Nâng cao hiệu quả quy trình bằng process mining

Nâng cao hiệu quả quy trình giúp bạn quản lý rõ ràng người phụ trách, tình trạng và cách quản trị quy trình trong toàn tổ chức. Với ProcessMind, bạn có thể ghi lại vai trò trong quy trình, so sánh cách thực hiện thực tế với quy trình đã ghi lại, rồi dùng mức độ bao phủ vai trò và điểm sức khỏe để xác định lĩnh vực đội ngũ nên tập trung.

Đội ngũ nâng cao hiệu quả quy trình cần quản lý những gì?

Đội ngũ nâng cao hiệu quả quy trình cần nhiều hơn một thư viện sơ đồ. Bạn cần biết ai phụ trách từng quy trình, các vai trò cần thiết đã được đảm nhiệm chưa, quy trình đang hoạt động ra sao và các thay đổi có tuân theo quy trình phê duyệt hay không.

Thông tin này thường nằm rải rác trong tài liệu, hệ thống vận hành và kiến thức của mọi người. Khi công việc thay đổi, tài liệu có thể không còn cập nhật. Process Mining giúp bạn so sánh dữ liệu sự kiện với quy trình đã ghi lại, còn mô hình quy trình cung cấp tài liệu tham chiếu chung về vai trò, phê duyệt và yêu cầu chất lượng.

Mức độ bao phủ vai trò và điểm sức khỏe cho bạn biết điều gì?

Mức độ bao phủ vai trò cho biết quy trình có đủ các vai trò cần thiết hay không, chẳng hạn như người phụ trách quy trình, người tham gia và người chịu trách nhiệm phê duyệt. Chỉ số này giúp bạn tìm ra trách nhiệm còn thiếu hoặc chưa rõ. Đây là chỉ số về vai trò trong quy trình, không đánh giá hiệu suất cá nhân.

Điểm sức khỏe tóm tắt tình trạng quy trình theo năm khía cạnh chất lượng (khung CURES). Điểm này giúp bạn xác định quy trình có thể cần được xem xét, nhưng giá trị phụ thuộc vào các chỉ số và dữ liệu làm cơ sở. Hãy dùng điểm số để định hướng việc tìm hiểu, không thay thế cho việc xác định nguyên nhân dẫn đến kết quả.

Làm sao phát hiện khoảng trống về quyền sở hữu hoặc tình trạng quy trình?

Bắt đầu với một quy trình mà nhóm của bạn đang phụ trách. Xem lại các vai trò và bước phê duyệt đã được ghi lại, rồi đối chiếu với dữ liệu vận hành hiện có.

Bạn có thể phát hiện quy trình chưa có người phụ trách rõ ràng, mô hình còn thiếu vai trò phê duyệt hoặc thực tế vận hành khác với quy trình đã ghi lại. Điểm sức khỏe cũng có thể đánh dấu quy trình cần xem xét khi KPI hoặc chỉ số chất lượng nằm ngoài mức bạn mong đợi.

Process Mining giúp bạn tìm hiểu các sai lệch, công việc phải làm lại, điểm nghẽn và biến động về thời gian chu kỳ. Kết quả cho thấy bạn nên tập trung vào đâu. Nhóm của bạn quyết định cần thay đổi điều gì.

Làm sao khắc phục khoảng trống mà vẫn duy trì quản trị?

Dựa vào dữ liệu để thống nhất một thay đổi cụ thể. Cập nhật mô hình quy trình, làm rõ vai trò và luồng phê duyệt, đồng thời ghi lại yêu cầu chất lượng và KPI liên quan. Sau đó, xem xét thay đổi theo quy trình quản trị của bạn.

Bạn có thể dùng Process Simulation để so sánh các kịch bản đề xuất trước khi triển khai. Mô phỏng hỗ trợ ra quyết định, nhưng không tự triển khai thay đổi hay đảm bảo kết quả.

Để tham khảo cách phân định quyền sở hữu và quyền ra quyết định, xem hướng dẫn RACI. Để tìm hiểu thêm về phê duyệt và kiểm soát thay đổi, đọc hướng dẫn quản trị quy trình.

Process mining hỗ trợ cải tiến quy trình như thế nào?

Process Mining dùng dữ liệu sự kiện để cho thấy công việc diễn ra trên thực tế ra sao. Bạn có thể xem luồng quy trình, phát hiện sai lệch và điểm nghẽn, rồi đối chiếu dữ liệu vận hành với quy trình đã ghi lại.

Nhờ đó, chuyên viên hoặc tư vấn viên cải tiến quy trình có cơ sở cụ thể để làm việc với người phụ trách quy trình và các nhóm. Thay vì chỉ dựa vào phỏng vấn hoặc sơ đồ đã lỗi thời, bạn có thể dùng dữ liệu hiện có để tìm hiểu những điểm thực tế vận hành khác với quy trình đã ghi lại và KPI nào cần được chú ý.

Tìm hiểu thêm về Process Mining. Để biết cách xem xét tình trạng quy trình, hãy xem tài liệu về tình trạng quy trình.

Làm sao quản trị quy trình giữa các phòng ban?

Kiến trúc quy trình dùng chung giúp bạn duy trì thông tin nhất quán về quyền sở hữu, mô hình và quản trị giữa các phòng ban. ProcessMind kết nối tài liệu quy trình với dữ liệu vận hành, giúp các nhóm cùng xem thông tin về vai trò, phê duyệt, mô hình và thay đổi trong quy trình.

Bắt đầu với một quy trình, rồi áp dụng cách làm tương tự ở các bộ phận khác khi mô hình quản trị dần hoàn thiện. Mỗi phòng ban có thể góp phần xây dựng hiểu biết chung về cách công việc được thực hiện mà không cần xem mọi quy trình là giống nhau.

Nên bắt đầu như thế nào?

Chọn một quy trình đầu cuối có quyền sở hữu chưa rõ ràng, hiệu suất không ổn định hoặc khó kiểm soát thay đổi. Xác định người phụ trách quy trình, các vai trò chính, bước phê duyệt và KPI quan trọng. Sau đó, xem dữ liệu sự kiện hiện có và đối chiếu thực tế vận hành với quy trình đã ghi lại.

Dựa vào những gì tìm được để khắc phục một khoảng trống: làm rõ vai trò, cập nhật luồng phê duyệt hoặc tìm hiểu một chỉ số sức khỏe. Xác lập mức cơ sở, ghi lại thay đổi đã thống nhất và dùng mô phỏng nếu cần so sánh các kịch bản trước khi triển khai. ProcessMind cung cấp một hệ thống dùng chung để quản lý quyền sở hữu quy trình, chất lượng, phê duyệt, theo dõi hiệu suất và cải tiến liên tục.

Đọc hướng dẫn quản trị quy trình để tìm hiểu cách quyền sở hữu và phê duyệt nằm trong phương pháp quản trị rộng hơn.

Bạn có thể theo dõi những gì theo thời gian?

Khi áp dụng cách làm này cho nhiều quy trình hơn, hãy dùng các chỉ số nhất quán để xem xét:

• Mỗi quy trình đã có người phụ trách rõ ràng và đủ các vai trò cần thiết chưa
• Luồng phê duyệt và tài liệu quy trình có phản ánh cách quản trị đã thống nhất không
• KPI và chỉ số chất lượng của quy trình thay đổi ra sao theo thời gian
• Thực tế vận hành khác với quy trình đã ghi lại ở những điểm nào
• Quy trình nào cần được tìm hiểu hoặc cải tiến thêm

Kết quả phụ thuộc vào phạm vi quy trình, chất lượng dữ liệu và mức độ nhất quán khi các nhóm cập nhật thông tin quy trình. Bắt đầu bằng một đợt xem xét tập trung, rồi mở rộng khi việc đó giúp tổ chức làm rõ quyền sở hữu và tình trạng quy trình.

Xác định quyền sở hữu và tình trạng của một quy trình