Süreç darboğazı analizi: Uygulamalı bir rehber

Veri ile içgörü arasındaki boşluk

“Process mining kullanın, içgörüleri hemen elde edin!” Bunu sıkça duyarsınız. Ancak gerçek şu: içgörüler yoktan ortaya çıkmaz. ProcessMind gibi modern process mining araçları süreçlerinizi otomatik olarak keşfedebilir ve metrikleri hesaplayabilir. Bu sayıları iş iyileştirmelerine dönüştürmek ise emek ve beceri gerektirir.

Evet, yapay zeka destekli öneriler daha önce saatlerce manuel çalışma gerektiren bazı içgörüleri size ücretsiz sunabilir. ProcessMind’in yapay zeka önerileri olası darboğazları ve iyileştirme fırsatlarını otomatik olarak ortaya çıkarır. Ancak yapay zeka desteği alsanız bile analizi doğru yöne yönlendirmeniz gerekir.

Bazı kişiler verileri doğal olarak analiz eder. Bazıları ise nereden başlayacağını bilemez. İlk grupta da ikinci grupta da olsanız bu rehber, process mining verilerinizden daha iyi içgörüler elde etmenize yardımcı olur. Özellikle analiz aşamasına odaklanacağız: Dashboardlarınız var, peki şimdi onlarla ne yapacaksınız?

Bu blog, süreç iyileştirme serimizin bir parçasıdır. Eksiksiz iyileştirme döngüsü için iyileştirmeleri uygulama ve sürekli izleme rehberlerimize de göz atın.

2. Adım: Verileri inceleyin

Artık Dashboardlarınızı anladığınıza göre incelemeye geçebilirsiniz. Bu aşamada belirli bir şey aramıyorsunuz. Verilere aşina oluyor ve daha yakından incelenmesi gereken noktaları belirliyorsunuz.

Süreç animasyonlarıyla başlayın

Süreç animasyonları, sürecinizin gerçekte nasıl aktığını anlamanın en hızlı yoludur:

• Vakaların süreçte nasıl ilerlediğini izleyin
• Süreç darboğazlarının nerede oluştuğunu ve vakaların nerede biriktiğini fark edin
• Vakaların ileri geri hareket ederek yeniden işlemeye yol açtığı döngüleri belirleyin
• Hangi yolların ana güzergâh, hangilerinin tali yol olduğunu görün

Animasyonu birkaç dakika çalıştırın. Statik grafiklerde gözden kaçırabileceğiniz örüntüleri ortaya çıkaracaktır.

Filtrelerle oynayın

Verileri farklı şekillerde ayrıştırmak için filtreleri kullanın:

• Zaman aralıkları: Bu ay geçen çeyreğe kıyasla nasıl?
• Vaka öznitelikleri: Farklı müşteri türleri farklı davranıyor mu?
• Sonuçlar: Başarılı ve sorunlu vakalar arasındaki fark nedir?

Her filtre değişikliği süreciniz hakkında yeni bir şey ortaya çıkarır.

Boyutları inceleyin

Farklı boyutları analiz etmek için seçicileri kullanın:

• Departmanlar veya ekipler
• Bölgeler veya konumlar
• Ürün türleri veya hizmet kategorileri
• Müşteri segmentleri

Tek bir süreç gibi görünen yapının aslında aynı ad altında işleyen birkaç farklı süreç olduğunu fark edebilirsiniz.

Süreç varyantlarını inceleyin

Her vaka sürecinizde bir yol izler. Süreç varyantları, tüm benzersiz yolları ve bunların ne sıklıkta gerçekleştiğini gösterir:

• Vakaların çoğunun izlediği “ideal yol” hangisi?
• Yaygın sapmalar neler?
• Performans metrikleri varyantlar arasında nasıl karşılaştırılıyor?

Çoğu zaman az sayıda varyant vakaların büyük bölümünü oluştururken, onlarca nadir varyant istisnaları ve uç durumları temsil eder.

Kendinize hikâyeler anlatın

İnceleme yaparken gördüklerinizi açıklamaya çalışın. Belirli örüntülerin neden var olduğuna dair anlatılar oluşturun:

• “Bu bölgeden gelen siparişler ek onay gerektirdiği için daha uzun sürüyor”
• “Bu özelliğe sahip vakalar genellikle bu kuyrukta takılıyor”
• “Bu olduğunda şu sonucu görüyoruz”

Bu hikâyeler örüntüleri hatırlamayı kolaylaştırır ve daha derin analiz için hipotezler oluşturmanıza yardımcı olur.

4. Adım: Derinlemesine analiz

Şimdi ayrıntılı çalışma başlıyor. Her öncelikli soru için process mining araçlarınızı kullanarak sistematik bir inceleme yapın.

Soruları Dashboardlarla eşleştirin

Farklı sorular farklı analitik araçlar gerektirir:

Sistematik olarak ayrıntıya inin

Her soru için:

1. Genel görünümle başlayın: İlgili Dashboardda genel tabloya bakın
2. Filtreleri uygulayın: İlgilendiğiniz vakaları ayırın
3. Segmentleri karşılaştırın: İyi ve kötü performans gösterenler arasındaki fark nedir?
4. Aykırı değerleri inceleyin: Uç örnekler için Case Explorer’ı kullanın
5. Örüntüleri doğrulayın: Gördüklerinizin tutarlı olup olmadığını kontrol edin

Bulgularınızı belgeleyin

İçgörüler keşfettikçe:

• Temel görselleştirmelerin ekran görüntülerini alın
• Kullanılan filtreleri ve ayarları not edin
• Yorumunuzu yazın
• Olası iş etkisini kaydedin

Sunumlarda kullanmak üzere grafikleri doğrudan ProcessMind’den dışa aktarabilirsiniz.

Kritik veri sorunlarını düzeltin

Bu aşamada veri kalitesi yalnızca kusurlu olmakla kalmayıp analizinizin önünü kesiyorsa sorunu ele alın. Ancak seçici davranın: yalnızca öncelikli sorularınızı yanıtlamanızı engelleyen sorunları düzeltin.

Yaygın analiz teknikleri

Yaygın süreç sorularını yanıtlamak için kullanabileceğiniz belirli analiz teknikleri şunlardır. Her teknik, içgörüleri ortaya çıkarmak için farklı ProcessMind özelliklerinden yararlanır.

Çevrim süresi analizi

Amaç: Vakaların ne kadar sürdüğünü ve zamanın nerede harcandığını anlamak.

Araçlar: Zaman metriklerine sahip Process Graph, zaman dağılımı grafikleri

Nasıl yapılır:

1. Process Graph metriğini Average Throughput Time veya Average Processing Time olarak değiştirin
2. Vakaların en fazla zamanı nerede geçirdiğini görmek için her bağlantıdaki sayıları okuyun
3. Zaman gösterildiğinde en kalın veya en koyu oklarla belirtilen en uzun geçişleri belirleyin
4. işlem süresi olan aktif çalışmayı, adımlar arasındaki boşta geçen bekleme süresinden ayırın

Neleri aramalısınız:

• Beklenmedik ölçüde yüksek zaman değerlerine sahip bağlantılar
• Vakaların devam etmeden önce “dinlendiği” faaliyetler
• Aykırı değerleri gösteren medyan ve ortalama arasındaki farklar
• Vaka türüne, bölgeye veya diğer boyutlara göre zaman örüntüleri

Temel içgörü: Uzun çevrim süreleri çoğu zaman işlem süresinden değil, bekleme süresinden kaynaklanır. 5 günlük bir süreç yalnızca 2 saatlik gerçek çalışmayı içerebilir.

Darboğaz analizi

Amaç: Darboğazları belirlemek ve sürecinizde vakaların nerede takıldığını veya geciktiğini bulmak.

Araçlar: Process Animation, Process Graph, faaliyet başına zaman grafikleri

Nasıl yapılır:

1. Süreç animasyonu: Animasyonu izleyin ve noktaların biriktiği etkinlikleri bulun. Bu trafik sıkışıklıkları, vakaların beklediği darboğazları gösterir.

2. Süreç grafiği: Zaman metriklerine geçin ve en uzun süreleri gösteren bağlantıları bulun. Gelen bir bağlantıdaki yüksek süre, vakaların genellikle o etkinlikten önce kuyruğa girdiği anlamına gelir.

3. Çubuk grafikler: Hangi etkinliklerin genel olarak en fazla zaman aldığını görmek için “Etkinlik başına süre” grafiğine bakın.

Neleri aramalısınız:

• Belirli faaliyetlerde biriken vaka kümeleri
• Bekleme süresine işaret eden, ortalama süresi yüksek ancak işlem süresi düşük faaliyetler
• İş süreçlerindeki darboğazlara bağlanan adımlar. Bu adımlar hızlı tamamlanabilir, ancak sonrasında vakaların beklemesine neden olabilir
• Zaman farklılıkları: bazı vakalar hızlı ilerlerken diğerleri son derece yavaştır

Temel içgörü: Darboğazlar çoğu zaman yavaş faaliyetin öncesinde oluşur, faaliyetin kendisinde değil. Vakalar bir adımı hızlıca tamamladıktan sonra bir sonraki adım için kuyrukta bekleyebilir. Darboğazları ortadan kaldırmak, bu dinamiği anlamayı ve kısıtın çevresindeki süreci iyileştirmeyi gerektirir.

Yeniden işleme analizi

Amaç: Vakaların gereksiz yere adımları tekrarlamak için geriye döndüğü noktaları bulmak.

Araçlar: Process Graph, Process Animation, Variant Analysis

Nasıl yapılır:

1. Process Graph’ta geriye doğru okları, sonraki faaliyetlerden önceki faaliyetlere giden bağlantıları arayın
2. Vakaların normal akışın tersine hareket ettiğini görmek için Show Tail etkin durumdayken süreç animasyonunu izleyin
3. Filtre panelini kullanarak tekrarlanan faaliyetleri içeren vakaları filtreleyin
4. Aynı faaliyeti birden çok kez içeren yollar için varyant analizini kontrol edin

Neleri aramalısınız:

• Vakaların birden fazla ziyaret ettiği faaliyetler
• “İnceleme” → “Düzeltme” → “İnceleme” gibi belirli faaliyetler arasındaki döngüler
• Yeniden işleme yaşayan vakaların yüzdesi
• Yeniden işlemenin sürece eklediği ek zaman

Temel içgörü: Kalite kontrolleri ve düzeltmeler gibi bazı yeniden işlemler beklenebilir. Ancak aşırı yeniden işleme çoğu zaman belirsiz gereksinimlere, kalite sorunlarına veya iletişim problemlerine işaret eder.

Uygunluk analizi

Amaç: Gerçekte olanları olması gerekenlerle karşılaştırmak.

Araçlar: Process Graph, Variant Analysis, filtreler

Nasıl yapılır:

1. Sürecinizdeki “beklenen” yolu, yani ideal yolu tanımlayın
2. Vakaların yüzde kaçının bu yolu izlediğini görmek için Process Graph’ı kullanın
3. Sapan vakaları filtreleyin ve nedenini araştırın
4. Vakaların izlediği tüm farklı yolları görmek için Variant Analysis kullanın

Neleri aramalısınız:

• Her zaman gerçekleşmesi gereken ancak bazen atlanan faaliyetler
• Gerçekleşen ancak gerçekleşmemesi gereken faaliyetler, örneğin geçici çözümler ve manuel düzeltmeler
• Faaliyetler arasındaki beklenmedik yollar
• Erken sona eren ve bitiş olayına ulaşmayan vakalar

Temel içgörü: Sapmalar her zaman kötü değildir. Bazen geçici çözümler, yeni standart haline gelmesi gereken daha iyi bir çalışma yöntemine işaret eder.

Kaynak analizi

Amaç: Kimin ne yaptığını ve iş yükünün nasıl dağıldığını anlamak.

Araçlar: Seçiciler, filtreler, kaynak grafikleri

Nasıl yapılır:

1. Süreci kaynak, ekip veya departmana göre ayrıştırmak için seçicileri kullanın
2. Farklı kaynaklar arasındaki çevrim sürelerini ve throughput değerlerini karşılaştırın
3. İş yükü dağılımındaki dengesizlikleri arayın
4. Belirli kaynakları veya ekipleri içeren faaliyetleri belirleyin

Neleri aramalısınız:

• İşin kaynaklar arasında eşit dağılmaması
• Diğerlerinden sürekli olarak daha yavaş veya daha hızlı olan kaynaklar
• Ekipler veya departmanlar arasındaki devir teslim örüntüleri
• Belirli uzmanlık gerektiren ve olası tek hata noktaları oluşturan faaliyetler

Temel içgörü: Kaynaklar arasındaki performans farkları, bireysel yetkinlikten çok eğitim ihtiyaçlarına, araç sorunlarına veya süreç tasarımı problemlerine işaret edebilir.

Hacim ve trend analizi

Amaç: Vaka hacminin zaman içindeki örüntülerini anlamak.

Araçlar: Zaman filtreleri, trend grafikleri, dönem karşılaştırması

Nasıl yapılır:

1. Farklı zaman aralıklarını karşılaştırmak için dönem filtrelerini kullanın
2. Hacim trendlerine bakın: vaka sayıları artıyor mu, azalıyor mu, yoksa sabit mi?
3. Aynı dönemi farklı yıllar veya çeyrekler arasında karşılaştırın
4. Hacim değişikliklerini süreç performansındaki değişikliklerle ilişkilendirin

Neleri aramalısınız:

• Yoğun ve sakin dönemler dahil mevsimsel örüntüler
• İş olayları veya değişikliklerle ilişkili trendler
• Hacim değişikliklerinin çevrim süresini ve kaliteyi nasıl etkilediği
• Gelecekteki hacmi öngören öncü göstergeler

Temel içgörü: Performans sorunlarına süreç problemleri değil, hacim artışları neden olabilir. Hacim örüntülerini anlamak kapasite planlamanıza yardımcı olur.

Yol analizi

Amaç: Vakaların sürecinizde izlediği farklı rotaları anlamak.

Araçlar: Process Graph, Variant Analysis, yol filtreleri

Nasıl yapılır:

1. Ana karar noktalarını veya ayrışmaları belirlemek için süreç grafiğine bakın
2. Yönlendirmeyi anlamak için her çıkış bağlantısındaki yüzdeleri kontrol edin
3. Tüm benzersiz yolları ve bunların sıklıklarını görmek için varyant analizini kullanın
4. Performanslarını karşılaştırmak için belirli yollara filtre uygulayın

Aranacak noktalar:

• Baskın yollar ve istisnai durumlar
• Yollar arasındaki performans farkları
• Beklenmedik ölçüde uzun veya karmaşık yollar
• Vakaları daha verimli yönlendirme fırsatları

Temel içgörü: Vakaların çoğu zaman %80’i yalnızca birkaç yolu izlerken, onlarca varyant kalan %20’lik bölümü oluşturur. İyileştirme çalışmalarınıza önce yüksek hacimli yollara odaklanın.

6. Sırada ne var?

Analiziniz tamamlandı ve bulgularınızı sundunuz. Şimdi ne olacak?

Aksiyon maddelerini takip edin

Sunumunuzdan sonra muhtemelen şunlar olacaktır:

• Ek analiz talepleri
• Hangi iyileştirmelerin uygulanacağına ilişkin kararlar
• Değişiklikleri kimin yöneteceğine ilişkin görevlendirmeler

Bu maddeleri takip edin ve günlük operasyonlar içinde gözden kaçmamalarını sağlayın.

Uygulamaya bağlayın

Analizden elde edilen içgörülerin gerçek süreç değişikliklerine dönüşmesi gerekir. İçgörüleri iyileştirmelere dönüştürmek için uygulanabilir adımlar için süreç optimizasyonunu uygulama rehberimize göz atın.

İzlemeyi kurun

Değişiklikleri uyguladıktan sonra işe yaradıklarını doğrulamanız gerekir. Sürekli süreç izleme rehberimiz, iyileştirmeleri zaman içinde nasıl takip edeceğinizi açıklar.

Gelecek için belgeleyin

Çalışmanızın üzerine ekleme yapabilmek için belgeler oluşturun:

• Hangi soruların incelendiği
• Sınırlamaları da dahil olmak üzere hangi verilerin kullanıldığı
• Hangi bulguların elde edildiği
• Hangi kararların alındığı

Bu kurumsal bilgi, gelecekteki analiz çalışmaları için çok değerlidir.

İlerlemeyi kutlayın

Süreç verilerinden gerçek içgörüler elde etmek önemli bir başarıdır. Şüphelerinizi doğrulamış, beklenmedik sonuçlar keşfetmiş veya iyileştirme fırsatları belirlemiş olabilirsiniz, her durumda kuruluşunuza değer kattınız.

Şimdi döngüyü yeniden başlatın. Süreç iyileştirme sürekli devam eder ve verilerinizden öğrenilecek her zaman yeni şeyler vardır.

ProcessMind ile başlayın

Kendi süreçlerinizi analiz etmeye hazır mısınız? ProcessMind, iş süreci analizini (BPA) şu özelliklerle erişilebilir hale getirir:

• İçgörüleri hızla ortaya çıkaran sezgisel Dashboardlar
• Olası sorunları otomatik olarak belirleyen yapay zekâ önerileri
• Ayrıntılı inceleme için etkileşimli vaka gezgini
• Excel, CSV veya veritabanlarından kolay veri içe aktarma

Ücretsiz denemeyi başlatın ve süreçlerinizde gerçekte neler olduğunu keşfedin.

İlgili kaynaklar:

• Process Mining nedir?: Temel bilgiler rehberi
• Veri Odaklı Süreç İyileştirme için Stratejik Rehber: DMAIC çerçevesi
• Process Mining zorlukları ve en iyi uygulamalar: Yaygın hatalardan kaçının
• Otomasyon fırsatlarını nasıl bulabilirsiniz?: Process Mining ve RPA
• Süreç iyileştirme teknikleri: Eksiksiz liste: Kanıtlanmış 15 yöntemin karşılaştırması