Trasformazione/Ruolo: Eccellenza dei processi con il Process Mining

Governi l’eccellenza dei processi su larga scala

Perché è importante

I team di Process Excellence hanno bisogno di un metodo affidabile per assegnare la responsabilità, governare e monitorare ogni processo. Senza responsabilità chiare, non è possibile sapere chi approva le modifiche, chi mantiene la qualità del processo o dove risiede l’accountability.

Lo stato dei processi può inoltre restare invisibile. Problemi di prestazioni, deviazioni e modifiche non controllate possono non essere rilevati tra reparti, sistemi ERP, sistemi CRM e strumenti operativi. Questo rende più difficile definire le priorità delle attività di miglioramento e prepararsi agli audit.

ProcessMind riunisce RACI, approvazioni, qualità dei processi e dati sulle prestazioni in un unico ambiente. Può collegare l’architettura dei processi alle evidenze operative e utilizzare quindi la copertura dei ruoli, gli health score e una governance pronta per l’audit per gestire il miglioramento continuo.

Come affrontare il problema

1. Mine: Utilizzi il Process Mining per analizzare i processi di finanza, risorse umane, IT e operations. Colleghi i dati ERP, CRM e operativi per vedere come il lavoro viene svolto nella pratica. Individui colli di bottiglia, deviazioni, rilavorazioni, variazioni dei tempi di ciclo e lacune nelle responsabilità. Monitori i KPI e crei health score che mostrino quali processi richiedono attenzione.

2. Model: Documenti lo stato target con Process Mapping e BPMN 2.0. Assegni process owner, partecipanti, ruoli RACI, percorsi di approvazione e requisiti di qualità. Colleghi i modelli di processo ai dati, alle policy e ai KPI rilevanti. Utilizzi le funzionalità di Process Architecture di ProcessMind per mantenere una visione coerente tra i reparti e controllare le modifiche ai processi.

3. Simulate: Verifichi le modifiche proposte prima dell’implementazione con la Process Simulation. Confronti gli scenari in termini di tempi di ciclo, capacità, costi, lavoro manuale e rischio di non conformità. Utilizzi il Clarity Engine per valutare i risultati probabili, perfezionare il modello e supportare le decisioni con evidenze.

Cosa può aspettarsi

Con una governance coerente e visibilità operativa, può generalmente aspettarsi:

• Riduzione del 20-40% dei tempi di ciclo nei processi interessati
• Migliore copertura dei ruoli e meno lacune nelle responsabilità
• Cicli più rapidi di approvazione e gestione delle modifiche
• Individuazione più tempestiva dei problemi di salute dei processi e delle deviazioni
• Minore lavoro manuale e maggiore coerenza nell’esecuzione
• Registrazioni pronte per l’audit relative a process owner, approvazioni, modelli e modifiche

I risultati dipendono dalla qualità dei dati, dall’ambito del processo e dall’adozione. Inizi con un processo in cui le responsabilità non sono chiare, le prestazioni variano o il controllo delle modifiche è complesso.

Come iniziare

Scelga un processo end-to-end e ne definisca il responsabile, i partecipanti principali, i punti di approvazione e i KPI critici. Colleghi i dati degli eventi disponibili e confronti il processo documentato con l’esecuzione effettiva.

Stabilisca quindi un health score di riferimento e verifichi la copertura dei ruoli. Utilizzi i risultati per dare priorità a un miglioramento controllato, modelli lo stato target in BPMN 2.0 e ne simuli l’impatto prima del rilascio.

Con la maturazione del modello di governance, estenda lo stesso approccio ai diversi reparti. ProcessMind Le offre un sistema condiviso per gestire responsabilità, qualità, approvazioni, monitoraggio delle prestazioni e miglioramento continuo dei processi.