Transformation / rôle: Excellence des processus grâce au Process Mining

Gouvernez l’excellence des processus à grande échelle

Pourquoi c’est important

Les équipes chargées de l’excellence des processus ont besoin d’un moyen fiable pour attribuer les responsabilités, gouverner et suivre chaque processus. Sans responsabilités clairement définies, vous ne pouvez pas savoir qui approuve les changements, qui veille à la qualité des processus ni où se situe la responsabilité.

La santé des processus peut également rester invisible. Les problèmes de performance, les écarts et les changements non contrôlés peuvent passer inaperçus entre les services, les ERP, les CRM et les outils opérationnels. Il devient alors plus difficile de hiérarchiser les améliorations et de préparer les audits.

ProcessMind réunit au même endroit les rôles RACI, les approbations, la qualité des processus et les données de performance. Vous pouvez relier l’architecture des processus aux éléments probants opérationnels, puis utiliser la couverture des rôles, les scores de santé et une gouvernance prête pour l’audit afin de piloter l’amélioration continue.

Comment procéder

1. Mine : Utilisez le Process Mining pour analyser les processus de la finance, des ressources humaines, de l’IT et des opérations. Connectez les données des ERP, des CRM et des systèmes opérationnels pour comprendre le déroulement réel du travail. Identifiez les goulots d’étranglement, les écarts, les reprises, les variations de délai de cycle et les lacunes en matière de responsabilité. Suivez les KPI et créez des scores de santé indiquant les processus qui nécessitent une attention particulière.

2. Model : Documentez l’état cible avec la cartographie des processus et BPMN 2.0. Attribuez les responsables de processus, les participants, les rôles RACI, les circuits d’approbation et les exigences de qualité. Reliez les modèles de processus aux données, politiques et KPI pertinents. Utilisez les fonctionnalités d’architecture des processus de ProcessMind pour maintenir une vision cohérente entre les services et contrôler les changements apportés aux processus.

3. Simulate : Testez les changements proposés avant leur mise en œuvre avec la simulation des processus. Comparez les scénarios selon le délai de cycle, la capacité, les coûts, le travail manuel et le risque de non-conformité. Utilisez le Clarity Engine pour évaluer les résultats probables, affiner le modèle et étayer vos décisions par des éléments probants.

Ce que vous pouvez attendre

Avec une gouvernance cohérente et une bonne visibilité opérationnelle, vous pouvez généralement attendre :

• Une réduction de 20 à 40 % du délai de cycle dans les processus ciblés
• Une meilleure couverture des rôles et moins de lacunes dans l’attribution des responsabilités
• Des cycles d’approbation et de Gestion du changement plus rapides
• Une détection plus précoce des problèmes de santé des processus et des écarts
• Moins de travail manuel et une exécution plus homogène
• Des enregistrements prêts pour l’audit concernant les responsables de processus, les approbations, les modèles et les changements

Les résultats dépendent de la qualité des données, du périmètre des processus et de l’adoption. Commencez par un processus dont les responsabilités sont floues, dont la performance varie ou dont le contrôle des changements est difficile.

Pour commencer

Choisissez un processus de bout en bout et définissez son responsable, ses principaux participants, ses points d’approbation et ses KPI essentiels. Connectez les données d’événements disponibles et comparez le processus documenté à son exécution réelle.

Établissez ensuite un score de santé de référence et examinez la couverture des rôles. Utilisez les résultats pour donner la priorité à une amélioration contrôlée, modélisez l’état cible dans BPMN 2.0 et simulez son impact avant le déploiement.

À mesure que votre modèle de gouvernance gagne en maturité, étendez la même approche à l’ensemble des services. ProcessMind vous offre un système partagé pour gérer les responsabilités, la qualité, les approbations, le suivi de la performance et l’amélioration continue des processus.