Migliori i processi con il Process Mining

L’eccellenza dei processi Le permette di gestire con chiarezza responsabilità, salute e governance dei processi in tutta l’organizzazione. Con ProcessMind può documentare i ruoli, confrontare l’esecuzione effettiva con i processi documentati e usare la copertura dei ruoli e gli indicatori di salute per capire dove concentrare gli sforzi del team.

Che cosa deve gestire un team di eccellenza dei processi?

A un team di eccellenza dei processi non basta una raccolta di diagrammi. Deve sapere chi è responsabile di ogni processo, se i ruoli necessari sono coperti, quali sono le prestazioni e se le modifiche seguono un iter di approvazione.

Queste informazioni sono spesso distribuite tra documenti, sistemi operativi e conoscenze delle persone. Quando il lavoro cambia, la documentazione può diventare obsoleta. Il Process Mining aiuta a confrontare i dati degli eventi con i processi documentati, mentre i modelli di processo offrono al team un riferimento condiviso per ruoli, approvazioni e requisiti di qualità.

Che cosa indicano la copertura dei ruoli e il punteggio di salute?

La copertura dei ruoli indica se un processo dispone dei ruoli necessari, ad esempio un responsabile del processo, i partecipanti e le persone incaricate delle approvazioni. Aiuta a individuare responsabilità mancanti o poco chiare. Riguarda i ruoli nel processo, non le prestazioni individuali.

Un punteggio di salute riassume la qualità di un processo in base a cinque dimensioni, secondo il framework CURES. Aiuta a individuare i processi che potrebbero richiedere una revisione, ma il suo valore dipende dalle misure e dai dati su cui si basa. Lo utilizzi per orientare l’analisi, non come sostituto della comprensione dei fattori che determinano il risultato.

Come individuare una lacuna nelle responsabilità o nella salute del processo?

Cominci da un processo di cui il Suo team è già responsabile. Riveda i ruoli e i punti di approvazione documentati, quindi li confronti con le evidenze operative disponibili.

Potrebbe scoprire che un processo non ha un responsabile chiaramente assegnato, che nel modello manca un ruolo di approvazione o che l’esecuzione effettiva differisce dal percorso documentato. Un punteggio di salute può inoltre segnalare un processo da rivedere quando i KPI o le misure di qualità non rientrano nei valori attesi.

Il Process Mining aiuta a indagare deviazioni, rilavorazioni, colli di bottiglia e variazioni dei tempi di ciclo. I risultati indicano dove concentrare l’attenzione. Spetta al team decidere che cosa modificare.

Come colmare una lacuna mantenendo la governance?

Utilizzi le evidenze per concordare una modifica specifica. Aggiorni il modello di processo, chiarisca ruoli e iter di approvazione e registri i requisiti di qualità e i KPI pertinenti. Sottoponga quindi la modifica a revisione secondo il processo di governance adottato.

Può utilizzare Process Simulation per confrontare gli scenari proposti prima dell’implementazione. La simulazione supporta le decisioni, ma non implementa le modifiche né garantisce un risultato.

Per un quadro pratico delle responsabilità e dei diritti decisionali, consulti la guida alla matrice RACI. Per approfondire le pratiche di approvazione e controllo delle modifiche, legga la guida alla governance dei processi.

In che modo il Process Mining supporta l’eccellenza dei processi?

Il Process Mining utilizza i dati degli eventi per mostrare come si svolge il lavoro nella pratica. Può analizzare i flussi dei processi, individuare deviazioni e colli di bottiglia e confrontare le evidenze operative con i processi documentati.

In questo modo, l’analista o il consulente che si occupa di eccellenza dei processi dispone di una base concreta per collaborare con i responsabili dei processi e i team. Anziché affidarsi soltanto a interviste o diagrammi obsoleti, può utilizzare i dati disponibili per indagare le differenze nell’esecuzione e individuare i KPI da monitorare.

Scopra di più sul Process Mining. Per informazioni su come rivedere la salute dei processi, consulti la documentazione sulla salute dei processi.

Come gestire i processi tra i diversi reparti?

Un’architettura dei processi condivisa aiuta a mantenere coerenti tra i reparti le responsabilità, i modelli e le informazioni di governance. ProcessMind collega la documentazione dei processi alle evidenze operative, offrendo ai team una visione comune di ruoli, approvazioni, modelli e modifiche.

Cominci da un processo e applichi lo stesso approccio ad altre aree man mano che il modello di governance si sviluppa. Ogni reparto può contribuire a una comprensione condivisa del lavoro, senza trattare tutti i processi come se fossero identici.

Come iniziare?

Scelga un processo end-to-end in cui le responsabilità non siano chiare, le prestazioni varino o il controllo delle modifiche risulti difficile. Definisca il responsabile del processo, i ruoli principali, i punti di approvazione e i KPI critici. Riveda quindi i dati degli eventi disponibili e confronti l’esecuzione effettiva con il processo documentato.

Utilizzi quanto emerso per colmare una lacuna: chiarisca un ruolo, aggiorni un iter di approvazione o approfondisca una misura di salute. Definisca una base di riferimento, documenti la modifica concordata e, se deve confrontare scenari prima dell’implementazione, utilizzi la simulazione. ProcessMind offre un sistema condiviso per gestire responsabilità, qualità, approvazioni e monitoraggio delle prestazioni dei processi, favorendone il miglioramento continuo.

Legga la guida alla governance dei processi per scoprire come inserire responsabilità e approvazioni in un approccio di governance più ampio.

Che cosa può monitorare nel tempo?

Man mano che applica questo approccio a più processi, utilizzi misure coerenti per rivedere:

• Se ogni processo ha un responsabile chiaramente assegnato e i ruoli necessari
• Se gli iter di approvazione e la documentazione dei processi rispecchiano la governance concordata
• Come cambiano nel tempo i KPI e le misure di qualità dei processi
• Dove l’esecuzione effettiva differisce dal processo documentato
• Quali processi richiedono ulteriori analisi o miglioramenti

I risultati dipendono dall’ambito del processo, dalla qualità dei dati e dalla costanza con cui i team aggiornano le informazioni sui processi. Cominci con una revisione mirata, poi estenda l’approccio dove può aiutare l’organizzazione a chiarire le responsabilità e la salute dei processi.

Definisca responsabilità e salute per un processo