Süreç analiziyle darboğazları nasıl bulabilirsiniz?

Bu rehber, ProcessMind’de süreç analizi yapanlar için ProcessMind tarafından hazırlandı. Yöntemi başka araçlarda da kullanabilirsiniz. Üstelik her adımda, işlemi gerçekleştireceğiniz çalışma alanı ekranının adını veriyoruz. Böylece soyut bir kontrol listesini kendi verilerinize uyarlamakla uğraşmadan ilerleyebilirsiniz. Veriler tek başına hangi sonucun önemli olduğunu göstermez. Altı adımda mevcut Dashboardlarınızdan, kanıtlarla destekleyebileceğiniz bir darboğaz tespitine ulaşırsınız.

Bu nedenle rehber iki farklı okura hitap ediyor. Bazı okurlar süreçleri nasıl inceleyeceğini zaten biliyor ve her adımın ProcessMind’deki karşılığını, yani hangi görünümü, metriği ve filtreyi kullanacağını öğrenmek istiyor. İş süreçlerini analiz etmeye yeni başlayanlar ise önce yöntemin mantığını anlamaya ihtiyaç duyuyor; böylece araçta yaptıkları her işlemi açıklayabiliyorlar. Her iki yaklaşımı da aynı sırayla ele alıyoruz.

Başlamak için bir veri mühendisliği projesine ihtiyacınız yok. Elinizdeki bir dışa aktarım yeterlidir: her satırda bir olay, vaka kimliği, etkinlik adı ve zaman damgası. Aşağıdaki adımların tümü ProcessMind’deki bir Veri Setiyle uygulanabilir; önce canlı bir sisteme bağlanmanız gerekmez.

Rehberin geri kalanı bu soruları izliyor. Görmek, Dashboardları ve Süreç grafiğini incelemektir. Anlamak, zamanlamayı, varyantları ve bunların ardındaki vakaları değerlendirmektir. İyileştirmek ise sonrasında vereceğiniz kararı ve işe yarayıp yaramadığını nasıl kontrol edeceğinizi kapsar.

Başlamadan önce gerekenler

Analiz ilk grafikten önce başlar. ProcessMind yalnızca verilerin yanıtlayabileceği soruları yanıtlayabilir. Bu nedenle girdileri kontrol etmek için iki dakikanızı ayırın.

Veri Seti henüz çalışma alanınızda değilse Event Logunuzu yükleyin, ardından ProcessMind’in vaka kimliğini, etkinlik adını ve zaman damgasını doğru okuması için Veri Setini yapılandırın. Maliyet, kaynak ve yeniden çalışma durumu gibi öznitelikler isteğe bağlıdır. Ancak eklemediğiniz sütunlarla ilgili soruları daha sonra soramazsınız. Bu nedenle başlamadan önce Veri Seti özniteliklerini kontrol edin. İhtiyacınız olan bir alan dışa aktarımda yoksa hesaplanan öznitelikler mevcut sütunlardan bu alanı türetebilir.

Dashboardlar ile kanıtlarla desteklenen bir bulgu arasındaki fark

ProcessMind, olay verilerinden süreci yeniden oluşturur ve metrikleri hesaplar. Bir etkinlikte bekleme süresinin en uzun olduğunu, tek bir varyantın vakaların üçte birini kapsadığını veya her beş vakadan birinde yeniden çalışma görüldüğünü gösterir. Ancak bu sonuçlardan hangisinin önemli olduğuna karar vermez, örüntünün nedenini açıklamaz veya neyi değiştirmeniz gerektiğini söylemez. Bu rehber, tam da bu konuları ele alıyor.

Çoğu ekibin zaten Dashboardları vardır. Asıl zorluk, bunları işlerin gerçekte nasıl yürüdüğünü açıklamak için kullanmaktır. Belgelenmiş bir süreç, işlerin nasıl ilerlemesinin beklendiğini anlatır. Olay verileri ise vakaların gerçekte izlediği yolları gösterir. ProcessMind’de ikisini de bulabilirsiniz: çizdiğiniz veya oluşturduğunuz modeli ve bu modelle karşılaştırılan Veri Setini. Süreç darboğazlarını belirlemeye bu ikisini karşılaştırarak başlayabilirsiniz.

Verilerle beklentileriniz arasındaki farkı bir hüküm değil, soru olarak değerlendirin. İşler değişir, istisnalar birikir ve hiçbir sistem her şeyi kaydetmez. Karşılaştırma, darboğaz araştırmaya nereden başlayabileceğinizi gösterir. Bazen de süreçle ilgili mevcut anlayışınızın güncelliğini yitirdiğini ortaya çıkarır.

ProcessMind analizinin altı adımı

Her adım bir soruyu yanıtlar ve sonraki adıma daha odaklı bir soru bırakır. Görünüm adları, çalışma alanınızda göreceğiniz adlarla aynıdır. Altı adımı sırayla uyguladığınızda, sonraki Veri Setlerinde de kullanabileceğiniz bir süreç darboğazı analiz çerçevesi elde edersiniz.

1. Dashboardlarınızı anlayın

   Her ProcessMind grafiğinin neyi ölçtüğünü öğrenin, ardından aynı dönem ve filtrelerle Süreç grafiğini açın.

2. Süreci keşfedin

   Akışı Süreç animasyonunda izleyin, her seferinde tek bir ölçüte göre filtreleyin ve Süreç varyantlarını karşılaştırın.

3. Analizinize odaklanın

   Gördüklerinizi, verilerinizin yanıtlayabileceği üç ila beş soruya dönüştürün.

4. Uygun görünümle ayrıntıya inin

   Her soruyu Süreç grafiğinde, Süreç varyantlarında ve Vaka gezgininde test edin; kanıtları yer imlerine ekleyin.

5. Bulgularınızı özetleyin

   Her bulguyu bir görünüme, filtreye ve sayıya bağlayın. Gözlemleri yorumlardan ayrı tutun.

6. Sonraki adımı belirleyin

   Takip işini birine atayın, değişikliği simüle edin ve nasıl izleyeceğinizi belirleyin.

1. adım: Dashboardlarınızı anlayın

Bir örüntüyü araştırmadan önce her grafiğin neyi ölçtüğünü anladığınızdan emin olun. Açık görünen bir Dashboardda dönem, kapsanan vakalar veya hesaplama yöntemi belirtilmemiş olabilir. Süreç grafiğini açtığınızda aynı filtreler grafiğe de uygulanır.

Her grafiği kendi ölçütlerine göre inceleyin

ProcessMind’de grafikler yanıtladıkları soruya göre gruplandırılır: süre ve hacim, yeniden çalışma, uyumluluk ve süreç sağlığı. Aklınızdaki soruya uygun Dashboardu açın, ardından her grafiği bir rapor gibi inceleyin:

• Ne ölçüyor? Çevrim süresi, işlem süresi, bekleme süresi, vaka sayısı veya başka bir metrik mi?
• Değerler neyi ifade ediyor? Saat, gün, yüzde veya sayı mı?
• Hangi vakalar kapsanıyor? Filtreleri ve grafiğin dayandığı Veri Setini kontrol edin.
• Hangi dönemi kapsıyor? Bir ayı, çeyreği veya Veri Setindeki tüm dönemi mi?
• Değer nasıl özetleniyor? Ortalama, çok daha hızlı veya yavaş vakaları gözden kaçırabilir.

Belleğinize güvenmek yerine grafik ayarlarını kontrol edin. Değer ortalamaysa, arkasındaki dağılımı da inceleyin. Alışılmadık derecede uzun süren tek bir vaka ortalamayı yükselterek sağlıklı bir süreci yavaş gösterebilir.

Kullanacağınız metriklerin tanımlarını kontrol edin

ProcessMind üç zaman metriğini farklı amaçlarla sunar: çevrim süresi, işlem süresi ve bekleme süresi; vaka ve etkinlik düzeyinde farklı şeyleri ölçer. Bunları birbirinin yerine kullanırsanız bulduğunuz darboğaz, kullandığınız tanımdan kaynaklanıyor olabilir. Karşılaştırmadan önce her zaman metriğinin neyi ölçtüğünü okuyun.

Tüm süreci ilk kez incelerken Süreç sağlığı Dashboardunu açın. Süreci CURES’in beş boyutuna göre puanlar: Conformance, Uniformity, Rework, Efficiency ve Smoothness. Önce en zayıf boyutu gösterir. Böylece “Nereden başlamalıyım?” sorusu, öncelik sırasına konmuş bir soruya dönüşür.

Process Health, süreci CURES ölçütlerine göre puanlar ve önce en zayıf boyutu gösterir. Source: ProcessMind

Sayıları, süreç hakkındaki bilginizle birlikte değerlendirin

Bir sonucu, işleyiş hakkında bildiklerinizle açıklayıp açıklayamadığınızı sorgulayın. Dashboard, sipariş işlemenin ortalama çevrim süresini beş gün gösteriyorsa, işlerin yürütülme biçimiyle örtüşüyor mu? Process Graph’ta çok sayıda vakanın beklenmedik bir yolu izlediği görülüyorsa, bu yolun nedenini biliyor musunuz?

Bu uyumsuzluk, araştırmaya başlamak için iyi bir noktadır. Gerçek bir süreç sorunu, ekiplerin çalışma biçimlerindeki farklılık, eksik bir Event Log ya da yanlış yorumladığınız bir metrik söz konusu olabilir. Bildiklerinizi ve henüz kontrol etmeniz gerekenleri not edin.

Bir sayının ardındaki vakalara bakın

Bir grafik soru işareti yarattığında Vaka gezgini’ni açıp vakaları tek tek inceleyin. Örüntüyü gösteren vakaları seçin ve bu vakalardaki olayları baştan sona okuyun.

Şunlara bakın:

• Her vaka için kaydedilen etkinlikler
• Etkinliklerin gerçekleşme sırası
• Olaylar arasındaki uzun boşluklar
• Tekrarlanan etkinlikler veya beklenmedik yollar
• Dashboardda benzer görünen vakalar arasındaki farklar

Kaydedilen sıralamayı süreç hakkındaki bilginizle karşılaştırın. Sistemde bir adım eksik olabilir ya da bir etkinlik adı uygulamada başka bir anlama gelebilir. Tek bir vaka, bir örüntüyü açıklamaya yardımcı olur; sonuca varmadan önce birden fazla vakayı kontrol edin.

Bildiklerinizi not edin

Şunları kısaca kaydedin:

• Her Dashboard ve grafiğin ölçtükleri
• Etkin filtreler ve zaman aralığı
• Bilinen veri kısıtları
• Temel metriklere ilişkin yorumunuz
• Takip edilmesi gereken sorular

Bir sonraki çalışmanın sonuçlarını bu kayıtla karşılaştırabilir, bir çalışma arkadaşınızdan da akıl yürütmenizi kontrol etmesini isteyebilirsiniz.

Adım 2: Süreci keşfedin

Dashboardların neyi ölçtüğünü öğrendikten sonra, belirli bir açıklamayı kanıtlamaya çalışmadan süreci keşfedin. Daha yakından incelenmesi gereken örüntüleri belirleyin; ardından farklı vaka gruplarında geçerli olup olmadıklarını görmek için filtreleri ve Process Variants’ı kullanın.

Process Animation ile başlayın

Process Animation, vakaların Process Graph üzerinde zaman içinde nasıl ilerlediğini gösterir. Önce zaman aralığını ve filtreleri belirleyin, sonra akışı izleyin: vakalar etkinlikler arasında ilerler ve bekledikleri noktalarda birikir.

Şunlara bakın:

• Vakaların biriktiği etkinlikler
• Vakaların önceki bir etkinliğe döndüğü döngüler
• Çoğu vakanın izlediği yollar ve yalnızca birkaç vakanın kullandığı yollar
• Vaka grupları arasındaki akış farklılıkları

Animasyon bir örüntüyü gösterir, ancak nedenini açıklamaz. Bir sonraki inceleme konusunu seçmek için animasyondan yararlanın; ardından gördüklerinizi metrikler ve vakalar üzerinden doğrulayın.

Her seferinde tek bir filtre kullanın

Veri setini daraltmak ve grupları karşılaştırmak için filtreleri kullanın. Örneğin:

• Bu ayı önceki çeyrekle karşılaştırın
• Bir müşteriyi veya vaka türünü diğeriyle karşılaştırın
• Başarıyla tamamlanan vakaları gecikenlerle karşılaştırın
• Standart yolu izleyen vakaları bu yoldan sapanlarla karşılaştırın

Mümkün olduğunda her seferinde tek bir filtreyi değiştirin. Böylece farkın hangi değişiklikten kaynaklandığını anlayabilir ve biri sayıya nasıl ulaştığınızı sorduğunda karşılaştırmayı yeniden yapabilirsiniz.

Süreci boyutlara göre inceleyin

ProcessMind, süreci veri setinizdeki özniteliklere göre ayırır:

• Departman, ekip veya kaynak
• Bölge veya konum
• Ürün veya hizmet kategorisi
• Müşteri segmenti

Genel olarak tutarlı görünen bir süreç, ekipler veya vaka türleri arasında farklı işleyebilir. Gruplar arasındaki fark, bir ekibin daha kötü performans gösterdiğinin kanıtı değil, araştırmaya değer bir ipucudur. Grupların benzer işleri yürütüp yürütmediğini ve verilerin etkinliklerini aynı şekilde kaydedip kaydetmediğini kontrol edin.

Ortalamayı değil, varyantları karşılaştırın

Process Variants, vakaların izlediği farklı yolları ve her yolun ne sıklıkta görüldüğünü listeler. Şunları sorun:

• Vakaların çoğu hangi yolu izliyor?
• Hangi sapmalar istisnai değil, sık görülüyor?
• Çevrim süresi ve diğer metrikler, izlenen yola göre nasıl değişiyor?
• Nadir yollar gerçek istisnalar mı, yoksa tekrarlanan geçici çözümler mi?

Vakaların çoğu genellikle birkaç varyantta toplanırken, uzun kuyrukta istisnalar yer alır. Önce en çok vakayı etkileyen yolları inceleyin; ancak nadir bir yolun vakaları maliyetli veya yavaşsa onu da kontrol edin. Önceliği yalnızca sıklık belirlemez.

Açıklamalarınızı hipotez olarak yazın

Süreci incelerken olası açıklamaları açık bir dille yazın:

• “Bu bölgedeki vakalar daha uzun sürüyor, çünkü ek bir onay gerekiyor.”
• “Bu özniteliğe sahip vakalar, sonraki etkinlikten önce bekliyor.”
• “Bu adım tekrarlandığında vakanın tamamlanması daha uzun sürüyor.”

Her cümle bir hipotezdir. Hangi kanıtın hipotezi destekleyeceğini ve hangisinin çürüteceğini düşünün; ardından filtreler, Process Variants ve Vaka gezgini ile sınayın. Veriler doğrulamadıkça makul görünen bir açıklama bulgu sayılmaz.

Adım 3: Analizinize odaklanın

Süreci keşfetmek, tek bir incelemede yanıtlayabileceğinizden daha fazla soru ortaya çıkarır. Süreç sahibinin en çok önem verdiği ve veri setinizin gerçekten yanıtlayabileceği soruları seçin.

Tekrarlanan temaları bulun

İlk iki adımda aldığınız notları yeniden gözden geçirin:

• Hangi örüntüler birden fazla kez ortaya çıktı?
• Sizi ne şaşırttı?
• Hangi sonuçlar hâlâ açıklama gerektiriyor?
• Süreçten sorumlu kişiler için hangi sorular önemli?
• Süreç uzmanları nerede bir sorun veya fırsat görüyor?

Verilerin gösterdiklerini, işi bilen kişilerin bilgisiyle birleştirin. Tek başına hiçbiri eksiksiz değildir: veriler sıklık ve zamanlama bilgisi verir; süreç sahibi ise politikaları, istisnaları ve Event Loga hiç yansımayan değişiklikleri açıklar.

Üç ila beş soruya öncelik verin

Önce incelemek üzere üç ila beş soru seçin. Her biri için şunları kontrol edin:

1. Soru belirli ve uygulanabilir mi? Süreç alanını, vaka grubunu veya ölçümü belirtin.
2. Bu veri seti soruyu yanıtlayabilir mi? İhtiyacınız olan alanları ve görünümleri listeleyin.
3. Yanıt önemli mi? Etkilenen vaka sayısını ve sonucun neleri değiştirebileceğini değerlendirin.
4. Yorumunuzu doğrulayabilir misiniz? Kontrol edebilecek süreç sahibini veya uzmanı belirtin.

Odaklı bir analizi tamamlamak ve açıklamak daha kolaydır. Diğer sorularınızı sonraki incelemeye bırakın.

Beklentileri belirleyin

Analiz yinelemeli ilerler. Paydaşlar bir örüntüyü zaten bildiklerini söyleyebilir; bu da karar için kanıt sağlar. Örüntünün nedenini de sorabilirler. Henüz yanıtlayamıyorsanız sonucu olduğundan güçlü göstermeyin, bunun yerine sıradaki soruyu belirtin.

Öncelikli sorularınıza odaklanın. İlginç yan bulguları, incelemenin önüne geçmemeleri için takip listenize ekleyin. Daha sonra yeni bir inceleme turu yapabilirsiniz; önce en önemli soruları yanıtlamak, paydaşların karar almasına yardımcı olur.

Adım 4: Doğru görünümle ayrıntıya inin

Her öncelikli soru için uygun görünümü seçin. Sürecin tamamıyla başlayın, veri setini gerekli vakalarla sınırlandırın, belirttiğiniz grupları karşılaştırın ve örüntünün açıklanması gereken yerlerde vakaları tek tek açın.

Soruyu uygun görünümle eşleştirin

Kanıtları adım adım inceleyin

Her soru için:

1. Sürecin tamamıyla başlayın

   Herhangi bir daraltma yapmadan önce örüntüyü tüm vakalarda kontrol edin.

2. Filtreleri uygulayın

   Anlamak istediğiniz zaman aralığını, vaka türünü veya sonucu ayırın.

3. Grupları karşılaştırın

   Soruda belirttiğiniz vakalar arasındaki farkı araştırın.

4. Örnekleri inceleyin

   Örüntünün ardındaki vakaları Vaka gezgini’nde açın.

5. Tutarlılığı kontrol edin

   Sonucunuzu destekleyecek sayıda vakada örüntünün geçerli olduğunu doğrulayın.

Çalışırken sorunuzu aklınızda tutun. Bir grafik, incelemeye başladığınız soruyu yanıtlamayan ilginç bir örüntü gösterebilir. Bu örüntüyü takip listenize ekleyin.

Bulguları ilerledikçe kaydedin

Her yararlı sonuç için şunları not edin:

• İncelediğiniz soru
• Kullandığınız görünüm ve metrik
• Filtreler ve zaman aralığı
• Verilerin gösterdikleri
• Bunun ne anlama geldiğine ilişkin yorumunuz
• Henüz doğrulanması gerekenler

Görünümü Süreç Yer İmleri ile kaydedin. Yer imi, aynı filtreleri ve ayarları geri yükler; böylece inceleme sırasında analizi baştan oluşturmadan takip sorularını yanıtlayabilirsiniz.

Analizi engelleyen veri sorunlarını giderin veya ayırın

Bir veri sorunu öncelikli bir soruyu yanıtlamanızı engelliyorsa, sorunu giderip gideremeyeceğinize veya soruyu daraltmanız gerekip gerekmediğine karar verin. Eksik zaman damgaları zaman karşılaştırmalarını güvenilmez kılar; ne kadar analiz yaparsanız yapın bu sorunu gideremezsiniz. ProcessMind, temel sorunları Veri kalitesi Dashboardunda listeler.

Sorun soruyu etkilemiyorsa not edin ve devam edin. Herhangi bir analizi tamamlamadan önce tüm veri kısıtlarını gidermeye çalışmak, şu anda ihtiyacınız olan yanıtı iyileştirmeden bulguyu geciktirir.

Süreç darboğazını bulmak için altı yöntem

Süreç darboğazı, işlerin süreçte ilerleme hızını sınırlayan bir kısıttır. Süreç darboğazı analizi, vakaların nerede beklediğini, gecikmeye hangi örüntülerin eşlik ettiğini ve nelerin hâlâ doğrulanması gerektiğini ortaya çıkarır. Bu konuların çoğunu altı yöntemle inceleyebilirsiniz; ProcessMind’da her yönteme karşılık gelen bir görünüm bulunur.

Bir etkinliğin uzun sürmesi, tek başına o etkinliğin kısıt oluşturduğunu kanıtlamaz. Etkinliği darboğaz olarak tanımlamadan önce önündeki kuyruğu, etkinliğe giriş ve çıkış akışını ve etkilenen vakaları kontrol edin. Process Graph, sayıları ve izlenen yolu aynı görselde gösterdiği için süreç sahibine sunabileceğiniz bir süreç darboğazı görselidir.

Çevrim süresi: Zaman nerede harcanıyor?

Soru: Vakalar ne kadar sürüyor ve bu süre nerede geçiyor?

ProcessMind’da: Zaman metriği seçili Process Graph ve bu metriğin dağılımı.

1. Process Graph’ta, geldiğiniz Dashboard ile aynı zaman aralığını ve filtreleri kullanarak Ortalama çevrim süresi veya Ortalama işlem süresi metriğini seçin.
2. Etkinliklerdeki ve bağlantılardaki değerleri okuyun: çalışma süresi etkinlikte, bekleme süresi ise iki etkinlik arasındaki bağlantıda gösterilir.
3. En uzun bağlantıları toplam çevrim süresiyle karşılaştırın. Toplam sürenin büyük kısmı genellikle birkaç bağlantıda geçer.
4. Ortalama ile dağılım arasında geçiş yapın. Az sayıdaki uzun vaka bile ortalamayı tek başına yükseltebilir.
5. En uzun bağlantının ardındaki vakaları Vaka gezgini’nde açın.

Şunlara bakın:

• Bekleme süresi beklenmedik ölçüde uzun olan bağlantılar
• Etkinlikler arasındaki uzun boşluklar
• Vaka türüne, bölgeye veya başka bir boyuta göre değişen çevrim süreleri
• Ortalama ile dağılım arasındaki büyük fark

Dikkat: Uzun çevrim süresi, işin yavaş yürütüldüğünü kanıtlamaz. Bir vaka, sonraki adımı beklerken günlerce bekleyebilir. Bir etkinliği kısıt olarak tanımlamadan önce sürenin nerede geçtiğini bulun.

Yeniden çalışma: Vakalar hangi adımı tekrarlıyor?

Soru: Vakalar hangi etkinlikleri tekrarlıyor ve bu ne sıklıkta oluyor?

ProcessMind’da: Process Graph, yeniden çalışma Dashboardu, Process Animation ve Process Variants.

1. Process Graph’taki geriye dönen bağlantılara bakın: bunlar tekrar döngüleridir.
2. Hangi etkinliklerin en sık tekrarlandığını ve vakaların ne kadarının bu tekrarı içerdiğini görmek için yeniden çalışma grafiklerini inceleyin.
3. Vakaların önceki bir etkinliğe dönüşünü izlemek için akışı Process Animation’da oynatın.
4. Tekrarlanan bir etkinliği içeren vakalara filtre uygulayın ve çevrim sürelerini bu etkinliği tekrarlamayan vakalarla karşılaştırın.

Yeniden çalışma Dashboardu, vakaların hangi etkinliklere ve ne sıklıkta geri döndüğünü gösterir. Source: ProcessMind

Şunlara bakın:

• Vakaların birden fazla kez ziyaret ettiği etkinlikler
• İnceleme, Düzeltme, İnceleme gibi tekrarlanan sıralamalar
• Yeniden çalışma içeren vakaların oranı
• Tekrarlama olan ve olmayan vakaların çevrim süreleri arasındaki fark

Dikkat: Bazı tekrarlar geçerli bir kontrol adımıdır. Sık yeniden çalışma; gereksinimlerin belirsizliğine, kalite sorunlarına veya devir teslim sorunlarına işaret edebilir. Ancak olay verileri yalnızca örüntüyü gösterir, nedenini değil. İşi yapan kişilerle doğrulayın.

Uyumluluk: Akış modelden nerede sapıyor?

Soru: Gerçek akış, modellenen süreçten ne sıklıkta farklılaşıyor?

ProcessMind’da: Uyumluluk Dashboardu, Process Graph ve uygunluk filtreleri.

1. Gerekli etkinlikleri ve beklenen yolu süreç sahibiyle netleştirin; kontrol, modeldeki akışı referans alır.
2. Uyumluluk Dashboardunu açıp bildirilen sapmaları inceleyin.
3. Hangi etkinliklerin atlandığını, eklendiğini veya tekrarlandığını görmek için uygunluk filtrelerini uygulayın.
4. Sapma görülen yolları ve her birinin ne sıklıkta gerçekleştiğini Process Variants’ta karşılaştırın.
5. Her sapmanın izin verilen bir istisna mı, yoksa kimsenin belgelememiş olduğu bir geçici çözüm mü olduğunu kontrol edin.

Uyumluluk Dashboardu, modellenen süreci vakaların izlediği gerçek yollarla karşılaştırır. Source: ProcessMind

Şunlara bakın:

• Gerçekleşmesi gerekirken eksik olan etkinlikler
• Beklenmedik biçimde görünen etkinlikler
• Modelden farklı yollar
• Beklenen Son Olay’dan önce biten vakalar

Dikkat: Her sapma sorun olduğu anlamına gelmez. Sapma, onaylanmış bir istisna veya belgelenmesi gereken pratik bir geçici çözüm olabilir. Bir farklılığı uyumsuzluk olarak nitelendirmeden önce amaçlanan süreci sahibiyle doğrulayın.

Kaynaklar: İş ekipler arasında nasıl dağılıyor?

Soru: İş, kaynaklar, ekipler veya departmanlar arasında nasıl dağılıyor?

ProcessMind’da: Kuruluş seçicileri, kaynak grafiği ve filtreler.

1. Veri setindeki kuruluş özniteliklerini kullanarak süreci kaynağa, ekibe veya departmana göre inceleyin.
2. Vaka sayılarını ve çevrim sürelerini gruplar arasında karşılaştırın.
3. Gruplar arasındaki devir teslimleri inceleyin: her devir teslim, sürece bekleme süresinin eklendiği bir noktadır.
4. Grupların benzer vakalarla ilgilenip ilgilenmediğini ve verilerin işlerini aynı şekilde kaydedip kaydetmediğini kontrol edin.

Şunlara bakın:

• Ekipler veya kaynaklar arasındaki dengesiz iş yükü
• Ekipler arasında farklılık gösteren çevrim süreleri
• Departmanlar arasındaki tekrarlanan devir teslimler
• Az sayıda kişiye bağlı etkinlikler

Dikkat: Kaynaklar arasındaki fark, bir kişinin veya ekibin daha iyi performans gösterdiğini kanıtlamaz. İşin karmaşıklığı, eğitim, kullanılan araçlar veya kayıt biçimi farklı olabilir. Karşılaştırmayı kişileri yargılamak için değil, süreç sahibine daha iyi sorular sormak için kullanın.

Hacim ve eğilim: Süreç ne zaman değişiyor?

Soru: Vaka hacmi zaman içinde nasıl değişiyor ve performans da bu değişime eşlik ediyor mu?

ProcessMind’da: Zaman aralığı filtreleri ve eğilim grafikleri.

1. Belirlediğiniz zaman aralıklarını aynı filtreler ve aynı metrikle karşılaştırın.
2. Veri setinin tamamında vaka hacminin artıp artmadığını, azalıp azalmadığını veya sabit kalıp kalmadığını inceleyin.
3. Veriler yeterince eskiye uzanıyorsa bir dönemi önceki yılın aynı dönemiyle karşılaştırın.
4. Hacimdeki değişimlerin çevrim süresindeki veya başka bir KPI’daki değişimlerle örtüşüp örtüşmediğini kontrol edin.

Şunlara bakın:

• Hacimdeki mevsimsel örüntüler
• Bilinen bir iş olayıyla aynı döneme denk gelen eğilimler
• Hacim değiştikçe değişen çevrim süreleri
• Karşılaştırılabilir olmasını beklediğiniz dönemler arasındaki farklar

Dikkat: Hacim değişimiyle aynı dönemde görülen performans değişikliği, buna hacmin neden olduğunu kanıtlamaz. Başka değişiklikleri araştırın ve zamanlamayı operasyonu yürüten kişilerle kontrol edin.

Yol ve varyant: İşler hangi yolu izliyor?

Soru: Vakalar hangi yolları izliyor ve bu yollar nasıl farklılaşıyor?

ProcessMind’da: Process Graph, Process Variants ve yol filtreleri.

1. Karar noktalarını ve bu noktalardan ayrılan alternatif yolları bulmak için Process Graph’ı kullanın.
2. Process Variants’ta her yolu kaç vakanın izlediğini inceleyin.
3. Tek bir varyanta filtre uygulayın ve çevrim süresini ve sonucunu diğer varyantlarla karşılaştırın.
4. Süreç sahibinin beklediği ve beklemediği yolları kontrol edin.

Şunlara bakın:

• Yaygın yol ve bu yolun çevresindeki istisnalar
• Varyantlar arasında değişen çevrim süreleri
• Ek adımlar veya tekrarlar içeren yollar
• Süreç sahibinin incelenmesini istediği bir yol

Dikkat: Önce en çok vakayı içeren varyantları inceleyin, ardından nadir bir yolun önceliğini bu vakaların maliyetine göre değerlendirin. Önceliği yalnızca sıklık değil, izlenen yolun sonuçları belirler.

Adım 5: Bulgularınızı özetleyin

Analiz, süreçten sorumlu kişilerin bulgularınızı takip edip sonraki adımlara karar vermesini sağladığında yararlı olur. Önce soruyu, ardından kanıtları ve son olarak vardığınız sonucun sınırlarını sunun.

Her bulguyu yapılandırın

Her öncelikli soru için aynı beş satırı yazın:

1. Soru: Neyi incelediniz?
2. Aranan: Veriler ne gösteriyor?
3. Kanıt: Hangi görünüm, metrik, filtre ve vakalar bu sonucu destekliyor?
4. Çıkarım: Bu, süreç açısından ne anlama gelebilir?
5. Sonraki adım: Süreç sahibi neyi doğrulamalı veya karara bağlamalı?

Verilerin gösterdiklerini, sizin yorumunuzdan ayrı tutun. “Bu gruptaki vakaların ortalama çevrim süresi daha uzun” bir gözlemdir. “Gecikmeye onay adımı neden oluyor” ise daha fazla kanıt gerektiren bir neden-sonuç iddiasıdır; bunu kanıtlamak için genellikle simülasyon veya değişiklik gerekir.

Paydaşların takip edebileceği bir sunum hazırlayın

Akıl yürütme sürecinin anlaşılması için incelemeyi şu şekilde düzenleyin:

1. Özet: Temel bulgular ve alınması gereken kararlar
2. Yöntem: Veri seti, zaman aralığı ve yaklaşım
3. Bulgular: Her öncelikli soru için bir bölüm
4. Çıkarımlar: Bulguların süreç açısından olası anlamı
5. Sonraki adımlar: Doğrulanacaklar, değerlendirilecekler ve sorumluları
6. Destekleyici ayrıntılar: Grafikler, filtreler ve vaka örnekleri

Görüşme sırasında uygunsa sunumu ProcessMind üzerinden yapın. Böylece katılımcılar sayılarla birlikte filtreleri de görür ve canlı olarak farklı bir kesit isteyebilir. Grafikleri bir sunuma aktarıyorsanız açıklamasına zaman aralığını ve filtreyi ekleyin; bunlar olmadan grafik doğrulanamaz. Process Charts dışa aktarma seçeneklerini açıklar; Custom Dashboards ise belirli bir toplantının ihtiyaçlarına uygun görünümü oluşturmanızı sağlar.

Etkiyi dikkatle ölçün

Veriler destekliyorsa bulguyu iş terimleriyle ifade edin: çevrim süresi daha uzun olan bir vaka grubu, yeniden çalışma içeren belirli bir vaka oranı veya toplam hacmin üçte birini oluşturan bir varyant.

Neyi ölçtüğünüzü açıkça belirtin. Olası bir iyileşmeyi kesin sonuç gibi sunmayın. Bir değişikliğin etkisini tahmin ediyorsanız varsayımınızı açıklayın ve tahmini bir öngörü olarak nitelendirin. Bir simülasyon, değişikliği tek bir grafikten yola çıkarak tahmin etmek yerine süreç üzerinde modellediği için olası etkisini göstermenin dürüst bir yoludur.

Sunmadan önce geri bildirim alın

Bulgularınızı şu kişilerle gözden geçirin:

• Verileri anlayan bir çalışma arkadaşınız
• İşin nasıl yürütüldüğünü bilen bir süreç uzmanı
• Yorumunuzun operasyonla örtüşüp örtüşmediğini kontrol edebilecek bir paydaş

Varsayımlarınızı sorgulamalarını ve eksik bağlamı paylaşmalarını isteyin. İnceleme, veri sorunlarını ortaya çıkarır ve bir korelasyonun neden-sonuç ilişkisi olarak sunulmasını önlemek için en kolay fırsattır.

Adım 6: Sırada ne var?

Bulguları paylaştıktan sonra sonraki adımlarda anlaşın. Bazı sonuçlar süreç değişikliğine, bazıları ise daha fazla incelemeye veya daha iyi bir veri setine ihtiyaç olduğunu gösterir. Kararı ve takip sorumlusunu kaydedin.

Yapılacakları takip edin

Bir inceleme sonucunda ek analiz talepleri, olası iyileştirmelere ilişkin kararlar veya süreç sahiplerine verilecek görevler ortaya çıkabilir. Her maddeyi bir sorumlu ve sonraki adımla birlikte kaydedin; yoksa günlük işlerin arasında kaybolur.

Karar vermeden önce değişikliği simüle edin

Analiz karar almayı destekler, değişikliği uygulamaz. ProcessMind’da doğal sonraki adım, değişikliği model üzerinde sınamaktır: What-if analizi, aynı verileri kullanarak mevcut ve hedef senaryoları karşılaştırır; böylece süreç yeniden tasarlanmadan önce çevrim süresine etkisini görebilirsiniz. Simülasyon özelliği sayfası, simülasyon motorunun nasıl çalıştığını açıklar. Bulgudan iş iyileştirmesine uzanan sürecin tamamı için süreç optimizasyonu nasıl uygulanır yazısını okuyun.

Değişikliğin işe yarayıp yaramadığını izleyin

Süreç değişirse, önceki ve sonraki dönemleri aynı tanımlar ve filtrelerle karşılaştırın. Hedeflenen metriğin değişip değişmediğini ve başka nelerin değiştiğini kontrol edin. Süreç sağlığı bu karşılaştırma için tasarlanmıştır; sürecinizi sürekli izleme yöntemini ise ilgili yaklaşımı açıklar.

Analizi belgeleyin

Şunları kaydedin:

• İncelediğiniz sorular
• Kullandığınız veri seti ve zaman aralığı
• Önem taşıyan veri kısıtları
• Bulgular ve bunları destekleyen kanıtlar
• Kararlar, sorumlular ve takip adımları

Bu kayıt, sonraki analizi hızlandırır ve başka birinin akıl yürütmenizi kontrol etmesini sağlar.

Döngüyü tekrarlayın

Süreç analizi tek seferlik bir çalışma değildir. Yeni veriler, değişen işleyiş ve yeni sorular yeni bir inceleme turu başlatır. Her tur, bir bulguyu iş iyileştirmesine veya iş optimizasyonuna dönüştürme fırsatıdır. Soru listenizi kısa tutun, kanıtları bulgularla birlikte kaydedin; böylece yöntem her seferinde hızlanır.

ProcessMind ile başlayın

Bu yöntemi elinizdeki bir dışa aktarım dosyasıyla uygulayabilirsiniz. ProcessMind dosyayı bir Veri Seti olarak içe aktarır, süreci görselleştirir ve yukarıdaki adımlarda kullanacağınız Dashboardları, Process Graph ve Case Explorer’ı sunar. Ardından görünümleri yer imleriyle kaydedip sürecin sorumlularıyla paylaşabilirsiniz.

İlk kurulumu yapmak için başlangıç kılavuzunu izleyin. Burada anlatılan adımlar için herhangi bir bağlayıcı gerekmez.

Akışın temelini öğrenmek için olay verilerinin nasıl bir sürece dönüştüğünü anlatan Process Mining nedir? yazısını okuyun. Veriye Dayalı Süreç İyileştirme için Stratejik Rehber, bu analizin katkı sağladığı daha geniş programı ele alıyor. Süreç İyileştirme Teknikleri: En Kapsamlı Liste ise bu programda kullanabileceğiniz yöntemleri karşılaştırıyor.