatónkat.

Az ágensalapú automatizálás egy újabb megközelítés. Az RPA-bot előre meghatározott lépéseket követ, az ágens pedig célt kap, és maga választja ki a teendőket. Ez még fontosabbá teszi a folyamat pontos leírását. Mielőtt egy ágensre bízná a munkát, ismernie kell a folyamatváltozatokat, a kivételeket és azt, milyen eredmény számít helyesnek. Ugyanezek az adatok abban is segítenek, hogy eldöntse, egyáltalán alkalmas-e az adott lépés automatizálásra.

Amiben valóban segít a process mining

A process mining akkor segítheti az üzleti folyamatok automatizálását, ha olyan bizonyítékokra van szüksége, amelyeket egy műhelymunka vagy egyetlen csapat nézőpontja nem ad meg.

• Keressen ismétlődő feladatokat a csapatok és rendszerek között. Előfordulhat, hogy ugyanazokat az adatokat több helyen rögzítik, vagy egy átadás rendszeresen újramunkát okoz. A teljes folyamat adatai olyan mintákat is feltárhatnak, amelyeket nehéz észrevenni, ha minden csapat csak a saját feladatait látja.
• Számszerűsítse a ráfordítást. Mérje meg, milyen gyakran fordul elő egy lépés, és mennyi ideig tart. Így megalapozottabban becsülheti meg az automatizálásba bevonható munkát, mint általános állítások alapján az automatizálás lehetőségéről.
• Ismerje meg a kivételeket. Egy feladat következetesnek tűnhet, amíg össze nem hasonlítja a változatait. A kivételarányból kiderül, a munka mekkora része követi a jellemző útvonalat, és mennyi igényel eltérő kezelést.
• Ellenőrizze, mi változott a bevezetés után. Hasonlítsa össze a folyamat teljesítményét a változtatás előtt és után. Megnézheti, hogy a folyamat a várakozások szerint módosult-e, és jelentek-e meg új szűk keresztmetszetek vagy eltérések.
• Azonosítsa, mit nem érdemes automatizálni. A process mining megmutathatja, ha egy feladat túl sok kivételt tartalmaz, emberi mérlegelést igényel, vagy túl ritkán fordul elő ahhoz, hogy megérje automatizálni. Ez akkor is hasznos eredmény, ha végül nem készít botot.

Gyakoriság × standardizáltság × esetszám: ezek alapján állítsa össze a rövidlistát

Kezdje négy szemponttal. A gyakoriság, a standardizáltság és az esetszám segít eldönteni, mennyire alkalmas egy feladat ismételhető munkára. A végrehajtási idő megmutatja a ráfordítást. Ezeket előszűrésre használja, ne megtakarítási ígéretként.

Értékeljen minden szempontot 1-től 5-ig, a csapat által közösen elfogadott meghatározások alapján. A jelölteket pontszámaik szorzatával rangsorolhatja, de az eredményt ne tekintse üzleti tervnek. Egy jó érték nem ellensúlyozza a másik szempont szerinti gyenge megfelelést. A gyakran előforduló, de sok kivételt tartalmazó feladatot lehet, hogy előbb át kell tervezni. A standard feladat automatizálása pedig nem biztos, hogy indokolt, ha ritkán fordul elő.

További ellenőrzésként nézze meg a kivételarányt. Ez megmutatja, milyen gyakran tér le egy ügy az értékelt útvonalról. A magas kivételarány annak jele, hogy érdemes utánajárni az okoknak, de önmagában nem indokolja a jelölt elvetését.

Az automatizálásban rejlő lehetőség kiszámítása

Becsülje meg, mekkora esetszám és végrehajtási idő tartozhat a jellemző útvonalhoz. Egy egyszerű előzetes számítás:

addressable hours = instances per month × handling time × (1 − exception rate)

Tegyük fel például, hogy havonta 4 200 alkalommal végeznek hitelképességi ellenőrzést, amely esetenként hat percet vesz igénybe. Ez összesen 420 munkaóra. Ha az ügyek 18%-a más útvonalon halad, a jellemző útvonalhoz tartozó becslés havonta körülbelül 344 óra.

Ez az automatizálásba bevonható munka becslése, nem megtakarítási előrejelzés. Nem számol a kivételek kezeléséhez, az automatizálás felügyeletéhez, illetve a megvalósításhoz és karbantartáshoz szükséges idővel. Az üzleti terv elkészítése előtt egyeztessen a folyamatért felelős csapattal, és vegye figyelembe ezeket a költségeket és feladatokat.

Ha szeretné látni, hogyan segítik a folyamatelemzést az adatok, ismerje meg a ProcessMind process mining funkcióit.

Őszintén: nem mindig van szükség process miningre

Ha csak az automatizálható feladatok listájára van szüksége, lehet, hogy a process mining többet nyújt annál, mint amire szüksége van.

A folyamatelemzéshez eseményadatokra, előkészítésre és olyan munkatársakra van szükség, akik értelmezni tudják az eredményeket. Egy egyszerű, jól ismert feladatnál elég lehet beszélgetni az azt végző csapattal, és tisztázni a lépéseket, valamint a kivételeket. Ezután eldöntheti, érdemes-e botot készíteni.

Ha például a szállítói számlákkal foglalkozó csapat már tudja, hogy időt tölt a számlaadatok e-mailből ERP-rendszerbe másolásával, nem feltétlenül kell eseménynapló-elemzéssel igazolni, hogy létezik ez a feladat. Automatizálás előtt így is ellenőrizni kell a szabályokat, a kivételeket és a kockázatokat.

A process mining akkor hasznosabb, ha a folyamat több csapatot vagy rendszert érint, a tényleges működés eltér a dokumentáltól, vagy kiindulási alapra van szüksége a változtatás értékeléséhez. Valós kérdésre adjon választ, ne váljon minden automatizálási projekt kötelező előfeltételévé.

A process mining nem csak az automatizálási célpontok megtalálására jó

A „process mining az RPA-hoz” megközelítés úgy állíthatja be a folyamatelemzést, mintha csak automatizálási lehetőségeket keresne. Pedig a teljesebb folyamat megértésében és fejlesztésében is segít.

• Kövesse nyomon a folyamat teljesítményét. Figyelje a ciklusidőket, az eltéréseket és a folyamat változásait. Nézze meg, hogyan működik a folyamatos folyamatfigyelés.
• Ellenőrizze a megfelelőséget. Hasonlítsa össze a tényleges folyamatútvonalakat az elvárt folyamattal. Ez támogathatja a megfelelési és irányítási feladatokat, de nem javítja meg a rosszul működő folyamatot.
• Keresse meg a kiváltó okokat. Ha késnek a rendelések, hasonlítsa össze az ügyeket beszállító, régió, csapat vagy folyamatváltozat szerint, hogy kiderüljön, hol jelentkezik a késés.
• Automatizálás előtt tervezze újra a folyamatot. A folyamat elemzéséből kiderülhet, mely lépések hagyhatók el, hol csökkenthető az átadások száma, és hogyan egyszerűsíthetők a jóváhagyások. Lehet, hogy jobb egy egyszerűbb folyamatot automatizálni, mint a jelenlegit.
• Modellezze és szimulálja a változtatásokat. A ProcessMind segítségével megmodellezheti a folyamat változásait, és bevezetés előtt szimulálhatja azok várható hatását.

Az automatizálás csak egy lehetőség. Először értse meg a problémát, majd döntse el, hogy újratervezi, automatizálja vagy változatlanul hagyja a folyamatot.

Gyakorlati útmutató lépésről lépésre

Lépésről lépésre az eseményadatoktól az automatizálási lehetőségek rövidlistájáig

Az alábbi lépésekkel kapcsolja össze a folyamatelemzést az automatizálási döntésekkel:

1. Ismerje meg a folyamatot. Tekintse át a változatokat, a szűk keresztmetszeteket, az újramunkát és a kivételeket.
2. Előbb fejlessze a folyamatot. Mielőtt automatizálást készít, vizsgálja meg, elhagyhatók-e a szükségtelen lépések vagy átadások.
3. Válassza ki a megfelelő feladatokat. Hasonlítsa össze az előfordulási gyakoriságot, a standardizáltságot, az esetszámot, a végrehajtási időt és a kivételarányt.
4. Mérje fel a ráfordítást és a kockázatokat. Ellenőrizze az érintett rendszereket, a feladat szabályait és a kivételek kezelésének módját.
5. Kövesse nyomon az eredményt. Hasonlítsa össze a változás utáni folyamatot a kiindulási állapottal, és vizsgálja meg a váratlan hatásokat.
6. Értékelje újra, ha változik a munka. Az új szabályzatok, rendszerek és folyamatváltozatok módosíthatják, hogy továbbra is megfelelő-e az automatizálás.

A nyomon követéshez olvassa el útmutatónkat a folyamatos folyamatfigyelésről. Ha automatizálás előtt dokumentálná a célfolyamatot, ismerje meg a BPMN-modellezést.

Állítson össze áttekinthető rövidlistát

Ezzel a sablonnal hasonlíthatja össze az automatizálásra jelölt lépéseket. A rangsorolás előtt töltse ki az adatokat a rendelkezésre álló bizonyítékokkal. Az üres vagy bizonytalan mező további vizsgálatot igényel, nem azt jelenti, hogy a feladat alkalmas automatizálásra.

A példák azt mutatják meg, hogyan építhet fel egy értékelést. Nem jelentenek megtakarítási előrejelzést. Használja a saját adatait, és egyeztessen a feltételezésekről a munkát végzőkkel.

Három szemponttal teheti hasznosabbá a rövidlistát:

• Rangsorolás előtt töltsön ki minden oszlopot. A gyakoriság önmagában vonzóbbnak mutathat egy feladatot a valóságosnál.
• Jegyezze fel, hány rendszer érintett. Minden rendszerhatár hatással lehet a bevezetés és a támogatás ráfordítására.
• A „előbb tervezzük újra” és a „ne automatizáljuk” is legyen érvényes lehetőség. A legjobb döntés az is lehet, hogy megszünteti a feladatot, vagy megváltoztatja a végrehajtását.

Szolgáltatók: minden egyben vagy célfeladatra szabott megoldások?

Egyes szolgáltatók egy platformon kínálnak RPA-t és process mininget is. Az UiPath az RPA-val kezdte, és később bővítette kínálatát process mininggel. A Celonis process mininggel foglalkozik, és automatizálási szolgáltatókkal működik együtt. A két megközelítés más-más előnyökkel és kompromisszumokkal jár.

Egy konkrét szolgáltatói összehasonlításért olvassa el az UiPath és a ProcessMind összevetéséről szóló elemzésünket. A megfelelő választás az Ön meglévő rendszereitől, csapatától és igényeitől függ. Külön értékelje a process mining és az automatizálás funkcióit, és ellenőrizze, hogy a platform támogatja-e a szükséges döntéseket.

Mire használható a ProcessMind?

A ProcessMind egyesíti a process miningot, a folyamatmodellezést és a szimulációt. Többek között ezekre használhatja:

• Feltárhatja az eseményadatok alapján, hogyan zajlanak a folyamatok.
• Elemezheti a változatokat, a szűk keresztmetszeteket és az eltéréseket.
• Dokumentálhatja a folyamatokat BPMN-modellezéssel.
• Szimulálhatja a tervezett változtatások hatását a bevezetés előtt.
• Nyomon követheti a folyamat teljesítményének alakulását.

A ProcessMind segít megérteni a folyamatot és felmérni a fejlesztési lehetőségeket. Nem dönti el Ön helyett, mit érdemes automatizálni, és nem hajt végre automatizálást. Az eredményeket felhasználhatja az automatizálás indoklására, a folyamat újratervezésére vagy annak eldöntésére, hogy nem automatizál.

Ha a process mining üzleti indoklásának részletei érdeklik, olvassa el, hogyan készíthet üzleti indoklást a process mining bevezetéséhez. Az adatigényekről a process mininghez szükséges eseménynapló létrehozásáról szóló útmutatóban olvashat.

Tévhitek a process miningről

1. tévhit: „A process mining elkészíti az automatizálási tervet”

A process mining megmutatja, hogyan zajlik a folyamat az adatok alapján. Feltárhatja a hatékonysági problémákat, a szűk keresztmetszeteket és az eltéréseket. A feltártak értelmezése, valamint annak eldöntése, hogy mit érdemes automatizálni, újratervezni vagy változatlanul hagyni, továbbra is az Önök feladata. Legyen óvatos az olyan ígéretekkel, amelyek szerint egyetlen kattintással kész automatizálási tervet kap.

2. tévhit: „A process mining főként az RPA-botok elemzésére való”

A process mining segíthet felmérni, hogyan illeszkedik egy bot a tágabb folyamatba, de nem mutatja meg a bot minden egyes műveletét. Ha a bot előre meghatározott szkriptet követ, a működés megértéséhez vizsgálja meg a szkriptet és a naplókat. Akkor használjon process mininget, ha azt szeretné látni, hogyan illeszkedik az automatizált lépés a teljes folyamathoz.

3. tévhit: „Minden automatizálási projekt előtt process mininget kell végezni”

Nem feltétlenül. Ha a feladat egyszerű, jól ismert, és a kivételek is egyértelműek, előfordulhat, hogy process mining nélkül is elindulhat. A process mining összetett folyamatoknál hasznosabb, vagy akkor, ha egyetlen csapat sem látja a teljes képet.

4. tévhit: „Az automatizáláshoz és a process mininghez ugyanazokhoz az adatokhoz kell hozzáférni”

Nincs így. Az RPA felhasználói felületeken keresztül működik, ezért hozzáférésre lehet szüksége a képernyőkhöz és az alkalmazásokhoz. A process mininghez az üzleti rendszerek strukturált eseményadatai kellenek. Az adatok, a hozzáférések és a szükséges szaktudás eltérhet.

Ha egyszerre tervezik a kettőt, össze kell hangolniuk a különböző szempontokat: eltérő kérdéseket („Mit tudunk szkripttel automatizálni?” és „Mi történik a teljes folyamatban?”), felelősöket és adathozzáféréseket.

Előbb a bizonyítékokat vizsgálja meg, ne az automatizálási célt tűzze ki

A process mining segíthet rangsorolni az automatizálásra alkalmas feladatokat, megbecsülni az érintett munka mennyiségét, és ellenőrizni, hogyan változik a tágabb folyamat. Arra is rámutathat, hogy nem az automatizálás a következő helyes lépés. Ez is hasznos eredmény: a cél a megalapozott döntés, nem az, hogy minél több feladatot automatizáljon.

Ismerje meg, hogyan mérheti fel a folyamat állapotát a változtatás előtt és után.

Az automatizálás előtt modellezze a kívánt állapotot, így áttekintheti a tervezett folyamatot.