Prozess-Exzellenz mit Process Mining

Mit Prozess-Exzellenz steuern Sie Zuständigkeiten, Prozessgesundheit und Governance in Ihrer Organisation. ProcessMind dokumentiert Prozessrollen und vergleicht die tatsächliche Ausführung mit den dokumentierten Prozessen. Anhand der Rollenabdeckung und der Prozessgesundheit erkennen Sie, wo Ihr Team ansetzen sollte.

Was muss ein Team für Prozess-Exzellenz steuern?

Ein Team für Prozess-Exzellenz braucht mehr als eine Sammlung von Diagrammen. Es muss wissen, wer für jeden Prozess verantwortlich ist, ob alle erforderlichen Rollen besetzt sind, wie der Prozess funktioniert und ob Änderungen einem Freigabeprozess folgen.

Diese Informationen sind häufig auf Dokumente, Betriebssysteme und das Wissen einzelner Personen verteilt. Wenn sich die Arbeit verändert, kann die Dokumentation veralten. Process Mining unterstützt Sie dabei, Ereignisdaten mit dokumentierten Prozessen zu vergleichen. Prozessmodelle bieten Ihrem Team zugleich eine gemeinsame Referenz für Rollen, Freigaben und Qualitätsanforderungen.

Was sagen Rollenabdeckung und Prozessgesundheit aus?

Die Rollenabdeckung zeigt, ob ein Prozess die erforderlichen Rollen umfasst, etwa eine Prozessverantwortliche oder einen Prozessverantwortlichen, Beteiligte und für Freigaben zuständige Personen. So erkennen Sie fehlende oder unklare Zuständigkeiten im Prozess. Die Rollenabdeckung bezieht sich auf Prozessrollen, nicht auf die Leistung einzelner Personen.

Ein Wert zur Prozessgesundheit fasst einen Prozess anhand von fünf Qualitätsdimensionen zusammen (CURES-Framework). Er hilft Ihnen, Prozesse zu erkennen, die möglicherweise geprüft werden sollten. Aussagekräftig ist er jedoch nur, wenn die zugrunde liegenden Kennzahlen und Daten geeignet sind. Nutzen Sie den Wert als Ausgangspunkt für weitere Untersuchungen, nicht als Ersatz dafür, die Ursachen des Ergebnisses zu verstehen.

Wie erkennen Sie Lücken bei Zuständigkeiten oder der Prozessgesundheit?

Beginnen Sie mit einem Prozess, für den Ihr Team bereits verantwortlich ist. Prüfen Sie die dokumentierten Rollen und Freigabepunkte und vergleichen Sie diese anschließend mit den verfügbaren Betriebsdaten.

Möglicherweise stellen Sie fest, dass einem Prozess keine verantwortliche Person eindeutig zugeordnet ist, im Modell eine Freigaberolle fehlt oder die tatsächliche Ausführung vom dokumentierten Ablauf abweicht. Ein Wert zur Prozessgesundheit kann ebenfalls auf einen Prüfbedarf hinweisen, wenn KPIs oder Qualitätskennzahlen außerhalb Ihrer Erwartungen liegen.

Process Mining unterstützt Sie dabei, Abweichungen, Nacharbeit, Engpässe und Schwankungen der Zykluszeit zu untersuchen. Die Erkenntnisse zeigen, worauf Sie sich konzentrieren sollten. Ihr Team entscheidet, was geändert wird.

Wie schließen Sie eine Lücke und halten die Governance aufrecht?

Nutzen Sie die Belege, um eine konkrete Änderung zu vereinbaren. Aktualisieren Sie das Prozessmodell, klären Sie Rollen und Freigabewege und dokumentieren Sie die relevanten Qualitätsanforderungen und KPIs. Prüfen Sie die Änderung anschließend im Rahmen Ihres Governance-Prozesses.

Mit Process Simulation können Sie vorgeschlagene Szenarien vor der Umsetzung vergleichen. Die Simulation unterstützt die Entscheidungsfindung, setzt aber keine Änderungen um und garantiert kein bestimmtes Ergebnis.

Einen praktischen Rahmen für Zuständigkeiten und Entscheidungsrechte finden Sie im RACI-Leitfaden. Weitere Informationen zu Freigaben und Änderungssteuerung enthält der Leitfaden zur Prozess-Governance.

Wie unterstützt Process Mining die Prozess-Exzellenz?

Process Mining nutzt Ereignisdaten, um zu zeigen, wie die Arbeit in der Praxis abläuft. Sie können Prozessflüsse untersuchen, Abweichungen und Engpässe erkennen und Betriebsdaten mit dokumentierten Prozessen vergleichen.

So erhält Ihr Business-Analyst oder Ihre Beraterin für Prozess-Exzellenz eine konkrete Grundlage für die Zusammenarbeit mit Prozessverantwortlichen und Teams. Statt sich ausschließlich auf Interviews oder veraltete Diagramme zu stützen, können Sie anhand verfügbarer Daten untersuchen, wo die tatsächliche Ausführung abweicht und welche KPIs Aufmerksamkeit erfordern.

Erfahren Sie mehr über Process Mining. Informationen zur Prüfung der Prozessgesundheit finden Sie in der Dokumentation zur Prozessgesundheit.

Wie steuern Sie Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg?

Eine gemeinsame Prozessarchitektur hilft Ihnen, Zuständigkeiten, Modelle und Governance-Informationen über Abteilungen hinweg einheitlich zu halten. ProcessMind verbindet die Prozessdokumentation mit Betriebsdaten. So erhalten Ihre Teams eine gemeinsame Sicht auf Prozessrollen, Freigaben, Modelle und Änderungen.

Beginnen Sie mit einem Prozess und übertragen Sie das Vorgehen auf weitere Bereiche, während sich Ihr Governance-Modell weiterentwickelt. Jede Abteilung kann zu einem gemeinsamen Verständnis der Arbeitsabläufe beitragen, ohne alle Prozesse gleichzusetzen.

Wie sollten Sie beginnen?

Wählen Sie einen durchgängigen Prozess, bei dem Zuständigkeiten unklar sind, die Leistung schwankt oder Änderungen schwer zu steuern sind. Legen Sie die Prozessverantwortlichen, die wichtigsten Rollen, Freigabepunkte und kritischen KPIs fest. Prüfen Sie anschließend die verfügbaren Ereignisdaten und vergleichen Sie die tatsächliche Ausführung mit dem dokumentierten Prozess.

Nutzen Sie Ihre Erkenntnisse, um eine Lücke zu schließen: Klären Sie eine Rolle, aktualisieren Sie einen Freigabeweg oder untersuchen Sie eine Kennzahl zur Prozessgesundheit. Ermitteln Sie eine Ausgangsbasis, dokumentieren Sie die vereinbarte Änderung und vergleichen Sie bei Bedarf vor der Umsetzung verschiedene Szenarien mithilfe einer Simulation. ProcessMind bietet Ihnen ein gemeinsames System für Prozessverantwortung, Qualität, Freigaben, Leistungsmessung und kontinuierliche Verbesserung.

Lesen Sie den Leitfaden zur Prozess-Governance und erfahren Sie, wie Verantwortlichkeiten und Freigaben in einen umfassenderen Governance-Ansatz eingebunden werden.

Was können Sie im Zeitverlauf verfolgen?

Wenn Sie dieses Vorgehen auf weitere Prozesse übertragen, können Sie mit einheitlichen Kennzahlen Folgendes prüfen:

• Ob jedem Prozess eine verantwortliche Person und die erforderlichen Rollen eindeutig zugeordnet sind
• Ob Freigabewege und Prozessdokumentation der vereinbarten Governance entsprechen
• Wie sich Prozess-KPIs und Qualitätskennzahlen im Zeitverlauf verändern
• An welchen Stellen die tatsächliche Ausführung vom dokumentierten Prozess abweicht
• Welche Prozesse weitere Untersuchungen oder Verbesserungen erfordern

Die Ergebnisse hängen vom Prozessumfang, der Datenqualität und davon ab, wie konsequent Ihre Teams die Prozessinformationen pflegen. Beginnen Sie mit einer gezielten Prüfung und erweitern Sie den Umfang dort, wo es Ihrer Organisation hilft, Zuständigkeiten und Prozessgesundheit zu klären.

Zuständigkeiten und Prozessgesundheit für einen Prozess festlegen