Transformation/Rolle: Finance & Shared Dienste: Prozessoptimierung

Finanz- und Shared Dienste-Prozesse optimieren

Einführung

Finanz- und Shared Dienste sind essenziell für jedes Unternehmen. Sie steuern Buchungen, Reporting, Compliance und zentrale Dienste zur Unterstützung des Business. Doch trotz moderner IT kämpfen viele Organisationen im DACH-Raum mit Prozessineffizienzen, hohen Kosten und komplexen Compliance-Anforderungen. Marktführer optimieren daher ihre Prozesse gezielt: mit Process Mining, Prozessdesign und ProzessSimulation.

Problemstellung

Finanz- und Shared Dienste stehen im deutschsprachigen Raum vor ähnlichen Problemen:

• Langsame Buchungsprozesse: Lange Durchlaufzeiten verzögern Berichte und Entscheidungsprozesse.
• Hohe Betriebskosten: Ineffiziente Prozesse in Finance und Shared Dienste erhöhen Kosten.
• Komplexe Compliance: Stetig wachsende regulatorische Anforderungen machen Compliance aufwändig.
• Geringe Transparenz: Fehlende Prozesstransparenz erschwert fundierte Entscheidungen und Optimierung.

Methodik

Die Prozessoptimierung basierte auf einer strukturierten Methodik in mehreren Unternehmen mit den folgenden Schritten:

1. Process Mining:

• Analyse von Prozessen wie Kreditoren, Debitoren, Reporting und Shared Dienste auf Basis von Echtzeit-Daten aus SAP, Microsoft Dynamics oder anderen ERP-Systemen.
• Mapping der Ist-Prozesse mittels Process Mining zur Identifikation von Engpässen, Abweichungen und Ineffizienzen.

2. Prozessdesign:

• Workshops mit Stakeholdern liefern relevante Erkenntnisse und zeigen Verbesserungspotenziale auf.
• Prozesse werden neu gestaltet, um Workflows zu optimieren, manuelle Tätigkeiten zu minimieren und Effizienz zu steigern.
• Branchen-Best-Practices und Compliance-Anforderungen finden in standardisierten Prozessmodellen Anwendung.

3. ProzessSimulation:

• Simulation der optimierten Prozesse per Software, z.B. mit BPMN-Tools wie Signavio oder Camunda Modeler.
• Szenarien-Tests zur Bewertung von Auswirkungen auf KPIs wie Durchlaufzeit, Kosten und Compliance.
• Anpassung der Modelle zur kontinuierlichen Optimierung.

Resultate

Die Umsetzung von Process Mining, Design und Simulation bringt sichtbare Vorteile:

• Schnellere Prozesse: Buchungs- und Freigabezeiten wurden um 40 % reduziert.
• Kostenersparnisse: Automatisierte Finanz-Workflows und optimierte Shared Dienste senkten die Kosten um 30 %.
• Bessere Compliance: Standardisierte Workflows und Monitoring führten zu 50 % weniger Compliance-Verstößen.
• Maximale Transparenz: Dank Process Mining sind KPIs und Prozessabläufe in Echtzeit analysierbar.
• Höhere Effizienz: Manuelle Tätigkeiten sanken um über 50 %, der Fokus liegt jetzt auf strategisch wichtigen Aufgaben.

Mit Process Mining, Simulation, BPM-Tools und effizientem Workflow-Management gelingt die digitale Transformation: für mehr Effizienz, Kostenkontrolle und Compliance im Finanzbereich.