Finanz- und Shared-Services-Prozesse verbessern

Prozessverbesserung in Finanz- und Shared-Services-Bereichen

Shared-Services-Teams bearbeiten täglich zahlreiche Transaktionen und Anfragen, etwa in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, im Reporting und in anderen Finanzbereichen. Process Mining zeigt, wie die Arbeit tatsächlich abläuft. Mit Prozessmodellierung und Simulation können Sie mögliche Änderungen bewerten. So erhalten Sie eine fundierte Grundlage, um die Kosten pro Transaktion zu senken und Service-Level-Ziele im Blick zu behalten.

Warum lässt sich die Verbesserung von Shared Services nur schwer belegen?

Durch die Zentralisierung wird das Transaktionsvolumen besser sichtbar. Durchschnittswerte können jedoch verschleiern, wo Zeit und Aufwand anfallen. Nacharbeit zwischen Fachabteilungen und Serviceteam, doppelte Freigaben, überalterte Rückstände und eine ungleichmäßige Arbeitsverteilung können sich auf Zykluszeit und Kosten pro Transaktion auswirken.

Außerdem müssen Sie nachweisen, dass geplante Änderungen die Investition rechtfertigen. Ein Business Case, der ausschließlich auf Annahmen beruht, hält einer Prüfung durch den Finanzbereich möglicherweise nicht stand. Eine gemessene Ausgangsbasis und klar dokumentierte Szenarioannahmen schaffen eine bessere Grundlage für Entscheidungen und Verrechnungsdiskussionen.

Wie unterstützt Process Mining Shared Services?

Process Mining verwendet Ereignisdaten aus Ihren Systemen, um zu zeigen, wie Cases einen Prozess tatsächlich durchlaufen. Sie können Prozessflüsse, Zykluszeiten, Übergaben, Nacharbeit und Abweichungen vom erwarteten Ablauf untersuchen.

Beginnen Sie bei der Anwendung von Process Mining auf Shared Services mit einem Service, bei dem sich jeder Case, seine Aktivitäten und die zugehörigen Timestamps identifizieren lassen. Vergleichen Sie die Ergebnisse nach Geschäftseinheit, Anfragetyp oder anderen relevanten Dimensionen, um Leistungsunterschiede zu erkennen. So können Sie Verbesserungen gezielt auf bestimmte Ursachen ausrichten, statt sich auf einen einzelnen Durchschnittswert zu verlassen.

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Wie sieht das Vorgehen in drei Schritten aus?

Gehen Sie in drei Schritten von den Belegen zur Entscheidung:

1. Analysieren Sie den aktuellen Prozess. Untersuchen Sie Daten aus ERP-, Finanzmanagement- oder Betriebssystemen, um eine Ausgangsbasis zu ermitteln. Verfolgen Sie Kennzahlen wie Kosten pro Transaktion, Zykluszeit, Rückstände und Service-Level.
2. Modellieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten. Dokumentieren Sie den aktuellen Prozess und geplante Änderungen mithilfe von Prozessmodellierung und BPMN. Stimmen Sie mit Finanzbereich, Betrieb, Compliance und IT ab, was sich ändern soll und wer für die einzelnen Schritte verantwortlich ist.
3. Simulieren Sie Szenarien. Vergleichen Sie Optionen wie zusätzliche Kapazitäten, weniger Übergaben, angepasste Freigaberegeln oder Automatisierung. Prüfen Sie vor der Entscheidung die erwarteten Auswirkungen auf Zykluszeit, Ressourcenbedarf und Compliance.

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Wie bereiten Sie belastbare Zahlen für eine Prüfung durch den Finanzbereich vor?

Beginnen Sie mit einer nachvollziehbaren Ausgangsbasis. Geben Sie an, welchen Prozess und Zeitraum Sie analysiert haben, wie Sie einen Case definiert haben und welche Kosten- und Servicekennzahlen Sie einbezogen haben. Trennen Sie beobachtete Ergebnisse von Schätzungen zu geplanten Änderungen.

Dokumentieren Sie für eine Verrechnung oder einen Business Case die Annahmen hinter jedem Szenario, etwa zu erwarteten Volumen, Personalbesetzung und Prozessänderungen. Vergleichen Sie jedes Szenario mit derselben Ausgangsbasis und zeigen Sie die Auswirkungen sowohl auf die Kosten pro Transaktion als auch auf die Service-Level. So lassen sich Zielkonflikte besprechen, ohne ein modelliertes Ergebnis als garantiert darzustellen.

[CtaStartTrial custom_title=“Ermitteln Sie eine Ausgangsbasis für einen Service” custom_content=“Untersuchen Sie einen klar abgegrenzten Prozess anhand vorhandener ERP- oder Ticketing-Exporte und ermitteln Sie Kennzahlen für den aktuellen Zustand.”]

Wo kann Process Mining Reibungsverluste in Shared Services aufdecken?

Betrachten Sie nicht nur das Gesamtvolumen und die durchschnittliche Zykluszeit. In Shared Services können sich Zykluszeiten je nach Geschäftseinheit, Anfragetyp oder Ausnahmeweg unterscheiden. Die Prozessanalyse kann Ihnen helfen, Muster wie die folgenden zu untersuchen:

• Nacharbeit zwischen Serviceteam und Fachabteilungen: Unvollständige Anfragen werden zur Korrektur zurückgeschickt und erneut in die Warteschlange aufgenommen.
• Doppelte Freigaben: Lokale Regeln können bestehen bleiben, nachdem die Arbeit an ein zentrales Team übergeht.
• Überalterte Rückstände: Auch bei gleichbleibender Größe der Warteschlange können einzelne Cases zu lange warten.
• Zuweisung nach Verfügbarkeit: Cases werden möglicherweise der gerade verfügbaren Person zugewiesen, statt der passenden Fachkraft oder Region.
• Ausnahmen außerhalb des Service-Level-Reportings: Ausnahmewege werden möglicherweise nicht nach denselben Kennzahlen erfasst wie Standard-Cases.

Diese Muster sind Ansatzpunkte für weitere Untersuchungen, aber kein Beweis für eine Ursache. Prüfen Sie gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen, was die Daten tatsächlich zeigen.

Mit welchen Ergebnissen können Sie rechnen?

Die Ergebnisse hängen von Ihren Daten, der Prozesskomplexität und den umgesetzten Änderungen ab. Teams setzen dieses Vorgehen typischerweise ein, um:

• Zykluszeiten von Transaktionen um 20–40 % zu senken, indem vermeidbare Wartezeiten und Nacharbeit reduziert werden.
• Die Kapazitätsplanung zu verbessern und den manuellen Aufwand zu verringern, um Betriebskosten zu senken.
• Prozessabweichungen und Kontrolllücken sichtbar zu machen.
• Reporting-Fristen durch klare Zuständigkeiten und den Abbau von Engpässen zu verbessern.
• Einen Business Case anhand von Ausgangs-KPIs und Szenariovergleichen zu erstellen.

Dies sind typische Ergebnisse, keine Garantien. Dashboards und KPIs helfen Ihnen dabei, nachzuverfolgen, ob Verbesserungen langfristig bestehen bleiben.

Rendite abschätzen.

Wie sollten Sie beginnen?

Wählen Sie einen Service mit hohem Volumen und klarer geschäftlicher Bedeutung, etwa die Rechnungsverarbeitung, den Zahlungsverkehr, den Monatsabschluss oder die Bearbeitung von Serviceanfragen. Legen Sie fest, welche Case-ID, Aktivitätsnamen, Timestamps und Geschäftsdimensionen Sie für die Analyse benötigen.

Binden Sie die relevanten Daten in ProcessMind ein, ermitteln Sie eine Ausgangsbasis und prüfen Sie den Prozessfluss gemeinsam mit den Verantwortlichen. Wählen Sie anschließend ein oder zwei Verbesserungsszenarien aus, die Sie modellieren und simulieren. Eine gezielte Analyse hilft Ihnen bei der Entscheidung, was Sie als Nächstes testen sollten, ohne gleich ein umfangreiches Transformationsprogramm zu starten.

Leitfaden zum Business Case lesen.

Ausgangsbasis für einen Service ermitteln

Beginnen Sie mit einem Service, dessen Abläufe Sie erklären oder verbessern müssen oder der bei einer Verrechnungsdiskussion eine Rolle spielt. Messen Sie zunächst die aktuelle Leistung, bevor Sie über mögliche Änderungen entscheiden.