Appian và ProcessMind: nên xây dựng hay đo lường trước?
Appian xây dựng và vận hành ứng dụng quy trình. ProcessMind đo lường công việc trên các hệ thống hiện có và mô phỏng phương án thiết kế lại trước khi bạn xây dựng.
Appian là nền tảng low-code để xây dựng và vận hành ứng dụng quy trình, đồng thời tích hợp tính năng phân tích quy trình. ProcessMind đo lường cách công việc diễn ra trên các hệ thống bạn đang dùng và mô phỏng phương án thiết kế lại trước khi bạn xây dựng. Nếu đang xác định phạm vi dự án, trước tiên hãy hỏi xem bạn đã biết cần xây dựng gì chưa. Nếu chưa, hãy đo lường quy trình trước khi xác định ứng dụng.
Tóm lại, khi nào nên chọn Appian hoặc ProcessMind?
Chọn Appian khi bạn cần xây dựng và vận hành ứng dụng, chẳng hạn như quy trình xử lý hồ sơ, biểu mẫu hoặc phê duyệt. Chọn ProcessMind khi bạn cần hiểu quy trình đang vận hành ra sao, điều gì làm quy trình chậm lại và việc thiết kế lại có thể thay đổi những gì.
Hai công cụ phục vụ những giai đoạn khác nhau. Appian giúp bạn xây dựng và vận hành ứng dụng. ProcessMind giúp bạn đo lường và thiết kế lại quy trình. Nếu đang cân nhắc cả hai, hãy bắt đầu bằng cách đo lường quy trình hiện tại, rồi quyết định việc gì đáng để xây dựng.
| Khía cạnh | Appian | ProcessMind |
|---|---|---|
| Nền tảng là gì | Nền tảng low-code để xây dựng và vận hành ứng dụng quy trình | Nền tảng cho process mining, mô hình hóa và mô phỏng quy trình |
| Bạn nhận được gì | Ứng dụng có quy trình làm việc, biểu mẫu, hồ sơ và dữ liệu | Bằng chứng về cách công việc vận hành và các phương án thiết kế lại |
| Phù hợp với | Quy trình được xây dựng và vận hành trên nền tảng | Quy trình được đo lường trên các hệ thống hiện có |
| Đối tượng sử dụng | Các nhóm xây dựng và quản lý ứng dụng | Chủ sở hữu quy trình và chuyên viên phân tích tìm hiểu hiệu quả vận hành |
| Mô hình thương mại | Giấy phép nền tảng và chi phí triển khai | Thuê bao theo chỗ ngồi với các gói giá được công bố |
Phần mềm Appian là gì?
Appian mô tả nền tảng của mình là giải pháp tự động hóa bằng AI cho các quy trình trọng yếu, với khẩu hiệu “AI nghiêm túc. Xây dựng trên quy trình.” Tài liệu trước đây nhắc đến bộ Appian BPM, còn nền tảng hiện tại được giới thiệu là nền tảng ứng dụng low-code. Nền tảng quản lý quy trình nghiệp vụ Appian kết hợp phát triển ứng dụng low-code, quản lý hồ sơ, data fabric, hiện đại hóa hệ thống cũ và các tính năng tuân thủ. Nền tảng cũng có Appian RPA và các tính năng AI để tự động hóa từng bước. Appian cung cấp tính năng phân tích quy trình ngay trên nền tảng.
Appian dành cho các nhóm muốn phát triển và vận hành ứng dụng trên nền tảng này. Với quy trình chạy bằng workflow của Appian, bạn có thể xem thông tin chi tiết về quy trình để hiểu cách quy trình hoạt động trong môi trường đó. Mục đích này khác với việc đo lường luồng công việc qua các hệ thống bạn đang dùng.
ProcessMind đo lường điều gì?
ProcessMind dùng dữ liệu sự kiện như mã hồ sơ, hoạt động và dấu thời gian để dựng lại cách một quy trình vận hành. Bạn có thể xem số lượng hồ sơ, thời gian xử lý, biến thể quy trình, công việc phải làm lại và thời gian chờ giữa các bước. Sau đó, bạn có thể mô hình hóa quy trình bằng BPMN và mô phỏng các phương án trước khi quyết định thay đổi.
Việc đo lường và mô hình hóa diễn ra trong cùng một không gian làm việc. Đây là điểm khác biệt so với cách dùng một công cụ để khai phá quy trình rồi một công cụ khác để vẽ sơ đồ. Kiến trúc quy trình, mô hình BPMN và dữ liệu khai phá luôn được kết nối: bạn có thể kiểm tra mô hình với nhật ký sự kiện bằng cách kiểm tra mức độ tuân thủ, xem mô hình chạy theo các hồ sơ thực tế và mô phỏng dựa trên dữ liệu chuẩn đã khai phá, với các tham số mô phỏng lấy từ dữ liệu của chính bạn. Nhờ vậy, mô hình trở thành bản sao số có thể sử dụng của quy trình, chứ không chỉ là sơ đồ trong tài liệu đánh giá.
ProcessMind đọc dữ liệu quy trình thay vì thực thi công việc, nên bạn có thể phân tích quy trình trải qua nhiều hệ thống mà không cần chuyển quy trình sang nền tảng mới. Góc nhìn về quy trình thu được có thể giúp bạn quyết định nên xây dựng gì, bất kể chọn nền tảng nào. Trước khi xác định phạm vi ứng dụng, tìm hiểu cách process mining đo lường công việc trên các hệ thống của bạn rồi so sánh luồng công việc đã đo với quy trình bạn định xây dựng.
Appian và ProcessMind khác nhau thế nào?
| Khả năng | Appian | ProcessMind |
|---|---|---|
| Xây dựng ứng dụng low-code | Có | Không |
| Quản lý hồ sơ và biểu mẫu | Có | Không |
| Phân tích các hệ thống hiện có | Thông tin chi tiết về quy trình trong nền tảng | Đo lường quy trình bằng dữ liệu sự kiện từ các hệ thống của bạn |
| Khám phá biến thể, công việc làm lại và thời gian chờ | Có trong tính năng thông tin quy trình | Phân tích nhiều hồ sơ, kể cả trường hợp ngoại lệ |
| Mô hình hóa quy trình bằng BPMN | Nền tảng có tính năng mô hình hóa quy trình | Có |
| Công cụ BPM | Công cụ BPM của Appian để xây dựng và vận hành quy trình | Công cụ mô hình hóa và phân tích |
| Mô phỏng quy trình thiết kế lại trước khi xây dựng | Không cùng mục đích | Có |
| Triển khai và vận hành ứng dụng | Có | Không |
| Bắt đầu phân tích trước khi chọn nền tảng | Không phải vai trò chính | Có |
Khi nào Appian phù hợp hơn?
Appian phù hợp khi bạn đã xác định rõ nhu cầu về ứng dụng và muốn có một nền tảng để xây dựng, vận hành ứng dụng đó.
- Bạn cần một ứng dụng quản lý hồ sơ. Thay bảng tính, hộp thư đến hoặc chuỗi phê duyệt thủ công bằng ứng dụng hỗ trợ quy trình.
- Bạn đang hiện đại hóa ứng dụng cũ. Appian được thiết kế để giúp các nhóm xây dựng và quản lý ứng dụng trên nền tảng này.
- Bạn cần nền tảng đáp ứng yêu cầu tuân thủ. Đối chiếu tài liệu hiện hành của Appian với các yêu cầu cụ thể về mua sắm và tuân thủ của tổ chức bạn.
- Bạn muốn dùng một nền tảng để xây dựng và vận hành ứng dụng. Dùng chung một nền tảng có thể giúp bạn quản lý ứng dụng và hoạt động hỗ trợ dễ hơn.
- Mô hình phát triển của bạn có dùng low-code. Cách tiếp cận low-code của Appian giúp các nhóm xây dựng ứng dụng với ít thao tác lập trình truyền thống hơn.
Khi nào ProcessMind phù hợp hơn?
ProcessMind phù hợp khi bạn cần dữ liệu thực tế về quy trình trước khi quyết định nên xây dựng gì.
- Bạn chưa hiểu rõ quy trình. Đo lường cách quy trình vận hành để tìm các bước không cần thiết, công việc làm lại và chậm trễ trước khi xác định phạm vi ứng dụng.
- Công việc trải qua các hệ thống bạn dự định tiếp tục sử dụng. Phân tích quy trình trên các hệ thống đó thay vì mặc định rằng mọi thứ cần chuyển sang nền tảng mới.
- Bạn cần so sánh các phương án thiết kế lại. Mô phỏng các phương án trước khi chốt thiết kế ứng dụng.
- Chủ sở hữu quy trình cần có góc nhìn chung. Dựa vào dữ liệu quy trình để thảo luận, thay vì chỉ dựa vào trí nhớ của mọi người về công việc.
- Bạn muốn mô hình quy trình không phụ thuộc vào nền tảng ứng dụng. Mô tả quy trình vẫn hữu ích ngay cả khi bạn đổi quyết định về nền tảng.
- Bạn cần kết nối mô hình với dữ liệu. Khai phá và mô hình hóa trong cùng một không gian làm việc giúp thiết kế, dữ liệu thực tế và mô phỏng luôn đồng bộ, thay vì dần rời nhau giữa các công cụ.
Mô hình định giá khác nhau thế nào?
Appian định giá theo nền tảng. Tổng chi phí dự án có thể gồm giấy phép nền tảng và công triển khai. Phạm vi tùy thuộc vào những gì bạn dự định xây dựng, vì vậy hãy đối chiếu đề xuất hiện hành của nhà cung cấp với yêu cầu của bạn.
ProcessMind cung cấp gói thuê bao tính theo chỗ ngồi người dùng, với các mức giá được công bố và 14 ngày dùng thử miễn phí. Hãy phân tích quy trình để hiểu công việc và xác định phạm vi trước khi so sánh với một dự án ứng dụng.
Không nên chỉ so sánh giá của giấy phép này với giấy phép khác. Hãy tính đến chi phí đo lường quy trình, xây dựng ứng dụng và triển khai những bước mà dữ liệu cho thấy có thể loại bỏ. Bạn có thể bắt đầu bằng cách ước tính lợi ích của việc phân tích quy trình so với dự án ứng dụng đang cân nhắc.
Có thể kết hợp Appian và ProcessMind như thế nào?
Hãy làm theo bốn bước sau để kết nối phân tích quy trình với việc phát triển ứng dụng:
- Đo lường quy trình hiện tại bằng dữ liệu sự kiện từ các hệ thống nơi công việc diễn ra.
- Mô hình hóa quy trình mục tiêu và mô phỏng các thay đổi trước khi chốt thiết kế.
- Xây dựng ứng dụng trên Appian nếu kết quả đo lường cho thấy bạn cần ứng dụng.
- Tiếp tục đo lường để so sánh quy trình đang vận hành với thiết kế dự kiến và xác định những điểm đã thay đổi.
Cách làm này giúp bạn tránh xây dựng ứng dụng dựa trên một quy trình vẫn còn những công việc không cần thiết. Bạn cũng có dữ liệu chuẩn đã đo lường để kiểm tra những gì thay đổi sau khi triển khai.
Nên chọn giải pháp nào trước?
Hãy bắt đầu với Appian nếu bạn đã hiểu quy trình và cần xây dựng, vận hành ứng dụng. Hãy bắt đầu với ProcessMind nếu bạn vẫn cần xác định quy trình đang hoạt động ra sao và cần thay đổi điều gì. Hầu hết đối thủ của Appian trong nhóm low-code đều giải quyết cùng một nhu cầu, nên quyết định thường phụ thuộc vào việc quy trình đã rõ ràng hay chưa.
Nếu bạn cần cả hai, hãy đo lường trước, mô hình hóa phương án thiết kế lại, xây dựng những gì có cơ sở rồi tiếp tục đo lường. Cách này giúp xác định phạm vi dự án ứng dụng rõ hơn và tạo dữ liệu chuẩn để đối chiếu.
Để tìm hiểu khái quát hơn về hệ thống quản lý quy trình kinh doanh, hãy đọc BPMS là gì. Nếu muốn hiểu cách phân tích quy trình đã đo lường, hãy xem tổng quan về process mining. Để biết cách chuẩn bị dữ liệu, hãy đọc cách tạo nhật ký sự kiện cho process mining. Bạn cũng có thể xem tài liệu hướng dẫn tìm dữ liệu cho process mining.
Xác định điều gì đáng xây dựng trước
Đo lường quy trình trước khi xác định phạm vi ứng dụng. Dùng kết quả để biết nên giữ lại, thay đổi hay loại bỏ điều gì.
Xác định điều gì đáng xây dựng trước
Bạn sắp bắt đầu một dự án ứng dụng, nhưng chưa ai đo lường quy trình mà ứng dụng đó sẽ thay thế.
