Keunggulan proses dengan Process Mining

Keunggulan proses memberi Anda cara yang jelas untuk mengelola penanggung jawab, kondisi, dan tata kelola proses di seluruh organisasi. Dengan ProcessMind, Anda dapat mendokumentasikan peran dalam proses, membandingkan pelaksanaan aktual dengan proses yang terdokumentasi, serta menggunakan cakupan peran dan skor kesehatan untuk menentukan area yang perlu menjadi fokus tim.

Apa saja yang perlu dikelola oleh tim keunggulan proses?

Tim keunggulan proses membutuhkan lebih dari sekadar kumpulan diagram. Anda perlu mengetahui penanggung jawab setiap proses, apakah peran yang dibutuhkan sudah terpenuhi, bagaimana kinerjanya, dan apakah perubahan mengikuti jalur persetujuan.

Informasi tersebut sering tersebar di dokumen, sistem operasional, dan pengetahuan orang-orang. Saat pekerjaan berubah, dokumentasi bisa tertinggal. Process Mining membantu Anda membandingkan data peristiwa dengan proses yang terdokumentasi. Model proses menjadi acuan bersama bagi tim untuk memahami peran, persetujuan, dan persyaratan kualitas.

Apa yang ditunjukkan oleh cakupan peran dan skor kesehatan?

Cakupan peran menunjukkan apakah suatu proses memiliki peran yang dibutuhkan, seperti pemilik proses, peserta, dan pihak yang bertanggung jawab atas persetujuan. Informasi ini membantu Anda menemukan tanggung jawab proses yang belum ditetapkan atau kurang jelas. Cakupan ini menilai peran dalam proses, bukan kinerja individu.

Skor kesehatan merangkum kondisi proses berdasarkan lima dimensi kualitas dalam kerangka CURES. Skor ini membantu Anda menemukan proses yang mungkin perlu ditinjau, tetapi nilainya bergantung pada ukuran dan data yang digunakan. Jadikan skor sebagai panduan untuk penelusuran, bukan pengganti pemahaman tentang faktor yang memengaruhi hasil.

Bagaimana menemukan kesenjangan kepemilikan atau kesehatan proses?

Mulailah dari proses yang sudah menjadi tanggung jawab tim Anda. Tinjau peran dan titik persetujuan yang tercatat, lalu bandingkan dengan bukti operasional yang tersedia.

Anda mungkin menemukan proses tanpa pemilik yang jelas, peran pemberi persetujuan yang belum tercantum dalam model, atau pelaksanaan yang berbeda dari alur terdokumentasi. Skor kesehatan juga dapat menandai proses untuk ditinjau jika KPI atau ukuran kualitasnya tidak sesuai harapan.

Process Mining membantu Anda menyelidiki penyimpangan, pengerjaan ulang, hambatan, dan variasi waktu siklus. Temuan ini menunjukkan bagian yang perlu diperhatikan. Tim Anda yang menentukan perubahan.

Bagaimana menutup kesenjangan dan menjaga tata kelola?

Gunakan bukti yang ada untuk menyepakati perubahan yang spesifik. Perbarui model proses, perjelas peran dan jalur persetujuan, lalu catat persyaratan kualitas dan KPI yang relevan. Setelah itu, tinjau perubahan melalui proses tata kelola Anda.

Anda dapat menggunakan Process Simulation untuk membandingkan skenario yang diusulkan sebelum diterapkan. Simulasi mendukung pengambilan keputusan, tetapi tidak menerapkan perubahan atau menjamin hasil.

Untuk kerangka praktis tentang kepemilikan dan hak pengambilan keputusan, lihat panduan RACI. Untuk praktik persetujuan dan pengendalian perubahan yang lebih luas, baca panduan tata kelola proses.

Bagaimana process mining mendukung keunggulan proses?

Process Mining menggunakan data peristiwa untuk menunjukkan bagaimana pekerjaan berlangsung dalam praktik. Anda dapat meninjau alur proses, menemukan penyimpangan dan hambatan, serta membandingkan bukti operasional dengan proses yang terdokumentasi.

Dengan begitu, analis atau konsultan keunggulan proses dapat bekerja berdasarkan bukti konkret bersama pemilik proses dan tim. Anda tidak hanya mengandalkan wawancara atau diagram lama, tetapi juga dapat menggunakan data yang tersedia untuk menyelidiki perbedaan pelaksanaan dan KPI yang perlu diperhatikan.

Pelajari lebih lanjut tentang Process Mining. Untuk mengetahui cara meninjau kesehatan proses, lihat dokumentasi kesehatan proses.

Bagaimana mengelola proses lintas departemen?

Arsitektur proses bersama membantu menjaga konsistensi kepemilikan, model, dan informasi tata kelola di seluruh departemen. ProcessMind menghubungkan dokumentasi proses dengan bukti operasional, sehingga tim Anda memiliki pandangan bersama tentang peran, persetujuan, model, dan perubahan proses.

Mulailah dari satu proses, lalu terapkan pendekatan yang sama di area lain seiring berkembangnya model tata kelola Anda. Setiap departemen dapat ikut membangun pemahaman bersama tentang cara kerja, tanpa menganggap semua proses itu sama.

Bagaimana cara memulai?

Pilih proses menyeluruh yang kepemilikannya belum jelas, kinerjanya bervariasi, atau pengendalian perubahannya sulit. Tetapkan pemilik proses, peran utama, titik persetujuan, dan KPI penting. Lalu tinjau data peristiwa yang tersedia dan bandingkan pelaksanaan sebenarnya dengan proses yang terdokumentasi.

Gunakan temuan Anda untuk menangani satu kesenjangan: perjelas peran, perbarui jalur persetujuan, atau selidiki ukuran kesehatan proses. Tetapkan nilai dasar, dokumentasikan perubahan yang disepakati, dan gunakan simulasi jika perlu membandingkan skenario sebelum penerapan. ProcessMind menyediakan sistem bersama untuk mengelola kepemilikan proses, kualitas, persetujuan, pemantauan kinerja, dan perbaikan berkelanjutan.

Baca panduan tata kelola proses untuk melihat bagaimana kepemilikan dan persetujuan menjadi bagian dari pendekatan tata kelola yang lebih luas.

Apa yang dapat dipantau dari waktu ke waktu?

Saat menerapkan pendekatan ini pada lebih banyak proses, gunakan ukuran yang konsisten untuk meninjau:

• Apakah setiap proses memiliki pemilik dan peran yang diperlukan
• Apakah jalur persetujuan dan dokumentasi proses sesuai dengan tata kelola yang disepakati
• Perubahan KPI dan ukuran kualitas proses dari waktu ke waktu
• Bagian ketika pelaksanaan sebenarnya berbeda dari proses terdokumentasi
• Proses yang perlu diselidiki atau diperbaiki lebih lanjut

Hasil bergantung pada cakupan proses, kualitas data, dan konsistensi tim dalam memelihara informasi proses. Mulailah dengan peninjauan terarah, lalu perluas jika hal itu membantu organisasi Anda memperjelas kepemilikan dan kesehatan proses.

Tetapkan kepemilikan dan kesehatan satu proses