プロセスチームのためのエンタープライズアーキテクチャ

共有できるプロセス全体像を実現するエンタープライズアーキテクチャ

組織の業務を俯瞰し、プロセスの種類やつながり、担当者を把握できます。ProcessMindでは、AIによるアーキテクチャの生成で、通常L1～L5の設定可能なプロセス階層を作成できます。変更を管理し、プロセスモデルを業務データに接続することで、文書や図を探し回らずに、チームで最新の情報を確認できます。

プロセス階層のレベルをどう定義するか

レベルを使うと、組織全体の概要から詳細なプロセスモデルへと段階的に確認できます。各レベルは、その下のレベルで具体化します。適切な構成は採用するフレームワークによって異なりますが、階層に一貫性を持たせ、たどりやすくすることが大切です。

エンタープライズアーキテクチャのフレームワークは、階層を整理する際の基準になります。APQC Process Classification Frameworkは、プロセス分類に広く使われている基準です。ProcessMindでは環境ごとにレベルを設定できるため、固定の構造に合わせるのではなく、選択したフレームワークにプロセス全体像を沿わせることができます。

ビジネスプロセスアーキテクトがモデルを定義し、各チームが一貫して適用できるよう支援します。まずプロセス全体像の対象を1つに絞り、構成が組織に合っていることを確認してから、ほかの領域に広げます。

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プロセスの変更をどう管理するか

モデルの作成、レビュー、承認、公開の手順を明確にします。変更できる人と、チームが最新バージョンを確認する方法も定めます。レビューと承認のプロセスを設けることで、業務の変化に応じた更新を一貫して管理できます。

ProcessMindでは、ガバナンスの行き届いたモデルとバージョン履歴を管理できるため、変更を追跡し、プロセス全体像を最新の状態に保てます。組織の方針や、プロセスごとに必要な管理水準に合わせて、ガバナンスのルールを設定できます。

プロセスの担当者を記録する方法

古くなる可能性のある別文書ではなく、アーキテクチャ内に担当者を記録します。各階層のプロセスに、氏名が分かる担当者を割り当てます。問い合わせ、レビュー、変更案について、各チームが誰に連絡すればよいか明確になります。

各モデルの作成、レビュー、承認、公開を誰が行うかも定義できます。RACIマトリクスを使うと、チーム間の責任を明確にできます。

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監査に備えた証跡を準備する方法

プロセスの文書化、担当者、変更履歴を1つのプロセス全体像にまとめます。監査で証跡が必要になったときは、別々のファイルやフォルダーを探し回らず、該当するモデルとその履歴を確認できます。

ProcessMindでは、プロセスモデルを業務データに接続することもできます。プロセスマイニングを使うと、文書化されたプロセスと実際の業務の流れを比較できます。提示できる証跡は、組織が利用できるデータや記録によって異なります。

プロセスチームにとってのエンタープライズアーキテクチャ

エンタープライズアーキテクチャは、単なる図の集まりではありません。プロセスとその関係を体系的に整理し、全体像から詳細なモデルまでたどれるようにします。組織図とは異なり、プロセスは部門をまたいで進むことがあります。アーキテクチャを使うと、そうしたつながりを把握できます。

一度きりの文書化プロジェクトでもありません。プロセスは変化するため、担当者を明確にし、更新をレビューして公開する方法を定める必要があります。共有し、継続的に更新するアーキテクチャがあれば、各所に分散したファイルや個人の知識に頼らず、チームが最新のモデルを確認できます。

導入の進め方

まず、事業への影響が大きいバリューチェーンを1つ選びます。既存のプロセス文書を集め、必要な階層を定義し、担当者を割り当てます。次に、関連するイベントデータを接続し、文書化された流れが実際の業務と一致しているかを確認します。

確認した内容をもとに、ほかの領域へ広げる前に階層とガバナンスの手順を見直します。まずモデルの構成を試すことで、採用するフレームワークに合ったプロセス全体像を作れます。

プロセス全体像の最初の階層を作成する

プロセス全体像の最初の階層を作成する