Process Mining ile süreç otomasyonu fırsatlarını keşfedin

Process Mining ile süreç otomasyonu fırsatlarını nasıl bulabilirsiniz?

Süreç otomasyonu, yalnızca hangi görevi bota devredeceğinizi seçmekten ibaret değildir. Asıl karar, işin hangi bölümünü değiştireceğinizdir. Process Mining, işlerin gerçekte nasıl ilerlediğini görmenize, otomasyona uygun adımları ölçmenize ve otomasyonun işe yarayıp yaramayacağını değerlendirmenize yardımcı olur. Böylece bir adımı otomatikleştirmek yerine yeniden tasarlamanız ya da olduğu gibi bırakmanız gerektiğini de görebilirsiniz.

En uygun adaylar genellikle sık tekrarlanan, tutarlı bir yolu izleyen ve kayda değer zaman alan adımlardır. Sıklık, standardizasyon, işlem hacmi ve işlem süresi, kısa bir aday listesi oluşturmanıza yardımcı olur. İstisna oranı ise bu işin ne kadarının otomatik akışa uygun olduğunu değerlendirmenizi sağlar.

Otomasyon heyecanı ve gerçekçi bir değerlendirme

“Process Mining ve RPA” diye arama yaptığınızda birçok tedarikçi sayfasının Process Mining’i otomasyona geçişin ilk ve apaçık adımı olarak sunduğunu görürsünüz. Öneri basit: süreci haritalayın, tekrarlayan görevleri bulun ve bunları botlara devredin.

Bu anlatım önemli bir noktayı atlıyor. Otomasyon için uygun görünen pek çok iş zaten biliniyor. Finans ekibi, fatura verilerini sistemler arasında elle kopyaladığını biliyor olabilir. Destek ekibi de aynı tür talepleri elle yönlendirdiğinin farkında olabilir. İşi yapanların zaten gördüklerini doğrulamak için baştan sona bir Process Mining projesi yürütmeniz gerekmez.

Süreç net olmadığında Process Mining daha fazla değer sağlar: iş ekipler veya sistemler arasında ilerliyorsa, istisnaları öngörmek zorsa ya da bir değişiklik öncesi ve sonrasını karşılaştırmak için kanıta ihtiyacınız varsa. Otomasyona hangi işlerin uygun olduğuna karar vermenize yardımcı olabilir, ancak her süreç sorununu bir otomasyon projesine dönüştürmemelidir.

Kısa bir giriş: RPA, ajan tabanlı otomasyon ve Process Mining

RPA, dijital otomasyonun bir türüdür ve verileri arayüzler arasında taşır. İş akışlarının tamamını yöneten süreç otomasyonu araçları ise başka bir türdür. Süreci görebildiğinizde her iki türü de seçmek kolaylaşır.

Bu terimler, işin farklı yönlerini anlatır.

Ayrıntılı bilgi için Process Mining’in ne olduğunu okuyun. RPA’ya yeni başlıyorsanız RPA’ya giriş rehberimize göz atın.

Ajan tabanlı otomasyon farklı bir yaklaşım sunar. RPA botu, birinin belirlediği adımları izler; ajan ise bir hedef alır ve hangi işlemleri yapacağını seçer. Bu nedenle süreçlerin açıkça tanımlanması daha da önem kazanır. Bir ajana iş vermeden önce süreç varyantlarını, istisnaları ve doğru sonucun nasıl göründüğünü anlamanız gerekir. Aynı kanıtlar, bir adımın otomasyona uygun olup olmadığına karar vermenize de yardımcı olur.

Process Mining’in gerçekten fayda sağladığı durumlar

Bir atölyeden veya tek bir ekibin bakış açısından elde edilmesi zor olan kanıtlara ihtiyacınız varsa Process Mining, iş süreçlerinin otomasyonuna destek olabilir.

• Ekipler ve sistemler arasındaki tekrarları bulun. Aynı veriler birden fazla yere giriliyor olabilir ya da bir devir teslim sürekli yeniden çalışmaya yol açabilir. Uçtan uca süreç verileri, her ekibin yalnızca kendi işlerini gördüğü durumlarda gözden kaçabilecek örüntüleri ortaya çıkarabilir.
• İş yükünü ölçün. Bir adımın ne sıklıkta gerçekleştiğini ve ne kadar sürdüğünü ölçün. Böylece otomasyon potansiyeline dair genel bir iddia yerine, kapsama alınacak iş yükünü daha gerçekçi tahmin edebilirsiniz.
• İstisnaları anlayın. Varyantları karşılaştırana kadar bir görev tutarlı görünebilir. İstisna oranı, işlerin ne kadarının yaygın yolu izlediğini ve ne kadarının farklı bir yaklaşım gerektirdiğini gösterir.
• Devreye alma sonrasında nelerin değiştiğini kontrol edin. Değişiklik öncesi ve sonrasındaki süreç performansını karşılaştırın. Akışın beklendiği gibi değişip değişmediğini, yeni darboğazlar veya sapmalar oluşup oluşmadığını görebilirsiniz.
• Otomasyona uygun olmayan işleri belirleyin. Process Mining, bir görevin çok fazla istisna içerdiğini, yargıya dayandığını ya da harcanacak emeği karşılayacak kadar sık yapılmadığını gösterebilir. Bu bulgu, bot geliştirmemeye karar vermeniz anlamına gelse bile yararlıdır.

Sıklık × standartlaşma × hacim: kısa liste ölçütleri

Dört etkenle başlayın. Sıklık, standartlaşma ve hacim, bir görevin tekrarlanabilir bir aday olup olmadığını değerlendirmenize yardımcı olur. İşlem süresi ise ne kadar emek gerektiğini gösterir. Bunları tasarruf vaadi olarak değil, ön eleme yöntemi olarak kullanın.

Ekibinizin üzerinde uzlaştığı tanımları kullanarak her etkeni 1 ile 5 arasında puanlayın. Adayları sıralamak için puanları çarpabilirsiniz, ancak sonucu bir iş gerekçesi olarak görmeyin. Bir etkenin yüksek puanı, başka bir alandaki uyumsuzluğu telafi edemez. Sık yapılan ama çok sayıda istisnası olan bir görev yeniden tasarım gerektirebilir; standart bir görev ise seyrek yapılıyorsa otomasyona değmeyebilir.

Ek bir kontrol olarak istisna oranını kullanın. Bu oran, bir vakanın değerlendirdiğiniz yolun dışına ne sıklıkta çıktığını gösterir. Yüksek istisna oranı, adayı hemen elemek için değil, nedenini araştırmak için bir işarettir.

Otomasyon potansiyelini hesaplama

Yaygın yolu izleyebilecek iş hacmini ve işlem süresini tahmin edin. Ön eleme için kullanabileceğiniz basit bir hesaplama şöyle:

addressable hours = instances per month × handling time × (1 − exception rate)

Örneğin, kredi kontrolünün ayda 4.200 kez yapıldığını ve her örneğin altı dakika sürdüğünü varsayalım. Toplam işlem süresi 420 saattir. Vakaların %18’i farklı bir yol izliyorsa, yaygın yol için tahmin ayda yaklaşık 344 saattir.

Bu, kapsama alınabilecek iş miktarına dair bir tahmindir, tasarruf öngörüsü değildir. İstisnaları ele almak, otomasyonu izlemek, geliştirmek ve bakımını yapmak için gereken zamanı hesaba katmaz. Bir iş gerekçesi hazırlamadan önce tahmini süreç ekibiyle doğrulayın ve bu maliyetlerle sorumlulukları da hesaba katın.

Süreç verilerinin bu analizi nasıl desteklediğini görmek için ProcessMind’in Process Mining özelliklerini inceleyin.

Açık konuşalım: Her zaman Process Mining gerekmez

Tek ihtiyacınız otomatikleştirilecek görevlerin listesi ise Process Mining gereğinden fazla olabilir.

Process Mining için olay verileri, hazırlık çalışmaları ve bulguları yorumlayabilecek kişiler gerekir. Basit ve iyi anlaşılan bir görevde, adımları ve istisnaları belirlemek için işi yapan ekiple konuşmak yeterli olabilir. Ardından bot geliştirip geliştirmeyeceğinize karar verebilirsiniz.

Örneğin, borçlar muhasebesi ekibi fatura verilerini e-postalardan ERP sistemine kopyalamak için zaman harcadığını zaten biliyorsa, bu görevin varlığını doğrulamak için olay günlüğü analizi gerekmeyebilir. Yine de otomasyona geçmeden önce kuralları, istisnaları ve riskleri kontrol etmeniz gerekir.

Süreç birden fazla ekibi veya sistemi kapsıyorsa, gerçekte izlenen akış belgelenenden farklıysa ya da bir değişikliği değerlendirmek için başlangıç ölçümüne ihtiyacınız varsa Process Mining daha yararlıdır. Her otomasyon projesinin ön koşulu hâline gelmek yerine gerçek bir soruya yanıt vermelidir.

Process Mining, otomasyon hedeflerini bulmaktan fazlasını yapar

“RPA için Process Mining” yaklaşımı, Process Mining’i yalnızca aday belirleme aracı gibi gösterebilir. Oysa daha geniş süreci anlamanıza ve iyileştirmenize de yardımcı olabilir.

• Süreç performansını izleyin. Çevrim sürelerini, sapmaları ve akıştaki değişiklikleri takip edin. Sürekli süreç izlemenin nasıl yapıldığını görün.
• Uyumluluğu kontrol edin. Gerçek süreç akışlarını beklenen süreçle karşılaştırın. Bu çalışma uyumluluk ve yönetişim süreçlerine katkı sağlar, ancak iyi işlemeyen bir süreci düzeltmez.
• Temel nedenleri araştırın. Siparişler gecikiyorsa gecikmelerin nerede ortaya çıktığını görmek için vakaları tedarikçi, bölge, ekip veya süreç varyantına göre karşılaştırın.
• Otomasyondan önce yeniden tasarlayın. Süreç analizi; hangi adımların kaldırılabileceğini, devir teslimlerin nasıl azaltılabileceğini veya onayların nasıl basitleştirilebileceğini gösterebilir. Mevcut süreci otomatikleştirmek yerine daha basit bir süreçle başlamak daha uygun olabilir.
• Değişiklikleri modelleyin ve simüle edin. ProcessMind ile süreç değişikliklerini modelleyebilir ve uygulamaya almadan önce olası etkilerini simüle edebilirsiniz.

Otomasyon seçeneklerden biridir. Önce sorunu anlayın, ardından süreci yeniden tasarlamaya, otomatikleştirmeye veya olduğu gibi bırakmaya karar verin.

Adım adım uygulanabilir bir yaklaşım

Olay verilerinden otomasyon adaylarının kısa listesine uzanan adım adım akış

Süreç analizini otomasyon kararlarına bağlamak için şu sırayı izleyin:

1. Süreci anlayın. Varyantları, darboğazları, yeniden çalışmayı ve istisnaları inceleyin.
2. Önce süreci iyileştirin. Otomasyon geliştirmeden önce gereksiz adımları veya devir teslimleri kaldırıp kaldıramayacağınızı değerlendirin.
3. Uygun görevleri kısa listeye alın. Sıklığı, standartlaşmayı, hacmi, işlem süresini ve istisna oranını karşılaştırın.
4. Emeği ve riskleri değerlendirin. Kullanılan sistemleri, görevin izlediği kuralları ve istisnaların nasıl ele alınacağını kontrol edin.
5. Sonuçları izleyin. Değişiklik sonrasındaki süreci başlangıç ölçümünüzle karşılaştırın ve beklenmedik etkileri araştırın.
6. İş değiştikçe yeniden değerlendirin. Yeni politikalar, sistemler ve süreç varyantları otomasyonun hâlâ uygun olup olmadığını değiştirebilir.

İzleme adımı için sürekli süreç izleme rehberimize göz atın. Otomasyona geçmeden önce hedef süreci belgelemek için BPMN modellemeyi inceleyin.

Gözden geçirebileceğiniz bir kısa liste hazırlayın

Aday adımları karşılaştırmak için bu Templatei kullanın. Seçenekleri sıralamadan önce kanıtları ekleyin. Boş veya belirsiz bir alan, adayı uygun varsaymak için değil, araştırmak için bir sorudur.

Örnekler, incelemenin nasıl yapılandırılacağını gösterir; tasarruf öngörüsü değildir. Kendi verilerinizi kullanın ve varsayımları işi yapan kişilerle doğrulayın.

Kısa listeyi daha yararlı hâle getiren üç uygulama:

• Sıralama yapmadan önce her sütunu doldurun. Yalnızca sıklığa bakmak, bir görevi olduğundan daha cazip gösterebilir.
• Kullanılan sistemlerin sayısını kaydedin. Her sistem sınırı, uygulama ve destek için gereken emeği etkileyebilir.
• “Önce yeniden tasarlayın” ve “otomatikleştirmeyin” seçeneklerini geçerli sonuçlar olarak tutun. En iyi karar, görevi kaldırmak veya yapılış biçimini değiştirmek olabilir.

Tedarikçiler: hepsi bir arada mı, alanında en iyiler mi?

Bazı tedarikçiler RPA ve Process Mining’i aynı platformda sunar. UiPath, RPA ile yola çıktı ve daha sonra Process Mining’i ekledi. Celonis ise Process Mining alanında başladı ve otomasyon tedarikçileriyle iş ortaklığı yapıyor. Bu yaklaşımların farklı avantajları ve ödünleşimleri vardır.

Bir sağlayıcı karşılaştırmasını daha yakından incelemek için UiPath ile ProcessMind analizimizi okuyun. Doğru seçim mevcut sistemlerinize, ekibinize ve ihtiyaçlarınıza bağlıdır. Process Mining ve otomasyon özelliklerini ayrı ayrı karşılaştırın, platformun vermeniz gereken kararları destekleyip desteklemediğini kontrol edin.

ProcessMind’in sundukları

ProcessMind, Process Mining’i, süreç modellemeyi ve simülasyonu bir araya getirir. Şunlar için kullanabilirsiniz:

• Olay verilerini kullanarak süreçlerin nasıl işlediğini keşfedin.
• Varyantları, darboğazları ve sapmaları analiz edin.
• BPMN modellemeyle süreçleri belgeleyin.
• Önerilen değişiklikleri uygulamadan önce simüle edin.
• Süreç performansını zaman içinde izleyin.

ProcessMind, süreci anlamanıza ve iyileştirme seçeneklerini değerlendirmenize yardımcı olur. Hangi işleri otomatikleştirmeniz gerektiğine karar vermez ve otomasyonu sizin yerinize yürütmez. Bulguları otomasyon için gerekçe oluşturmak, süreci yeniden tasarlamak veya otomasyona başvurmamaya karar vermek için kullanabilirsiniz.

Process Mining’in genel iş değerini değerlendiriyorsanız Process Mining iş gerekçesinin nasıl hazırlanacağını inceleyin. İhtiyaç duyacağınız veriler hakkında bilgi almak için Process Mining Event Logunun nasıl oluşturulacağını okuyun.

Efsaneleri çürütelim

Efsane 1: “Process Mining bir otomasyon planı çıkarır”

Process Mining, bir sürecin verilerde nasıl işlediğini gösterir. Verimsizlikleri, darboğazları ve sapmaları ortaya çıkarabilir. Ancak ekibinizin bulguları yorumlaması ve neyi otomatikleştireceğine, yeniden tasarlayacağına veya olduğu gibi bırakacağına karar vermesi gerekir. Tek tıkla otomasyon planı vaadi içeren iddialara temkinli yaklaşın.

Efsane 2: “Process Mining esas olarak RPA botlarını analiz etmek içindir”

Process Mining, bir botun yer aldığı daha geniş süreci değerlendirmenize yardımcı olabilir, ancak botun yaptığı her işlemi açıklamaz. Bot tanımlı bir betiği izliyorsa davranışını anlamak için betiği ve günlüklerini inceleyin. Otomatik adımın uçtan uca sürece nasıl uyduğunu görmek istediğinizde Process Mining kullanın.

Efsane 3: “Her otomasyon projesinden önce Process Mining gerekir”

Gerekmez. Görev basit ve iyi anlaşılıyorsa, istisnaları da belliyse Process Mining yapmadan ilerleyebilirsiniz. Süreç karmaşıksa veya bütünü tek bir ekip göremiyorsa Process Mining daha fazla fayda sağlar.

Efsane 4: “Otomasyon ve Process Mining için aynı veri erişimi gerekir”

Gerekmez. RPA, kullanıcı arayüzleri üzerinden çalışır ve ekranlara ya da uygulamalara erişim isteyebilir. Process Mining ise iş sistemlerinden alınan yapılandırılmış olay verilerine ihtiyaç duyar. Gereken veriler, erişim izinleri ve beceriler farklı olabilir.

Her ikisini birden planlamak, bu sınırlar arasında koordinasyon gerektirir: farklı sorular (“Neyi betik hâline getirebiliriz?” ve “Süreç genelinde neler oluyor?”), farklı sorumlular ve farklı veri erişimleri.

Otomasyon hedefiyle değil, kanıtlarla başlayın

Process Mining, otomasyon adaylarını sıralamanıza, kapsama alınacak iş miktarını tahmin etmenize ve daha geniş süreçteki değişiklikleri kontrol etmenize yardımcı olabilir. Otomasyonun doğru sonraki adım olmadığını da gösterebilir. Bu da yararlı bir sonuçtur: amaç daha fazla görevi otomatikleştirmek değil, doğru kararı vermektir.

Bir değişiklikten önce ve sonra süreç sağlığını nasıl değerlendireceğinizi öğrenin.

Oluşturmayı planladığınız süreci değerlendirebilmek için otomasyondan önce hedef durumu tasarlayın.