Process mining w bankowości: weryfikacja zgodności procesów

Zgodność procesów bankowych: co powinny pokazywać dane

W banku weryfikacja zgodności procesu polega na sprawdzeniu, czy rzeczywiste działania w sprawach przebiegają zgodnie z zatwierdzonym procesem i jego mechanizmami kontrolnymi. Process mining porównuje dane o zdarzeniach z udokumentowanym standardem, aby wykryć odstępstwa i niezgodne warianty. Umożliwia też eksport danych do przeglądu procesów kontrolnych w banku. Nie certyfikuje zgodności.

Na jakie pytania dotyczące kontroli można odpowiedzieć?

W przypadku otwierania rachunków, akceptacji kredytów lub innego procesu objętego analizą można wykorzystać dostępne dane do sprawdzenia:

• Kto zaakceptował sprawę? Przejrzyj zarejestrowane działania i atrybuty sprawy, aby sprawdzić, kto wykonał lub zaakceptował poszczególne etapy.
• Czy wymagane etapy wykonano we właściwej kolejności? Porównaj sekwencję zdarzeń z zatwierdzonym procesem, aby znaleźć pominięte, powtórzone lub wykonane w niewłaściwej kolejności działania.
• Jakie dane potwierdzają decyzję? Przejrzyj dane o zdarzeniach i szczegóły sprawy w systemach źródłowych. Zakres dostępnych informacji zależy od pól rejestrowanych w dzienniku zdarzeń.
• Gdzie występuje luka w kontroli? Znajdź sprawy, w których oczekiwana czynność kontrolna nie występuje, pojawia się w nieoczekiwanym momencie lub prowadzi do niezgodnej ścieżki.

Analiza pomaga zespołowi ocenić skuteczność mechanizmów kontrolnych. Bank odpowiada za interpretację wyników i ustalenie, czy wymagania są spełnione.

Jak weryfikacja zgodności wykrywa odstępstwa?

Najpierw udokumentuj oczekiwany proces, a następnie porównaj go z przebiegiem odtworzonym na podstawie danych o zdarzeniach. Wyniki pokazują różnice między rzeczywistymi sprawami a standardem, w tym brakujące działania, nieoczekiwane etapy i zmiany kolejności.

Niezgodny wariant to ścieżka procesu, która odbiega od oczekiwanego przebiegu. Grupowanie spraw według wariantu pokazuje, czy odstępstwo występuje sporadycznie, czy się powtarza. Następnie można przejrzeć odpowiednie sprawy i dostępne dane, zamiast opierać się wyłącznie na próbie.

Dowiedz się więcej o weryfikacji zgodności

Jak wygląda odstępstwo i potwierdzające je dane?

Załóżmy, że zatwierdzony proces otwierania rachunku wymaga przeprowadzenia weryfikacji przed akceptacją. Dziennik zdarzeń pokazuje, że w części spraw akceptacja została zarejestrowana przed weryfikacją.

Wyeksportuj dane dotyczące poszczególnych spraw na potrzeby przeglądu. Eksport może zawierać tylko informacje obecne w dostarczonych danych. Wspiera pracę audytową, ale nie certyfikuje zgodności ani nie zastępuje oceny mechanizmów kontrolnych banku.

Zobacz, jak wyglądają dane gotowe do audytu

Które procesy bankowe można analizować?

Process mining może pomóc w analizie procesów bankowych, jeśli dane o zdarzeniach rejestrują działania i ich kolejność. Przykłady:

• Otwieranie rachunków i weryfikacje KYC
• Ocena i akceptacja kredytów
• Obsługa transakcji i wyjątków płatniczych
• Wdrażanie klientów i obsługa zgłoszeń serwisowych

Analizując proces KYC za pomocą process mining, można szukać powtarzających się próśb o informacje, brakujących etapów weryfikacji lub nieoczekiwanych przekazań, jeśli system źródłowy rejestruje takie zdarzenia. Przewodnik po wdrażaniu KYC w PEGA zawiera listę działań do sprawdzenia, tabele do wyeksportowania oraz szablon danych do uzupełnienia.

Satysfakcja klientów podczas otwierania rachunku i weryfikacji KYC

Powtarzająca się prośba o informacje, brakujący etap weryfikacji lub oczekiwanie między dwoma etapami to doświadczenia, które bezpośrednio odczuwa wnioskodawca i które widać w dzienniku zdarzeń. Porównaj warianty tego samego procesu pod względem czasu trwania i częstotliwości powrotu sprawy do wcześniejszego etapu, a następnie otwórz najdłużej trwające sprawy i sprawdź ich przebieg. To pozwala ocenić procesowy wymiar satysfakcji klienta. Sam wynik pochodzi z własnych ankiet, dlatego warto analizować oba źródła obok siebie.

Tę samą metodę można zastosować do wniosków kredytowych, wniosków o karty i zgłoszeń serwisowych, jeśli dane rejestrują czas trwania każdej sprawy.

Jak zbadać lukę w kontroli?

Zacznij od zatwierdzonego procesu i czynności kontrolnych, których zespół oczekuje. Porównaj te założenia z rzeczywistymi sprawami, a następnie przeanalizuj odstępstwa według wariantu procesu, sprawy, okresu lub innych dostępnych atrybutów.

Przy każdym ustaleniu sprawdź kompletność danych o zdarzeniach i upewnij się, że dokumentacja sprawy potwierdza przyjętą interpretację. Brak zdarzenia może wskazywać na lukę w kontroli albo na niekompletne rejestrowanie danych. Przed podjęciem decyzji ustal przyczynę z właścicielami procesu i mechanizmów kontrolnych.

Jak process mining wspiera optymalizację procesów bankowych?

Optymalizacja procesów bankowych zaczyna się od sprawdzenia, gdzie rzeczywisty przebieg różni się od zatwierdzonego. Process mining może pokazać, gdzie sprawy czekają, powtarzają działania lub przebiegają nieoczekiwaną ścieżką. Dzięki temu zespoły operacyjne, ryzyka i kontroli wewnętrznej mają wspólną podstawę do ustalenia, co należy zbadać.

ProcessMind obsługuje również mapowanie procesów, dashboardy i KPI. Można za ich pomocą udokumentować standard i monitorować miary zdefiniowane przez zespół. Symulacja procesów pomaga ocenić proponowane zmiany przed wdrożeniem, ale ich nie wykonuje.

Szersze omówienie tego, jak analiza procesów wspiera usprawnienia, zawiera nasz przewodnik po usprawnianiu procesów na podstawie danych. Można też sprawdzić, jak analizować proces.

Jak zacząć?

Wybierz proces obsługi rachunku, w którym istotne są dane potwierdzające kontrolę i dostępne są dane o zdarzeniach. Określ zatwierdzoną kolejność, wymagane mechanizmy kontrolne i pola sprawy potrzebne zespołowi do przeglądu.

Następnie porównaj standard z rzeczywistym przebiegiem. Sprawdź niewielką grupę odstępstw w dokumentacji źródłowej, upewnij się, że dziennik zdarzeń obejmuje odpowiednie działania, i ustal, czy wyniki wskazują na lukę w kontroli, różnicę w przebiegu procesu czy problem z danymi. Gdy metoda sprawdzi się w zespole, zastosuj ją do kolejnego procesu.

Potwierdź zgodność w jednym procesie obsługi rachunku

Potwierdź zgodność w jednym procesie obsługi rachunku