Appian czy ProcessMind: najpierw budować czy mierzyć?

Appian to platforma low-code do tworzenia i obsługi aplikacji procesowych, z funkcjami analizy procesów dostępnymi na tej samej platformie. ProcessMind mierzy przepływ pracy w używanych już systemach i pozwala symulować warianty zmian przed rozpoczęciem budowy. Planując projekt, warto najpierw ustalić, czy wiadomo, co należy zbudować. Jeśli nie, przed określeniem zakresu aplikacji należy zmierzyć proces.

Krótka odpowiedź: kiedy wybrać Appian, a kiedy ProcessMind?

Appian warto wybrać, gdy trzeba stworzyć i obsługiwać aplikację, na przykład workflow spraw, formularze lub proces zatwierdzania. ProcessMind sprawdzi się, gdy trzeba zrozumieć przebieg procesu, znaleźć przyczyny opóźnień i ocenić możliwe efekty jego przeprojektowania.

Te narzędzia służą innym etapom pracy. Appian pomaga tworzyć i obsługiwać aplikacje. ProcessMind służy do mierzenia i przeprojektowywania procesów. Jeśli rozważają Państwo oba rozwiązania, warto najpierw zmierzyć obecny przebieg, a potem zdecydować, co warto zbudować.

Czym jest oprogramowanie Appian?

Appian opisuje swoją platformę jako rozwiązanie do automatyzacji procesów o dużym znaczeniu, wykorzystujące AI, i posługuje się hasłem „Serious AI. Built on Process.” We wcześniejszej dokumentacji pojawia się nazwa Appian BPM suite, a obecna platforma jest określana jako platforma low-code do tworzenia aplikacji. Platforma Appian do zarządzania procesami biznesowymi łączy tworzenie aplikacji low-code, zarządzanie sprawami, data fabric, modernizację starszych systemów i funkcje związane ze zgodnością. Oferuje także Appian RPA i funkcje AI do automatyzacji etapów. W ramach platformy dostępne są również funkcje analizy procesów.

Appian jest przeznaczony dla zespołów, które chcą tworzyć i uruchamiać aplikacje na tej platformie. Proces realizowany jako workflow w Appian można obserwować dzięki funkcjom analizy procesów, które pomagają zrozumieć przebieg pracy w tym środowisku. Służą one innemu celowi niż pomiar przepływu pracy między używanymi już systemami.

Co mierzy ProcessMind?

ProcessMind wykorzystuje dane o zdarzeniach, takie jak identyfikatory spraw, czynności i znaczniki czasu, aby odtworzyć przebieg procesu. Można analizować liczbę spraw, czas realizacji, warianty procesu, poprawki i czas oczekiwania między etapami. Następnie można zamodelować proces w BPMN i zasymulować różne warianty, zanim zapadnie decyzja o zmianach.

Pomiar i model są dostępne w tym samym środowisku pracy. To odróżnia ProcessMind od narzędzi, które osobno służą do process mining i rysowania diagramów. Architektura procesów, model BPMN i dane z process mining pozostają ze sobą powiązane: model można sprawdzić względem dziennika zdarzeń za pomocą kontroli zgodności, animować na podstawie rzeczywistych spraw i porównać w symulacji z bazowym przebiegiem procesu odtworzonym z danych. Parametry symulacji pochodzą z własnych danych. Dzięki temu powstaje cyfrowy bliźniak procesu, a nie diagram dołączony do prezentacji.

ProcessMind odczytuje dane o procesach, ale nie wykonuje pracy, dlatego można analizować proces obejmujący wiele systemów bez przenoszenia go na nową platformę. Uzyskany obraz procesu może pomóc w podjęciu decyzji o budowie aplikacji, niezależnie od wybranej platformy. Zanim określą Państwo zakres aplikacji, sprawdźcie, jak process mining mierzy pracę w różnych systemach, i porównajcie zmierzony przebieg z procesem, który ma zostać wdrożony.

Czym różnią się Appian i ProcessMind?

Kiedy lepiej sprawdzi się Appian?

Appian sprawdzi się, gdy wiadomo, jakiej aplikacji potrzeba, i szukają Państwo platformy do jej budowy i uruchomienia.

• Potrzebna jest aplikacja do obsługi spraw. Można zastąpić arkusz kalkulacyjny, skrzynkę odbiorczą lub ręczny obieg akceptacji aplikacją wspierającą proces.
• Modernizują Państwo starsze aplikacje. Appian pomaga zespołom tworzyć aplikacje i zarządzać nimi na swojej platformie.
• Potrzebna jest platforma spełniająca wymagania dotyczące zgodności. Warto sprawdzić aktualną dokumentację Appian pod kątem wymagań organizacji dotyczących zakupów i zgodności.
• Chcą Państwo korzystać z jednej platformy do tworzenia i uruchamiania aplikacji. Jedna platforma może uprościć zarządzanie aplikacją i jej utrzymaniem.
• Model dostarczania aplikacji obejmuje programowanie low-code. Podejście low-code Appian pozwala zespołom tworzyć aplikacje przy mniejszym udziale tradycyjnego programowania.

Kiedy lepiej sprawdzi się ProcessMind?

ProcessMind sprawdzi się, gdy przed podjęciem decyzji o budowie aplikacji potrzebne są dane o przebiegu procesu.

• Nie znają jeszcze Państwo dobrze procesu. Warto zmierzyć jego przebieg, aby przed określeniem zakresu aplikacji znaleźć zbędne czynności, poprawki i opóźnienia.
• Praca obejmuje systemy, które mają pozostać w użyciu. Można analizować proces w tych systemach, zamiast zakładać, że całość należy przenieść na nową platformę.
• Trzeba porównać warianty zmian. Przed wyborem projektu aplikacji można zasymulować różne rozwiązania.
• Właściciele procesów potrzebują wspólnego obrazu sytuacji. Rozmowy można oprzeć na danych o procesie, a nie tylko na tym, jak poszczególne osoby pamiętają jego przebieg.
• Potrzebny jest model procesu niezależny od platformy aplikacyjnej. Opis procesu pozostanie przydatny nawet po zmianie decyzji dotyczącej platformy.
• Model i dane powinny być ze sobą powiązane. Modelowanie i process mining w jednym środowisku pracy sprawiają, że projekt, dane i symulacja pozostają spójne, zamiast rozchodzić się między różnymi narzędziami.

Czym różnią się modele cenowe?

Appian stosuje model cenowy oparty na platformie. Całkowity koszt projektu może obejmować licencje na platformę i prace wdrożeniowe. Zakres zależy od planowanej aplikacji, dlatego warto porównać aktualną ofertę dostawcy z własnymi wymaganiami.

ProcessMind oferuje subskrypcje rozliczane za licencję, z opublikowanymi planami i 14-dniowym okresem próbnym. Analiza procesu pomaga zrozumieć przebieg pracy i określić zakres projektu, zanim porównają go Państwo z projektem aplikacyjnym.

Warto porównywać nie tylko koszt jednej licencji z drugą. Należy uwzględnić koszt pomiaru procesu, budowy aplikacji i wdrażania czynności, które według danych można usunąć. Wstępne porównanie można przygotować, szacując zasadność analizy procesu w odniesieniu do rozważanego projektu aplikacyjnego.

Jak korzystać z Appian i ProcessMind razem?

Poniższe cztery kroki łączą analizę procesu z tworzeniem aplikacji:

1. Zmierz obecny proces na podstawie danych o zdarzeniach z systemów, w których odbywa się praca.
2. Zamodeluj proces docelowy i zasymuluj zmiany, zanim zapadnie decyzja o projekcie.
3. Zbuduj aplikację w Appian, jeśli pomiar wykaże, że jest potrzebna.
4. Kontynuuj pomiary, aby porównać rzeczywisty przebieg procesu z założeniami i sprawdzić, gdzie pojawiają się różnice.

Taka kolejność pomaga uniknąć budowania aplikacji wokół procesu, który nadal obejmuje zbędne czynności. Daje też punkt odniesienia, dzięki któremu można sprawdzić, co zmieniło się po wdrożeniu.

Od czego zacząć?

Warto zacząć od Appian, jeśli proces jest już dobrze znany i trzeba zbudować oraz uruchomić aplikację. ProcessMind będzie lepszym punktem wyjścia, jeśli trzeba jeszcze ustalić, jak przebiega proces i co należy zmienić. Większość konkurentów Appian z kategorii low-code odpowiada na podobną potrzebę, więc decyzja zwykle zależy od tego, czy proces jest już jasno określony.

Jeśli potrzebne są oba rozwiązania, najpierw warto zmierzyć proces, zamodelować zmiany, zbudować uzasadnione rozwiązanie, a następnie kontynuować pomiary. Dzięki temu zakres projektu aplikacyjnego będzie jaśniejszy, a punkt odniesienia pozwoli ocenić zmiany w procesie.

Więcej informacji o systemach zarządzania procesami biznesowymi można znaleźć w artykule czym jest BPMS. Aby poznać podstawy analizy mierzonego procesu, warto przeczytać wprowadzenie do process mining. Praktyczne wskazówki dotyczące przygotowania danych zawiera artykuł jak utworzyć dziennik zdarzeń do process mining. Można też sprawdzić dokumentację o źródłach danych do process mining.

Najpierw ustal, co warto zbudować

Przed określeniem zakresu aplikacji warto zmierzyć proces. Wyniki pokażą, które czynności zachować, zmienić lub usunąć.