Como encontrar oportunidades de automação de processos com Process Mining
Saiba como o Process Mining ajuda você a avaliar processos para automação, estimar o esforço que pode ser reduzido e identificar quando RPA não é a resposta certa.
O que você vai aprender
Este guia explica como o Process Mining ajuda você a avaliar oportunidades de automação de processos, onde RPA se encaixa e quando é possível decidir sobre a automação sem fazer a mineração primeiro.
Como encontrar oportunidades de automação de processos com Process Mining
Automatizar processos é decidir onde mudar a forma de trabalhar, não apenas qual tarefa passar para um bot. O Process Mining ajuda você a visualizar o fluxo real do trabalho, quantificar as etapas que podem ser automatizadas e avaliar se a automação é adequada. Também pode mostrar que uma etapa precisa ser redesenhada ou mantida como está.
As melhores opções costumam ocorrer com frequência, seguir um caminho consistente e levar tempo suficiente para fazer diferença. Frequência, padronização, volume e tempo de execução ajudam você a montar uma lista de opções prioritárias. A taxa de exceção indica quanto desse trabalho poderia seguir o fluxo automatizado.
O entusiasmo com a automação e a dose de realidade
Pesquise “Process Mining e RPA” e você vai encontrar muitas páginas de fornecedores que apresentam a mineração como o primeiro passo óbvio para automatizar. A proposta é simples: mapear o processo, encontrar tarefas repetitivas e passá-las para bots.
Essa narrativa deixa de fora um ponto importante. Muitas oportunidades óbvias de automação já são conhecidas. Uma equipe financeira pode saber que copia dados de notas fiscais entre sistemas. Uma equipe de suporte pode saber que encaminha manualmente os mesmos tipos de chamados. Não é preciso fazer um projeto completo de Process Mining para confirmar o que as pessoas que executam o trabalho já percebem.
A mineração de processos faz diferença quando o cenário é menos claro: quando o trabalho passa por várias equipes ou sistemas, quando é difícil prever as exceções ou quando você precisa de evidências para comparar o processo antes e depois de uma mudança. Ela pode ajudar você a decidir o que automatizar, mas não deve transformar todo problema de processo em um projeto de automação.
Uma introdução rápida: RPA, automação agêntica e Process Mining
RPA é uma forma de automação digital: transfere dados entre interfaces. Ferramentas de automação de processos que conduzem fluxos de trabalho inteiros são outra opção. Fica mais fácil escolher entre elas quando você consegue enxergar o processo.
Esses termos descrevem partes diferentes do trabalho.
Os bots de RPA imitam ações em interfaces de usuário: clicam em botões, copiam campos, preenchem formulários e transferem dados entre aplicativos. São indicados para tarefas repetitivas, baseadas em regras e com etapas definidas.
- O que faz: automatiza tarefas repetitivas e baseadas em regras na interface do usuário
- Entrada: um conjunto definido de etapas e regras
- Ponto forte: funciona em diferentes sistemas sem exigir integrações profundas
- Limitação: não lida bem com ambiguidades nem com cenários não definidos
O Process Mining usa dados do Event Log de sistemas de TI para reconstruir o fluxo do trabalho. Ele mostra o processo registrado nos dados, incluindo variações e exceções.
- O que faz: descobre, visualiza, monitora e analisa processos de negócio
- Entrada: Event Logs com IDs de caso, atividades e registros de data e hora
- Ponto forte: revela caminhos do processo, gargalos e soluções alternativas
- Limitação: requer acesso a dados de eventos estruturados
Para uma explicação mais completa, leia o que é Process Mining. Se você está começando com RPA, confira nossa introdução a RPA.
A automação agêntica traz outra abordagem. Um bot de RPA segue etapas definidas por alguém; um agente recebe um objetivo e escolhe as ações. Por isso, ter uma descrição clara do processo se torna ainda mais importante. Antes de delegar o trabalho a um agente, você precisa entender as variações e exceções do processo e saber como é um resultado correto. As mesmas evidências ajudam a decidir se uma etapa é adequada para automação.
Onde o Process Mining realmente ajuda
O Process Mining pode apoiar a automação de processos de negócio quando você precisa de evidências difíceis de obter em um workshop ou pela perspectiva de uma única equipe.
- Encontre repetições entre equipes e sistemas. Os mesmos dados podem ser inseridos em vários lugares, ou um handoff pode gerar retrabalho repetidamente. Dados do processo de ponta a ponta podem revelar padrões que passam despercebidos quando cada equipe enxerga apenas as próprias tarefas.
- Quantifique o trabalho envolvido. Meça a frequência e o tempo de execução de uma etapa. Assim, você estima o esforço envolvido com mais fundamento do que com uma afirmação genérica sobre o potencial de automação.
- Entenda as exceções. Uma tarefa pode parecer uniforme até você comparar suas variações. A taxa de exceção ajuda a entender quanto trabalho segue o caminho mais comum e quanto exige outro tratamento.
- Confira o que mudou após a implantação. Compare a performance do processo antes e depois de uma mudança. Você pode verificar se o fluxo mudou como esperado e se surgiram novos gargalos ou desvios.
- Identifique o que não deve ser automatizado. A mineração de processos pode mostrar que uma tarefa tem exceções demais, depende de julgamento ou acontece com pouca frequência para justificar o esforço. Essa também é uma descoberta útil, mesmo que signifique não criar um bot.
Use as evidências para além da automação
O Process Mining pode apoiar a descoberta, o monitoramento de processos, a verificação de conformidade e a melhoria. Identificar oportunidades de automação é apenas uma das aplicações, não o objetivo inteiro.
Frequência × padronização × volume: critérios para selecionar oportunidades
Comece por quatro fatores. Frequência, padronização e volume ajudam você a avaliar se uma tarefa é uma boa candidata à automação. O tempo de execução mostra o esforço envolvido. Use esses fatores como método de triagem, não como promessa de economia.
| Critério | Pergunta | Por que importa | O que verificar |
|---|---|---|---|
| Frequência | Com que frequência a etapa acontece? | Tarefas raras talvez não justifiquem o esforço de automatização | Contagem de atividades e casos por mês |
| Padronização | Quantas variações existem? | Um bot precisa de um caminho e de regras definidos | Número de variações e proporção de casos no caminho mais comum |
| Volume | Quantos casos seguem esse caminho mais comum? | Um total alto pode esconder um segmento pequeno e repetível | Casos na principal variação |
| Tempo de execução | Quanto tempo uma pessoa dedica a cada ocorrência? | Mostra o volume de trabalho que pode entrar no escopo | Duração por atividade, validada com o conhecimento operacional |
Atribua uma nota de 1 a 5 para cada fator, usando definições acordadas com sua equipe. Você pode multiplicar as notas para classificar as oportunidades, mas não trate o resultado como um caso de negócio. Uma nota alta em um fator não compensa uma baixa adequação nos demais. Uma tarefa frequente com muitas exceções pode precisar de uma reformulação; uma tarefa padronizada, mas rara, talvez não justifique a automação.
Use a taxa de exceção como uma verificação adicional. Ela mostra com que frequência um caso sai do caminho que você está avaliando. Uma taxa alta é um sinal para investigar o motivo, não uma razão automática para descartar a oportunidade.
Como calcular o potencial de automação
Estime o volume e o tempo de execução que poderiam seguir o caminho mais comum. Um cálculo simples para a triagem é:
addressable hours = instances per month × handling time × (1 − exception rate)Por exemplo, suponha que uma análise de crédito aconteça 4.200 vezes por mês e leve seis minutos por ocorrência. Isso representa 420 horas de trabalho total. Se 18% dos casos seguirem outro caminho, a estimativa para o caminho mais comum será de cerca de 344 horas por mês.
Essa é uma estimativa do trabalho incluído no escopo, não uma previsão de economia. Ela não considera o tempo necessário para lidar com exceções, monitorar a automação ou desenvolvê-la e mantê-la. Antes de montar um caso de negócio, valide a estimativa com a equipe responsável pelo processo e considere esses custos e responsabilidades.
Se você quer ver como os dados do processo apoiam essa análise, explore os recursos de Process Mining do ProcessMind.
É bom ser realista: você nem sempre precisa de Process Mining
Se você só precisa de uma lista de tarefas para automatizar, talvez o Process Mining seja mais do que o necessário.
A mineração de processos exige dados de eventos, preparação e pessoas capazes de interpretar os resultados. Para uma tarefa simples e bem compreendida, uma conversa com a equipe que executa o trabalho pode ser suficiente para definir as etapas e exceções. Depois, você pode decidir se vale a pena criar um bot.
Por exemplo, se uma equipe de contas a pagar já sabe que perde tempo copiando dados de notas fiscais de e-mails para um ERP, talvez você não precise analisar o Event Log para confirmar que essa tarefa existe. Ainda assim, é preciso verificar as regras, exceções e riscos antes de automatizá-la.
O Process Mining é mais útil quando o processo envolve várias equipes ou sistemas, quando o fluxo real difere do que está documentado ou quando você precisa de uma linha de base para avaliar uma mudança. Ele deve ajudar a responder a uma pergunta real, não ser um pré-requisito para todo projeto de automação.
O Process Mining é muito eficaz para identificar oportunidades de automação, mas a modelagem de processos costuma ser um ponto de partida melhor: quem executa o trabalho consegue apontar os problemas sem precisar de uma análise. Quando essa conversa funciona, a automação passa a ser mais uma questão de comunicação do que de dados.
O Process Mining vai além de encontrar oportunidades de automação
A ideia de “Process Mining para RPA” pode dar a impressão de que a mineração serve apenas para encontrar oportunidades. Ela também ajuda você a entender e melhorar o processo como um todo.
- Monitore a performance do processo. Acompanhe tempos de ciclo, desvios e mudanças no fluxo. Veja como funciona o monitoramento contínuo de processos.
- Verifique a conformidade. Compare os caminhos reais do processo com o processo esperado. Isso pode apoiar o trabalho de Conformidade e governança, mas não corrige um processo que não funciona bem.
- Investigue as causas raiz. Se os pedidos estão atrasados, compare os casos por fornecedor, região, equipe ou variante do processo para descobrir onde ocorrem os atrasos.
- Redesenhe antes de automatizar. A análise de processos pode mostrar onde eliminar etapas, reduzir handoffs ou simplificar aprovações. Um processo mais simples pode ser um ponto de partida melhor do que automatizar o processo atual.
- Modele e simule mudanças. Com o ProcessMind, você pode modelar mudanças no processo e simular o possível impacto antes da implementação.
A automação é uma opção. Primeiro, entenda o problema. Depois, decida se vale reformular o processo, automatizá-lo ou mantê-lo como está.
Uma abordagem prática, passo a passo
Use esta sequência para conectar a análise de processos às decisões sobre automação:
- Entenda o processo. Analise suas variações, gargalos, retrabalho e exceções.
- Melhore o processo primeiro. Avalie se é possível eliminar etapas ou handoffs desnecessários antes de criar uma automação.
- Selecione as tarefas adequadas. Compare frequência, padronização, volume, tempo de execução e taxa de exceção.
- Avalie o esforço e os riscos. Verifique os sistemas envolvidos, as regras da tarefa e como as exceções serão tratadas.
- Monitore o resultado. Compare o processo após a mudança com a linha de base e investigue efeitos inesperados.
- Reavalie conforme o trabalho muda. Novas políticas, sistemas e variações do processo podem alterar a adequação da automação.
Para a etapa de monitoramento, consulte nosso guia de monitoramento contínuo de processos. Para documentar o processo desejado antes de automatizá-lo, explore a modelagem BPMN.
Analise o processo antes de automatizá-lo
Automatizar um processo não corrige os problemas que estão na origem. Veja se você consegue simplificar o trabalho primeiro e, depois, avalie quais etapas restantes são adequadas para automação.
Monte uma lista de oportunidades que você possa revisar
Use este Template para comparar as etapas candidatas. Preencha as evidências antes de classificar as opções. Um campo vazio ou incerto indica uma questão a investigar, não um motivo para presumir que a oportunidade é adequada.
| Etapa | Ocorrências / mês | Variações | Volume na principal variação | Tempo de execução | Taxa de exceção | Horas no escopo | Esforço de desenvolvimento | Sistemas envolvidos | Avaliação inicial |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Análise de crédito | 4.200 | 6 | 82% | 6 min | 18% | ~344 | Médio, um sistema, um conjunto de regras | ERP, bureau de crédito | Incluir na lista para revisão |
| Conciliação manual de notas fiscais | 1.100 | 14 | 41% | 11 min | 59% | ~83 | Alto, muitas variações, dados de baixa qualidade | ERP, dados bancários | Investigar e reformular |
| Montagem do relatório de fechamento do mês | 12 | 3 | 90% | 3 h | 10% | ~32 | Baixo | Ferramenta de relatórios | Avaliar se é melhor automatizar a origem dos dados |
Os exemplos mostram como estruturar uma análise; não são uma previsão de economia. Use seus próprios dados e valide as premissas com as pessoas que executam o trabalho.
Três práticas deixam a lista de oportunidades mais útil:
- Preencha todas as colunas antes de classificar as opções. Considerar apenas a frequência pode fazer uma tarefa parecer mais atraente do que realmente é.
- Registre quantos sistemas estão envolvidos. Cada limite entre sistemas pode afetar o esforço de implementação e suporte.
- Mantenha “reformular primeiro” e “não automatizar” como resultados possíveis. A melhor decisão pode ser eliminar a tarefa ou mudar a forma como ela é feita.
Fornecedores: plataforma completa ou soluções especializadas?
Alguns fornecedores oferecem RPA e Process Mining na mesma plataforma. A UiPath começou com RPA e adicionou Process Mining depois. A Celonis surgiu com Process Mining e trabalha com fornecedores de automação. Cada abordagem tem vantagens e desvantagens.
- Integração mais próxima entre os insights da mineração e os fluxos de trabalho de automação
- Relacionamento com um único fornecedor
- Uma interface compartilhada
Pontos a avaliar:
- A plataforma pode priorizar a automação mesmo quando reformular o processo seria mais adequado
- Você pode ter menos opções se quiser trocar um componente mais adiante
- Avalie quanto cada recurso atende às suas necessidades
- Escolha as ferramentas conforme a função que cada uma precisa cumprir
- Mantenha a flexibilidade para trocar componentes conforme as necessidades mudam
- Evite vincular a análise de processos a uma única abordagem de automação
Pontos a avaliar:
- A integração pode exigir mais esforço
- Talvez você precise gerenciar relacionamentos com vários fornecedores
Para ver uma comparação entre fornecedores em mais detalhes, leia nossa análise UiPath vs. ProcessMind. A escolha ideal depende dos sistemas existentes, da equipe e dos requisitos. Compare separadamente os recursos de Process Mining e automação e confira se a plataforma apoia as decisões que você precisa tomar.
Onde o ProcessMind se encaixa
O ProcessMind reúne Process Mining, modelagem de processos e simulação. Você pode usá-lo para:
- Descobrir como os processos funcionam usando dados de eventos.
- Analisar variações, gargalos e desvios.
- Documentar processos com modelagem BPMN.
- Simular mudanças propostas antes da implementação.
- Monitorar a performance do processo ao longo do tempo.
O ProcessMind ajuda você a entender o processo e avaliar opções de melhoria. Ele não decide o que você deve automatizar nem executa a automação por você. Você pode usar as descobertas para defender uma iniciativa de automação, reformular o processo ou decidir não automatizá-lo.
Se você está avaliando o caso de negócio mais amplo para Process Mining, veja como montar um caso de negócio para Process Mining. Para saber quais dados são necessários, leia como criar um Event Log para Process Mining.
Desmistificando algumas ideias
Mito 1: “O Process Mining vai gerar um plano de automação”
O Process Mining mostra como um processo funciona de acordo com os dados. Ele pode revelar ineficiências, gargalos e desvios. Sua equipe ainda precisa interpretar essas descobertas e decidir o que automatizar, reformular ou manter como está. Desconfie de qualquer promessa de um plano de automação gerado com um clique.
Mito 2: “O Process Mining serve principalmente para analisar bots de RPA”
A mineração de processos pode ajudar você a avaliar o processo mais amplo em que um bot está inserido, mas não explica todos os detalhes das ações do bot. Se ele segue um script definido, analise o script e os registros para entender seu comportamento. Use Process Mining quando precisar ver como a etapa automatizada se encaixa no processo de ponta a ponta.
Mito 3: “Você precisa de Process Mining antes de todo projeto de automação”
Não precisa. Se a tarefa é simples, bem compreendida e tem exceções claras, talvez você possa seguir sem fazer a mineração de processos. O Process Mining é mais útil quando o processo é complexo ou nenhuma equipe consegue enxergar o quadro completo.
Mito 4: “Automação e Process Mining precisam do mesmo acesso aos dados”
Não precisam. O RPA funciona por meio de interfaces de usuário e pode exigir acesso a telas e aplicativos. O Process Mining precisa de dados de eventos estruturados dos sistemas de negócio. Os dados, os acessos e as habilidades necessários podem ser diferentes.
Planejar as duas iniciativas ao mesmo tempo exige coordenação entre essas frentes: perguntas diferentes (“O que podemos automatizar com um script?” e “O que está acontecendo no processo?”), responsáveis diferentes e acessos diferentes aos dados.
Comece pelas evidências, não por uma meta de automação
O Process Mining pode ajudar você a classificar oportunidades de automação, estimar o trabalho incluído no escopo e verificar como o processo mais amplo muda. Também pode mostrar que a automação não é o próximo passo certo. Esse é um resultado útil: o objetivo é tomar uma decisão fundamentada, não automatizar mais tarefas.
Saiba como avaliar a saúde do processo antes e depois de uma mudança.
Defina o estado futuro antes de automatizar para avaliar o processo que você pretende implementar.
