Transformation/Rolle: Finance & Shared Services: Prozessoptimierung

Finanz- und Shared Services-Prozesse optimieren

Einführung

Finanz- und Shared Services sind essenziell für jedes Unternehmen. Sie steuern Buchungen, Reporting, Compliance und zentrale Services zur Unterstützung des Business. Doch trotz moderner IT kämpfen viele Organisationen im DACH-Raum mit Prozessineffizienzen, hohen Kosten und komplexen Compliance-Anforderungen. Marktführer optimieren daher ihre Prozesse gezielt – mit Process Mining, Process Design und Process Simulation.

Herausforderungen

Finanz- und Shared Services stehen im deutschsprachigen Raum vor ähnlichen Problemen:

• Langsame Buchungsprozesse: Lange Durchlaufzeiten verzögern Berichte und Entscheidungsprozesse.
• Hohe Betriebskosten: Ineffiziente Prozesse in Finance und Shared Services erhöhen Kosten.
• Komplexe Compliance: Stetig wachsende regulatorische Anforderungen machen Compliance aufwändig.
• Geringe Transparenz: Fehlende Prozess-Transparenz erschwert fundierte Entscheidungen und Optimierung.

Methodik

Unternehmen setzen auf ein bewährtes, mehrstufiges Vorgehen zur Prozessoptimierung:

1. Process Mining:

• Analyse von Prozessen wie Kreditoren, Debitoren, Reporting und Shared Services auf Basis von Echtzeit-Daten aus SAP, Microsoft Dynamics oder anderen ERP-Systemen.
• Mapping der Ist-Prozesse mittels Process Mining zur Identifikation von Engpässen, Abweichungen und Ineffizienzen.

2. Process Design:

• Workshops mit Fach- und IT-Expert:innen zur Aufnahme von Verbesserungspotenzialen.
• Redesign der Prozesse: Workflows automatisieren, manuelle Schritte reduzieren, Effizienz steigern.
• Entwicklung standardisierter Modelle nach Best Practice und Compliance-Anforderungen.

3. Process Simulation:

• Simulation der optimierten Prozesse per Software, z.B. mit BPMN-Tools wie Signavio oder Camunda Modeler.
• Szenarien-Tests zur Bewertung von Auswirkungen auf KPIs wie Durchlaufzeit, Kosten und Compliance.
• Anpassung der Modelle zur kontinuierlichen Optimierung.

Ergebnisse

Die Umsetzung von Process Mining, Design und Simulation bringt sichtbare Vorteile:

• Schnellere Prozesse: Buchungs- und Freigabezeiten wurden um 40 % reduziert.
• Kostenersparnisse: Automatisierte Financial-Workflows und optimierte Shared Services senkten die Kosten um 30 %.
• Bessere Compliance: Standardisierte Workflows und Monitoring führten zu 50 % weniger Compliance-Verstößen.
• Mehr Transparenz: Dank Process Mining sind KPIs und Prozessflows in Echtzeit analysierbar.
• Höhere Effizienz: Manuelle Tätigkeiten sanken um über 50 %, der Fokus liegt jetzt auf strategisch wichtigen Aufgaben.

Mit Process Mining, Simulation, BPM-Tools und smartem Workflow Management gelingt die digitale Transformation – für mehr Effizienz, Kostenkontrolle und Compliance im Finanzbereich.