Transformation/Rolle: Finanzen und Shared Services

Use Case: Prozessverbesserung im Finanz- und Shared-Services-Bereich

Einführung

Die Abteilungen für Finanzen und Shared Services sind in jeder Organisation entscheidend, da sie Finanztransaktionen verwalten, Berichterstattung und Compliance sicherstellen und zentrale Dienste zur Unterstützung der Geschäftsabläufe bereitstellen. Trotz technologischer Fortschritte stehen viele Unternehmen vor betrieblichen Ineffizienzen, hohen Kosten und Herausforderungen bei der Genauigkeit und Einhaltung von Vorschriften. Um diese Probleme zu lösen, haben führende Unternehmen weltweit Projekte zur Prozessverbesserung mit Process Mining, Prozessdesign und Prozesssimulation initiiert.

Problemstellung

Die Abteilungen für Finanzen und Shared Services standen vor mehreren gemeinsamen Herausforderungen:

• Ineffiziente Transaktionsabwicklung: Lange Bearbeitungszeiten für Finanztransaktionen führten zu Verzögerungen bei Berichterstattung und Entscheidungsfindung.
• Hohe Betriebskosten: Ineffizienzen bei Finanz- und Shared-Services-Prozessen erhöhten die Kosten.
• Compliance-Herausforderungen: Komplexe und sich entwickelnde regulatorische Anforderungen machten das Compliance-Management ressourcenintensiv.
• Begrenzte Prozesssichtbarkeit: Unzureichende Transparenz in Finanzworkflows behinderte effektive Entscheidungen und Prozessoptimierungen.

Methodik

Die Initiativen zur Prozessverbesserung folgten einer strukturierten Methodik in mehreren Unternehmen, bestehend aus folgenden Schritten:

1. Process Mining:

• Einsatz von Process Mining Tools zur Analyse verschiedener Prozesse wie Kreditoren, Debitoren, Finanzberichterstattung und Shared Services.
• Erfassung von Daten aus ERP-Systemen, Finanzmanagement-Systemen und Betriebsprotokollen zur Abbildung der aktuellen Prozesse.
• Identifizierung von Engpässen, Abweichungen und Ineffizienzen in kritischen Workflows.

2. Prozessdesign:

• Durchführung von Workshops mit wichtigen Stakeholdern, um Einblicke zu sammeln und gemeinsame Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
• Neugestaltung von Prozessen zur Optimierung der Workflows, Reduzierung manueller Eingriffe und Steigerung der Effizienz.
• Entwicklung standardisierter Prozessmodelle, die bewährte Branchenpraktiken und Compliance-Anforderungen berücksichtigen.

3. Prozesssimulation:

• Simulation der neu gestalteten Prozesse mit fortschrittlicher Software, um Leistungskennzahlen vorherzusagen und potenzielle Probleme zu identifizieren.
• Testen verschiedener Szenarien, um die Auswirkungen vorgeschlagener Änderungen auf wichtige Leistungskennzahlen wie Transaktionsbearbeitungszeit, Betriebskosten und Compliance-Raten zu bewerten.
• Verfeinerung der Prozessmodelle basierend auf Simulationsergebnissen zur Sicherstellung optimaler Effizienz und Effektivität.

Ergebnis

Die Umsetzung von Prozessverbesserungsinitiativen in den Abteilungen für Finanzen und Shared Services führte zu erheblichen Vorteilen:

• Schnellere Transaktionsabwicklung: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Finanztransaktionen wurde um 40 % verkürzt, was die Berichtszeiten und die Entscheidungsfindung erheblich verbesserte.
• Reduzierte Betriebskosten: Optimierte Finanz- und Shared-Services-Prozesse sowie Automatisierung führten zu einer Senkung der Betriebskosten um 30 %.
• Verbesserte Compliance: Standardisierte Prozesse und erweiterte Überwachungsmöglichkeiten führten zu einer Verbesserung der regulatorischen Compliance um 50 %.
• Erhöhte Prozesssichtbarkeit: Process Mining Tools lieferten Echtzeit-Einblicke in Finanzoperationen, was bessere Entscheidungen und kontinuierliche Verbesserungen ermöglichte.
• Erhöhte Effizienz: Optimierte Workflows reduzierten den manuellen Aufwand um 50 %, was Ressourcen für strategische Initiativen freisetzte und die betriebliche Effizienz steigerte.

Durch den Einsatz von Process Mining, Prozessdesign und Prozesssimulation haben die Abteilungen für Finanzen und Shared Services ihre Abläufe erfolgreich transformiert, signifikante Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und verbesserte Compliance erreicht. Dieser Use Case zeigt das transformative Potenzial von Business Process Management Techniken zur Optimierung von Finanzfunktionen und Unterstützung der gesamten Unternehmensleistung.