Departamento: Cuentas por Cobrar

Mejora del proceso de Accounts Receivable

Introducción

Tech Innovators Ltd. es una empresa líder en tecnología con sede en San Francisco, especializada en el desarrollo de soluciones de software innovadoras para empresas globales. A pesar de su apuesta por la innovación, el área de Accounts Receivable (AR) encontró retos importantes que afectaban tanto el cash flow como la eficiencia operacional. Para enfrentar estos desafíos, Tech Innovators Ltd. lanzó un proyecto de mejora continua, aplicando técnicas de process mining, process design y process simulation.

Problemas detectados

El proceso de Accounts Receivable en Tech Innovators Ltd. presentó varios retos:

• Cobros retrasados: Muchas facturas se pagaban tarde, impactando el cash flow.
• Altas tasas de disputa: Disputas frecuentes de facturas por errores y discrepancias.
• Procesos manuales: Demasiada dependencia de tareas manuales, lo que aumentaba la ineficiencia y los costes laborales.
• Baja visibilidad del proceso: Falta de visibilidad del estado de las cuentas por cobrar, complicando la gestión de facturas pendientes.

Metodología

La iniciativa de mejora de procesos siguió una metodología integral basada en estos pasos:

1. Process Mining:

• Se usaron herramientas de process mining para analizar el proceso actual de AR.
• Extracción de data desde sistemas CRM, logs de transacciones y registros financieros para mapear el proceso.
• Identificación de bottlenecks, desviaciones e ineficiencias dentro del workflow de AR.

2. Process Design:

• Realización de entrevistas y workshops con stakeholders para obtener insights y detectar áreas clave de mejora.
• Rediseño del proceso de AR para simplificar workflows, reducir tareas manuales y mejorar la eficiencia y automatización.
• Creación de un modelo estándar de proceso siguiendo best practices y requerimientos de compliance.

3. Process Simulation:

• Simulación del proceso de AR rediseñado usando software avanzado para prever resultados y anticipar problemas.
• Testeo de distintos escenarios para medir el impacto de cambios en métricas clave como tiempos de cobro, resolución de disputas y costes operativos.
• Ajuste del modelo de proceso según los resultados de la simulación para maximizar la eficiencia y el desempeño.

Resultados

El proyecto de mejora generó beneficios clave para Tech Innovators Ltd.:

• Cobros más rápidos: El periodo medio de cobro se redujo un 40%, optimizando el cash flow.
• Menos disputas: Las disputas de facturas bajaron un 60% gracias a una facturación más precisa y consistente.
• Mayor eficiencia: La automatización de tareas clave redujo el tiempo manual en un 50%, permitiendo dedicar recursos a tareas estratégicas.
• Visibilidad mejorada: Las herramientas de process mining ofrecieron insights en tiempo real del workflow de AR, permitiendo una gestión proactiva.
• Reducción de costes: Los costes operativos del proceso de AR bajaron un 25%, principalmente por menor coste laboral y mayor eficiencia.

Gracias al uso de process mining, process design y process simulation, Tech Innovators Ltd. transformó su proceso de Accounts Receivable, logrando mejoras en la gestión del cash flow, eficiencia operacional y satisfacción de clientes. Este caso muestra la efectividad del business process management para optimizar funciones financieras clave.