Task Mining: Neleri kaydeder, yerine ne kullanabilirsiniz?

Task Mining, uygulamalardaki etkinlikleri çoğunlukla tıklamaları, tuş vuruşlarını ve ekran içeriğini kaydeden masaüstü yazılımlarıyla izler. Arayüz düzeyinde ayrıntı sunarken çalışanlar hakkında da veri toplar. İşin nasıl yürüdüğünü incelemeden önce gizlilik, güven ve işyeri temsilcilerinin kaygılarını ele almanız gerekebilir.

Kişileri izlemeden de işleyişi inceleyebilirsiniz. Önce işi yapanlardan süreci anlatmalarını isteyin, sonra anlattıklarını sistemlerinizin oluşturduğu Event Loglarıyla kontrol edin. Anlatmaktansa göstermenin daha kolay olduğu durumlarda, belirli bir ekran adımını kaydetmeyi seçebilirler. Yapay zekâ destekli modelleme, bu anlatımları ekibin gözden geçirip sahiplenebileceği bir süreç modeline dönüştürmeye yardımcı olur.

Task Mining neleri kaydeder?

Task Mining yazılımı, bir uygulamanın kullanıcı arayüzündeki etkinlikleri kaydeder. Kullanılan araca bağlı olarak masaüstü etkinlik kaydı; kişilerin hangi uygulamaları kullandığını, hangi ekranları açtığını, hangi alanları doldurduğunu ve bu işlemleri hangi sırayla yaptığını gösterebilir. Bazı araçlar bağlam sağlamak için ekran görüntülerini de kaydeder.

Bu kayıtlar, sistem Event Loglarında bulunmayan arayüz ayrıntılarını ortaya çıkarabilir. İşler elektronik tabloda, e-postada veya süreçle ilgili çok az olay kaydeden bir uygulamada yürütülüyorsa sistem günlüğü ne olduğunu göstermeyebilir.

Buradaki temel ödünleşim şudur: Masaüstü kayıtları, çalışanlar hakkında veri toplar. Sonuçları daha sonra toplu hâle getirmek, yazılımın başlangıçta ne kaydettiğini değiştirmez.

Task Mining kurulumu neleri kapsar?

Task Mining demosu analiz sürecini gösterir; ancak kurulum, kapsam dahilindeki masaüstü bilgisayarlara kayıt yazılımı yüklemeyi ve bakımını yapmayı da gerektirir.

Masaüstü bilgisayarlara kurulum. Task Mining, kişilerin kullandığı uygulamalarla birlikte çalışan bir yazılıma dayanır. Bu da genellikle kapsam dahilindeki tüm masaüstü bilgisayarlara kurulum yapılması, yönetici haklarının veya bir BT paketinin kullanılması, sürümlerin güncellenmesi ve ortak kullanılan bilgisayarlar, sanal masaüstleri ve yüklenicilerin dizüstü bilgisayarları için planlama yapılması anlamına gelir. Çalışanlar kayıt yazılımının yüklü olduğunu da görür.

İş sırasında kayıt. Kayıt yazılımı, yalnızca incelemek istediğiniz sürecin yürütüldüğü sırada değil, kayıt dönemi boyunca çalışır. İş sistemindeki bir vaka, kayıt oluşturulduğunda başlar; bir kişinin iş günü bu sınıra uymaz. Bu süre içinde ekranda görünen her şey, toplamayı amaçlamadığınız etkinlikler de dahil olmak üzere kayıt kapsamına girebilir.

Performans ayarı. Birden fazla uygulamaya bağlanan yazılımın, uygulamaları yavaşlatmaması için ayarlanması gerekir. Hariç tutulan öğeleri ve kayıt aralıklarını düzenlemek gerekebilir. Performans sorunları da kurulumun kabul görmesini zorlaştırabilir.

Kişisel veri ve filtreleme. Ekran kaydı; müşteri adlarını, hesap numaralarını, adresleri, vaka notlarını ve bazı süreçlerde sağlık veya maaş bilgilerini toplayabilir. Kurallar e-posta adreslerini veya kart numaralarını algılayabilir, ancak filtreler bulmak üzere tasarlanmadıkları verileri gözden kaçırabilir. Geniş kapsamlı kurallar, kaydı anlamlı kılan bağlamı da silebilir. Filtreleme veri toplandıktan sonra yapılır; ilk kaydı engelleyemez.

İşlem akışlarını yeniden oluşturma ve temizleme. İnsanlar aynı anda birden fazla vakayla ilgilenir, uygulamalar arasında geçiş yapar, telefon görüşmeleri yapar ve işleri yarım bırakır. Kayıt yazılımı arayüz etkinliklerini gördüğü için analizde bir tıklamanın hangi vakaya ait olduğu, görevin nerede başlayıp bittiği ve hangi parçaların birbiriyle ilişkili olduğu çıkarımla belirlenir. Ortaya çıkan adımların anlamlı olması için bu akışları çoğu zaman elle temizlemek gerekir.

Bulutta işleme. Birçok Task Mining ürünü ekran görüntülerini ve olayları tedarikçinin bulutunda işler. Bu da verilerin nerede saklandığı, ne kadar süre tutulduğu, kimlerin sorgulayabildiği ve hangi alt işleyenlerin sürece dahil olduğu gibi soruları gündeme getirir. Değerlendirmenizin bir parçası olarak bu ayrıntıları yazılı olarak isteyin.

Bu gereklilikler, Task Mining’in belirli bir soruyu yanıtlayamayacağı anlamına gelmez. Ancak çalışmanın; kayıt yazılımı kurmanın gerektirdiği güvenin yanı sıra kurulum, ayarlama, filtreleme ve temizleme işlerini de kapsadığı anlamına gelir. Tedarciden, sistemi bir yıldır kullanan bir müşteriyle sizi görüştürmesini ve sürekli temizliğin ne kadar iş gerektirdiğini açıklamasını isteyin.

Masaüstü kaydı çalışanların güvenini neden zedeleyebilir?

Gizlilik, yöntemden ayrı bir teknik konu değildir. Kişisel etkinlikleri kaydeden yazılımlar, amacınız bir süreci incelemek olsa bile çalışan düzeyinde görüntülenebilen veya sorgulanabilen veriler oluşturur.

Çalışanlar, verilerin nasıl kullanılabileceğini haklı olarak merak edebilir. İzlendiklerini düşünürlerse kayıt sırasında resmî prosedüre daha sıkı uyabilir veya istisnaları ele almalarına yardımcı olan geçici çözümleri anlatmaktan kaçınabilirler. Böylece süreç keşfinin dayandığı açık ve samimi yanıtları alamama riski doğar.

Bulunduğunuz yere ve kuruluşunuza bağlı olarak yasal gereklilikleri, şeffaflığı ve işyeri temsilcileriyle yapılması gereken anlaşmaları da ele almanız gerekebilir. Ancak çalışanları izlemek yalnızca aşılması gereken bir uyumluluk engeli değildir. Verileri toplamak için güven harcarsınız ve bu, öğrendiklerinizi etkileyebilir.

Ekran kayıtları, arayüz ayrıntılarından oluşan büyük miktarda veri de üretebilir. Pencereler arasındaki geçişleri ve alanlara girilen bilgileri incelemek çaba gerektirir. Sonuçta sürecin nasıl işlediğini açıklamaktan çok bir yazılım arayüzünü tarif eden veriler elde edebilirsiniz.

Çalışanları izlemeden işleyişi nasıl keşfedebilirsiniz?

İşleyişi anlamak ve sistemlerin kaydettikleriyle karşılaştırmak için yapılandırılmış görüşmeleri ve çalışanların katılımıyla hazırlanan dokümantasyonu Event Log analiziyle bir araya getirebilirsiniz.

1. İşi yapan kişilere danışın

İşi yapan kişiler, hiçbir sistemin kaydetmediği kısımlar dahil, işleyişin gerçekte nasıl yürüdüğünü bilir: telefon görüşmeleri, iki sistemi karşılaştırmak için kullanılan elektronik tablolar veya e-postayla ele alınan istisnalar. Ne olduğunu ve nedenini açıklayabilirler.

Bir kişinin performansını değil, süreci ve istisnalarını sorun. Görüşme sırasında net olmayan adımları takip sorularıyla açabilir, bu adımların nedenlerini anlayabilirsiniz. Ekran kaydı tek başına bu bağlamı sağlayamaz.

Ekrandaki bir adım da işleyişi açıklamaya yardımcı olabilir. İşi yapan kişi, ilgili ekranı kaydetmeyi, görüntüyü kırpmayı, kişisel verileri karartmayı ve buna eşlik edecek talimatı yazmayı seçebilir. Kaydı süreç modelindeki bir etkinliğe ekleyebilir. Böylece tüm iş gününü kaydetmek yerine tek bir adımı belgelemiş olursunuz.

2. Yapay zekâ desteğiyle süreç modeli taslağı hazırlayın

Ekip süreci anlattıktan sonra yapay zekâ destekli modelleme ilk taslağı oluşturmanıza yardımcı olabilir. Süreci yürüten kişiler daha sonra taslağı gözden geçirip düzeltebilir. Yapay zekâ ilk modeli oluşturmaya yardımcı olur; çalışanların bilgisinin veya onayının yerini almaz.

Bu yaklaşımın süreç çalışmalarındaki yerini öğrenmek için yapay zekâ destekli süreç yönetimine göz atın.

3. Modeli Event Log ile karşılaştırın

Süreç modeli, ekibin işleyişi nasıl anladığını anlatır. Event Logları ise sistemlerin neleri kaydettiğini gösterir. ERP, CRM, ITSM, WMS ve MES gibi iş sistemleri, bir vakanın durumu değiştiğinde çoğu zaman vaka kimliğini, etkinliği ve zaman damgasını kaydeder. Bu bilgiler, herhangi bir kişinin ekrandaki etkinliğini izlemeden vakaların gerçekte nasıl ilerlediğini yeniden oluşturmak için yeterlidir.

İkisini karşılaştırarak dokümante edilmemiş adımlar veya beklenen süreçten sapmalar gibi araştırmaya değer farklılıkları bulabilirsiniz. Görünümün her bir bölümünün kaynağını açıkça belirtin: Event Logdan çıkarılan bir adım, görüşmede anlatılan adımla aynı şey değildir.

Bu verileri bulup hazırlama konusunda yol gösterici bilgiler için sistemlerinizden olay verilerini nasıl alacağınızı öğrenin.

4. Önerilen değişiklikleri uygulamadan önce sınayın

Süreci yansıtan bir modeliniz olduğunda simülasyon, önerilen değişiklikleri uygulamadan önce incelemenize yardımcı olabilir. Süreç modellerini ve Process Mining sonuçlarını bir arada tutmak, çalışanların anlattıklarıyla sistem verilerinin gösterdiklerini ilişkilendirmeyi kolaylaştırır. Süreç modellemeyi Process Mining ile birleştirme hakkında daha fazla bilgi edinin.

Bu yaklaşımla hiç kaydedilmemiş bilgileri geri getiremezsiniz. Kişilerin masaüstü etkinliklerini toplamadan, sistemlerdeki kanıtları işi yapan kişilerin bilgisiyle bir araya getirirsiniz.

ProcessMind neleri yapar, neleri yapmaz?

ProcessMind, çalışanların sağladığı materyalleri, yapay zekâ destekli modellemeyi, süreç dokümantasyonunu, Event Log analizini ve simülasyonu bir araya getirir. Masaüstü kayıt yazılımı çalıştırmaz.

İş akışı, kuruluşun elindeki materyallerle başlar ve gözden geçirilmiş, paylaşılan bir süreç modeline doğru ilerler:

1. Çalışanlar, işleyişi anlatan materyalleri yükler. Prosedürler, kontrol listeleri, şablonlar, dışa aktarılan dosyalar ve ekran görüntüleri artefakt olarak sürece eklenebilir. Desteklenen dosya türleri, içeriklerinin okunabilmesi, aranabilmesi ve bağlam olarak kullanılabilmesi için önceden işlenir.
2. Yapay zekâ bu materyallerden üst düzey bir süreç taslağı oluşturur. Yüklenen dokümanlar ve kısa bir açıklama, ekibin gözden geçirebileceği ilk sürümü sunan yapay zekâ ile süreç oluşturma özelliğine girdi sağlar.
3. Ekip, modeli BPMN 2.0 ile ayrıntılandırır. Ekip üyeleri etkinlikleri, olayları ve gateway’leri elle veya asistan yardımıyla yeniden adlandırabilir, ekleyebilir ve birbirine bağlayabilir. Değişikliği uygulamadan önce farkları gözden geçirebilirler.
4. İşi yapanlar etkinliklere ayrıntı ekler. Bir ekran adımını kaydedebilir, talimatını yazabilir ve ilgili SOP’yi, politikayı veya şablonu ekleyebilirler.
5. Ekip modeli gözden geçirip onaylar. Süreç; Taslak, İnceleniyor, Onaylandı ve yayımlandı aşamalarından geçer. Sürecin sorumlusu, sürüm geçmişi ve onay kaydı da tutulur.
6. Ekip, süreci görüntüleyicilerle paylaşmak üzere yayımlar. Yayımlanan sürüm, Process Portal içindeki görüntüleyici kullanıcılar tarafından görülebilir. Dokümantasyon Word, PDF veya Markdown biçiminde dışa aktarılabilir ya da yazdırılabilir.

Event Log analizi ve simülasyon da bu iş akışının parçasıdır. Sistem verilerinden süreç üzerinde Process Mining yapabilir, önerilen bir değişikliği uygulamadan önce sınayabilirsiniz.

ProcessMind şunları yapmaz:

• Çalışanların masaüstü bilgisayarlarına aracı yüklemek.
• Ekranları sürekli veya arka planda kaydetmek.
• Tuş vuruşlarını kaydetmek.
• Uygulama etkinliklerini kişi bazında izlemek.
• Kişiye özel verimlilik profilleri oluşturmak.

ProcessMind’de ekranı elle kaydetme özelliği de vardır. Bir kişi, işleyişi açıklamak için tek bir adımın ekran görüntüsünü veya kısa kaydını almayı seçer. Düzenleyici, OCR kullanarak kişisel veri içerebilecek alanları otomatik olarak karartır. Yazar, kaydetmeden önce bu alanları düzeltebilir. Bir kişi kaydetmeyi seçmedikçe hiçbir şey kaydedilmez.

Süreç keşfinde çalışanların güveni neden önemlidir?

Süreç iyileştirme, çalışanların işlerin gerçekte nasıl yürüdüğünü, resmî dokümantasyonda yer almayan geçici çözümler ve istisnalar dahil, anlatmaya istekli olmasına bağlıdır.

İşi bilen kişileri sürece dahil edin, odağınızın süreç olduğunu açıkça belirtin ve anlattıklarını sistemlerde zaten bulunan verilerle kontrol edin. Kullanılan veriler hakkında pratik bir genel bakış için sistemlerinizden olay verilerini nasıl alacağınızı öğrenin. Süreç kanıtlarının otomasyon fırsatlarını nasıl ortaya çıkardığını anlamak için RPA’nın ne olduğuna göz atın.

Arayüz kaydı hangi durumlarda haklı görülebilir?

İşin tamamı hiçbir şeyi kaydetmeyen bir sistemde yürütülüyorsa ve eldeki tek kanıt etkileşim ayrıntılarıysa arayüz düzeyinde kayıt almayı değerlendirebilirsiniz.

Bu yöntemi değerlendiriyorsanız kayıt süresini sınırlayın, yaklaşımı çalışanlarla ve temsilcileriyle birlikte belirleyin, sonuçları süreç düzeyinde analiz edin. Kişi bazında verilere erişim ve bu verilerin ne kadar süre tutulacağı konusunda net sınırlar koyun. Bu önlemler, gizlilik, hukuk ve güven üzerindeki etkileri değerlendirmeniz gerektiği gerçeğini değiştirmez.

Bu yaklaşım, bir kuruluşa kayıt yazılımı yükleyip verilerin nasıl kullanılacağına sonradan karar vermekten farklıdır. Daha sınırlı bir seçenek, işi yapanlardan işleyişi açıklamalarına yardımcı olduğunda belirli ekran adımlarını kaydetmelerini istemektir. Kayıt bilinçli olarak, süreçteki belirli bir adıma bağlı biçimde ve yalnızca bir kişi seçtiğinde alınır.