Appian vs. ProcessMind: eerst bouwen of meten?

Appian is een low-codeplatform voor het bouwen en uitvoeren van procesapplicaties. Het biedt ook process insights. ProcessMind meet hoe werk door de systemen loopt die je al gebruikt en simuleert mogelijke procesaanpassingen voordat je iets bouwt. Breng je een project in kaart? Vraag dan eerst of duidelijk is wat er gebouwd moet worden. Zo niet, meet dan eerst het proces voordat je de applicatie ontwerpt.

Kort antwoord: wanneer kies je voor Appian of ProcessMind?

Kies Appian als je een applicatie wilt bouwen en uitvoeren, bijvoorbeeld voor een case-workflow, formulieren of een goedkeuringsproces. Kies ProcessMind als je wilt begrijpen hoe een proces verloopt, wat het vertraagt en wat een nieuw ontwerp kan veranderen.

Deze tools zijn bedoeld voor verschillende fasen van het werk. Met Appian bouw en voer je applicaties uit. Met ProcessMind meet en herontwerp je processen. Overweeg je beide, begin dan met het gemeten huidige proces en bepaal daarna wat de moeite waard is om te bouwen.

Wat is Appian-software?

Appian omschrijft het platform als AI-automatisering voor kritieke processen, met de slogan “Serious AI. Built on Process.” In oudere documentatie wordt de Appian BPM-suite genoemd. Het huidige platform wordt omschreven als een low-codeapplicatieplatform. Het Appian-platform voor business process management combineert low-codeapplicatieontwikkeling, casebeheer, data fabric, modernisering van verouderde systemen en compliancefuncties. Het bevat ook Appian RPA en AI-functies om stappen te automatiseren. Appian biedt process insights binnen het platform.

Appian is bedoeld voor teams die applicaties op het platform willen ontwikkelen en uitvoeren. Een proces dat als Appian-workflow draait, is zichtbaar via de process insights. Daarmee krijg je inzicht in processen binnen die omgeving. Dat is iets anders dan meten hoe werk door de systemen loopt die je al gebruikt.

Wat meet ProcessMind?

ProcessMind gebruikt gebeurtenisdata, zoals case-ID’s, activiteiten en timestamps, om in kaart te brengen hoe een proces verloopt. Je kunt het aantal cases, doorlooptijden, procesvarianten, herstelwerk en wachttijd tussen stappen bekijken. Daarna kun je het proces in BPMN modelleren en alternatieven simuleren voordat je besluit wat je verandert.

De meting en het model staan in dezelfde workspace. Dat is het verschil met een tool voor process mining naast een aparte tekentool. De procesarchitectuur, het BPMN-model en de data uit process mining blijven met elkaar verbonden: je toetst een model aan het event log met een nalevingscontrole, brengt het met echte cases tot leven en simuleert het op basis van de gemeten uitgangssituatie. De simulatieparameters komen uit je eigen data. Zo krijg je een werkende digitale procesweergave in plaats van alleen een diagram in een beoordelingsdocument.

ProcessMind leest procesdata en voert geen werk uit. Daardoor kun je een proces analyseren dat meerdere systemen omvat, zonder het naar een nieuw platform te verplaatsen. De procesweergave kan helpen bij de keuze om iets te bouwen, welk platform je ook kiest. Bekijk voordat je een applicatieproject afbakent hoe process mining het werk in je systemen meet en vergelijk de gemeten processtroom met het proces dat je wilt bouwen.

Hoe verhouden Appian en ProcessMind zich tot elkaar?

Wanneer past Appian beter?

Appian past goed als je duidelijk weet welke applicatie je nodig hebt en een platform zoekt om die te bouwen en uit te voeren.

• Je hebt een case-applicatie nodig. Vervang een spreadsheet, inbox of handmatige goedkeuringsketen door een applicatie die het proces ondersteunt.
• Je moderniseert verouderde applicaties. Appian is ontworpen om teams te helpen applicaties op het platform te bouwen en beheren.
• Je hebt een platform met compliancecertificeringen nodig. Controleer de actuele documentatie van Appian aan de hand van de specifieke inkoop- en compliance-eisen van je organisatie.
• Je wilt één platform voor bouwen en uitvoeren. Met één platform kun je het beheer van de applicatie en de ondersteuning ervan eenvoudiger organiseren.
• Je ontwikkelmodel omvat low-code. Met de low-codeaanpak van Appian kunnen teams applicaties bouwen met minder traditioneel programmeerwerk.

Wanneer past ProcessMind beter?

ProcessMind past goed als je bewijs over het proces nodig hebt voordat je beslist wat je gaat bouwen.

• Je begrijpt het proces nog niet goed. Meet hoe het verloopt en spoor onnodige stappen, herstelwerk en vertragingen op voordat je een applicatie afbakent.
• Het werk loopt door systemen die je wilt behouden. Analyseer het proces in die systemen, in plaats van ervan uit te gaan dat alles naar een nieuw platform moet.
• Je wilt opties voor een nieuw ontwerp vergelijken. Simuleer alternatieven voordat je een applicatieontwerp vastlegt.
• Proceseigenaren hebben een gedeeld overzicht nodig. Baseer gesprekken op procesdata, niet alleen op hoe mensen zich het werk herinneren.
• Je wilt een procesmodel dat niet aan het applicatieplatform is gebonden. Houd de procesbeschrijving bruikbaar, ook als je een ander platform kiest.
• Je wilt het model en de data met elkaar verbinden. Als process mining en modellering in één workspace staan, blijven het ontwerp, de informatie en de simulatie op elkaar afgestemd in plaats van uiteen te lopen over verschillende tools.

Hoe verschillen de prijsmodellen?

Appian werkt met een commercieel model op basis van het platform. De totale projectkosten kunnen bestaan uit platformlicenties en implementatiewerk. De omvang hangt af van wat je wilt bouwen. Beoordeel daarom het actuele voorstel van de leverancier aan de hand van je eisen.

ProcessMind biedt abonnementen per licentieplaats, met gepubliceerde niveaus en een proefperiode van 14 dagen. Analyseer het proces om het werk te begrijpen en de omvang te bepalen voordat je de kosten vergelijkt met die van een applicatieproject.

De nuttigste vergelijking is niet simpelweg de ene licentie tegenover de andere. Kijk naar de kosten van het proces meten, de applicatie bouwen en stappen implementeren die volgens de informatie uit de analyse kunnen vervallen. Je kunt dit concreet maken door de businesscase voor procesanalyse te bepalen en die te vergelijken met het applicatieproject dat je overweegt.

Hoe gebruik je Appian en ProcessMind samen?

Koppel procesanalyse aan applicatieontwikkeling met deze vier stappen:

1. Meet het huidige proces met gebeurtenisdata uit de systemen waarin het werk plaatsvindt.
2. Modelleer het gewenste proces en simuleer veranderingen voordat je een ontwerp vastlegt.
3. Bouw de applicatie in Appian als uit de meting blijkt dat een applicatie nodig is.
4. Blijf meten om het live proces met het beoogde ontwerp te vergelijken en veranderingen op te sporen.

Met deze aanpak voorkom je dat je een applicatie bouwt voor een proces waar nog onnodig werk in zit. Je hebt ook een gemeten uitgangssituatie om veranderingen na de implementatie mee te vergelijken.

Waar begin je?

Begin met Appian als je het proces begrijpt en een applicatie wilt bouwen en uitvoeren. Begin met ProcessMind als je eerst wilt vaststellen hoe het proces werkt en wat er moet veranderen. De meeste alternatieven voor Appian in de low-codecategorie beantwoorden dezelfde vraag. De keuze hangt meestal af van hoe duidelijk het proces al is.

Zijn beide nodig? Meet dan eerst, modelleer het nieuwe ontwerp, bouw wat onderbouwd is en blijf daarna meten. Zo krijgt je applicatieproject een duidelijkere afbakening en een gemeten uitgangssituatie om mee te vergelijken.

Lees wat een BPMS is voor een bredere uitleg over systemen voor business process management. Bekijk het overzicht van process mining voor meer informatie over de analyse van het gemeten proces. Lees hoe je een event log voor process mining maakt voor praktische tips om data voor te bereiden. Je kunt ook de documentatie bekijken over bronnen voor process mining-data.

Bepaal eerst wat de moeite waard is om te bouwen

Meet het proces voordat je de applicatie afbakent. Gebruik de resultaten om te bepalen wat je behoudt, verandert of verwijdert.