Améliorez vos processus grâce au Process Mining

L’excellence des processus vous aide à clarifier les responsabilités, à suivre la santé des processus et à structurer leur gouvernance dans toute votre organisation. Avec ProcessMind, documentez les rôles, comparez l’exécution réelle aux processus documentés et repérez, grâce à la couverture des rôles et aux scores de santé, les domaines où votre équipe doit concentrer ses efforts.

Quels aspects l’excellence des processus doit-elle permettre de gérer ?

Une équipe chargée de l’excellence des processus a besoin de plus qu’une bibliothèque de diagrammes. Vous devez savoir qui est responsable de chaque processus, si les rôles requis sont couverts, comment le processus fonctionne et si les modifications suivent un circuit d’approbation.

Ces informations sont souvent réparties entre des documents, des systèmes opérationnels et les connaissances des équipes. À mesure que le travail évolue, la documentation peut prendre du retard. Le Process Mining vous aide à comparer les données d’événements aux processus documentés, tandis que les modèles de processus fournissent à votre équipe un référentiel commun sur les rôles, les approbations et les exigences de qualité.

Que vous indiquent la couverture des rôles et le score de santé ?

La couverture des rôles indique si un processus comprend les rôles nécessaires, par exemple un responsable de processus, des participants et des personnes chargées des approbations. Elle vous aide à repérer les responsabilités manquantes ou mal définies. Elle porte sur les rôles liés au processus, et non sur la performance individuelle.

Un score de santé résume la qualité d’un processus selon cinq dimensions, définies par le cadre CURES. Il vous aide à repérer les processus qui pourraient nécessiter un examen, mais sa pertinence dépend des mesures et des données sur lesquelles il repose. Servez-vous de ce score pour orienter votre analyse, et non pour remplacer l’examen des facteurs à l’origine du résultat.

Comment repérer une lacune de responsabilité ou de santé ?

Commencez par un processus dont votre équipe est déjà responsable. Examinez les rôles et les points d’approbation documentés, puis comparez-les aux éléments opérationnels dont vous disposez.

Vous pourriez constater qu’aucun responsable n’est clairement désigné pour un processus, qu’un rôle d’approbation manque dans le modèle ou que l’exécution réelle diffère du parcours documenté. Un score de santé peut également signaler un processus à examiner lorsque ses KPI ou ses mesures de qualité s’écartent de vos attentes.

Le Process Mining vous aide à examiner les écarts, les reprises, les goulots d’étranglement et les variations du temps de cycle. Les résultats vous indiquent où concentrer vos efforts. C’est à votre équipe de décider des changements à apporter.

Comment corriger une lacune tout en maintenant la gouvernance ?

Appuyez-vous sur les éléments observés pour convenir d’une modification précise. Mettez à jour le modèle de processus, clarifiez les rôles et les circuits d’approbation, puis consignez les exigences de qualité et les KPI concernés. Faites ensuite examiner la modification dans le cadre de votre processus de gouvernance.

Vous pouvez utiliser la simulation des processus pour comparer des scénarios avant leur mise en œuvre. La simulation aide à prendre des décisions, mais elle ne met pas les changements en œuvre et ne garantit pas de résultat.

Pour découvrir un cadre pratique de définition des responsabilités et des droits de décision, consultez le guide RACI. Pour en savoir plus sur les pratiques générales d’approbation et de contrôle des modifications, consultez le guide de gouvernance des processus.

Comment le Process Mining contribue-t-il à l’excellence des processus ?

Le Process Mining s’appuie sur les données d’événements pour montrer comment le travail s’effectue en pratique. Vous pouvez examiner les flux de processus, repérer les écarts et les goulots d’étranglement, puis comparer les éléments opérationnels aux processus documentés.

L’analyste ou le consultant chargé de l’excellence des processus dispose ainsi d’une base concrète pour travailler avec les responsables de processus et les équipes. Au lieu de vous fier uniquement aux entretiens ou à des diagrammes obsolètes, vous pouvez utiliser les données disponibles pour examiner les écarts d’exécution et les KPI à surveiller.

En savoir plus sur le Process Mining. Pour savoir comment examiner l’état de santé des processus, consultez la documentation sur la santé des processus.

Comment gouverner les processus entre les services ?

Une architecture des processus partagée vous aide à harmoniser les responsabilités, les modèles et les informations de gouvernance entre les services. ProcessMind relie la documentation des processus aux éléments opérationnels et donne à vos équipes une vue commune des rôles, des approbations, des modèles et des modifications.

Commencez par un processus, puis appliquez la même démarche à d’autres périmètres à mesure que votre modèle de gouvernance évolue. Chaque service peut contribuer à une compréhension commune du travail, sans pour autant considérer tous les processus comme identiques.

Comment commencer ?

Choisissez un processus de bout en bout dont les responsabilités sont floues, dont la performance varie ou dont le contrôle des modifications est difficile. Définissez le responsable du processus, les rôles clés, les points d’approbation et les KPI essentiels. Examinez ensuite les données d’événements disponibles et comparez l’exécution réelle au processus documenté.

Appuyez-vous sur vos observations pour corriger une lacune : clarifiez un rôle, mettez à jour un circuit d’approbation ou examinez un indicateur de santé. Établissez une situation de référence, consignez la modification convenue et utilisez la simulation si vous devez comparer des scénarios avant leur mise en œuvre. ProcessMind vous offre un système partagé pour gérer les responsabilités, la qualité, les approbations, le suivi de la performance et l’amélioration continue des processus.

Consultez le guide sur la gouvernance des processus pour comprendre comment la répartition des responsabilités et les approbations s’inscrivent dans une démarche de gouvernance plus large.

Quels éléments pouvez-vous suivre dans le temps ?

À mesure que vous appliquez cette démarche à d’autres processus, utilisez des mesures cohérentes pour examiner :

• Si chaque processus a un responsable clairement désigné et les rôles requis
• Si les circuits d’approbation et la documentation des processus reflètent la gouvernance convenue
• L’évolution des KPI et des mesures de qualité des processus
• Les écarts entre l’exécution réelle et le processus documenté
• Les processus qui nécessitent une analyse ou une amélioration supplémentaire

Les résultats dépendent du périmètre du processus, de la qualité des données et de la régularité avec laquelle vos équipes tiennent à jour les informations sur les processus. Commencez par un examen ciblé, puis élargissez la démarche lorsqu’elle aide votre organisation à clarifier les responsabilités et l’état de santé des processus.

Définissez les responsabilités et l’état de santé d’un processus