変革／役割
プロセスマイニングで業務の生産性を高める
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免責事項
このライブラリの活用事例は、一般的なプロセス改善プロジェクトをもとにした実践ガイドです。記載の数値や成果は一般的に見込まれる内容であり、特定のお客様で確認された結果でも、将来の成果を保証するものでもありません。
労働生産性は、組織が利用できるキャパシティを、どれだけ効率よく業務の完了につなげられるかで決まります。ProcessMindは、個人のパフォーマンスやアクティビティではなく、ケースごとのプロセス所要時間を分析します。プロセスマイニングで、担当者を待つ業務や、業務を待つ担当者を可視化し、キャパシティの変更が処理量に与える影響を確認できます。
人員を増やさずに労働生産性を高めるには
個人に対する思い込みではなく、業務そのものから確認します。プロセスデータから、ケースがどのように進むか、各工程でどれだけ待つか、引き継ぎや待ち行列が処理量をどこで制限しているかが分かります。これにより、業務チームと人員計画チームは、プロセスやロールごとのキャパシティをデータに基づいて検討できます。
長い待ち時間の原因は、キャパシティの制約、承認ルール、業務の偏り、または他チームへの依存かもしれません。振り分けの変更、業務の再配分、キャパシティの調整を決める前に、プロセスを確認してください。
プロセスマイニングでキャパシティについて分かること
プロセスマイニングでは、イベントデータからケースがプロセスをどのように進むかを再構成します。サイクルタイム、待ち時間、処理量、手戻り、プロセスのバリアント間の引き継ぎを確認できます。データにロール情報が含まれていれば、個人のパフォーマンスを監視することなく、ロールごとの待ち時間や業務量を比較できます。
これにより、関係者は食い違う説明ではなく、データに基づいて業務の進み方をケース単位で共有できます。
必要なデータの概要については、プロセスマイニングのデータ要件をご覧ください。
業務が人を待つ場所、人が業務を待つ場所
ケースがロールやチームの対応を待つ待ち行列を探し、業務があるのに進まない時間帯と比較します。これにより、需要と利用可能なキャパシティの不一致や、依存関係、プロセス設計による遅延が分かることがあります。
分析結果をもとに、次の点を確認します。
- ケースあたりの待ち時間が最も長い工程はどこですか。
- 遅延は特定のロール、引き継ぎ、またはプロセスのバリアントに集中していますか。
- ロールやチーム間で業務量に偏りがありますか。
- データが示しているのはキャパシティの問題ですか。それとも変更できるルールや依存関係の問題ですか。
こうした問いを通じて、個人の作業速度ではなく、プロセス設計や人員配置に焦点を当てて検討できます。
プロセスの制約を特定する方法については、プロセスの分析方法とプロセスを継続的に監視する方法をご覧ください。
リソースを投入する前にキャパシティの変更を検証する方法
人員配置や振り分けを変更する前に、プロセスシミュレーションでシナリオを比較します。ロール間のキャパシティの移動、業務の振り分け方法の変更、業務量の再配分などを検証できます。予測サイクルタイム、処理量、リソース需要などの指標を使って、各シナリオを現状と比較します。
シミュレーションでは前提を明確にできますが、結果を保証するものではありません。予測は、入力したデータとシナリオの前提に左右されます。変更の実施後、実績を予測と比較し、予測がどの程度当てはまったか、モデルのどこを見直す必要があるかを確認してください。
業務が人を待つ場所を表示
プロセスログを1つ用意し、ロールごとの待ち時間を確認します。その根拠をもとに、業務処理能力について話し合いを始められます。
サイクルタイムの改善予測と実績を比較する方法
開始イベントと終了イベントが明確で、すでに追跡しているサイクルタイムKPIがあるプロセスを選びます。現状のフローを確認し、具体的な制約を特定して、対象を絞った変更をシミュレーションします。実施前に、前提と予測される効果を記録します。
変更後、同じプロセスとKPIを測定します。実際のサイクルタイムと処理量を予測と比較し、変更によって制約が解消されたかを評価します。結果が異なる場合は、予測を確約とみなすのではなく、前提、プロセスデータ、または実施方法を見直してください。
開始に必要なデータ
ケース、アクティビティ、イベントのタイムスタンプを特定できる、処理量の多いプロセスを選びます。ロールやチームの情報を含めるのは、プライバシーポリシーに照らして適切であり、許可されている場合に限ります。個人のパフォーマンスではなく、プロセスやロール単位の計画に焦点を当ててください。
まず、ケースが最も長く待つ場所や、引き継ぎが処理量を制限しているかなど、問いを1つに絞ります。分析対象を絞ることで、データの検証や、結果の解釈についての合意が進めやすくなります。
プロセスのデータを人員計画に役立てる方法
プロセスビューを使うと、業務チームと人員計画チームが、需要、キャパシティ、業務の分配について共通の情報をもとに検討できます。キャパシティの増強が必要なプロセス、需要に合わせて既存のキャパシティをより適切に配分できる箇所、待ち時間を減らせるプロセス変更を特定できます。
データは計画の参考になりますが、人員配置を決定するものではありません。結果を解釈し、状況を考慮したうえで、適切な変更を判断する責任は組織にあります。
キャパシティのシナリオを検証
プロセスの根拠をもとにシナリオを設定し、予測されるサイクルタイムと処理量を現在の実績と比較します。
次に行うこと
プロセスを1つ選び、ケース単位のフローを確認して、業務が人を待つ場所、人が業務を待つ場所を特定します。次に、対象を絞ったキャパシティのシナリオを検証し、実施後に予測と実績を比較します。
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