ทำไมจึงสร้าง ProcessMind: ที่มาของผลิตภัณฑ์
บทเรียนจาก ProcessGold และ UiPath เหตุผลที่โมเดลกับข้อมูลควรอยู่ด้วยกัน และวงจรการทำงานที่เราสร้างขึ้น.
ทำไมจึงสร้าง ProcessMind: สิ่งที่เราตั้งใจทำ
หลายคนถามว่า ProcessMind มีขึ้นเพื่ออะไร คำตอบสั้นๆ คือวงจรเดียว: วิเคราะห์สิ่งที่เกิดขึ้น ออกแบบสิ่งที่ควรเกิดขึ้น และจำลองการเปลี่ยนแปลง.
เราสร้าง ProcessMind เพราะพบช่องว่างเดิมซ้ำๆ process mining ช่วยให้ทีมเห็นว่างานดำเนินไปจริงอย่างไร ส่วนโมเดลกระบวนการบอกว่างานควรดำเนินไปอย่างไร แต่เครื่องมือส่วนใหญ่มักแยกคำตอบสองส่วนนี้ไว้คนละผลิตภัณฑ์และอยู่กับคนละทีม ทำให้การวิเคราะห์จบลงก่อนที่จะเชื่อมโยงข้อมูลทั้งสองด้านเข้าด้วยกัน.
ช่วงเวลาที่ทำให้เราเชื่อมั่นในสิ่งที่ทำมักเป็นเรื่องเล็กๆ มีคนเปิดดูกระบวนการที่ทำงานด้วยมาหลายปี แล้วพูดคล้ายกันทุกครั้งว่า “ตอนนี้ฉันเห็นกระบวนการที่ทำมาหลายปีแล้ว” “นี่คือสิ่งที่เราคาดไว้ และตอนนี้เรามีข้อมูลให้ตรวจสอบแล้ว” “ไม่เคยรู้เลยว่าเกิดเรื่องแบบนี้ขึ้น”.
คำพูดเหล่านั้นมีความหมาย เพราะความรู้เกี่ยวกับกระบวนการกระจายอยู่ตามเอกสาร ระบบ และประสบการณ์ของผู้คน แผนภาพแสดงกระบวนการตามที่ตั้งใจไว้ ส่วนข้อมูลแสดงสิ่งที่เกิดขึ้นจริง แต่การดูเพียงอย่างใดอย่างหนึ่งยังไม่บอกว่าควรปรับอะไรต่อ เราอยากให้ผู้คนหาคำตอบจากคำถามของตัวเองได้ โดยไม่ต้องรอให้มีโครงการมาขวางทาง.
สิ่งที่เราเรียนรู้จาก ProcessGold และ UiPath
ProcessMind สร้างโดยผู้ก่อตั้ง ProcessGold ซึ่ง UiPath เข้าซื้อกิจการในปี 2019 ประสบการณ์ในช่วงหลายปีนั้นหล่อหลอมวิธีคิดของเรา และเป็นเหตุผลที่ทำให้ผลิตภัณฑ์ออกมาเป็นแบบนี้.
เราเคยเห็นข้อมูลเหตุการณ์เผยให้เห็นเส้นทางการทำงานจริง และเห็นหลักฐานเหล่านั้นตอบคำถามที่เอกสารกระบวนการตอบไม่ได้ แต่เราก็เรียนรู้เช่นกันว่า การวิเคราะห์เพียงอย่างเดียวแทบไม่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง.
สิ่งที่ช่วยให้กระบวนการเปลี่ยนแปลงได้คือภาพที่ทุกคนเข้าใจร่วมกัน ตัวเลขอยู่บนโมเดลที่ทีมมองว่าเป็นกระบวนการของตัวเอง และใช้สัญลักษณ์ที่คนอื่นในองค์กรอ่านเป็นอยู่แล้ว เรื่องนี้ต้องอาศัยทั้งการสร้างแบบจำลองและการวิเคราะห์ แต่ในชุดเครื่องมือส่วนใหญ่กลับไม่มีใครรับผิดชอบงานส่วนนี้.
สิ่งที่เครื่องมืออื่นมองข้าม
การใช้เครื่องมือหลายตัวแยกกันอาจดูยืดหยุ่นในตารางเปรียบเทียบ แต่ค่าใช้จ่ายจริงสูงกว่าค่าไลเซนส์มาก.
เราพบปัญหาเดิมๆ อยู่สามข้อ การเริ่มต้นต้องทำเป็นโครงการ ต้องมีผู้เชี่ยวชาญ ต้องรอ และมักต้องสร้างตัวเชื่อมต่อก่อนจึงจะโหลดข้อมูลได้ ค่าบริการคิดในระดับโครงการ ทำให้คนที่เข้าถึงเครื่องมือได้คือคนที่หาเหตุผลทางธุรกิจมารองรับงบประมาณ ไม่ใช่คนที่ใกล้ชิดกับงานที่สุด และแต่ละคำถามก็ต้องใช้เครื่องมือคนละตัว จึงแทบไม่เคยได้ทำ process mining การสร้างแบบจำลอง และการจำลองกระบวนการร่วมกัน.
ปัญหาเหล่านี้ไม่ได้เกิดจากเทคโนโลยี แต่เกิดจากวิธีจัดแพ็กเกจ และเป็นตัวกำหนดว่าใครจะได้ตั้งคำถามเกี่ยวกับกระบวนการของตัวเอง.
การเปรียบเทียบเครื่องมือมักดูที่ความสามารถ แต่สิ่งที่สำคัญกว่าคือ ต้องเตรียมอะไรบ้างกว่าจะได้คำตอบแรกที่นำไปใช้ได้ ประสบการณ์ของเราที่ ProcessGold และ UiPath ทำให้เห็นทั้งสองด้าน ทั้งสิ่งที่เทคโนโลยีแสดงให้เห็นได้ และงานที่ต้องทำก่อนใครจะได้เห็นผลลัพธ์.
สิ่งที่เราเลือกสร้างขึ้นมาแทน
พื้นที่ทำงานเดียว วงจรเดียว วิเคราะห์ข้อมูล ออกแบบกระบวนการ แล้วจำลองการเปลี่ยนแปลง.
ProcessMind เป็นแพลตฟอร์ม process intelligence ที่รวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว ทั้ง process mining การสร้างแบบจำลอง BPMN 2.0 การจำลองกระบวนการ แดชบอร์ด และการกำกับดูแล ใช้พื้นที่ทำงานและชุดข้อมูลเดียวกัน จึงไม่ต้องส่งออกข้อมูลไปมาระหว่างเครื่องมือ หรือโหลดข้อมูลกลับเข้าไปใหม่เมื่อมีการแก้โมเดล.
AI ช่วยในทุกขั้นตอนของวงจรนี้ ตั้งแต่จับคู่คอลัมน์ในไฟล์ที่อัปโหลด สร้างแผนภาพแรกจากคำอธิบายกระบวนการ ไปจนถึงชี้ให้เห็นจุดที่เสียเวลา AI รวมอยู่ในทุกแพ็กเกจ ไม่ได้ขายเป็นโมดูลแยก เพราะช่วยให้ทีมธุรกิจทำงานครบวงจรได้อย่างรวดเร็ว.
โมเดลกับข้อมูลควรอยู่ด้วยกัน
มุมมองจากข้อมูลแสดงเส้นทางที่แต่ละเคสผ่าน ส่วนโมเดลกระบวนการช่วยอธิบายว่างานควรดำเนินไปอย่างไร เราอยากให้ทั้งสองอย่างอยู่ในที่เดียวกัน แทนที่จะปล่อยให้อัลกอริทึมเป็นตัวกำหนดภาพทั้งหมด.
คุณเริ่มจากโมเดลแล้วตรวจสอบกับข้อมูล หรือสำรวจข้อมูลก่อนแล้วค่อยปรับโมเดลตามสิ่งที่เรียนรู้ก็ได้ BPMN รองรับมากกว่าการแยกและรวมเส้นทางแบบง่ายๆ ทั้งกิจกรรมที่ทำพร้อมกัน Subprocesses และ swimlane ก็เป็นส่วนหนึ่งของสัญลักษณ์มาตรฐาน อีกทั้งยังนำเข้าและส่งออกโมเดลได้ ความรู้เกี่ยวกับกระบวนการของคุณจึงไม่ถูกผูกไว้กับเครื่องมือแก้ไขของเรา.
ทีมของคุณตรวจทานและปรับปรุงโมเดล โดยโมเดลยังคงเป็นจุดอ้างอิงสำหรับการวิเคราะห์ สิ่งที่เราให้ความสำคัญที่สุดคือการเก็บโมเดลกับข้อมูลไว้ด้วยกัน เพื่อให้ความรู้อยู่กับคนที่รับผิดชอบกระบวนการ และคนที่มารับช่วงต่อก็อ่านเข้าใจได้.
จำลองกระบวนการบนโมเดลเดียวกันได้เลย
การวิเคราะห์อธิบายสิ่งที่เกิดขึ้น ส่วนการจำลองกระบวนการช่วยสำรวจสิ่งที่อาจเกิดขึ้นภายใต้สมมติฐานต่างๆ เราเพิ่มความสามารถนี้ไว้ เพราะการตัดสินใจปรับปรุงกระบวนการต้องพิจารณาทางเลือกหลายด้าน ซึ่งข้อมูลในอดีตเพียงอย่างเดียวตอบไม่ได้.
โมเดล BPMN เดียวกันใช้ทำงานได้ทั้งสองอย่าง คุณวางผลการจำลองไว้ข้างข้อมูลจริงเพื่อดูผลของการเปลี่ยนแปลงก่อนตัดสินใจได้ ไม่ว่าจะเพิ่มผู้ตรวจสอบ ตรวจสอบให้เร็วขึ้น หรือตัดขั้นตอนออก การจำลองกระบวนการไม่ได้ตัดสินใจแทนคุณหรือรับประกันผลลัพธ์ แต่ช่วยให้มีตัวเลขไว้ประกอบการพิจารณา อ่านเพิ่มเติมได้ที่วิธีทำงานของการจำลองกระบวนการ.
เริ่มจากข้อมูลที่คุณมีอยู่แล้ว
จุดเริ่มต้นที่ดีที่สุดคือไฟล์ส่งออกที่คุณมีอยู่แล้ว แม้จะเป็นสเปรดชีตที่ใครสักคนเก็บแยกไว้ก็ตาม.
อัปโหลดไฟล์ แล้ว AI จะจับคู่คอลัมน์กับกระบวนการ คุณจึงได้คำตอบเบื้องต้นก่อนตัดสินใจเรื่องการเชื่อมต่อ หากภายหลังต้องดึงข้อมูลจากระบบอย่างต่อเนื่องและมีการจัดการ ก็ใช้ตัวเชื่อมต่อได้ แต่ไม่จำเป็นต้องมีตั้งแต่เริ่มต้น.
ตั้งใจคิดราคาต่อที่นั่งผู้ใช้
การเปิดให้เริ่มใช้งานด้วยตัวเองและการคิดราคาต่อที่นั่งผู้ใช้เป็นแนวทางเดียวกับการออกแบบผลิตภัณฑ์ส่วนอื่น คุณสมัครใช้งาน โหลดข้อมูลของตัวเอง แล้วค่อยตัดสินใจว่าจะให้ใครเข้าถึงเพิ่มเติม ค่าใช้จ่ายจึงขึ้นอยู่กับจำนวนคนที่ต้องใช้ ไม่ใช่ขนาดของโครงการ.
ProcessMind ทำงานบนคลาวด์ จึงไม่ต้องติดตั้งหรือคอยอัปเดตระบบ การลงชื่อเข้าใช้ใช้ผู้ให้บริการข้อมูลระบุตัวตนที่คุณใช้อยู่แล้ว แต่ละ tenant แยกข้อมูลและผู้ใช้ออกจากกัน และโฮสต์ในสหภาพยุโรป.
การควบคุมสิทธิ์เข้าถึงและการกำหนดเจ้าของกระบวนการเป็นส่วนหนึ่งของแพลตฟอร์ม ไม่ใช่ส่วนเสริมสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ เพราะคนที่ต้องดูข้อมูลกระบวนการมักไม่ใช่คนที่ซื้อซอฟต์แวร์ คุณสามารถตรวจสอบแพลตฟอร์มเพื่อดูว่าความสามารถต่างๆ ตรงกับข้อกำหนดของคุณหรือไม่.
เราชอบผลิตภัณฑ์ของเราแน่นอน แต่สิ่งที่เราชอบยิ่งกว่าคือการช่วยให้ผู้คนเข้าใจและปรับปรุงกระบวนการของตนเอง ซอฟต์แวร์เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราทำสิ่งนั้นได้ ไม่ใช่เหตุผลที่เราทำ
สิ่งที่เราทำพลาดระหว่างทาง
เราไม่คิดว่าการตัดสินใจของเราถูกต้องเพียงเพราะเราเป็นคนตัดสินใจ การพัฒนา ProcessMind ทำให้เราได้เรียนรู้ว่าสมมติฐานข้อไหนควรปรับปรุง
- เราคิดว่าผู้ใช้จะเข้าใจมุมมองแรกได้ทันที แต่ผลลัพธ์ที่มีประโยชน์ยังต้องมีบริบทประกอบ เราจึงต้องทำให้เห็นได้ง่ายขึ้นว่าข้อมูลแสดงอะไร และเกี่ยวข้องกับโมเดลกระบวนการอย่างไร
- เราประเมินคุณค่าที่โมเดลเพิ่มให้ต่ำเกินไป เรามาจากวงการ process mining ที่แยกงานค้นหาข้อมูลเชิงลึกกับการสร้างแบบจำลองออกจากกัน ใช้เครื่องมือคนละตัว และมักเป็นคนละกลุ่มที่รับผิดชอบ ไม่ใช่เรื่องยากที่จะนึกภาพว่าสองส่วนนี้ไม่เชื่อมโยงกัน เพราะตลาดส่วนใหญ่ยังทำงานแบบนั้น แต่เมื่อเห็นทั้งสองส่วนอยู่ด้วยกัน พร้อมตัวเลขที่แสดงบนผังกระบวนการ ก็เปลี่ยนวิธีที่เราอ่านกระบวนการไป
- เราเรียนรู้ว่าความยืดหยุ่นต้องมาพร้อมคำแนะนำ การมีตัวเลือกไม่ได้ช่วยอะไร หากคุณไม่รู้ว่าตัวเลือกไหนเหมาะกับคำถามของคุณ เราจึงพัฒนาวิธีเชื่อมต่อจากการวิเคราะห์เบื้องต้นไปสู่การลงมือทำขั้นต่อไปที่มีประโยชน์
เราเป็นใคร
ProcessMind สร้างโดยทีมที่มีประสบการณ์จาก ProcessGold และ UiPath ประสบการณ์เหล่านั้นมีส่วนกำหนดทิศทางผลิตภัณฑ์ แต่ไม่อาจแทนที่การรับฟังผู้ใช้ได้ เราอยากให้ทีมต่างๆ แบ่งปันสิ่งที่รู้ ตรวจสอบสิ่งที่หลักฐานยืนยันได้ และตัดสินใจว่าจะปรับปรุงตรงไหนได้ง่ายขึ้น.
เครื่องมือไม่อาจรู้จักกระบวนการของคุณได้ดีกว่าคนที่ทำงานกับกระบวนการนั้น หน้าที่ของเราคือช่วยให้แบ่งปันความรู้ ตรวจสอบกับหลักฐาน และปรับปรุงได้ง่ายขึ้น อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับทีม ProcessMind ทำความรู้จักกับผู้เขียนบล็อก หรือดูหน้าร่วมงานกับเรา.
ก้าวต่อไป
เรายังคงพัฒนาตามวงจรเดิม ทำให้เข้าถึงคำตอบแรกได้ง่ายขึ้น เก็บโมเดลกับข้อมูลไว้ด้วยกัน และช่วยให้ทีมทดสอบการเปลี่ยนแปลงก่อนนำไปใช้.
นั่นหมายถึงการรองรับระบบและกระบวนการที่ทีมใช้งานจริงให้มากขึ้น ใช้ AI ในจุดที่ช่วยลดงานแทนที่จะเพิ่มเครื่องมืออีกชิ้น และลดเหตุผลที่ต้องเรียกผู้เชี่ยวชาญเข้ามาก่อนจะตั้งคำถามของตัวเองได้.
ProcessMind ไม่ได้มาแทนวิจารณญาณหรือความรู้เกี่ยวกับองค์กรของคุณ แต่เป็นพื้นที่ที่ช่วยนำทั้งสองอย่างมาพิจารณาร่วมกับหลักฐาน.
Where to Go From Here
คำกล่าวอ้างในหน้านี้ไม่มีความหมายจนกว่าจะได้ลองกับกระบวนการที่คุณรู้จัก และคุณไม่จำเป็นต้องมีตัวเชื่อมต่อหรือนัดคุยกับฝ่ายขายเพื่อทดลองใช้.
