トランスフォーメーション／役割: プロセスマイニングによる労働生産性向上

労働生産性のプロセス改善

なぜ重要か

OpExマネージャーとして、直感だけに頼らず労働生産性を高める必要があります。労働力に関するプロセスは、HRMS、プロジェクト管理ツール、コミュニケーションチャネル、業務システムにまたがることが少なくありません。そのため、どこで時間が失われているのか、どの引き継ぎが遅延を生んでいるのか、変更案によって成果が改善するのかを把握しにくくなります。

非効率なワークフローは、重複作業、負荷の偏り、運用コストの上昇、従業員の不満につながります。別のシミュレーションツールを使う場合は、データを抽出し、プロセスモデルを作り直し、システム間で結果を突き合わせる必要があるため、さらに手間がかかります。

ProcessMindでは、プロセスマイニング、プロセスモデリング、シミュレーションを1つのワークフローで行えます。プロセスのどこで時間が失われているかを見つけ、費用をかける前に改善案をシミュレーションできます。

進め方

1. **Mine：**HRMS、プロジェクト管理システム、業務システムのデータを接続します。プロセスマイニングで、タスク管理、コミュニケーション、承認、パフォーマンス監視のプロセスを実際に業務がどのように進んでいるかという観点から可視化します。処理時間、ボトルネック、やり直し、逸脱、リソースの引き継ぎを分析します。チーム、地域、プロセスのバリアントを比較し、組織全体の課題と個別案件の問題を切り分けます。

2. **Model：**分析で得た根拠をもとに、BPMN 2.0で目標プロセスを作成します。不要なステップをなくし、担当範囲を明確にし、手作業を減らして、変更の効果を示すKPIを定義します。ProcessMindとClarity Engineでモデルを業務データに結び付け、実際の実行状況に即した設計を維持します。

3. **Simulate：**導入前に、人員配置、振り分けルール、業務量の配分など、さまざまな改善シナリオを検証します。予測される処理時間、処理量、コスト、必要なリソースを現在の実績と比較します。信頼できる改善効果が見込める変更を選び、前提条件を記録します。導入後は同じKPIを使って、予測と実績を比較します。

期待できる効果

結果は、データの品質、プロセスの複雑さ、実施する変更によって異なります。チームでは、通常この方法で次のような改善に取り組みます。

• ワークショップやレポートだけでは見つけにくいボトルネックと重複作業を特定します。
• シミュレーションによって変更案が主な制約に対処できると確認できた対象ワークフローでは、処理時間を20～40％短縮します。
• 件数の多い引き継ぎを再設計し、手作業を減らして業務負荷のバランスを改善します。
• 導入前にリソース配分と振り分けの判断を検証し、運用コストを抑えます。
• 担当範囲、プロセスの経路、エスカレーションのポイントを明確にし、従業員体験を改善します。
• 予測した改善と実際の改善を追跡し、仮定ではなく根拠に基づいて変更を見直します。

始め方

まずは、開始イベント、終了イベント、測定可能な処理時間KPIが明確な、件数の多い労働力関連プロセスを1つ選びます。関連するイベントデータを接続し、変更案を考える前に実際のプロセスフローを確認します。最初は1つのボトルネックまたは引き継ぎに絞り、改善案をモデル化して、想定される効果をシミュレーションします。

導入後は同じKPIを監視し、実績とシミュレーションの予測を比較します。差異をもとに前提条件を見直し、どの変更を広げるかを判断します。これにより、別のシミュレーション環境や、実証されていない変革プログラムを必要とせず、改善を繰り返し進められます。